การเพิ่มกล่องดรอปดาวน์ลงในสเปรดชีต Excel 2007 ของคุณ สามารถเพิ่มความเร็วในการป้อนข้อมูลโดยเสนอรายการของสิ่งที่ผู้ใช้เลือกแทนที่จะต้องพิมพ์ข้อมูลในแต่ละครั้ง เมื่อคุณใส่กล่องดรอปดาวน์ในเซลล์สเปรดชีต เซลล์จะแสดงลูกศร คุณป้อนข้อมูลโดยคลิกที่ลูกศรแล้วเลือกรายการที่ต้องการ คุณสามารถตั้งค่ากล่องดรอปดาวน์ได้ในเวลาเพียงไม่กี่นาที และปรับปรุงความเร็วในการป้อนข้อมูลของคุณอย่างมาก
ขั้นตอน
ขั้นตอนที่ 1 เปิดสเปรดชีตที่คุณต้องการเพิ่มช่องแบบเลื่อนลง
ขั้นตอนที่ 2 สร้างรายการของรายการที่จะปรากฏในรายการดรอปดาวน์
พิมพ์ข้อมูลตามลำดับที่จะแสดงในรายการ ควรพิมพ์รายการในคอลัมน์หรือแถวเดียวและไม่ควรมีเซลล์ว่าง
หากต้องการสร้างรายการของรายการที่ต้องการในเวิร์กชีตแยกต่างหาก ให้คลิกแท็บของเวิร์กชีตที่จะป้อนข้อมูล พิมพ์แล้วเน้นข้อมูลที่จะปรากฏในรายการ คลิกขวาที่ช่วงของเซลล์ที่ไฮไลต์ แล้วคลิก "ตั้งชื่อช่วง" จากรายการที่ปรากฏ พิมพ์ชื่อสำหรับช่วงในกล่อง "ชื่อ" แล้วคลิก "ตกลง" จากนั้นคุณสามารถป้องกันหรือซ่อนเวิร์กชีตเพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ใช้รายอื่นทำการเปลี่ยนแปลงในรายการได้
ขั้นตอนที่ 3 คลิกเซลล์ที่คุณต้องการวางช่องแบบเลื่อนลง
ขั้นตอนที่ 4 คลิกแท็บ "ข้อมูล" ของริบบอน Microsoft Excel 2007
ขั้นตอนที่ 5. คลิกปุ่ม "การตรวจสอบข้อมูล" จากกลุ่ม "เครื่องมือข้อมูล"
กล่องโต้ตอบ "การตรวจสอบข้อมูล" จะปรากฏขึ้น
ขั้นตอนที่ 6 คลิกแท็บ "การตั้งค่า" จากนั้นคลิก "รายการ" จากช่องรายการแบบเลื่อนลง "อนุญาต"
ขั้นตอนที่ 7 คลิกปุ่มสลับที่ส่วนท้ายของช่อง "แหล่งที่มา"
เลือกรายการที่คุณต้องการให้มีในกล่องดรอปดาวน์ของคุณ
หากคุณสร้างชื่อช่วง ในกล่อง "แหล่งที่มา" ให้พิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ แล้วพิมพ์ชื่อช่วง
ขั้นตอนที่ 8 เลือกหรือล้างช่องทำเครื่องหมาย "ละเว้นช่องว่าง" ขึ้นอยู่กับว่าคุณอนุญาตให้เซลล์ที่มีช่องรายการแบบเลื่อนลงว่างไว้หรือไม่
ตรวจสอบว่าได้เลือกช่องทำเครื่องหมาย "In-cell dropdown" แล้ว
ขั้นตอนที่ 9 คลิกแท็บ "ป้อนข้อความ" เพื่อแสดงกล่องข้อความเมื่อคลิกเซลล์ของกล่องแบบเลื่อนลง
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย "แสดงข้อความป้อนเข้าเมื่อเลือกเซลล์" แล้วพิมพ์ "ชื่อ:" และ "ป้อนข้อความ:" ที่จะปรากฏในกล่องข้อความ
ขั้นตอนที่ 10. คลิกแท็บ "Error Alert" เพื่อแสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาดหากมีการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องลงในเซลล์ช่องแบบเลื่อนลง
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย "แสดงการแจ้งเตือนข้อผิดพลาดหลังจากป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง" หากต้องการแสดงคำเตือนหรือข้อมูลแต่ไม่ป้องกันการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง ให้เลือก "คำเตือน" หรือ "ข้อมูล" จากช่องรายการแบบเลื่อนลง "รูปแบบ" หากต้องการแสดงข้อความและป้องกันการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง ให้เลือก "หยุด" จากช่องรายการแบบเลื่อนลง "รูปแบบ" พิมพ์ "Title:" และ "Error message:" ที่คุณต้องการให้ปรากฏ
ขั้นตอนที่ 11 คลิก "ตกลง" เพื่อบันทึกเกณฑ์การตรวจสอบและสร้างกล่องแบบเลื่อนลง
วิดีโอ - การใช้บริการนี้ อาจมีการแบ่งปันข้อมูลบางอย่างกับ YouTube
เคล็ดลับ
- ถ้ารายการดรอปดาวน์ยาวกว่าเซลล์ที่มีกล่องรายการดรอปดาวน์ ให้เปลี่ยนความกว้างของเซลล์เพื่อแสดงข้อความทั้งหมด
- หากต้องการลบกล่องดรอปดาวน์ ให้คลิกเซลล์ที่มีกล่องนั้น หากต้องการลบรายการดรอปดาวน์ ให้เลือกเซลล์ที่มีรายการ คลิกแท็บ "ข้อมูล" ของริบบอน Microsoft Excel 2007 คลิกปุ่ม "การตรวจสอบข้อมูล" จากกลุ่ม "เครื่องมือข้อมูล" คลิกแท็บ "การตั้งค่า" คลิกปุ่ม "ล้างทั้งหมด" จากนั้นคลิก "ตกลง"
