ATTN เป็นรูปแบบสั้น ๆ ของคำว่า "ความสนใจ" และมักใช้ในอีเมลและจดหมายโต้ตอบเพื่อระบุผู้รับที่ต้องการ วิธีที่ดีที่สุดในการใช้ ATTN ในการติดต่อทางอีเมลคือการรวมสิ่งนี้ไว้ในหัวเรื่อง วิธีนี้ทำให้ชัดเจนว่าข้อความนั้นส่งถึงใคร และมีแนวโน้มว่าอีเมลของคุณจะถูกอ่านโดยผู้รับที่ถูกต้อง
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: การเพิ่ม ATTN ลงในอีเมล
ขั้นตอนที่ 1 เริ่มหัวเรื่องด้วย ATTN
ในบางกรณี เช่น การสมัครงาน คุณอาจมีอีเมลทั่วไปสำหรับบริษัท แต่ต้องการได้รับความสนใจจากบุคคลหรือแผนกใดแผนกหนึ่ง วิธีที่ดีที่สุดในการทำเช่นนี้คือเขียนหัวเรื่องว่า “ATTN: John Smith”
หรือหากคุณไม่รู้จักชื่อใดๆ คุณสามารถเขียนว่า “ATTN: Hiring Manager” หรือ “ATTN: Marketing Department”
ขั้นตอนที่ 2 รวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ ในหัวเรื่อง
นอกจากการดึงดูดความสนใจจากบุคคลหรือกลุ่มบุคคลแล้ว คุณควรใส่รายละเอียดที่สำคัญบางประการเกี่ยวกับเนื้อหาอีเมลของคุณด้วย ซึ่งจะทำให้มีความเกี่ยวข้องมากขึ้นและมีแนวโน้มที่จะเปิดอ่านได้เร็วขึ้น
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถพูดว่า “ATTN: John Smith re: Content Marking Position”
ขั้นตอนที่ 3 เริ่มเนื้อหาของอีเมลด้วย ATTN เมื่อหัวเรื่องเต็ม
คุณยังสามารถรวมข้อความ ATTN ไว้ในเนื้อหาของอีเมลหรือในเอกสารที่แนบมาได้ ด้วยวิธีนี้ คุณจะยังคงสื่อสารว่าใครเป็นข้อความที่ส่งถึง และคุณสามารถใช้หัวเรื่องเพื่อระบุวัตถุประสงค์ของอีเมลเท่านั้น ซึ่งอาจจำเป็นเมื่อคุณตอบกลับอีเมลและมีการสร้างหัวเรื่องแล้ว
- ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเริ่มเนื้อหาของอีเมลโดยพูดว่า "ATTN: Sandeep Kumar"
- คุณอาจต้องการรวมตัวบ่งชี้ ATTN ทั้งในหัวเรื่องและเนื้อหาของอีเมล
วิธีที่ 2 จาก 3: กำหนดว่าเมื่อใดควรใช้ ATTN ในอีเมล
ขั้นตอนที่ 1 ใช้ ATTN เมื่อคุณไม่มีที่อยู่อีเมลของผู้รับที่ต้องการ
หากคุณไม่ทราบที่อยู่อีเมลโดยตรงของบุคคลหรือแผนกที่คุณต้องการติดต่อ คุณสามารถส่งอีเมลไปยังที่อยู่ติดต่อที่ให้ไว้บนเว็บไซต์ของบริษัท จากนั้น คุณควรระบุในหัวเรื่องโดยใช้ ATTN ซึ่งควรส่งข้อความถึงใคร
ขั้นตอนที่ 2 รวม ATTN ในการสื่อสารภายใน
ใช้ ATTN เมื่อคุณเขียนบันทึกภายในที่อาจเกี่ยวข้องกับคนจำนวนหนึ่งในแผนกหรือกลุ่มของคุณ แต่ต้องการความสนใจโดยตรงจากบุคคลหนึ่งหรือสองคน วิธีนี้จะทำให้คุณยังคงแจ้งให้ทุกคนทราบ แต่ยังจัดลำดับความสำคัญของผู้ที่ข้อความพูดโดยตรง
คุณสามารถเขียนว่า “ATTN: Mary Smith re: sales targets” แต่ส่งข้อความไปยังทีมขายทั้งหมด
ขั้นตอนที่ 3 ระบุว่าอีเมลของคุณมีความสำคัญโดยใช้ ATTN
คุณยังระบุได้ด้วยว่าบางสิ่งต้องการการดูแลทันทีโดยใช้ตัวย่อ ATTN ในหัวเรื่องของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเขียนว่า "ใบแจ้งยอดบัญชีเงินเดือนต้องการ ATTN เร่งด่วน"
วิธีที่ 3 จาก 3: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณได้รับความสนใจ
ขั้นตอนที่ 1 รวมหัวเรื่อง
เมื่อคุณส่งอีเมล คุณจำเป็นต้องใส่หัวเรื่องเสมอ นี่เป็นโอกาสสำหรับคุณในการทำให้อีเมลของคุณโดดเด่นและให้รายละเอียดบางอย่างเกี่ยวกับเนื้อหาของอีเมล อีเมลที่ไม่มีหัวเรื่องมีแนวโน้มที่จะถูกลบหรือสูญหายในกล่องจดหมาย มิฉะนั้นจะทำให้ผู้รับระคายเคืองเพราะถูกบังคับให้เปิดอีเมลเพื่อค้นหาว่าเกี่ยวกับอะไร
ขั้นตอนที่ 2 ให้หัวเรื่องสั้น
กล่องขาเข้าอีเมลส่วนใหญ่จะเปิดเผยเพียง 60 อักขระจากหัวเรื่องและโทรศัพท์มือถือจะแสดงเพียงประมาณ 25 ถึง 30 อักขระ ดังนั้น คุณควรเขียนหัวเรื่องให้สั้นและเขียนข้อมูลที่สำคัญที่สุดก่อน
แบบฟอร์มสั้นๆ เช่น “ATTN” และ “RE” ช่วยให้ใส่ข้อมูลเพิ่มเติมในหัวเรื่องได้ง่ายขึ้น
ขั้นตอนที่ 3 เขียนสิ่งที่ติดหู
กล่องจดหมายมักเต็มไปด้วยสแปมและสื่อส่งเสริมการขาย และหลายคนลบอีเมลก่อนที่จะเปิดด้วยซ้ำ หากคุณกำลังส่งอีเมลถึงคนที่คุณไม่รู้จักโดยตรง สิ่งสำคัญคืออีเมลของคุณต้องโดดเด่น คุณสามารถดึงดูดความสนใจของผู้รับได้โดยการเขียนหัวเรื่องที่สะดุดตาและสร้างสรรค์
- คุณสามารถเขียนว่า “ฉันไม่ต้องการอะไรจากคุณ” หากคุณติดต่อกับคนที่คุณชื่นชมแต่ไม่เคยพบเป็นการส่วนตัว ตัวอย่างเช่น อาจเป็นนักเขียนคนโปรดหรือคนที่คุณมองหาในอุตสาหกรรมของคุณ
- หรือคุณอาจพูดว่า “หารายได้เพิ่มโดยการขยายฐานลูกค้าของคุณ” ซึ่งจะเป็นประโยชน์หากคุณต้องการสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจและต้องการเปิดอีเมลของคุณ
ขั้นตอนที่ 4 รวมรายละเอียดที่สำคัญ
เป็นสิ่งสำคัญมากที่คุณจะต้องใส่ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับเนื้อหาของอีเมลเสมอ หากคุณกำลังเขียนอีเมลถึง co-working เกี่ยวกับโปรเจ็กต์ อย่าลืมใส่ชื่อเรื่องของโปรเจ็กต์ในหัวเรื่อง ด้วยวิธีนี้เพื่อนร่วมงานของคุณจะรู้ว่ามันเกี่ยวกับอะไรและสามารถจัดลำดับความสำคัญได้ตามความจำเป็น
- คุณยังสามารถพูดบางอย่างเช่น "ต้องการคำตอบ" ซึ่งจะทำให้อีเมลของคุณมีความสำคัญมากขึ้น
- อีกทางหนึ่ง การเขียน “คำถามสั้นๆ ว่าด้วยเรื่องประชุมมื้อเที่ยง” อาจได้รับความสนใจเพราะเป็นการบ่งชี้ว่าจะเป็นคำตอบที่ง่าย