ฐานข้อมูลลูกค้าสามารถขจัดเอกสารจำนวนมากสำหรับธุรกิจ โดยให้พื้นที่เก็บข้อมูลเดียวสำหรับข้อมูลลูกค้าที่มีค่า ซึ่งสามารถใช้ได้โดยทีมขาย เจ้าหน้าที่ฝ่ายสนับสนุนลูกค้า และแม้แต่ทีมบัญชี แม้ว่าจะเป็นไปได้ที่จะซื้อผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ที่มีรูปแบบพื้นฐานสำหรับฐานข้อมูลประเภทนี้ แต่สามารถสร้างฐานข้อมูลที่กำหนดเองได้โดยคำนึงถึงพื้นฐานบางประการเกี่ยวกับรูปแบบและฟังก์ชัน
ขั้นตอน
ขั้นตอนที่ 1 ซื้อซอฟต์แวร์สร้างฐานข้อมูล
เลือกผลิตภัณฑ์ที่เข้ากันได้กับการประมวลผลคำและเครื่องมือซอฟต์แวร์อื่นๆ ที่ใช้ในธุรกิจ ซึ่งจะทำให้การนำเข้าหรือส่งออกข้อมูลจากแหล่งอื่นทำได้ง่ายขึ้น ทำให้สามารถหลีกเลี่ยงการป้อนข้อมูลจำนวนมากลงในฐานข้อมูลที่สร้างขึ้นใหม่ได้
ขั้นตอนที่ 2 กำหนดประเภทของข้อมูลที่จะจัดเก็บไว้ในฐานข้อมูลลูกค้า
การออกแบบส่วนใหญ่จะรวมถึงข้อมูลต่างๆ เช่น ชื่อบริษัท ที่อยู่ทางไปรษณีย์ ที่อยู่จริง ชื่อติดต่อ หมายเลขโทรศัพท์และแฟกซ์ และที่อยู่อีเมล ข้อมูลเพิ่มเติม เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับเงื่อนไขสัญญา ราคา และหมายเหตุเกี่ยวกับงานที่ค้างอยู่ที่เกี่ยวข้องกับลูกค้าแต่ละราย มักจะรวมอยู่ในข้อมูลที่รวบรวมและเก็บรักษาไว้ในทรัพยากรอิเล็กทรอนิกส์ประเภทนี้
ขั้นตอนที่ 3 พิจารณาการใช้งานฐานข้อมูลที่เป็นไปได้
ควบคู่ไปกับการจัดหาทรัพยากรแบบรวมศูนย์เพื่อดึงข้อมูลสำคัญ ให้คิดในแง่ของประเภทรายงานที่สามารถสร้างโดยใช้ข้อมูลนั้น หรือถ้าฐานข้อมูลมีไว้สำหรับใช้เป็นทรัพยากรในการสร้างป้ายกำกับการส่งจดหมาย รายชื่ออีเมล หรือแม้แต่รายการที่จะใช้ ในการออกอากาศทางโทรสาร การคำนึงถึงสิ่งนี้จะช่วยในการกำหนดวิธีตั้งชื่อแต่ละฟิลด์ที่จะเก็บข้อมูล และทำให้กระบวนการสร้างรูปแบบรายงานที่ดึงมาจากฟิลด์เหล่านั้นง่ายขึ้น
ขั้นตอนที่ 4 จัดระเบียบเขตข้อมูล
สร้างเทมเพลตอย่างง่ายที่ทำตามลำดับตรรกะในการป้อนชื่อ ที่อยู่ และข้อมูลติดต่ออื่นๆ การทำเช่นนี้ทำให้ง่ายต่อการย้ายจาก 1 ฟิลด์ไปยังฟิลด์ถัดไปโดยมีการรบกวนน้อยที่สุด และกรอกบันทึกลูกค้าใหม่ให้เสร็จสิ้นภายในระยะเวลาที่เหมาะสม
ขั้นตอนที่ 5. ตั้งค่าการอนุญาตในแต่ละฟิลด์
ซึ่งรวมถึงการระบุฟิลด์ที่จะรวมอยู่ในรูปแบบรายงาน และฟิลด์ใดที่สามารถใช้เป็นพื้นฐานสำหรับการเรียงลำดับหรือค้นหารายการฐานข้อมูล การกำหนดสิทธิ์ที่ถูกต้องให้กับแต่ละฟิลด์จะช่วยเร่งการดึงข้อมูลที่ถูกต้องเมื่อใดและตามความจำเป็น
ขั้นตอนที่ 6 เตรียมรูปแบบรายงาน
รูปแบบพื้นฐานบางอย่างที่สามารถใช้ได้บ่อยครั้งมักจะเพียงพอ แม้ว่าผู้ใช้หลักจะได้รับความสามารถในการสร้างรายงานที่กำหนดเองซึ่งรวมถึงฟิลด์ที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งงานของผู้ใช้และระดับการเข้าถึงข้อมูลลูกค้า
ขั้นตอนที่ 7 สร้างข้อมูลรับรองการเข้าสู่ระบบและสิทธิ์การเข้าถึง
ฐานข้อมูลลูกค้าที่ใช้การได้มีความสามารถในการสร้างข้อมูลรับรองการเข้าสู่ระบบที่อนุญาตให้เฉพาะพนักงานที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ ยิ่งไปกว่านั้น การกำหนดระดับสิทธิ์ต่างๆ จะทำให้ผู้ใช้แต่ละรายสามารถดู เปลี่ยนแปลง และป้อนข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบในงานของตนได้ แต่จะดูข้อมูลอื่นที่ใช้กับบุคลากรอื่นไม่ได้
ขั้นตอนที่ 8 ตรวจสอบและทดสอบฐานข้อมูลลูกค้าก่อนเผยแพร่
ลองใช้รุ่นเบต้ากับพนักงานกลุ่มเล็กๆ เพื่อให้แน่ใจว่าแต่ละฟังก์ชันทำงานตามที่คิดไว้ ใช้ข้อค้นพบของกลุ่มการทดสอบนี้เพื่อแก้ไขปัญหาเกี่ยวกับประสิทธิภาพ รูปแบบ และความสะดวกในการใช้งาน เมื่อปัญหาทั้งหมดได้รับการแก้ไขแล้ว เวอร์ชันสุดท้ายสามารถนำไปใช้กับทั้งบริษัทได้
เคล็ดลับ
- พยายามออกแบบฐานข้อมูลเพื่อให้มีที่ว่างสำหรับเพิ่มฟิลด์หรือคุณสมบัติเพิ่มเติมตามความต้องการของบริษัทที่เปลี่ยนไป ซึ่งจะทำให้สามารถใช้ผลิตภัณฑ์ต่อไปได้อีกหลายปีโดยไม่ต้องเปลี่ยนผลิตภัณฑ์ที่มีความทนทานมากขึ้น
- ไม่ใช่เรื่องแปลกที่ฐานข้อมูลลูกค้าใหม่จะใช้เวลาในการพัฒนานานขึ้น แม้ในขณะที่ใช้ซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้สามารถดำเนินการงานต่างๆ ได้ง่าย แต่อาจต้องใช้เวลาหลายสัปดาห์กว่าจะได้รูปแบบที่เหมาะสมที่สุด
