บทความวิกิฮาวนี้จะแนะนำวิธีการกรองอีเมลขาเข้าไปยังโฟลเดอร์ต่างๆ ใน Microsoft Outlook สามารถกรองข้อความตามที่อยู่อีเมล (ผู้ส่งหรือผู้รับ) คำและวลี
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 2: การกรองตามที่อยู่อีเมล
ขั้นตอนที่ 1 เปิด Microsoft Outlook
มันมักจะอยู่ใน Microsoft Office โฟลเดอร์ที่คุณจะพบใน แอพทั้งหมด พื้นที่ของเมนูเริ่ม
ขั้นตอนที่ 2 คลิกข้อความที่ส่งไปยังหรือจากที่อยู่ที่คุณต้องการกรอง
ซึ่งจะเปิดข้อความในแผงด้านขวา
- ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการกรองอีเมลทั้งหมดที่ส่งจากที่อยู่อีเมลเดียว ให้คลิกอีเมลจากผู้ส่งนั้น
- หากคุณต้องการกรองข้อความที่ส่งไปยังที่อยู่อีเมลของคุณ ให้คลิกข้อความที่ส่งถึงที่อยู่นั้น
ขั้นตอนที่ 3 คลิกแท็บหน้าแรก
ใกล้มุมซ้ายบนของหน้าจอ
ขั้นตอนที่ 4 คลิกกฎ
ในแถวไอคอนใกล้ด้านบนของหน้าจอ ไปทางตรงกลาง
ขั้นตอนที่ 5. คลิก ย้ายข้อความจากเสมอ หรือ ย้ายข้อความไปที่.
รายการโฟลเดอร์ในบัญชีของคุณจะปรากฏขึ้น
ขั้นตอนที่ 6 เลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการกรองข้อความเหล่านี้
หากไม่เห็นโฟลเดอร์ที่ต้องการใช้ ให้คลิก ใหม่ เพื่อสร้างแล้วเลือก
ขั้นตอนที่ 7 คลิกตกลง
อีเมลในอนาคตที่ส่งไปยังหรือจากที่อยู่อีเมลที่คุณเลือกจะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่เลือกเมื่อได้รับ
วิธีที่ 2 จาก 2: การกรองตามคำ
ขั้นตอนที่ 1 เปิด Microsoft Outlook
มันมักจะอยู่ใน Microsoft Office โฟลเดอร์ที่คุณจะพบใน แอพทั้งหมด พื้นที่ของเมนูเริ่ม
ขั้นตอนที่ 2 คลิกข้อความที่มีคำหรือวลีที่คุณต้องการกรอง
คำหรือวลีสามารถอยู่ที่ใดก็ได้ในข้อความ เช่น หัวเรื่อง เนื้อหา หรือส่วนหัว
ขั้นตอนที่ 3 คลิกแท็บหน้าแรก
ใกล้มุมซ้ายบนของหน้าจอ
ขั้นตอนที่ 4 คลิกกฎ
ในแถวไอคอนใกล้ด้านบนของหน้าจอ ไปทางตรงกลาง
ขั้นตอนที่ 5 คลิก จัดการกฎและการแจ้งเตือน
ขั้นตอนที่ 6 คลิกกฎใหม่
ที่มุมซ้ายบนของหน้าต่าง
ขั้นตอนที่ 7 เลือก ย้ายข้อความด้วยคำเฉพาะในเรื่องไปยังโฟลเดอร์
แม้ว่าคุณจะไม่ต้องการกรองเฉพาะคำในหัวเรื่อง ให้เลือกตัวเลือกนี้ก่อน
ขั้นตอนที่ 8 คลิกถัดไป
รายการตัวเลือกและกล่องกาเครื่องหมายจะปรากฏขึ้น
ขั้นตอนที่ 9 ลบเครื่องหมายถูกออกจาก "ด้วยคำเฉพาะในเรื่อง
” คุณสามารถข้ามขั้นตอนนี้ได้หากต้องการให้ตัวกรองดูเฉพาะคำในหัวเรื่องเท่านั้น
ขั้นตอนที่ 10 เลือกส่วนของข้อความที่ตัวกรองจะค้นหาคำ
เลือกอย่างน้อยหนึ่งตัวเลือกเหล่านี้:
-
ด้วยคำเฉพาะในเรื่องหรือเนื้อหา
ตัวอย่าง: คุณต้องการกรองข้อความที่มีคำว่า "คูปอง" ในเรื่องหรือเนื้อหาไปยังโฟลเดอร์ที่เรียกว่าคูปอง
-
พร้อมคำเฉพาะในส่วนหัวของข้อความ
ตัวอย่าง: คุณต้องการให้ข้อความที่ส่งผ่านเซิร์ฟเวอร์อีเมลบางตัวไปที่ถังขยะโดยตรง
-
ด้วยคำเฉพาะในที่อยู่ของผู้รับ
ตัวอย่าง: คุณต้องการให้ส่งเมลไปที่ [email protected] เพื่อไปยังโฟลเดอร์ชื่อ Support
-
ด้วยคำเฉพาะในที่อยู่ของผู้ส่ง
ตัวอย่าง: คุณต้องการส่งข้อความจากใครก็ตามที่มีคำว่า “wiki” ในที่อยู่อีเมลของพวกเขาไปยังโฟลเดอร์ชื่อ Wiki
ขั้นตอนที่ 11 คลิกถัดไป
ขั้นตอนที่ 12 พิมพ์คำหรือวลีแล้วคลิกเพิ่ม
คุณสามารถเพิ่มคำและวลีได้หลายคำหากต้องการ
ขั้นตอนที่ 13 คลิกตกลง
ซึ่งจะนำคุณกลับไปที่รายการเงื่อนไขตัวกรอง
ขั้นตอนที่ 14. คลิกลิงค์ที่ระบุ
ในกล่องท้ายหน้าต่าง เป็นส่วนหนึ่งของวลี "specified folder" รายการโฟลเดอร์ในบัญชีอีเมลของคุณจะปรากฏขึ้น
ขั้นตอนที่ 15 เลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการกรองข้อความเหล่านี้
หากไม่เห็นโฟลเดอร์ที่ต้องการใช้ ให้คลิก ใหม่ เพื่อสร้างแล้วเลือก
ขั้นตอนที่ 16 คลิกตกลง
ขั้นตอนที่ 17 คลิกถัดไป
ตอนนี้ คุณจะเห็นรายการการดำเนินการที่ Outlook สามารถทำได้ตามตัวกรองที่คุณสร้างขึ้น
ขั้นตอนที่ 18. ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากสิ่งที่คุณต้องการให้เกิดขึ้น
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือก "ย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุ" (ตัวเลือกที่สอง) เพื่อให้ข้อความอยู่ในโฟลเดอร์ ส่วนอื่นๆ เป็นทางเลือก แต่จะมีประโยชน์ตามความต้องการของคุณ
ขั้นตอนที่ 19 คลิกถัดไป
ขั้นตอนที่ 20. ป้อนชื่อสำหรับตัวกรอง
นี่คือลักษณะที่ปรากฏในรายการของคุณ
ขั้นตอนที่ 21. ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจาก “เปิดกฎนี้
” หากต้องการ คุณยังสามารถทำเครื่องหมายที่ “เรียกใช้ตอนนี้” เพื่อที่ตัวกรองจะสแกนอีเมลที่คุณได้รับแล้ว
ขั้นตอนที่ 22. คลิกเสร็จสิ้น
ข้อความขาเข้าในอนาคตจะถูกจัดเรียงตามคำหรือวลีที่คุณป้อน
