การเริ่มอีเมลด้วยคำทักทายที่ถูกต้องอาจเป็นเรื่องยาก เมื่อส่งอีเมลแบบมืออาชีพหรือเขียนถึงคนที่คุณไม่รู้จักดีพอ ทางออกที่ดีที่สุดของคุณคือการเลือกคำทักทายที่เรียบง่ายและหลากหลาย เช่น “สวัสดี” ก่อนพูดกับบุคคลนั้นด้วยนามสกุล หากคุณกำลังเขียนถึงเพื่อน สมาชิกในครอบครัว หรือใครก็ตามที่คุณมีความสัมพันธ์แบบเป็นกันเองด้วย ก็แค่เอ่ยถึงพวกเขาด้วยชื่อจริง
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 4: การเลือกคำทักทายที่เหมาะสม
ขั้นที่ 1. พูดว่า “สวัสดี” เพื่อเริ่มต้นอีเมลของคุณในบันทึกที่เป็นมิตร
"สวัสดี" ง่ายๆ ตามด้วยชื่อของบุคคลนั้นจะใช้ได้ดีกับอีเมลส่วนใหญ่ ให้ความรู้สึกผ่อนคลายและเป็นส่วนตัวโดยไม่รู้สึกเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการจนเกินไป และเนื่องจากเนื้อหาสั้นและตรงไปตรงมามาก จึงไม่กวนใจผู้อ่านหรือมองไม่ตรงกัน
คุณยังสามารถใช้ “สวัสดี” เมื่อพูดกับผู้รับหลายคนพร้อมกันได้ เช่นเดียวกับใน “สวัสดีทุกคน”
เคล็ดลับ:
“สวัสดี” เป็นคำทักทายอเนกประสงค์ที่ไม่ยุ่งยาก ไม่ว่าอีเมลของคุณมีไว้สำหรับเพื่อน หัวหน้างาน หรือคนแปลกหน้า
ขั้นที่ 2. เปิดด้วย “Dear” สำหรับข้อความที่เป็นทางการมากขึ้น
“Dear” เป็นคำทักทายที่หลากหลาย ซึ่งเหมาะสมกว่าคำว่า “สวัสดี” แต่ก็ยังมีแหวนแบบเก่าที่ดูอบอุ่นและน่าอยู่ นี่เป็นวิธีที่สมบูรณ์แบบในการเชิญการติดต่อกับทั้งคนที่คุณรักและคนที่คุณไม่รู้จักเป็นอย่างดี
คำทักทายนี้สามารถใช้กับเพื่อนและครอบครัวได้เช่นกัน
ขั้นตอนที่ 1.
- คำว่า "เรียน" ยังสื่อถึงความเหมาะสมและความเคารพซึ่งการทักทายที่เป็นทางการน้อยกว่าไม่ได้
- ข้อเสียอย่างหนึ่งของตัวเปิดนี้คืออาจถือว่าเป็นทางการไปหน่อยสำหรับบางคน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการตั้งธุรกิจ
ขั้นตอนที่ 2 ใช้คำทักทายแบบไม่ระบุชื่อหากคุณไม่ทราบชื่อผู้รับ
"คำทักทาย" และ "ผู้ที่อาจกังวล" เป็นคำทักทายที่ไม่ระบุชื่อทั่วไปและไม่เป็นการล่วงละเมิด เป็นเดิมพันที่ปลอดภัยสำหรับช่วงเวลาเหล่านั้นเมื่อคุณไม่แน่ใจว่าใครจะอ่านข้อความของคุณ
- คุณยังสามารถลองใช้บางสิ่งที่คลุมเครือ เช่น “เรียน ท่านหรือท่านผู้หญิง” แม้ว่านี่อาจจะดูน่าเบื่อไปหน่อยในทุกเรื่อง ยกเว้นอีเมลที่เป็นทางการที่สุด
- การทักทายแบบไม่ระบุชื่อมักใช้บ่อยเมื่อเขียนถึงกลุ่มต่างๆ เช่น ธุรกิจและองค์กร แทนที่จะเป็นตัวบุคคล
ขั้นตอนที่ 3 ใส่ชื่อของบุคคลนั้นเองหากคุณต้องการให้ตรงประเด็น
หากคุณรู้สึกสับสนว่าควรใช้คำทักทายใดหรือต้องการให้ข้อความของคุณเป็นศูนย์กลาง ก็ไม่เป็นไรที่จะระบุชื่อผู้รับและปล่อยไว้อย่างนั้น เพียงใส่เครื่องหมายจุลภาค ข้ามบรรทัด และพูดในสิ่งที่คุณต้องการจะพูด
- "นางสาว. ทอมป์สัน” ไม่ได้ฟังดูเป็นทางการมากหรือน้อยไปกว่า “สวัสดี คุณทอมป์สัน” และช่วยให้คุณเลี่ยงการตัดสินใจเลือกคำทักทายที่เหมาะสมที่สุดได้
- การใช้ชื่อของบุคคลนั้นเป็นคำทักทายในตัวมันเองยังมีประโยชน์ในการติดต่อโต้ตอบกันเมื่อคุณไม่ต้องการเลือกคำทักทายใหม่ทุกครั้ง
วิธีที่ 2 จาก 4: ระบุผู้รับของคุณ
ขั้นตอนที่ 1 โทรหาบุคคลด้วยชื่อจริง ถ้าคุณรู้จักเขาดี
กฎข้อนี้ค่อนข้างง่าย: หากคุณใช้ชื่อจริงกับใครบางคน คุณสามารถใช้ชื่อจริงได้ มิฉะนั้น จะเป็นความคิดที่ดีที่จะยึดนามสกุลของพวกเขาเพื่อหลีกเลี่ยงการถือตัวและอาจถูพวกเขาในทางที่ผิด f
เมื่อเขียนถึงคนรู้จักที่มีชื่อเสียง คุณสามารถนำชื่อของเขาเองหรือแนบคำทักทายแบบเป็นกันเองเพื่อเป็นการแนะนำ (เช่น “เฮ้ แจ็กกี้”)
คำเตือน:
อย่าพูดถึงคนที่คุณไม่เคยรู้จักโดยใช้ชื่อจริงของเขา เว้นแต่พวกเขาจะบอกคุณเป็นพิเศษว่าไม่เป็นไร มันไม่สุภาพ!
ขั้นตอนที่ 2 อ้างถึงผู้ติดต่อมืออาชีพและไม่รู้จักโดยใช้นามสกุล
เลือกคำทักทายที่เหมาะสม (จำไว้ว่า “สวัสดี” “เรียน” และ “คำทักทาย” ล้วนมีประโยชน์สำหรับสถานการณ์ต่างๆ) จากนั้นใช้ชื่อครอบครัวของบุคคลนั้น อีเมลส่วนใหญ่ที่คุณส่งอาจขึ้นต้นด้วยนามสกุลของผู้รับ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากอีเมลเหล่านั้นเกี่ยวข้องกับการทำงาน
- หากบุคคลที่คุณกำลังส่งอีเมลถึงเป็นผู้หญิง ให้ใส่คำนำหน้าว่า "คุณ" แทน “นาง” เว้นแต่คุณจะรู้ว่าเธอแต่งงานแล้ว
- การใช้นามสกุลของผู้รับทำให้เกิดน้ำเสียงที่สุภาพและให้เกียรติสำหรับการติดต่อสื่อสาร
ขั้นตอนที่ 3 ใช้คำว่า "ทุกคน" เมื่อทักทายผู้รับมากกว่าหนึ่งคน
กลุ่มใหญ่อาจมีผู้คนหลายประเภท และคุณไม่ต้องการที่จะตั้งสมมติฐานเกี่ยวกับเพศหรือระดับความคุ้นเคยของพวกเขา เนื่องจากคำต่างๆ เช่น "ผู้ชาย" และ "สุภาพสตรีและสุภาพบุรุษ" สามารถตีความได้ว่าเป็นการจำกัดเพศ ดังนั้นจึงควรส่งต่อไปยังสิ่งที่ครอบคลุมมากกว่า
- อย่าลืมหลีกเลี่ยงการทักทายแบบสบายๆ เกินไป เช่น “ชาวบ้าน” หรือ “พวกคุณ” เช่นกัน
- การใช้สรรพนามร่วมที่ไม่ถูกต้องอาจทำให้ผู้อ่านของคุณรู้สึกว่าถูกมองข้ามหรือถูกมองข้ามไปโดยสิ้นเชิง
ขั้นตอนที่ 4 พูดถึงชื่อหรือตำแหน่งของบุคคลนั้นหากเกี่ยวข้องกับข้อความของคุณ
ภายใต้สถานการณ์ปกติ อาจฟังดูแปลกที่จะเริ่มอีเมลกับ “Gretings Chief Customer Service Representative” หากตำแหน่งของบุคคลนั้นเกี่ยวข้องโดยตรงกับเหตุผลในการเขียนของคุณ อาจเป็นวิธีที่ดีในการจัดเตรียมคำถาม คำขอ หรือข้อร้องเรียนให้พวกเขา
- ส่งอีเมลไปที่ "Direct of Communications" มากกว่า "Mr. Everett” จะแจ้งให้ผู้รับของคุณทราบว่าเรื่องที่เกี่ยวข้องเกี่ยวข้องกับการปฏิบัติหน้าที่ของตน
- ในทำนองเดียวกัน เมื่อติดต่อกับผู้นำขององค์กร คุณอาจกล่าวคำทักทายเช่น "เรียน ผู้จัดงานสหภาพแรงงานซอลท์เลคซิตี้"
วิธีที่ 3 จาก 4: หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการทักทายทั่วไป
ขั้นตอนที่ 1 อย่าลืมใส่คำทักทายเสมอ
กฎข้อแรกสำหรับการเขียนคำทักทายทางอีเมลคือต้องแน่ใจว่ามีกฎนั้นอยู่ที่นั่น การเปิดอีเมลและเผชิญหน้ากับกลุ่มข้อความโดยไม่มีการแนะนำตัวหรือคำทักทายส่วนตัวอาจทำให้รู้สึกไม่สบายใจ และใช้เวลาเพียงไม่กี่วินาทีในการพิมพ์คำสองสามคำเพื่อสรุปเจตนาในการสื่อสารของคุณ
หลายคนมองว่าอีเมลที่ไม่มีคำทักทายนั้นไม่สมบูรณ์ ผลลัพธ์อาจสะท้อนถึงตัวคุณหรือความสามารถของคุณในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพได้ไม่ดี
เคล็ดลับ:
อย่าคิดมาก ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าจะพูดอะไรอีก ให้เลือก "สวัสดี" ง่ายๆ และใช้พลังสมองของคุณในการเขียนอีเมลที่เหลือของคุณ
ขั้นตอนที่ 2 หลีกเลี่ยง "เฮ้" เว้นแต่คุณจะสนิทกับคนที่คุณเขียน
"เฮ้" เป็นเพียงเรื่องสบาย ๆ เท่านั้น ด้วยเหตุผลนี้ จึงเป็นวิธีที่ยอมรับได้ในการเริ่มส่งอีเมลถึงเพื่อนที่ดีที่สุดของคุณหรือเพื่อนร่วมงานที่มีตำแหน่งเดียวกัน แต่ไม่ใช่คนที่สูงกว่าหรือใครก็ตามที่คุณกำลังสื่อสารด้วยเป็นครั้งแรก
- แม้ว่าคำเหล่านี้อาจฟังดูไม่เป็นอันตราย แต่คำทักทายที่ไม่เป็นทางการอย่าง “เฮ้” อาจส่งสัญญาณว่าไม่เคารพผู้รับของคุณ
- ไม่ควรใช้รูปแบบที่อยู่แบบสบายๆ อื่นๆ เช่น "ว่าไง" หรือ "โย่ " ในอีเมล คำทักทายเหล่านี้สงวนไว้สำหรับการแลกเปลี่ยนข้อความ
ขั้นตอนที่ 3 ระวังเมื่อใช้คำทักทายเฉพาะเวลาเช่น “สวัสดีตอนบ่าย
” การอ้างอิงเวลาที่คุณเขียนจะทำให้อีเมลของคุณมีความรู้สึกที่เป็นส่วนตัวมากขึ้นและช่วยให้คุณมีความสัมพันธ์กับผู้รับได้ดียิ่งขึ้น อย่างไรก็ตาม คุณควรทำเช่นนี้ก็ต่อเมื่อคุณแน่ใจว่าพวกเขาอยู่ในเขตเวลาเดียวกัน หากไม่เป็นเช่นนั้น คุณอาจจะดูไร้เหตุผลหรือไม่รอบคอบก็ได้
- การกล่าว "อรุณสวัสดิ์" กับผู้ที่อาศัยอยู่อีกฟากหนึ่งของโลกอาจทำให้เกิดความสับสน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากอีเมลของคุณมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนด้านเวลา
- หากคุณตั้งใจที่จะใช้หนึ่งในคำทักทายเหล่านี้ จะไม่เจ็บที่จะใช้เวลาสักครู่เพื่อดูว่าเวลาใด (และวันที่!) อยู่ในตำแหน่งที่ผู้รับของคุณจะอ่านข้อความของคุณ
ขั้นตอนที่ 4 รักษาเครื่องหมายวรรคตอนของคุณให้เรียบง่ายและเหมาะสม
วิธีที่ดีที่สุดในการจัดรูปแบบคำทักทายคือพิมพ์คำทักทายที่คุณต้องการและชื่อผู้รับ จากนั้นใส่เครื่องหมายจุลภาคเพื่อช่วยให้ดวงตาของพวกเขาเปลี่ยนไปที่เนื้อหาของอีเมล คุณอาจคิดว่าคำอุทานมีความหมายมากกว่า แต่ก็มีโอกาสที่มันอาจจะอ่านได้ว่าเด็กหรือมืออาชีพ
- ในบางกรณี คุณอาจจบคำทักทายด้วยเครื่องหมายทวิภาคหรือขีดกลางเพื่อให้ดูเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการมากขึ้นตามลำดับ
- การถ่ายทอดความตื่นเต้นมากเกินไปอาจทำให้คนที่คุณกำลังเขียนถึงรำคาญได้หากพวกเขาไม่กระตือรือร้นเหมือนคุณ
ขั้นตอนที่ 5 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสะกดชื่อผู้รับถูกต้อง
ตรวจสอบการสะกดชื่อของบุคคลอีกครั้งตามที่ปรากฏในอีเมลก่อนหน้าหรือเอกสารต้นฉบับก่อนที่คุณจะกด "ส่ง" การสะกดผิดอย่างไร้เดียงสาไม่ใช่การสิ้นสุดของคำ แต่การทำผิดพลาดแบบเดิมซ้ำแล้วซ้ำอีกเป็นการบอกว่าคุณไม่สนใจพอที่จะทำให้ถูกต้อง
- หากคุณพบชื่อที่ท้าทายหรือผิดปกติ ให้ดูว่าคุณสามารถคัดลอกและวางลงในอีเมลจากแหล่งภายนอกได้โดยตรงหรือไม่
- คุณเสี่ยงต่อการทำให้ผู้อ่านของคุณแปลกแยกโดยการสะกดชื่อผิดอย่างไม่สอดคล้องกัน
วิธีที่ 4 จาก 4: การสร้างบรรทัดเปิดของอีเมลของคุณ
ขั้นตอนที่ 1 ระบุวัตถุประสงค์ของอีเมลของคุณทันที
ใช้ประโยคแรกของคุณเพื่อบอกผู้รับว่าทำไมคุณถึงเขียน ด้วยวิธีนี้พวกเขาจะไม่ถูกแขวนคอ โดยปกติแล้วจะง่ายพอๆ กับการกลั่นกรองสิ่งที่คุณจะพูดคุยในเนื้อหาของข้อความให้เป็นแนวคิดหลัก แล้วเปลี่ยนให้เป็นการแนะนำสั้นๆ
- ตัวเปิดที่ชัดเจนสำหรับอีเมลของคุณอาจเป็น “ฉันกำลังเขียนเพื่อสอบถามเกี่ยวกับ…” หรือ “ฉันต้องการรับฟังความคิดเห็นของคุณเกี่ยวกับ…”
- อย่าทำให้ผู้รับของคุณเบื่อด้วยคำนำที่ยืดยาวหรือข้อมูลที่ไม่จำเป็น ไม่จำเป็นต้องตีไปรอบๆ พุ่มไม้ เพียงแค่กระโดดเข้าไป
ขั้นตอนที่ 2 ขอบคุณผู้รับหากคุณกำลังเขียนคำตอบ
เมื่อคุณติดต่อกลับถึงใครบางคนเกี่ยวกับข้อความที่พวกเขาส่งถึงคุณ เป็นเรื่องปกติที่จะใช้เวลาสักครู่เพื่อกล่าวขอบคุณ การขอบคุณสำหรับบางสิ่งอาจเป็นเรื่องน่ายินดีอย่างยิ่ง และการแสดงความขอบคุณเพียงเล็กน้อยจะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าการติดต่อสื่อสารของคุณจะเริ่มต้นอย่างถูกวิธี
- ขณะใช้ถ้อยคำในประโยคแรก อย่าลืมรับทราบหรือสรุปวัตถุประสงค์ของอีเมลต้นฉบับ เช่น "ขอบคุณที่ติดต่อ Acme Corporation เกี่ยวกับประสบการณ์ล่าสุดของคุณ" หรือ "ขอบคุณที่ตอบกลับอย่างรวดเร็ว"
- หากการติดต่อของคุณไม่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ คุณสามารถเปิดด้วยข้อความเช่น “ขอบคุณที่ติดต่อมา ไม่ได้คุยกันนานมากแล้ว!”
ขั้นตอนที่ 3 ทักทายผู้ติดต่อที่ใกล้ชิดด้วยบันทึกส่วนตัวมากขึ้น
หากคุณรู้จักผู้รับของคุณดีพอสมควร คุณอาจเลือกใช้วิธีการทางอารมณ์มากขึ้นโดยการตรวจสอบพวกเขาหรือขอข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับชีวิตของพวกเขา การทักทายเป็นการส่วนตัวทำให้เกิดความรู้สึกสนิทสนมและให้บริการเพื่อสร้างความเป็นมิตรและมีพลังจากใจจริง
- คุณสามารถใช้เส้นนำเช่น "ยินดีด้วยกับเด็กใหม่!" หรือ “ฉันอยู่ที่บรูคลินและมันได้นำความทรงจำดีๆ กลับมามากมาย” เพื่อเตือนญาติหรือเพื่อนร่วมงานที่สนิทสนมว่าพวกเขาอยู่ในความคิดของคุณ
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าความคิดเห็นส่วนตัวหรือคำถามที่คุณใส่มีความเหมาะสมเมื่อพิจารณาถึงความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับ ถามว่า “คุณชอบอพาร์ตเมนต์ใหม่ของคุณอย่างไร” อาจทำให้คนที่คุณเคยพบเพียงครั้งเดียวหรือสองครั้ง
ขั้นตอนที่ 4 ทำงานด้วยอารมณ์ขันเล็กน้อยในฐานะเรือตัดน้ำแข็งที่ดึงดูดความสนใจ
แม้ว่าอารมณ์ขันมักจะทำให้ท้อแท้ในโลกของการทำงาน แต่ก็สามารถให้ช่วงเวลาแห่งการผ่อนคลายที่น่ายินดีจากธรรมชาติที่น่าเบื่อหน่ายของการสื่อสารในชีวิตประจำวันที่ใช้ได้อย่างเหมาะสม คนส่วนใหญ่เคยชินกับการดูอีเมลแบบคร่าวๆ อย่างคร่าวๆ ดังนั้นคำทักทายที่ตลกๆ อาจส่งผลต่อการดึงดูดผู้อ่านของคุณและทำให้พวกเขามีส่วนร่วมมากขึ้น
”ถ้าคุณต้องการทำให้สิ่งต่าง ๆ กระจ่างขึ้นเล็กน้อย ให้ลองเปิดบรรทัดเช่น “วันนี้เป็นวันศุกร์หรือยัง” หรือ “ฉันรู้ว่าคุณชอบฟังอะไรจากฉันในตอนเช้ามากเพียงใด”
คำเตือน:
คำพูดที่เฉียบแหลมหรือการเล่นคำแบบงี่เง่าอาจมีประโยชน์ในการทำให้อีเมลมืออาชีพไร้สีมีชีวิตชีวาขึ้น แต่เฉพาะเมื่อสถานการณ์เรียกร้องเท่านั้น
เคล็ดลับ
- แม้จะสั้น แต่คำทักทายเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของอีเมลธุรกิจ โดยพื้นฐานแล้วจะทำให้ผู้รับของคุณประทับใจครั้งแรกและท่าทางที่เป็นมืออาชีพ
- ชื่อที่กำหนดหรือต้องการของคนส่วนใหญ่สามารถพบได้ในข้อมูลผู้ส่งหรือที่อยู่อีเมลของพวกเขาเอง
- หากคุณบังเอิญรู้ชื่อผู้รับที่ไม่ระบุชื่อหลังจากอีเมลเริ่มต้นของคุณ อย่าลืมใส่ชื่อนั้นในข้อความต่อๆ ไปเพื่อรับทราบการเปลี่ยนแปลงและตีคอร์ดที่เป็นส่วนตัวมากขึ้น
