บทความนี้เน้นวิธีเปรียบเทียบข้อมูลระหว่างไฟล์ Excel สองไฟล์ที่ต่างกันโดยตรง เมื่อคุณจัดการและเปรียบเทียบข้อมูลแล้ว คุณอาจต้องการใช้ Look Up, Index และ Match เพื่อช่วยในการวิเคราะห์ของคุณ
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 4: การใช้ฟีเจอร์มุมมองแบบเคียงข้างกันของ Excel
ขั้นตอนที่ 1 เปิดสมุดงานที่คุณต้องการเปรียบเทียบ
คุณสามารถค้นหาได้โดยเปิด Excel คลิก ไฟล์ แล้ว เปิด และเลือกเวิร์กบุ๊กสองรายการเพื่อเปรียบเทียบจากเมนูที่ปรากฏขึ้น
นำทางไปยังโฟลเดอร์ที่คุณบันทึกเวิร์กบุ๊ก Excel เลือกเวิร์กบุ๊กแต่ละรายการแยกกัน และเปิดเวิร์กบุ๊กทั้งสองไว้
ขั้นตอนที่ 2 คลิกแท็บมุมมอง
เมื่อคุณเปิดสมุดงานเล่มใดเล่มหนึ่งแล้ว คุณสามารถคลิกที่ ดู แท็บตรงกลางด้านบนของหน้าต่าง
ขั้นตอนที่ 3 คลิก ดูแบบเคียงข้างกัน
ซึ่งอยู่ในกลุ่มหน้าต่างของริบบิ้นสำหรับ ดู เมนูและมีสองแผ่นเป็นไอคอน การดำเนินการนี้จะดึงเวิร์กชีตทั้งสองลงในหน้าต่างขนาดเล็กที่เรียงซ้อนกันในแนวตั้ง
- ตัวเลือกนี้อาจไม่ปรากฏให้เห็นในทันทีภายใต้เครื่องหมาย ดู ถ้าคุณมีสมุดงานเดียวที่เปิดอยู่ใน Excel
- ถ้ามีเวิร์กบุ๊กสองเล่มเปิดอยู่ Excel จะเลือกเอกสารเหล่านี้เป็นเอกสารเพื่อดูเคียงข้างกันโดยอัตโนมัติ
ขั้นตอนที่ 4 คลิก จัดเรียงทั้งหมด
การตั้งค่านี้ช่วยให้คุณเปลี่ยนการวางแนวของเวิร์กบุ๊กเมื่อแสดงแบบเคียงข้างกัน
ในเมนูที่ปรากฏขึ้น คุณสามารถเลือกให้มีสมุดงาน แนวนอน, แนวตั้ง, น้ำตก, หรือ ปูกระเบื้อง.
ขั้นตอนที่ 5. เปิดใช้งานการเลื่อนแบบซิงโครนัส
เมื่อคุณเปิดเวิร์กชีตทั้งสองแล้ว ให้คลิกที่ การเลื่อนแบบซิงโครนัส (อยู่ใต้ ดูเคียงข้างกัน ตัวเลือก) เพื่อให้เลื่อนดูไฟล์ Excel ทั้งสองไฟล์ทีละบรรทัดได้ง่ายขึ้นเพื่อตรวจสอบความแตกต่างของข้อมูลด้วยตนเอง
ขั้นตอนที่ 6 เลื่อนดูสมุดงานหนึ่งเล่มเพื่อเลื่อนดูทั้งสองรายการ
เมื่อเปิดใช้งานการเลื่อนแบบซิงโครนัสแล้ว คุณจะสามารถเลื่อนดูเวิร์กบุ๊กทั้งสองได้อย่างง่ายดายพร้อมกันและเปรียบเทียบข้อมูลได้ง่ายขึ้น
วิธีที่ 2 จาก 4: การใช้ฟังก์ชันการค้นหา
ขั้นตอนที่ 1 เปิดสมุดงานที่คุณต้องการเปรียบเทียบ
คุณสามารถค้นหาได้โดยเปิด Excel คลิก ไฟล์ แล้ว เปิด และเลือกเวิร์กบุ๊กสองรายการเพื่อเปรียบเทียบจากเมนูที่ปรากฏขึ้น
นำทางไปยังโฟลเดอร์ที่คุณบันทึกเวิร์กบุ๊ก Excel เลือกเวิร์กบุ๊กแต่ละรายการแยกกัน และเปิดเวิร์กบุ๊กทั้งสองไว้
ขั้นตอนที่ 2 ตัดสินใจเลือกเซลล์ที่คุณต้องการให้ผู้ใช้เลือก
นี่คือที่ที่รายการดรอปดาวน์จะปรากฏขึ้นในภายหลัง
ขั้นตอนที่ 3 คลิกที่เซลล์
เส้นขอบควรมืดลง
ขั้นตอนที่ 4 คลิกแท็บ DATA บนแถบเครื่องมือ
เมื่อคุณคลิกแล้วให้เลือก การตรวจสอบความถูกต้อง ในเมนูแบบเลื่อนลง ป๊อปอัปควรปรากฏขึ้น
หากคุณใช้ Excel เวอร์ชันเก่า แถบเครื่องมือ DATA จะปรากฏขึ้นเมื่อคุณเลือก ข้อมูล แท็บและแสดง การตรวจสอบข้อมูล เป็นตัวเลือกแทน การตรวจสอบความถูกต้อง.
ขั้นตอนที่ 5. คลิกรายการในรายการอนุญาต
ขั้นตอนที่ 6 คลิกปุ่มที่มีลูกศรสีแดง
วิธีนี้จะทำให้คุณสามารถเลือกแหล่งที่มาของคุณ (กล่าวคือ คอลัมน์แรกของคุณ) ซึ่งจะถูกประมวลผลเป็นข้อมูลในเมนูแบบเลื่อนลง
ขั้นตอนที่ 7 เลือกคอลัมน์แรกของรายการแล้วกด Enter
คลิก ตกลง เมื่อหน้าต่างตรวจสอบข้อมูลปรากฏขึ้น คุณควรเห็นกล่องที่มีลูกศรอยู่ ซึ่งจะเลื่อนลงมาเมื่อคุณคลิกลูกศร
ขั้นตอนที่ 8 เลือกเซลล์ที่คุณต้องการให้แสดงข้อมูลอื่น
ขั้นตอนที่ 9 คลิกแท็บ แทรกและการอ้างอิง
ใน Excel เวอร์ชันเก่า คุณสามารถข้ามการคลิก แทรก แท็บและเพียงคลิกที่ ฟังก์ชั่น แท็บเพื่อดึง ค้นหาและอ้างอิง หมวดหมู่.
ขั้นตอนที่ 10 เลือก ค้นหาและอ้างอิง จากรายการหมวดหมู่
ขั้นตอนที่ 11 ค้นหาการค้นหาในรายการ
เมื่อคุณดับเบิลคลิก กล่องอื่นควรปรากฏขึ้น และคุณสามารถคลิก ตกลง.
ขั้นตอนที่ 12 เลือกเซลล์ที่มีรายการแบบหล่นลงสำหรับ lookup_value
ขั้นตอนที่ 13 เลือกคอลัมน์แรกของรายการของคุณสำหรับ Lookup_vector
ขั้นตอนที่ 14. เลือกคอลัมน์ที่สองของรายการของคุณสำหรับ Result_vector
ขั้นตอนที่ 15 เลือกบางอย่างจากรายการดรอปดาวน์
ข้อมูลควรเปลี่ยนโดยอัตโนมัติ
วิธีที่ 3 จาก 4: การใช้ XL Comparator
ขั้นตอนที่ 1. เปิดเบราว์เซอร์ของคุณและไปที่
ซึ่งจะนำคุณไปยังเว็บไซต์ของ XL Comparator ซึ่งคุณสามารถอัปโหลดเวิร์กบุ๊ก Excel สองรายการเพื่อเปรียบเทียบได้
ขั้นตอนที่ 2 คลิกเลือกไฟล์
ซึ่งจะเปิดหน้าต่างที่คุณสามารถนำทางไปยังหนึ่งในสองเอกสาร Excel ที่คุณต้องการเปรียบเทียบ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกไฟล์สำหรับทั้งสองฟิลด์
ขั้นตอนที่ 3 คลิก ถัดไป > เพื่อดำเนินการต่อ
เมื่อคุณเลือกตัวเลือกนี้แล้ว ข้อความป๊อปอัปควรปรากฏขึ้นที่ด้านบนของหน้าเพื่อแจ้งให้คุณทราบว่ากระบวนการอัปโหลดไฟล์ได้เริ่มต้นขึ้นแล้ว และไฟล์ขนาดใหญ่กว่าจะใช้เวลาดำเนินการนานกว่า คลิก ตกลง เพื่อปิดข้อความนี้
ขั้นตอนที่ 4 เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการสแกน
ข้างใต้ชื่อไฟล์แต่ละชื่อจะมีเมนูแบบเลื่อนลงที่เขียนว่า เลือกคอลัมน์. คลิกเมนูแบบเลื่อนลงสำหรับแต่ละไฟล์เพื่อเลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการให้ไฮไลต์เพื่อเปรียบเทียบ
ชื่อคอลัมน์จะปรากฏเมื่อคุณคลิกเมนูแบบเลื่อนลง
ขั้นตอนที่ 5. เลือกเนื้อหาสำหรับไฟล์ผลลัพธ์ของคุณ
มีสี่ตัวเลือกที่มีฟองอากาศอยู่ข้างๆ ในหมวดหมู่นี้ ซึ่งหนึ่งในนั้นคุณจะต้องเลือกเป็นแนวทางการจัดรูปแบบสำหรับเอกสารผลลัพธ์ของคุณ
ขั้นตอนที่ 6 เลือกตัวเลือกเพื่อให้ง่ายต่อการเปรียบเทียบคอลัมน์
ในเซลล์ด้านล่างของเมนูการเปรียบเทียบ คุณจะเห็นเงื่อนไขเพิ่มเติมอีกสองเงื่อนไขสำหรับการเปรียบเทียบเอกสารของคุณ: ละเว้นตัวพิมพ์ใหญ่/ตัวพิมพ์เล็ก และ ละเว้น "ช่องว่าง" ก่อนและหลังค่า. คลิกช่องทำเครื่องหมายสำหรับทั้งคู่ก่อนดำเนินการต่อ
ขั้นตอนที่ 7 คลิก ถัดไป > เพื่อดำเนินการต่อ
ซึ่งจะนำคุณไปยังหน้าดาวน์โหลดสำหรับเอกสารผลลัพธ์ของคุณ
ขั้นตอนที่ 8 ดาวน์โหลดเอกสารเปรียบเทียบของคุณ
เมื่อคุณอัปโหลดเวิร์กบุ๊กและตั้งค่าพารามิเตอร์แล้ว คุณจะมีเอกสารที่แสดงการเปรียบเทียบระหว่างข้อมูลในสองไฟล์ที่สามารถดาวน์โหลดได้ คลิกที่ขีดเส้นใต้ คลิกที่นี่ ข้อความใน ดาวน์โหลดไฟล์เปรียบเทียบ กล่อง.
หากคุณต้องการเรียกใช้การเปรียบเทียบอื่นๆ ให้คลิก เปรียบเทียบใหม่ ที่มุมล่างขวาของหน้าเพื่อเริ่มกระบวนการอัปโหลดไฟล์ใหม่
วิธีที่ 4 จาก 4: การเข้าถึงไฟล์ Excel โดยตรงจากเซลล์
ขั้นตอนที่ 1 ค้นหาสมุดงานและชื่อแผ่นงานของคุณ
-
ในกรณีนี้ เราใช้เวิร์กบุ๊กตัวอย่างสามชุดที่อยู่และตั้งชื่อดังนี้:
- C:\Compare\Book1.xls (มีแผ่นงานชื่อ “Sales 1999”)
- C:\Compare\Book2.xls (มีแผ่นงานชื่อ “Sales 2000”)
- สมุดงานทั้งสองมีคอลัมน์แรก "A" พร้อมชื่อผลิตภัณฑ์ และคอลัมน์ที่สอง "B" ที่มียอดขายในแต่ละปี แถวแรกเป็นชื่อของคอลัมน์
ขั้นตอนที่ 2 สร้างสมุดงานเปรียบเทียบ
เราจะทำงานกับ Book3.xls เพื่อทำการเปรียบเทียบและสร้างหนึ่งคอลัมน์ที่มีผลิตภัณฑ์ และอีกคอลัมน์หนึ่งมีความแตกต่างของผลิตภัณฑ์เหล่านี้ระหว่างทั้งสองปี
C:\Compare\Book3.xls (มีแผ่นงานที่ชื่อว่า “Comparison”)
ขั้นตอนที่ 3 วางชื่อเรื่องของคอลัมน์
เมื่อเปิด "Book3.xls" เท่านั้น ให้ไปที่เซลล์ "A1" แล้วพิมพ์:
- ='C:\Compare\[Book1.xls]Sales 1999'!A1
- หากคุณกำลังใช้ตำแหน่งอื่น ให้แทนที่ “C:\Compare\” ด้วยตำแหน่งนั้น หากคุณใช้ชื่อไฟล์อื่น ให้ลบ “Book1.xls” แล้วเพิ่มชื่อไฟล์ของคุณแทน หากคุณใช้ชื่อแผ่นงานอื่น ให้แทนที่ "Sales 1999" ด้วยชื่อแผ่นงานของคุณ ระวังอย่าให้ไฟล์ที่คุณกำลังอ้างอิง ("Book1.xls") เปิดอยู่: Excel อาจเปลี่ยนข้อมูลอ้างอิงที่คุณกำลังเพิ่มหากคุณเปิดไฟล์นั้นไว้ คุณจะลงเอยด้วยเซลล์ที่มีเนื้อหาเหมือนกับเซลล์ที่คุณอ้างถึง
ขั้นตอนที่ 4 ลากลงเซลล์ “A1” เพื่อแสดงรายการผลิตภัณฑ์ทั้งหมด
หยิบจากสี่เหลี่ยมด้านล่างขวาแล้วลาก คัดลอกชื่อทั้งหมด
ขั้นตอนที่ 5. ตั้งชื่อคอลัมน์ที่สอง
ในกรณีนี้ เราเรียกมันว่า "ความแตกต่าง" ใน "B1"
ขั้นตอนที่ 6 (ตัวอย่าง) ประมาณการความแตกต่างของแต่ละผลิตภัณฑ์
ในกรณีนี้ โดยการพิมพ์ในเซลล์ “B2”:
- ='C:\Compare\[Book2.xls]Sales 2000'!B2-'C:\Compare\[Book1.xls]Sales 1999'!B2
- คุณสามารถดำเนินการกับ Excel ตามปกติโดยใช้เซลล์ที่อ้างอิงจากไฟล์ที่อ้างอิงได้
