หากคุณต้องออกจากสำนักงานสักหน่อย หรือกำลังวางแผนจะไปเที่ยวพักผ่อน คุณอาจต้องการแจ้งให้ผู้ที่ส่งอีเมลถึงคุณทราบว่าคุณไม่อยู่ หากคุณมีบัญชี Exchange Outlook จะมาพร้อมกับฟังก์ชันการทำงานในตัว หากคุณไม่มีบัญชี Exchange คุณยังสามารถตอบกลับอีเมลได้โดยอัตโนมัติโดยสร้างกฎสองสามข้อ ทำตามคำแนะนำนี้เพื่อตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติของคุณ ไม่ว่าคุณจะมีบัญชี Exchange หรือไม่ก็ตาม
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 4: Outlook 2010/2013
ขั้นตอนที่ 1. เปิดการตอบกลับอัตโนมัติ
เลือกโฟลเดอร์ Exchange เลือกโฟลเดอร์จากที่เก็บข้อความของคุณ คุณต้องมีโฟลเดอร์ Exchange ที่เลือกไว้จึงจะเห็นตัวเลือกการตอบกลับอัตโนมัติ เปิดเมนูตอบกลับอัตโนมัติ (ไม่อยู่ที่สำนักงาน) คุณสามารถค้นหาได้โดยคลิกแท็บ ไฟล์ แล้วเลือกแท็บ ข้อมูล
ขั้นตอนที่ 2 กำหนดค่าการตอบกลับของคุณ
ในเมนูตอบกลับอัตโนมัติ ให้เลือกกล่องที่ระบุว่าส่งการตอบกลับอัตโนมัติ คุณสามารถปรับเวลาที่ผู้ช่วยทำงานโดยทำเครื่องหมายที่ช่องและตั้งค่าเวลาและช่วงวันที่
ขั้นตอนที่ 3 เขียนคำตอบของคุณ
สำหรับอีเมลที่ส่งจากภายในเซิร์ฟเวอร์ Exchange ของคุณ ให้ใช้แท็บ Inside My Organization สำหรับการตอบกลับอีเมลที่ได้รับจากบุคคลอื่น ให้ใช้แท็บภายนอกองค์กรของฉัน เมื่อคุณพอใจกับการตอบกลับของคุณแล้ว ให้คลิกตกลง
ขั้นตอนที่ 4 ปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติ
หากคุณกำหนดช่วงวันที่สำหรับการตอบกลับอัตโนมัติของคุณ ผู้ช่วยจะสิ้นสุดโดยอัตโนมัติเมื่อช่วงวันที่สิ้นสุดลง หากคุณไม่ได้กำหนดช่วง ช่วงจะดำเนินต่อไปจนกว่าคุณจะเปิดเมนูตอบกลับอัตโนมัติและเลือก "อย่าส่งการตอบกลับอัตโนมัติ"
วิธีที่ 2 จาก 4: Outlook 2007
ขั้นตอนที่ 1 เปิดผู้ช่วย Office
คลิกแท็บเครื่องมือ ในเมนูเครื่องมือ เลือกผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน ทำเครื่องหมายที่ช่อง "ส่งการตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน" คุณสามารถปรับเวลาที่ผู้ช่วยทำงานโดยทำเครื่องหมายที่ช่องและตั้งค่าเวลาและช่วงวันที่
ขั้นตอนที่ 2 เขียนคำตอบของคุณ
สำหรับอีเมลที่ส่งจากภายในเซิร์ฟเวอร์ Exchange ของคุณ ให้ใช้แท็บ Inside My Organization สำหรับการตอบกลับอีเมลที่ได้รับจากบุคคลอื่น ให้ใช้แท็บภายนอกองค์กรของฉัน เมื่อคุณพอใจกับการตอบกลับของคุณแล้ว ให้คลิกตกลง
ขั้นตอนที่ 3 ปิดการใช้งานผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน
หากคุณกำหนดช่วงวันที่สำหรับการตอบกลับอัตโนมัติของคุณ ผู้ช่วยจะสิ้นสุดโดยอัตโนมัติเมื่อช่วงวันที่สิ้นสุดลง หากคุณไม่ได้กำหนดช่วง ช่วงจะดำเนินต่อไปจนกว่าคุณจะเปิดเมนูการตอบกลับอัตโนมัติและเลือก “อย่าส่งการตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน”
วิธีที่ 3 จาก 4: Outlook 2003
ขั้นตอนที่ 1 เปิดผู้ช่วย Office
ในเมนูเครื่องมือ เลือกผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน ทำเครื่องหมายที่ช่อง "ฉันกำลังไม่อยู่ที่สำนักงาน"
ขั้นตอนที่ 2 เขียนคำตอบของคุณ
ในกล่องที่ระบุว่า "ตอบกลับอัตโนมัติเพียงครั้งเดียวสำหรับผู้ส่งแต่ละคนที่มีข้อความต่อไปนี้:" ป้อนการตอบกลับที่คุณต้องการตอบกลับด้วย
ขั้นตอนที่ 3 เพิ่มกฎ
คุณเพิ่มกฎให้กับ Assistant ได้ เช่น การส่งต่อข้อความจากผู้ส่งบางรายไปยังผู้รับรายอื่น คลิกปุ่มเพิ่มกฎ… เพื่อกำหนดค่ากฎที่กำหนดเอง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างกฎที่จะส่งต่ออีเมลจากไคลเอ็นต์เฉพาะไปยังผู้ร่วมงานของคุณ เพื่อไม่ให้พลาดอีเมลสำคัญในขณะที่คุณไม่อยู่
ขั้นตอนที่ 4 ปิดการใช้งานผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน
ผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานจะดำเนินต่อไปจนกว่าคุณจะเปิดเมนูตอบกลับอัตโนมัติและเลือก “อย่าส่งการตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน”
วิธีที่ 4 จาก 4: ส่งการตอบกลับอัตโนมัติโดยไม่มีบัญชีแลกเปลี่ยน
ขั้นตอนที่ 1 สร้างเทมเพลตของคุณ
หากไม่มีบัญชี Exchange ตัวเลือกการตอบกลับอัตโนมัติจะไม่สามารถใช้ได้ ยังคงสามารถตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติโดยใช้เทมเพลตและกฎสองสามข้อ เริ่มต้นด้วยการสร้างอีเมลใหม่ นี่จะเป็นเทมเพลตสำหรับการตอบกลับอัตโนมัติของคุณ
- เลือกหัวข้อที่อธิบายสถานการณ์ได้กระชับ ตัวอย่างเช่น “ไม่อยู่ในสำนักงานจนถึง” คุณยังสามารถเขียนคำว่า "ตอบกลับอัตโนมัติ" ในเรื่องเพื่อให้ผู้รับทราบทันทีว่าการตอบกลับเป็นแบบอัตโนมัติ
- เขียนข้อความสั้นๆ ในเนื้อหาของอีเมล ให้เขียนข้อความทั่วไปที่สามารถนำไปใช้กับใครก็ได้ที่ได้รับอีเมล แจ้งให้ผู้รับทราบว่าจะติดต่อคุณได้อย่างไร หรือจะติดต่อใคร
ขั้นตอนที่ 2 บันทึกเทมเพลตของคุณ
เมื่อคุณพอใจกับข้อความแล้ว ให้คลิกบันทึกเป็น… ในเมนูดรอปดาวน์ "บันทึกเป็นประเภท" ให้เลือกเทมเพลต Outlook การดำเนินการนี้จะบันทึกไฟล์เป็นเทมเพลตที่โหลดลงใน Outlook
ขั้นตอนที่ 3 สร้างกฎ
เพื่อให้การตอบกลับอัตโนมัติทำงานได้อย่างถูกต้อง คุณจะต้องกำหนดกฎเกณฑ์บางอย่างเพื่อทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติ ใน Office 2003/2007 คลิกเมนูเครื่องมือ แล้วเลือกกฎและการแจ้งเตือน ใน Office 2010/2013 ให้คลิกแท็บ ไฟล์ เลือก ข้อมูล แล้วคลิก กฎและการแจ้งเตือน ซึ่งจะเป็นการเปิดเมนูกฎของอีเมล
- คลิกปุ่มกฎใหม่ คุณจะถูกขอให้เลือกเทมเพลต จากส่วน "เริ่มจากกฎที่ว่างเปล่า" ให้เลือก "ตรวจสอบข้อความเมื่อมาถึง" คลิกถัดไป
- กำหนดว่าข้อความใดจะได้รับการตอบกลับ หากคุณต้องการตอบกลับทุกข้อความที่คุณได้รับในกล่องจดหมาย ให้เลือกช่องทำเครื่องหมาย "ตำแหน่งของฉันอยู่ในช่องถึง" คุณสามารถจำกัดขอบเขตให้แคบลงได้ด้วยการกำหนดการส่งเฉพาะ หรืออีเมลที่มีคำเฉพาะเจาะจงในเรื่องหรือเนื้อหา คลิกถัดไปหลังจากทำการเลือกของคุณ
- โหลดเทมเพลตของคุณ เลือกช่อง "ตอบกลับโดยใช้เทมเพลตเฉพาะ" ในหน้าต่างถัดไปเพื่อโหลดข้อความที่คุณสร้างไว้ก่อนหน้านี้ คลิกลิงก์ในกล่องคำอธิบายสำหรับ "เทมเพลตเฉพาะ" ซึ่งจะเปิดกล่องโต้ตอบถามว่าจะค้นหาเทมเพลตได้จากที่ใด เลือก "เทมเพลตผู้ใช้ในระบบไฟล์" เปิดข้อความที่คุณสร้างไว้ก่อนหน้านี้
- กำหนดข้อยกเว้นของคุณ เมื่อโหลดเทมเพลตแล้ว คุณสามารถกำหนดอินสแตนซ์เมื่อคุณไม่ต้องการส่งการตอบกลับ เช่น ไปยังผู้รับเฉพาะ หรือสำหรับข้อความบางประเภท คลิกถัดไปหลังจากทำการเลือกของคุณ
- ตั้งชื่อกฎของคุณ ก่อนที่คุณจะดำเนินการเสร็จสิ้น คุณจะต้องตั้งชื่อกฎของคุณ ผู้ใช้บางสิ่งที่จำง่ายเพื่อให้คุณสามารถปิดการใช้งานกฎได้อย่างรวดเร็วในอนาคต ทำเครื่องหมายที่ช่อง "เปิดใช้กฎนี้" เพื่อเปิดใช้งานกฎ จากนั้นคลิก เสร็จสิ้น
ขั้นตอนที่ 4 ปิดการใช้งานกฎ
เมื่อคุณกลับมาที่สำนักงาน คุณสามารถปิดใช้งานกฎได้โดยเปิดเมนูกฎและการแจ้งเตือนอีกครั้ง เลือกกฎเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานที่คุณสร้างขึ้นจากรายการกฎที่ใช้งานอยู่ จากนั้นคลิกปุ่มลบ
วิดีโอ - การใช้บริการนี้ อาจมีการแบ่งปันข้อมูลบางอย่างกับ YouTube
เคล็ดลับ
- องค์กรมักจะถูกกำหนดเป็นบริษัทของคุณและรวมถึงผู้ที่มีบัญชี Exchange Server ในระบบอีเมลของคุณ
- เมนูเครื่องมือจะปรากฏบนหน้าต่างหลักของ Outlook หน้าต่างหลักเป็นหน้าต่างเดียวกับที่ปรากฏขึ้นเมื่อคุณเริ่ม Outlook และมีเมนูไฟล์ แก้ไข ดู ไป เครื่องมือ การดำเนินการ และวิธีใช้ ไม่มีเมนูเครื่องมือในหน้าต่างที่คุณสร้างหรือดูรายการต่างๆ เช่น ข้อความอีเมล รายชื่อติดต่อ หรืองาน
- เมื่อเลือกกล่องกาเครื่องหมายตอบกลับอัตโนมัติไปยังบุคคลภายนอกองค์กรของฉัน แท็บภายนอกองค์กรของฉันจะแสดง (เปิด) ถัดจากชื่อแท็บ
- ผู้ติดต่อต้องมีอยู่ในโฟลเดอร์ Exchange Server Contacts ของคุณ ถ้าผู้ติดต่อมีอยู่ในโฟลเดอร์ที่เป็นส่วนหนึ่งของไฟล์โฟลเดอร์ส่วนบุคคล (.pst) เท่านั้น ข้อความตอบกลับอัตโนมัติจะไม่ถูกส่ง
