การเก็บถาวรและการเก็บถาวรอัตโนมัติเป็นคุณลักษณะใน Microsoft Outlook 2007 ที่อนุญาตให้คุณย้ายรายการเก่าไปยังตำแหน่งที่เก็บถาวรตามช่วงเวลาที่กำหนด ตามค่าเริ่มต้น Outlook 2007 จะเก็บถาวรรายการโดยอัตโนมัติทุกๆ 14 วัน แต่คุณสามารถเลือกที่จะเก็บถาวรรายการด้วยตนเองหรือปรับแต่งการเก็บถาวรอัตโนมัติเพื่อให้รายการเก็บถาวรตามกำหนดเวลาที่คุณระบุ
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 2: การเก็บถาวรไฟล์ด้วยตนเอง
ขั้นตอนที่ 1 คลิกที่ "ไฟล์" ที่ด้านบนของเซสชัน Outlook 2007 และเลือก "เก็บถาวร
” ซึ่งจะเปิดกล่องโต้ตอบเก็บถาวร
ขั้นตอนที่ 2 เลือกปุ่มตัวเลือกถัดจาก "เก็บโฟลเดอร์นี้และโฟลเดอร์ย่อยทั้งหมด
”
ขั้นตอนที่ 3 คลิกที่เมนูดรอปดาวน์ถัดจาก “เก็บรายการที่เก่ากว่า” และเลือกวันที่ที่คุณต้องการ
รายการทั้งหมดที่เก่ากว่าวันที่เลือกจะถูกเก็บถาวร
ขั้นที่ 4. คลิกที่ “Browse” จากนั้นเลือกตำแหน่งที่คุณต้องการเก็บโฟลเดอร์ Archive ไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณ
ขั้นตอน 5. คลิกที่ “ตกลง
” รายการทั้งหมดใน Outlook ที่เก่ากว่าวันที่ระบุจะถูกเก็บถาวร
วิธีที่ 2 จาก 2: การปรับแต่งการเก็บถาวรอัตโนมัติ
ขั้นตอนที่ 1 คลิกที่ "เครื่องมือ" ที่ด้านบนของเซสชัน Outlook 2007 และเลือก "ตัวเลือก
” ซึ่งจะเปิดกล่องโต้ตอบตัวเลือก
ขั้นตอนที่ 2 คลิกที่แท็บ "อื่นๆ" จากนั้นคลิกที่ "เก็บถาวรอัตโนมัติ
”
ขั้นตอนที่ 3 วางเครื่องหมายถูกข้าง “เรียกใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติทุก ๆ” จากนั้นเลือกความถี่ที่คุณต้องการให้รายการเก็บถาวรโดยอัตโนมัติจากเมนูดรอปดาวน์
ตามค่าเริ่มต้น Outlook 2007 จะสแกนหารายการที่เก่ากว่าทุกๆ 14 วัน
ขั้นตอนที่ 4 วางเครื่องหมายถูกถัดจากตัวเลือกต่อไปนี้อย่างน้อยหนึ่งรายการตามความชอบส่วนตัวของคุณ:
- แจ้งก่อนที่การเก็บถาวรอัตโนมัติจะทำงาน: คุณลักษณะนี้จะแสดงข้อความเตือนก่อนที่จะเก็บถาวรรายการโดยอัตโนมัติ และให้ตัวเลือกแก่คุณในการยกเลิกเซสชันการเก็บถาวรอัตโนมัตินั้น ๆ
- ลบรายการที่หมดอายุ: ฟีเจอร์นี้อนุญาตให้ Outlook ลบรายการโดยอัตโนมัติเมื่อหมดช่วงอายุ
- เก็บถาวรหรือลบรายการเก่า: ตัวเลือกนี้ช่วยให้คุณสามารถเก็บถาวรหรือลบรายการที่เลือกเมื่อหมดอายุการใช้งาน
- แสดงโฟลเดอร์เก็บถาวรในรายการโฟลเดอร์: เมื่อเปิดใช้งาน คุณลักษณะนี้จะแสดงโฟลเดอร์เก็บถาวรในบานหน้าต่างนำทางด้านซ้ายของ Outlook เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงรายการที่เก็บถาวรได้อย่างง่ายดาย
- ล้างรายการที่เก่ากว่า: การตั้งค่านี้ช่วยให้คุณเลือกเมื่อคุณต้องการเก็บรายการตามอายุ คุณสามารถเลือกที่จะเก็บถาวรรายการทั้งหมดที่มีอายุระหว่างหนึ่งวันถึง 60 เดือน
- ย้ายรายการเก่าไปที่: คุณลักษณะนี้ช่วยให้คุณสามารถเลือกตำแหน่งบนคอมพิวเตอร์ที่คุณต้องการจัดเก็บรายการที่เก็บถาวร
- ลบรายการอย่างถาวร: เมื่อเปิดใช้งาน ตัวเลือกนี้จะลบรายการเก่าโดยอัตโนมัติโดยไม่ต้องเก็บถาวร
ขั้นตอน 5. คลิกที่ “ตกลง
” การตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติใหม่ของคุณจะถูกบันทึกและเปิดใช้งาน
