บทความวิกิฮาวนี้จะแนะนำวิธีการสร้างใบแจ้งหนี้ทางธุรกิจใน Microsoft Excel สำหรับคอมพิวเตอร์ Windows และ Mac คุณสามารถสร้างใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองหรือคุณสามารถเลือกเทมเพลตใบแจ้งหนี้ได้
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: การใช้เทมเพลตบน Windows
ขั้นตอนที่ 1 เปิด Microsoft Excel
ที่ไอคอนเป็นสีเขียว มีตัว "X" สีขาวด้านบน หน้าแรกของ Microsoft Excel จะเปิดขึ้น
ขั้นตอนที่ 2 ค้นหาเทมเพลตใบแจ้งหนี้
พิมพ์ใบแจ้งหนี้ลงในแถบค้นหาที่ด้านบนของหน้า จากนั้นกด ↵ Enter เพื่อค้นหาเทมเพลตใบแจ้งหนี้
คุณต้องเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตเพื่อค้นหาเทมเพลต
ขั้นตอนที่ 3 เลือกเทมเพลต
คลิกเทมเพลตที่คุณต้องการใช้เพื่อเปิดในหน้าต่าง
ขั้นตอนที่ 4 คลิกสร้าง
ปุ่มนี้อยู่ทางขวาของหน้าตัวอย่างเทมเพลต เพื่อเปิดเทมเพลตใน Microsoft Excel
ขั้นตอนที่ 5. แก้ไขเทมเพลตให้เหมาะกับความต้องการของคุณ
ตัวอย่างเช่น เทมเพลตส่วนใหญ่มี "บริษัท" เขียนอยู่ด้านบน คุณจะแทนที่หัวข้อนี้ด้วยชื่อบริษัทของคุณ
ในการแก้ไขข้อความในเอกสาร Excel ให้ดับเบิลคลิกที่รายการข้อความ จากนั้นเอารายการข้อความออกหรือแทนที่ด้วยข้อความของคุณเอง
ขั้นตอนที่ 6 กรอกใบแจ้งหนี้
ป้อนข้อมูลที่จำเป็นในเทมเพลตใบแจ้งหนี้ของคุณเพื่อให้แน่ใจว่ายอดรวมสุดท้ายตรงกับสิ่งที่คุณเป็นหนี้
- ตัวอย่างเช่น เทมเพลตใบแจ้งหนี้บางแบบจะกำหนดให้คุณต้องป้อนอัตรารายชั่วโมงหรือค่าบริการคงที่
- เทมเพลตใบแจ้งหนี้ส่วนใหญ่ใช้สูตรเพื่อรวมชั่วโมงที่คุณป้อนและจำนวนชั่วโมงที่ทำงานในกล่อง "ยอดรวมสุดท้าย"
ขั้นตอนที่ 7 บันทึกใบแจ้งหนี้ของคุณ
คลิก ไฟล์ ที่ด้านซ้ายบนของหน้า ให้คลิก บันทึกเป็น ดับเบิลคลิกที่ตำแหน่งบันทึก ป้อนชื่อใบแจ้งหนี้ แล้วคลิก บันทึก. การดำเนินการนี้จะบันทึกใบแจ้งหนี้ที่กำหนดเองของคุณในตำแหน่งบันทึกที่คุณเลือก ใบแจ้งหนี้ของคุณพร้อมส่งแล้ว
วิธีที่ 2 จาก 3: การใช้เทมเพลตบน Mac
ขั้นตอนที่ 1 เปิด Microsoft Excel
ที่เป็นกล่องสีเขียว มีตัว "X" สีขาวด้านบน Excel จะเปิดขึ้น
ขั้นตอนที่ 2 คลิกไฟล์
รายการเมนูนี้อยู่ที่ด้านซ้ายบนของหน้า เมนูแบบเลื่อนลงจะปรากฏขึ้นด้านล่าง
ขั้นตอนที่ 3 คลิกใหม่จากเทมเพลต
เป็นตัวเลือกในการ ไฟล์ เมนูแบบเลื่อนลง เพื่อเปิดหน้าใหม่พร้อมตัวเลือกเทมเพลต
ขั้นตอนที่ 4 ค้นหาเทมเพลตใบแจ้งหนี้
พิมพ์ใบแจ้งหนี้ลงในแถบค้นหาที่มุมขวาบนของหน้า จากนั้นกด ⏎ Return
คุณต้องเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตเพื่อค้นหาเทมเพลต
ขั้นตอนที่ 5. เลือกเทมเพลต
คลิกเทมเพลตเพื่อเปิดหน้าต่างแสดงตัวอย่างพร้อมแสดงเทมเพลต
ขั้นตอนที่ 6 คลิก เปิด
ในหน้าต่างแสดงตัวอย่าง ซึ่งจะเปิดเทมเพลตใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารใหม่
ขั้นตอนที่ 7 แก้ไขเทมเพลตให้เหมาะกับความต้องการของคุณ
ตัวอย่างเช่น เทมเพลตส่วนใหญ่มี "บริษัท" เขียนอยู่ด้านบน คุณจะแทนที่หัวข้อนี้ด้วยชื่อบริษัทของคุณ
ในการแก้ไขข้อความในเอกสาร Excel ให้ดับเบิลคลิกที่รายการข้อความ จากนั้นเอารายการข้อความออกหรือแทนที่ด้วยข้อความของคุณเอง
ขั้นตอนที่ 8 กรอกใบแจ้งหนี้
ป้อนข้อมูลที่จำเป็นในเทมเพลตใบแจ้งหนี้ของคุณเพื่อให้แน่ใจว่ายอดรวมสุดท้ายตรงกับสิ่งที่คุณเป็นหนี้
- ตัวอย่างเช่น เทมเพลตใบแจ้งหนี้บางแบบจะกำหนดให้คุณต้องป้อนอัตรารายชั่วโมงหรือค่าบริการคงที่
- เทมเพลตใบแจ้งหนี้ส่วนใหญ่ใช้สูตรเพื่อรวมชั่วโมงที่คุณป้อนและจำนวนชั่วโมงที่ทำงานในกล่อง "ยอดรวมสุดท้าย"
ขั้นตอนที่ 9 บันทึกใบแจ้งหนี้ของคุณ
คลิก ไฟล์ รายการเมนู คลิก บันทึกเป็น ป้อนชื่อสำหรับใบแจ้งหนี้ของคุณ แล้วคลิก บันทึก. ใบแจ้งหนี้ของคุณพร้อมส่งแล้ว
วิธีที่ 3 จาก 3: การสร้างใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง
ขั้นตอนที่ 1 เปิด Microsoft Excel
ที่เป็นกล่องสีเขียว มีตัว "X" สีขาวด้านบน หน้าแรกของ Microsoft Excel จะเปิดขึ้น
ขั้นตอนที่ 2 คลิก สมุดงานเปล่า
ตัวเลือกนี้จะอยู่ด้านซ้ายบนของโฮมเพจ Excel สเปรดชีตเปล่าจะเปิดขึ้น
บน Mac ให้ข้ามขั้นตอนนี้หาก Excel เปิดเป็นเอกสารเปล่า
ขั้นตอนที่ 3 สร้างส่วนหัวของใบแจ้งหนี้
หัวข้อของคุณควรประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้:
- ชื่อ บริษัท - ชื่อบริษัทที่จะจัดสรรเงินในใบแจ้งหนี้ให้
- คำอธิบาย - คำว่า "ใบแจ้งหนี้" หรือคำอธิบายประเภทของใบแจ้งหนี้ เช่น "ใบเสนอราคา" หากคุณกำลังเสนอราคาสำหรับบริการของคุณให้กับลูกค้าแทนที่จะเรียกเก็บเงินสำหรับพวกเขา
- วันที่ - วันที่ที่คุณเขียนใบแจ้งหนี้
- ตัวเลข - หมายเลขใบแจ้งหนี้ คุณสามารถใช้ระบบการกำหนดหมายเลขสากลสำหรับลูกค้าทั้งหมดของคุณหรือการกำหนดหมายเลขส่วนบุคคลสำหรับลูกค้าแต่ละราย หากคุณเลือกที่จะใส่หมายเลขสำหรับลูกค้าแต่ละราย คุณสามารถใส่ชื่อลูกค้าหรือแบบฟอร์มในหมายเลขใบแจ้งหนี้ เช่น "Westwood1"
ขั้นตอนที่ 4 ป้อนที่อยู่ผู้ส่งและผู้รับ
ข้อมูลนี้ควรปรากฏใกล้กับด้านบนของใบแจ้งหนี้ โดยมีข้อมูลของคุณอยู่เหนือของลูกค้า
- ข้อมูลติดต่อของคุณควรประกอบด้วยชื่อ ที่อยู่บริษัท หมายเลขโทรศัพท์ และที่อยู่อีเมล
- ข้อมูลลูกค้าของคุณควรมีชื่อบริษัท ชื่อบัญชีเจ้าหนี้ และที่อยู่ลูกค้า คุณยังสามารถใส่โทรศัพท์และที่อยู่อีเมลของลูกค้าได้
ขั้นตอนที่ 5. ป้อนข้อมูลการเรียกเก็บเงินของคุณ
คุณสามารถกำหนดคอลัมน์ให้กับคำอธิบายสั้นๆ ของผลิตภัณฑ์หรือบริการ คอลัมน์ต่อปริมาณ คอลัมน์ต่อราคาต่อหน่วยหรืออัตรา และคอลัมน์จากการคำนวณสำหรับราคารวมสำหรับปริมาณที่ซื้อของสินค้านั้น
ขั้นตอนที่ 6 แสดงจำนวนบิลทั้งหมด
ซึ่งควรปรากฏอยู่ด้านล่างคอลัมน์จากการคำนวณของค่าบริการแต่ละรายการ และสามารถสร้างขึ้นได้ด้วยฟังก์ชัน SUM ของ Excel
- ตัวอย่างเช่น หากคุณมีงานในเซลล์ $13 B3 และ $27 ของงานใน B4 คุณอาจจะใส่สูตร =SUM(B3, B4) ในเซลล์ B5 เพื่อแสดง $40 ในเซลล์นั้น
- หากคุณใช้อัตรารายชั่วโมง (เช่น $30) ในเซลล์ B3 และจำนวนชั่วโมง (เช่น 3) ใน B4, คุณจะเขียนแทนว่า =SUM(B3*B4) ในเซลล์ B5.
ขั้นตอนที่ 7 รวมเงื่อนไขการชำระเงิน
ซึ่งอาจปรากฏด้านบนหรือด้านล่างของข้อมูลสำหรับการเรียกเก็บเงิน เงื่อนไขการชำระเงินทั่วไปคือ "ครบกำหนดเมื่อได้รับ" "ครบกำหนดภายใน 14 วัน" "ครบกำหนดภายใน 30 วัน " หรือ "ครบกำหนดภายใน 60 วัน"
คุณอาจต้องการรวมบันทึกช่วยจำที่ด้านล่างของใบแจ้งหนี้ซึ่งครอบคลุมวิธีการชำระเงินที่ยอมรับ ข้อมูลทั่วไป หรือคำขอบคุณสำหรับลูกค้าที่ซื้อสินค้ากับคุณ
ขั้นตอนที่ 8 บันทึกใบแจ้งหนี้ของคุณ
ใช้ชื่อที่จะแยกความแตกต่างระหว่างใบแจ้งหนี้กับใบแจ้งหนี้อื่นๆ ที่คุณส่งถึงลูกค้าของคุณ หากจำเป็น วิธีบันทึกใบแจ้งหนี้ของคุณ:
- Windows - คลิก ไฟล์ ที่ด้านซ้ายบนของหน้า ให้คลิก บันทึกเป็น ดับเบิลคลิกที่ตำแหน่งบันทึก ป้อนชื่อใบแจ้งหนี้ แล้วคลิก บันทึก.
- Mac - คลิก ไฟล์ รายการเมนู คลิก บันทึกเป็น ป้อนชื่อสำหรับใบแจ้งหนี้ของคุณ แล้วคลิก บันทึก.
ตัวอย่างใบแจ้งหนี้
บริการตัวอย่างใบแจ้งหนี้ที่แสดงผล
ตัวอย่างใบแจ้งหนี้การดูแลสนามหญ้า
ตัวอย่างการพิมพ์ใบแจ้งหนี้
