หากคุณไม่มีเนื้อที่ว่างในอีเมล IBM Notes ของคุณ แต่ยังไม่พร้อมที่จะลบอีเมล ให้พิจารณาเก็บถาวร การเก็บถาวรอีเมลหมายถึงการคัดลอกข้อความไปยังตำแหน่งอื่นบนคอมพิวเตอร์ของคุณ เรียนรู้วิธีเก็บถาวร IBM Notes เพื่อเพิ่มพื้นที่ว่างในบัญชีของคุณในขณะที่บันทึกอีเมลต้นฉบับ นอกจากนี้ยังช่วยให้คอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์ของคุณทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ
ขั้นตอน
ขั้นตอนที่ 1 จำกัดขนาดไฟล์เมลของคุณ
รักษาขนาดไฟล์เมลของคุณให้น้อยกว่า 500MB (บางองค์กรอาจต้องมีข้อจำกัดที่เข้มงวดกว่า เช่น 200MB)
- ตรวจสอบขนาดข้อมูลของคุณโดยไปที่ไฟล์ ฐานข้อมูล คุณสมบัติ ใน Lotus 8 ไปที่ File, Applications, Properties
- คลิกแท็บ "i" ตัวเลขหลัง "พื้นที่ดิสก์" คือจำนวนข้อมูลที่คุณมีใน IBM Notes ในปัจจุบัน
ขั้นตอนที่ 2 เรียนรู้การตั้งค่าที่กำหนดไว้ล่วงหน้าขององค์กรของคุณ
หากคุณใช้ IBM Notes สำหรับโรงเรียนหรือที่ทำงาน อาจมีการตั้งค่าการเก็บถาวรอยู่แล้ว ซึ่งช่วยให้องค์กรควบคุมจำนวนอีเมลต่อผู้ใช้ ตลอดจนประสิทธิภาพทั่วไปของคอมพิวเตอร์ภายในองค์กร หากมีการตั้งค่าการเก็บถาวรแล้ว ให้พูดคุยกับเจ้าหน้าที่ระบบด้านเทคนิคของคุณเพื่อดูว่าสามารถแก้ไขได้หรือไม่
ขั้นตอนที่ 3 กำหนดการตั้งค่าการเก็บถาวรที่คุณต้องการ
คุณสามารถเก็บถาวรอีเมล IBM Notes ทั้งหมดหรือเลือกเฉพาะ คุณจะต้องตัดสินใจว่าคุณต้องการให้ IBM Notes ถูกเก็บถาวรบ่อยเพียงใด
- เปิดแอปพลิเคชันที่เหมาะสม (Mail)
- ไปที่การดำเนินการ เก็บถาวร การตั้งค่า
- ไปที่แท็บเกณฑ์และตรวจสอบว่าได้เลือก "ค่าเริ่มต้นสำหรับการแก้ไขล่าสุด" แล้ว
- คลิก "ตกลง" เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เปิดใช้งานเกณฑ์แล้ว
ขั้นตอนที่ 4 กำหนดการเก็บถาวรอัตโนมัติ
การจัดกำหนดการที่เก็บถาวรอัตโนมัติช่วยให้แน่ใจว่าคุณกำลังเก็บถาวรอย่างสม่ำเสมอและสม่ำเสมอ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณประหยัดเวลา
- เปิดแอปพลิเคชันที่เหมาะสม (Mail)
- ไปที่การดำเนินการ เก็บถาวร การตั้งค่า
- ไปที่แท็บกำหนดการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือก "Schedule archive" แล้ว
- เลือกเวลาและวันที่เหมาะสมที่คุณต้องการให้คอมพิวเตอร์เก็บไฟล์ของคุณ
ขั้นตอนที่ 5. เก็บถาวร IBM Notes ด้วยตนเอง
แม้ว่าคุณจะกำหนดเวลาการเก็บถาวรอัตโนมัติ คุณยังสามารถเก็บถาวรด้วยตนเองได้ตลอดเวลา
- เปิดแอปพลิเคชันที่เหมาะสม (Mail)
- เปิดเมลหรือโฟลเดอร์ที่คุณต้องการเก็บถาวร
- ไปที่การดำเนินการ เก็บถาวร เก็บถาวรทันที
- คลิกใช่เพื่อเก็บถาวรตามการตั้งค่าที่กำหนดไว้ล่วงหน้าของคุณ
ขั้นตอนที่ 6 เก็บถาวรโดยใช้วิธีการลากและวาง
นี่เป็นอีกวิธีหนึ่งในการเก็บถาวร IBM Notes ด้วยตนเอง
- เปิดแอปพลิเคชันที่เหมาะสม (Mail)
- เปิดเมลหรือโฟลเดอร์ที่คุณต้องการเก็บถาวร
- เลือกข้อความที่เหมาะสม
- ลากข้อความไปยังที่เก็บถาวรที่จำเป็นในบานหน้าต่างนำทางของคุณ
ขั้นตอนที่ 7 ดูข้อความที่เก็บถาวร
แม้ว่าคุณจะเก็บอีเมลไว้ถาวรแล้ว แต่คุณอาจต้องเข้าถึงอีเมลเป็นครั้งคราว ไฟล์เก็บถาวรของคุณจะเลียนแบบโฟลเดอร์ที่คุณตั้งค่าไว้ในบัญชี IBM Notes ของคุณ ทุกอย่างจะยังคงเป็นระเบียบตามแบบที่คุณออกแบบ
- เปิดแอปพลิเคชันที่เหมาะสม (Mail)
- คลิกเก็บถาวรในบานหน้าต่างนำทางของคุณ
- เลือกไฟล์เก็บถาวรที่เหมาะสม (เช่น ค่าเริ่มต้นสำหรับการแก้ไขล่าสุด)
เคล็ดลับ
- สำรองอีเมลสำคัญ หากคุณมีอีเมลที่สำคัญใน IBM Notes อย่าลืมคัดลอกอีเมลเหล่านี้ไปยังตำแหน่งอื่น เช่น ซีดีหรือดีวีดี ซึ่งจะให้สำเนาพิเศษแก่คุณในกรณีที่มีบางอย่างเกิดขึ้นกับเซิร์ฟเวอร์หรือสำเนาที่จัดเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลของคุณ
- ลบข้อความเก่าและไม่จำเป็น โดยเฉพาะหากมีไฟล์แนบ วิธีนี้จะช่วยลดขนาดข้อมูลและช่วยให้คอมพิวเตอร์ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
