การกรองเป็นวิธีที่สะดวกและเชื่อถือได้ในการค้นหาและจัดการข้อมูลสเปรดชีต คุณสามารถกรองข้อมูลโดยใช้คุณลักษณะตัวกรองอัตโนมัติใน Excel 2007 เพื่อแสดงเฉพาะข้อมูลที่ตรงตามเกณฑ์ที่ระบุเท่านั้น ข้อมูลที่กรองแล้วสามารถคัดลอก จัดการ และพิมพ์ได้โดยไม่ต้องย้ายไปยังสเปรดชีตใหม่ เมื่อใช้ตัวกรองอัตโนมัติ คุณสามารถกรองข้อมูลโดยเลือกเกณฑ์จากรายการ ตามเงื่อนไขตัวเลข หรือตามสี ต่อไปนี้คือวิธีใช้ฟีเจอร์ตัวกรองอัตโนมัติใน Excel 2007
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 2: การใช้ตัวกรอง
ขั้นตอนที่ 1 เปิดสเปรดชีตที่คุณต้องการกรองข้อมูล
ขั้นตอนที่ 2 เตรียมข้อมูลของคุณสำหรับตัวกรองอัตโนมัติของ Excel 2007
Excel สามารถกรองข้อมูลในเซลล์ที่เลือกทั้งหมดภายในช่วง ตราบใดที่ไม่มีแถวหรือคอลัมน์ว่างภายในช่วงที่เลือก เมื่อพบแถวหรือคอลัมน์ว่าง การกรองจะหยุดลง หากข้อมูลในช่วงที่คุณต้องการกรองถูกคั่นด้วยแถวหรือคอลัมน์ว่าง ให้ลบออกก่อนที่จะดำเนินการกรองอัตโนมัติ
- ในทางกลับกัน ถ้ามีข้อมูลบนเวิร์กชีตที่คุณไม่ต้องการเป็นส่วนหนึ่งของข้อมูลที่กรอง ให้แยกข้อมูลนั้นโดยใช้แถวว่างหรือคอลัมน์ว่างอย่างน้อยหนึ่งแถว หากข้อมูลที่คุณไม่ต้องการกรองอยู่ใต้ข้อมูลที่จะกรอง ให้ใช้แถวที่ว่างเปล่าอย่างน้อยหนึ่งแถวเพื่อสิ้นสุดการกรอง หากข้อมูลที่คุณไม่ต้องการกรองอยู่ทางด้านขวาของข้อมูลที่จะกรอง ให้ใช้คอลัมน์ว่างทั้งหมด
- แนวปฏิบัติที่ดีควรมีส่วนหัวของคอลัมน์ภายในช่วงข้อมูลที่ถูกกรอง
ขั้นตอนที่ 3 คลิกเซลล์ใดก็ได้ภายในช่วงที่คุณต้องการกรอง
ขั้นตอนที่ 4 คลิกแท็บ "ข้อมูล" ของริบบิ้น Microsoft Excel
ขั้นตอนที่ 5. คลิก "ตัวกรอง" จากกลุ่ม "จัดเรียงและกรอง"
ลูกศรแบบเลื่อนลงจะปรากฏที่ด้านบนสุดของแต่ละช่วงคอลัมน์ หากช่วงของเซลล์มีส่วนหัวของคอลัมน์ ลูกศรแบบเลื่อนลงจะปรากฏในส่วนหัว
ขั้นตอนที่ 6 คลิกลูกศรแบบเลื่อนลงของคอลัมน์ที่มีเกณฑ์ที่ต้องการกรอง
ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
- เมื่อต้องการกรองข้อมูลตามเกณฑ์ คลิกเพื่อล้างกล่องกาเครื่องหมาย "(เลือกทั้งหมด)" กล่องกาเครื่องหมายอื่นๆ ทั้งหมดจะถูกล้าง คลิกเพื่อเลือกกล่องกาเครื่องหมายของเกณฑ์ที่คุณต้องการให้ปรากฏในรายการที่กรอง คลิก "ตกลง" เพื่อกรองช่วงตามเกณฑ์ที่เลือก
- ในการตั้งค่าตัวกรองตัวเลข ให้คลิก "ตัวกรองตัวเลข" จากนั้นคลิกตัวดำเนินการเปรียบเทียบที่ต้องการจากรายการที่ปรากฏขึ้น กล่องโต้ตอบ "ตัวกรองอัตโนมัติที่กำหนดเอง" จะปรากฏขึ้น ในกล่องทางด้านขวาของการเลือกตัวดำเนินการเปรียบเทียบ ให้เลือกหมายเลขที่ต้องการจากกล่องรายการแบบเลื่อนลงหรือพิมพ์ค่าที่ต้องการ หากต้องการตั้งค่าตัวกรองตัวเลขโดยตัวดำเนินการเปรียบเทียบมากกว่าหนึ่งตัว ให้คลิกปุ่มตัวเลือก "และ" เพื่อระบุว่าเกณฑ์ทั้งสองต้องเป็นจริง หรือคลิกปุ่มตัวเลือก "หรือ" เพื่อระบุว่าเกณฑ์อย่างน้อย 1 รายการต้องเป็นจริง เลือกตัวดำเนินการเปรียบเทียบที่สอง แล้วเลือกหรือพิมพ์ค่าที่ต้องการในกล่องทางด้านขวา คลิก "ตกลง" เพื่อใช้ตัวกรองตัวเลขกับช่วง
- หากต้องการกรองข้อมูลตามเกณฑ์รหัสสี ให้คลิก "กรองตามสี" คลิกสีที่ต้องการจากรายการ "กรองตามสีแบบอักษร" ที่ปรากฏขึ้น ข้อมูลจะถูกกรองตามสีแบบอักษรที่เลือก
วิธีที่ 2 จาก 2: การลบตัวกรอง
ขั้นตอนที่ 1 คลิกลูกศรแบบเลื่อนลงของช่วงที่มีตัวกรอง จากนั้นคลิก "ล้างตัวกรองจากส่วนหัวของคอลัมน์ " เพื่อลบการกรองออกจากคอลัมน์เดียว
ขั้นตอนที่ 2 คลิกแท็บ "ข้อมูล" ของริบบิ้น Microsoft Excel จากนั้นคลิก "ล้าง" เพื่อล้างตัวกรองจากคอลัมน์ทั้งหมด
วิดีโอ - การใช้บริการนี้ อาจมีการแบ่งปันข้อมูลบางอย่างกับ YouTube
เคล็ดลับ
- หากต้องการอัปเดตผลการกรองข้อมูล ให้คลิกแท็บ "ข้อมูล" ของริบบอน Microsoft Excel แล้วคลิก "สมัครใหม่"
- ในขณะที่คุณตั้งค่าตัวกรอง คุณยังสามารถจัดเรียงข้อมูลได้ตามต้องการ คุณสามารถเรียงลำดับข้อมูลในลำดับข้อความ "เรียงลำดับจาก A ถึง Z" - เรียงลำดับตัวเลข "เรียงลำดับจากน้อยไปหามาก" จากมากไปน้อย ลำดับข้อความ "เรียงลำดับจาก Z ถึง A" - ลำดับตัวเลข "เรียงลำดับจากมากไปหาน้อย" หรือคุณสามารถเรียงลำดับข้อมูลได้ ตามสีตัวอักษร
