เมื่อทำงานกับสเปรดชีต Microsoft Excel ที่มีข้อมูลจำนวนมาก คุณอาจพบรายการที่ซ้ำกัน ฟีเจอร์การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขของ Microsoft Excel จะแสดงให้คุณเห็นอย่างชัดเจนว่าสำเนาอยู่ที่ไหน ในขณะที่คุณสมบัติลบรายการที่ซ้ำกันจะลบให้คุณ การดูและการลบรายการที่ซ้ำกันช่วยให้แน่ใจว่าข้อมูลและการนำเสนอของคุณถูกต้องที่สุด
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 2: การใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
ขั้นตอนที่ 1. เปิดไฟล์ต้นฉบับของคุณ
สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือเลือกข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการตรวจสอบเพื่อหาข้อมูลที่ซ้ำกัน
ขั้นตอนที่ 2 คลิกเซลล์ที่มุมซ้ายบนของกลุ่มข้อมูลของคุณ
ขั้นตอนนี้จะเริ่มต้นกระบวนการคัดเลือก
ขั้นตอนที่ 3 กดปุ่ม ⇧ Shift ค้างไว้แล้วคลิกเซลล์สุดท้าย
โปรดทราบว่าเซลล์สุดท้ายควรอยู่ที่มุมล่างขวาของกลุ่มข้อมูลของคุณ การดำเนินการนี้จะเลือกข้อมูลทั้งหมดของคุณ
คุณสามารถดำเนินการตามลำดับใดก็ได้ (เช่น คลิกช่องขวาล่างก่อน แล้วจึงไฮไลต์จากที่นั่น)
ขั้นตอนที่ 4 คลิกที่ "การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
" สามารถพบได้ในแท็บ "หน้าแรก"/ริบบอนของแถบเครื่องมือ (ในหลายกรณี ในส่วน "สไตล์") คลิกแล้วเมนูจะขยายลงมา
ขั้นตอนที่ 5. เลือก "เน้นกฎของเซลล์" จากนั้นเลือก "ค่าที่ซ้ำกัน
" ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลของคุณยังคงถูกเน้นเมื่อคุณทำเช่นนี้ ซึ่งจะเปิดหน้าต่างที่มีตัวเลือกการปรับแต่งเองในเมนูดรอปดาวน์อื่น
ขั้นตอนที่ 6 เลือก "ค่าที่ซ้ำกัน" จากเมนูแบบเลื่อนลง
หากคุณต้องการแสดงค่าที่ไม่ซ้ำทั้งหมด คุณสามารถเลือก "ไม่ซ้ำ" แทนได้
ขั้นตอนที่ 7 เลือกสีไฮไลท์ของคุณ
สีไฮไลท์จะกำหนดสีที่ซ้ำกัน ค่าเริ่มต้นคือสีแดงอ่อนพร้อมข้อความสีแดงเข้ม
ขั้นตอนที่ 8 คลิก "ตกลง" เพื่อดูผลลัพธ์ของคุณ
ขั้นที่ 9. เลือกกล่องที่ซ้ำกัน และกด Delete เพื่อลบมัน
คุณจะไม่ต้องการลบค่าเหล่านี้หากข้อมูลแต่ละส่วนแสดงถึงบางสิ่ง (เช่น แบบสำรวจ)
เมื่อคุณลบรายการที่ซ้ำกันแบบครั้งเดียว ค่าของพาร์ทเนอร์จะสูญเสียไฮไลต์ไป
ขั้นตอนที่ 10. คลิกที่ "การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข" อีกครั้ง
ไม่ว่าคุณจะลบรายการที่ซ้ำกันหรือไม่ คุณควรลบการจัดรูปแบบไฮไลท์ก่อนออกจากเอกสาร
ขั้นตอนที่ 11 เลือก "ล้างกฎ" จากนั้นเลือก "ล้างกฎจากทั้งแผ่น" เพื่อล้างการจัดรูปแบบ
การดำเนินการนี้จะลบการไฮไลต์รอบๆ รายการที่ซ้ำกันที่คุณไม่ได้ลบ
หากคุณมีรูปแบบสเปรดชีตหลายส่วน คุณสามารถเลือกพื้นที่ที่ต้องการแล้วคลิก "ล้างกฎจากเซลล์ที่เลือก" เพื่อลบการไฮไลต์
ขั้นตอนที่ 12. บันทึกการเปลี่ยนแปลงของเอกสารของคุณ
หากคุณพอใจกับการแก้ไข แสดงว่าคุณพบและลบรายการที่ซ้ำกันใน Excel สำเร็จแล้ว!
วิธีที่ 2 จาก 2: การใช้ฟีเจอร์ Remove Duplicates ของ Excel
ขั้นตอนที่ 1. เปิดไฟล์ต้นฉบับของคุณ
สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือเลือกข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการตรวจสอบเพื่อหาข้อมูลที่ซ้ำกัน
ขั้นตอนที่ 2 คลิกเซลล์ที่มุมซ้ายบนของกลุ่มข้อมูลของคุณ
นี้เริ่มกระบวนการคัดเลือก
ขั้นตอนที่ 3 กดปุ่ม ⇧ Shift ค้างไว้แล้วคลิกเซลล์สุดท้าย
เซลล์สุดท้ายอยู่ที่มุมล่างขวาของกลุ่มข้อมูลของคุณ การดำเนินการนี้จะเลือกข้อมูลทั้งหมดของคุณ
คุณสามารถดำเนินการตามลำดับใดก็ได้ (เช่น คลิกช่องขวาล่างก่อน แล้วจึงไฮไลต์จากที่นั่น)
ขั้นตอนที่ 4 คลิกที่แท็บ "ข้อมูล" ที่ส่วนบนของหน้าจอ
ขั้นตอนที่ 5. ค้นหาส่วน "เครื่องมือข้อมูล" ของแถบเครื่องมือ
ส่วนนี้ประกอบด้วยเครื่องมือในการจัดการข้อมูลที่คุณเลือก รวมถึงคุณลักษณะ "ลบรายการที่ซ้ำกัน"
ขั้นตอนที่ 6 คลิก "ลบรายการที่ซ้ำกัน
" จะเป็นการเปิดหน้าต่างการปรับแต่ง
ขั้นตอนที่ 7 คลิก "เลือกทั้งหมด
" การดำเนินการนี้จะตรวจสอบว่าคอลัมน์ทั้งหมดของคุณถูกเลือกแล้ว
ขั้นตอนที่ 8 ตรวจสอบคอลัมน์ที่คุณต้องการใช้เครื่องมือนี้
การตั้งค่าเริ่มต้นมีการตรวจสอบคอลัมน์ทั้งหมด
ขั้นตอนที่ 9 คลิกตัวเลือก "ข้อมูลของฉันมีส่วนหัว" หากมี
การดำเนินการนี้จะแจ้งโปรแกรมให้ติดป้ายกำกับรายการแรกในแต่ละคอลัมน์เป็นส่วนหัว โดยไม่ให้ออกจากกระบวนการลบ
ขั้นตอนที่ 10 คลิก "ตกลง" เพื่อลบรายการที่ซ้ำกัน
เมื่อคุณพอใจกับตัวเลือกของคุณแล้ว ให้คลิก "ตกลง" การดำเนินการนี้จะลบค่าที่ซ้ำกันออกจากการเลือกของคุณโดยอัตโนมัติ
หากโปรแกรมบอกคุณว่าไม่มีรายการซ้ำ โดยเฉพาะถ้าคุณรู้ว่ามี ให้ลองทำเครื่องหมายข้างคอลัมน์แต่ละคอลัมน์ในหน้าต่าง "ลบรายการที่ซ้ำกัน" การสแกนทีละคอลัมน์จะช่วยแก้ไขข้อผิดพลาดต่างๆ ได้ที่นี่
ขั้นตอนที่ 11 บันทึกการเปลี่ยนแปลงของเอกสารของคุณ
หากคุณพอใจกับการแก้ไข แสดงว่าคุณได้ลบรายการที่ซ้ำกันใน Excel สำเร็จแล้ว!
เคล็ดลับ
- คุณยังสามารถระบุค่าที่ซ้ำกันได้ด้วยการติดตั้งยูทิลิตี้เสริมของบริษัทอื่น โปรแกรมอรรถประโยชน์เหล่านี้บางส่วนปรับปรุงคุณลักษณะการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขของ Excel เพื่อให้คุณสามารถใช้หลายสีเพื่อระบุค่าที่ซ้ำกัน
- การลบรายการที่ซ้ำกันมีประโยชน์เมื่อตรวจสอบรายการเข้าร่วม ไดเรกทอรีที่อยู่ หรือเอกสารที่คล้ายกัน
