แม้ว่าจะไม่รู้จักโปรแกรมปฏิทิน แต่คุณสามารถใช้ Excel เพื่อสร้างและจัดการปฏิทินของคุณได้ มีเทมเพลตปฏิทินมากมายให้คุณปรับแต่งได้ตามใจชอบ ซึ่งจะเร็วกว่าการลองจัดรูปแบบปฏิทินด้วยตัวเองมาก คุณยังสามารถนำรายการกิจกรรมในปฏิทินจากสเปรดชีตและนำเข้าไปยังปฏิทิน Outlook ของคุณได้
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 2: การใช้เทมเพลต Excel
ขั้นตอนที่ 1 เริ่มเอกสาร Excel ใหม่
เมื่อคุณคลิกแท็บ "ไฟล์" หรือปุ่ม Office แล้วเลือก "ใหม่ " คุณจะเห็นเทมเพลตต่างๆ ให้เลือกหลากหลาย
- สำหรับ Excel บางเวอร์ชัน เช่น Excel 2011 สำหรับ Mac คุณจะต้องเลือก "ใหม่จากเทมเพลต" จากเมนูไฟล์ แทนที่จะเป็น "ใหม่"
- การสร้างปฏิทินจากเทมเพลตจะช่วยให้คุณสร้างปฏิทินเปล่าที่คุณสามารถกรอกข้อมูลกิจกรรมได้ จะไม่แปลงข้อมูลใด ๆ ของคุณเป็นรูปแบบปฏิทิน ถ้าคุณต้องการแปลงรายการข้อมูล Excel เป็นปฏิทิน Outlook ให้ดูส่วนถัดไป
ขั้นตอนที่ 2 ค้นหาเทมเพลตปฏิทิน
ขึ้นอยู่กับรุ่นของ Office ที่คุณใช้ อาจมีส่วน "ปฏิทิน" หรือคุณสามารถพิมพ์ "ปฏิทิน" ลงในช่องค้นหา Excel บางเวอร์ชันจะมีเทมเพลตปฏิทินสองสามแบบที่เน้นที่หน้าหลัก หากสิ่งเหล่านี้ตรงตามความต้องการของคุณ คุณสามารถใช้ได้ หรือคุณสามารถค้นหาเทมเพลตปฏิทินต่างๆ ทั้งหมดที่มีทางออนไลน์ได้
คุณสามารถเจาะจงมากขึ้นกับการค้นหาของคุณขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการปฏิทินการศึกษา คุณสามารถค้นหา "ปฏิทินวิชาการ" แทนได้
ขั้นตอนที่ 3 ตั้งค่าเทมเพลตเป็นวันที่ที่ถูกต้อง
เมื่อโหลดเทมเพลตแล้ว คุณจะเห็นปฏิทินเปล่าใหม่ของคุณ วันที่มีแนวโน้มที่จะไม่ถูกต้อง แต่โดยปกติคุณสามารถเปลี่ยนได้โดยใช้เมนูที่ปรากฏขึ้นเมื่อคุณเลือกวันที่
- ขั้นตอนจะแตกต่างกันเล็กน้อยขึ้นอยู่กับเทมเพลตที่คุณใช้ โดยปกติคุณสามารถเลือกปีหรือเดือนที่แสดง จากนั้นคลิกปุ่ม ▼ ที่ปรากฏขึ้นข้างๆ ซึ่งจะแสดงตัวเลือกที่คุณสามารถเลือกได้ และปฏิทินจะปรับเปลี่ยนโดยอัตโนมัติ
- โดยปกติ คุณสามารถกำหนดวันที่เริ่มต้นสัปดาห์ได้เช่นกันโดยการเลือกและเลือกวันใหม่
ขั้นตอนที่ 4 ตรวจสอบคำแนะนำ
เทมเพลตจำนวนมากจะมีกล่องข้อความพร้อมคำแนะนำที่สามารถแจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับวิธีเปลี่ยนวันที่หรือปรับการตั้งค่าอื่นๆ สำหรับเทมเพลตปฏิทิน คุณจะต้องลบกล่องข้อความเคล็ดลับเหล่านี้ถ้าคุณไม่ต้องการให้ปรากฏในปฏิทินที่พิมพ์ของคุณ
ขั้นตอนที่ 5. ปรับภาพที่คุณต้องการเปลี่ยน
คุณสามารถปรับรูปลักษณ์ขององค์ประกอบใดๆ โดยเลือกหนึ่งรายการแล้วทำการเปลี่ยนแปลงในแท็บหน้าแรก คุณสามารถเปลี่ยนฟอนต์ สี ขนาด และอื่นๆ ได้เหมือนกับที่คุณทำกับวัตถุใดๆ ใน Excel
ขั้นตอนที่ 6 เข้าสู่กิจกรรมของคุณ
หลังจากกำหนดค่าปฏิทินของคุณอย่างถูกต้องแล้ว คุณสามารถเริ่มป้อนกิจกรรมและข้อมูลลงในปฏิทินได้ เลือกเซลล์ที่คุณต้องการเพิ่มกิจกรรมและเริ่มพิมพ์ หากคุณต้องการใส่มากกว่าหนึ่งสิ่งในวันเดียว คุณอาจต้องมีความคิดสร้างสรรค์ในการเว้นวรรค
วิธีที่ 2 จาก 2: การนำเข้ารายการ Excel ลงในปฏิทิน Outlook
ขั้นตอนที่ 1 สร้างสเปรดชีตเปล่าใหม่ใน Excel
คุณสามารถนำเข้าข้อมูลจาก Excel ลงในปฏิทิน Outlook ของคุณได้ ซึ่งจะทำให้การนำเข้าสิ่งต่างๆ เช่น ตารางงานง่ายขึ้นมาก
ขั้นตอนที่ 2 เพิ่มส่วนหัวที่เหมาะสมลงในสเปรดชีตของคุณ
การนำเข้ารายการของคุณไปยัง Outlook จะง่ายกว่ามากหากสเปรดชีตของคุณจัดรูปแบบด้วยส่วนหัวที่เหมาะสม ป้อนส่วนหัวต่อไปนี้ในแถวแรก:
- เรื่อง
- วันที่เริ่มต้น
- เวลาเริ่มต้น
- วันที่สิ้นสุด
- เวลาสิ้นสุด
- คำอธิบาย
- ที่ตั้ง
ขั้นตอนที่ 3 ป้อนแต่ละรายการปฏิทินลงในแถวใหม่
ฟิลด์ "หัวเรื่อง" คือชื่อของกิจกรรมตามที่ปรากฏในปฏิทินของคุณ คุณไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลใดๆ สำหรับทุกฟิลด์ แต่อย่างน้อยคุณจะต้องมี "วันที่เริ่มต้น" เช่นเดียวกับ "หัวเรื่อง"
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ป้อนวันที่ในรูปแบบ MM/DD/YY หรือ DD/MM/YY มาตรฐาน เพื่อให้ Outlook สามารถอ่านได้อย่างถูกต้อง
- คุณสามารถสร้างกิจกรรมที่มีระยะเวลาหลายวันได้โดยใช้ฟิลด์ "วันที่เริ่มต้น" และ "วันที่สิ้นสุด"
ขั้นตอนที่ 4 เปิดเมนู "บันทึกเป็น"
เมื่อคุณเพิ่มกิจกรรมลงในรายการของคุณเสร็จแล้ว คุณสามารถบันทึกสำเนาของกิจกรรมนั้นในรูปแบบที่ Outlook สามารถอ่านได้
ขั้นตอนที่ 5. เลือก "CSV (คั่นด้วยจุลภาค)" จากเมนูประเภทไฟล์
นี่เป็นรูปแบบทั่วไปที่นำเข้าไปยังโปรแกรมต่างๆ ได้หลากหลาย รวมทั้ง Outlook
ขั้นตอนที่ 6. บันทึกไฟล์
ตั้งชื่อรายการและบันทึกในรูปแบบ CSV คลิก "ใช่" เมื่อ Excel ถาม หากคุณต้องการดำเนินการต่อ
ขั้นตอนที่ 7 เปิดปฏิทิน Outlook ของคุณ
Outlook มาพร้อมกับ Office และโดยทั่วไปคุณจะติดตั้งไว้หากคุณติดตั้ง Excel เมื่อเปิด Outlook ให้คลิกปุ่ม "ปฏิทิน" ที่มุมล่างซ้ายเพื่อดูปฏิทินของคุณ
ขั้นตอนที่ 8 คลิกแท็บ "ไฟล์" และเลือก "เปิดและส่งออก
" คุณจะเห็นตัวเลือกมากมายในการจัดการข้อมูล Outlook
ขั้นตอนที่ 9 เลือก "นำเข้า/ส่งออก
" ซึ่งจะเป็นการเปิดหน้าต่างใหม่สำหรับการนำเข้าและส่งออกข้อมูลเข้าและออกจาก Outlook
ขั้นตอนที่ 10 เลือก "นำเข้าจากโปรแกรมหรือไฟล์อื่น" จากนั้นเลือก "ค่าที่คั่นด้วยจุลภาค
" คุณจะได้รับแจ้งให้เลือกไฟล์ที่คุณต้องการโหลด
ขั้นตอนที่ 11 คลิก "เรียกดู" และค้นหาไฟล์ CSV ที่คุณสร้างใน Excel
โดยปกติแล้ว คุณควรจะสามารถค้นหาไฟล์ดังกล่าวได้ในโฟลเดอร์เอกสารของคุณ หากคุณไม่ได้เปลี่ยนตำแหน่งเริ่มต้นใน Excel
ขั้นตอนที่ 12. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือก "ปฏิทิน" เป็นโฟลเดอร์ปลายทาง
ควรเลือกเนื่องจากคุณอยู่ในมุมมองปฏิทินใน Outlook
ขั้นตอนที่ 13 คลิก "เสร็จสิ้น" เพื่อนำเข้าไฟล์
รายการของคุณจะได้รับการประมวลผลและกิจกรรมจะถูกเพิ่มลงในปฏิทิน Outlook ของคุณ คุณสามารถค้นหากิจกรรมของคุณได้ในพื้นที่ที่ถูกต้อง โดยมีการตั้งเวลาตามรายการของคุณ หากคุณใส่คำอธิบาย คุณจะเห็นคำอธิบายเหล่านี้หลังจากเลือกกิจกรรม
