การบันทึกไฟล์เป็นส่วนสำคัญในการทำงานกับเอกสาร รูปภาพ วิดีโอ และไฟล์อื่นๆ บนคอมพิวเตอร์ การบันทึกงานของคุณทำให้คุณสามารถกลับมาทำต่อในภายหลัง แบ่งปันไฟล์ของคุณกับผู้อื่น และปกป้องงานของคุณจากข้อผิดพลาดและความล้มเหลวของโปรแกรม ดูขั้นตอนที่ 1 ด้านล่างเพื่อเรียนรู้วิธีที่ดีที่สุดในการบันทึกไฟล์และเพิ่มประสิทธิภาพของคุณ
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 2: การเรียนรู้แนวทางปฏิบัติในการออมที่ดี
ขั้นตอนที่ 1. บันทึกบ่อยๆ
โปรแกรมขัดข้องและบ่อยครั้งในช่วงเวลาที่เลวร้ายที่สุด ป้องกันตัวเองจากการเสียเวลาทำงานโดยการบันทึกไฟล์ของคุณเป็นประจำ หากคุณกำลังทำการเปลี่ยนแปลงไฟล์แต่ไม่ต้องการเขียนทับต้นฉบับ ให้ใช้ฟังก์ชัน "บันทึกเป็น" เพื่อสร้างสำเนาด้วยชื่อไฟล์ใหม่
หลายโปรแกรมมีฟังก์ชันบันทึกอัตโนมัติที่จะบันทึกไฟล์ของคุณโดยอัตโนมัติหลังจากเวลาที่กำหนด สิ่งนี้สามารถช่วยคุณประหยัดเวลาได้ แต่ไม่ควรแทนที่การบันทึกบ่อยๆ
ขั้นตอนที่ 2 ตั้งชื่อไฟล์ที่บันทึกไว้ด้วยชื่อที่เป็นประโยชน์
เมื่อคุณบันทึกไฟล์ใหม่ คุณจะถูกขอให้สร้างชื่อไฟล์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าชื่อไฟล์ช่วยให้คุณจดจำไฟล์ได้ง่าย และมีข้อมูลที่สำคัญ เช่น วันที่หรือผู้เขียนไฟล์ สิ่งนี้จะช่วยคุณค้นหาสิ่งที่คุณต้องการเมื่อคุณค้นหาไฟล์เฉพาะบนคอมพิวเตอร์ของคุณ
ขั้นตอนที่ 3 ตรวจสอบรูปแบบเมื่อคุณบันทึกไฟล์
เมื่อคุณบันทึกไฟล์เป็นครั้งแรกหรือใช้คำสั่ง "บันทึกเป็น" เพื่อสร้างสำเนาใหม่ หลายโปรแกรมจะช่วยให้คุณสามารถเปลี่ยนรูปแบบของไฟล์ได้ โดยปกติสามารถทำได้โดยคลิกเมนูดรอปดาวน์ใต้ฟิลด์สำหรับชื่อไฟล์
การตรวจสอบรูปแบบไฟล์มีความสำคัญอย่างยิ่งเมื่อถ่ายโอนไฟล์ไปยังบุคคลที่อาจไม่มีโปรแกรมเวอร์ชันเดียวกับที่คุณทำ
ขั้นตอนที่ 4 จัดระเบียบโฟลเดอร์บันทึกของคุณ
ระบบปฏิบัติการส่วนใหญ่จะสร้างโฟลเดอร์เอกสารที่ไฟล์ที่คุณบันทึกไว้จะถูกวางไว้โดยอัตโนมัติตามค่าเริ่มต้น แม้ว่าความคิดทั่วไปว่าไฟล์ของคุณอยู่ที่ไหนก็ตามอาจเป็นเรื่องที่ดี แต่การสละเวลาเพื่อสร้างระบบของโฟลเดอร์สามารถช่วยให้คุณอยู่ในกลุ่มไฟล์ต่างๆ ได้
- ใช้โฟลเดอร์เพื่อจัดเรียงตามประเภทไฟล์ โครงการ วันที่ หรือเกณฑ์อื่นๆ ที่คุณต้องการ
- Windows เวอร์ชันใหม่ส่วนใหญ่ใช้ Libraries ซึ่งช่วยให้คุณสามารถเก็บไฟล์ประเภทเดียวกันทั่วไปไว้ในพื้นที่เดียว ไลบรารีเหล่านี้ไม่ใช่ตำแหน่งจริงๆ แต่เป็นคอลเล็กชันของไฟล์จากหลายตำแหน่ง
ขั้นตอนที่ 5. เรียนรู้แป้นพิมพ์ลัด
คุณสามารถย่นเวลาได้มากหากคุณเรียนรู้แป้นพิมพ์ลัดสำหรับการบันทึกไฟล์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณพบว่าตัวเองประหยัดได้มาก การกด Ctrl+S (⌘ Cmd+S บน Mac) จะบันทึกไฟล์ของคุณในโปรแกรมส่วนใหญ่
หลายโปรแกรมมีปุ่มลัดสำหรับฟังก์ชัน "บันทึกเป็น" ด้วยเช่นกัน ทางลัดเหล่านี้จะแตกต่างกันไปในแต่ละโปรแกรม ตัวอย่างเช่น F12 จะเปิดกล่องโต้ตอบ "บันทึกเป็น" ใน Word ในขณะที่ ⇧ Shift+Ctrl+S จะเปิดขึ้นใน Photoshop
ขั้นตอนที่ 6 สำรองไฟล์ของคุณ
เพื่อป้องกันข้อมูลสูญหายแม้คอมพิวเตอร์จะขัดข้อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้สำรองไฟล์ที่บันทึกไว้บ่อยๆ ซึ่งหมายถึงการคัดลอกไฟล์ที่บันทึกไว้จากโฟลเดอร์เอกสารของคุณไปยังฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกหรืออัปโหลดไปยังบริการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์
ดูคู่มือนี้สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสำรองไฟล์
วิธีที่ 2 จาก 2: การบันทึกไฟล์ในโปรแกรมเฉพาะ
ขั้นตอนที่ 1. บันทึกไฟล์ใน Microsoft Word
Word เป็นหนึ่งในโปรแกรมประมวลผลคำที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในโลก ดังนั้น การเรียนรู้วิธีบันทึกไฟล์ใน Word จึงเป็นทักษะที่สำคัญที่ต้องมี ดูคู่มือนี้สำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับการบันทึกไฟล์ใน Word
ขั้นตอนที่ 2 บันทึกไฟล์เป็นไฟล์ PSD ใน Photoshop
การรู้วิธีเปลี่ยนรูปแบบไฟล์ที่บันทึกไว้เป็นทักษะพื้นฐานที่สำคัญของคอมพิวเตอร์ บทความนี้จะอธิบายวิธีบันทึกไฟล์เป็นภาพ PSD ใน Photoshop แต่หลักการพื้นฐานใช้ได้กับโปรแกรมส่วนใหญ่
ขั้นตอนที่ 3 บันทึกรูปภาพจากเว็บไซต์
อินเทอร์เน็ตเต็มไปด้วยเนื้อหา และคุณอาจพบภาพหนึ่งหรือสองภาพที่คุณต้องการบันทึกเพื่อใช้งานของคุณเอง เว็บเบราว์เซอร์ทั้งหมดช่วยให้คุณสามารถบันทึกภาพลงในคอมพิวเตอร์ของคุณได้อย่างง่ายดาย และขั้นตอนที่คล้ายกันนี้ใช้สำหรับบันทึกไฟล์ประเภทอื่นๆ จากเว็บไซต์
ขั้นตอนที่ 4 บันทึก Google เอกสาร
ด้วยโซลูชันเอกสารบนระบบคลาวด์ที่ได้รับความนิยมมากขึ้นเรื่อยๆ โอกาสที่คุณจะได้ทำงานใน Google ไดรฟ์ แม้ว่าไฟล์เหล่านี้จะถูกบันทึกไว้ในระบบคลาวด์เสมอ แต่คุณสามารถดาวน์โหลดและบันทึกลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ เพื่อให้คุณสามารถเปิดไฟล์เหล่านั้นได้โดยไม่ต้องเข้าถึงอินเทอร์เน็ต
