หากคุณทำงานมาระยะหนึ่งแล้ว คุณอาจรู้ว่าอีเมลสำคัญแค่ไหน เนื่องจากไม่มีทางที่จะถ่ายทอดน้ำเสียงหรือภาษากายทางอินเทอร์เน็ต จึงเป็นเรื่องง่ายที่จะตีความข้อความของใครบางคนผิดเมื่อคุณเห็นข้อความนั้นบนหน้าจอ อ่านต่อเพื่อเรียนรู้วิธีเขียนอีเมลที่ชัดเจน กระชับ และมีประสิทธิภาพในการตั้งค่าแบบมืออาชีพ
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 10: เขียนอีเมลเมื่อคุณสามารถโฟกัสได้
ขั้นตอนที่ 1 หากคุณฟุ้งซ่าน อีเมลของคุณอาจไม่รวมกัน
เมื่อคุณมีอีเมลที่จะเขียน พยายามนั่งลงโดยไม่ขาดตอนเมื่อคุณไม่ได้คิดถึงเรื่องอื่นๆ อีกเป็นล้าน การเขียนของคุณจะชัดเจนขึ้น และคุณจะสามารถจดจ่อกับไวยากรณ์ น้ำเสียง และข้อความโดยรวมได้
- นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งหากอีเมลของคุณส่งถึงบุคคลหลายคน
- เขียนอีเมลในห้องที่เงียบสงบและเก็บโทรศัพท์และสิ่งรบกวนสมาธิอื่นๆ
วิธีที่ 2 จาก 10: กำหนดโทนเสียงด้วยคำสองสามคำแรกของคุณ
ขั้นตอนที่ 1 วลีเปิดของคุณอาจมีผลกระทบอย่างมาก
หากคุณต้องการให้น้ำเสียงของคุณดูเบาและสบาย ๆ ลองเปิดใจด้วยคำว่า “สวัสดี เจสสิก้า! หวังว่าคุณจะมีวันหยุดสุดสัปดาห์ที่ดี” หากคุณต้องการทำให้มันเป็นมืออาชีพมากขึ้นอีกนิด ให้พูดประมาณว่า “สวัสดี เดวิด”
พยายามหลีกเลี่ยงอะไรที่น่าเบื่อเกินไป เช่น “เรียนโรเบิร์ต” ดูเหมือนไม่มีตัวตนเล็กน้อย
วิธีที่ 3 จาก 10: ทำให้อีเมลของคุณสั้น
ขั้นตอนที่ 1 ข้อความที่ยืดเยื้อมักจะทำให้ผู้รับของคุณสับสน
พยายามให้สั้นและกระชับ ถ้าเป็นไปได้ แต่งประโยคให้สั้นและอย่าใส่รายละเอียดมากเกินไป ถ้าคุณพบว่าตัวเองเขียนมากกว่า 1 หรือ 2 ย่อหน้า คุณควรให้ข้อมูลแก่ผู้อื่นผ่านวิดีโอแชทหรือตัวต่อตัว
- พยายามเข้าประเด็นอย่างรวดเร็วและหลีกเลี่ยงการเขียนคำชมเชยมากมาย
- ผู้คนมักจะอ่านอีเมลเป็นช่วงสั้นๆ หากคุณใส่ข้อมูลมากเกินไป ข้อมูลบางส่วนอาจสูญหายได้
- เก็บอีเมลของคุณสั้น ๆ แต่พยายามหลีกเลี่ยงประโยคทื่อหรือคำตอบคำเดียว สิ่งเหล่านี้อาจดูหยาบคายเล็กน้อย โดยเฉพาะอย่างยิ่งบนหน้าจอคอมพิวเตอร์
วิธีที่ 4 จาก 10: ระบุสิ่งที่คุณต้องการอย่างชัดเจน
ขั้นตอนที่ 1 หากคุณกำลังขอบางอย่าง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเข้าใจได้
อย่าพูดเกินจริงในสิ่งที่คุณต้องการอย่างชัดเจนและตรงไปตรงมา เพื่อไม่ให้เกิดความเข้าใจผิด หากมีไทม์ไลน์ อย่าลืมใส่ข้อมูลนั้นด้วย อย่าลืมให้โทนเสียงของคุณเบา ตัวอย่างเช่น:
- “ฉันต้องการรายงานความคืบหน้ารายเดือนนั้นในกล่องจดหมายของฉันภายในเย็นวันจันทร์”
- “ถ้าคุณได้รับแบบฟอร์มคำติชมของทีมถึงฉันภายในสิ้นสัปดาห์ นั่นคงจะดี”
วิธีที่ 5 จาก 10: จัดระเบียบความคิดของคุณด้วยย่อหน้า
ขั้นตอนที่ 1. จะช่วยให้คนอ่านข้อมูลได้ง่าย
เมื่อคุณย้ายไปยังหัวเรื่องใหม่ ให้แยกมันด้วยย่อหน้าใหม่เพื่อให้อีเมลของคุณอ่านคร่าวๆ จะช่วยให้ผู้อ่านของคุณสแกนข้อความได้อย่างรวดเร็วเพื่อค้นหาส่วนที่เกี่ยวข้องกับพวกเขามากที่สุด
ใช้คำเช่น "ด้วย" "ถัดไป" และ "สุดท้าย" เพื่อเริ่มย่อหน้าของคุณ
วิธีที่ 6 จาก 10: เพิ่มหัวเรื่องเฉพาะ
ขั้นตอนที่ 1 ให้คนอื่นรู้ว่าอีเมลนั้นเกี่ยวกับอะไร
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหัวข้อของคุณมีความเฉพาะเจาะจง ตัวอย่างเช่น แทนที่จะเขียน “รายงาน” ให้ลองเขียนประมาณว่า “รายงานการวางแผนรายเดือน: มิถุนายน 2021” เพื่อนร่วมงานของคุณจะมีแนวโน้มมากขึ้นที่จะเปิดใจและอ่านมันหากพวกเขารู้ว่ามันสำคัญและเกี่ยวข้องกับพวกเขา
นอกจากนี้ยังช่วยป้องกันไม่ให้อีเมลของคุณอยู่ในโฟลเดอร์สแปม
วิธีที่ 7 จาก 10: พิสูจน์อักษรสำหรับการพิมพ์ผิด
ขั้นตอนที่ 1 ข้อผิดพลาดสามารถทิ้งข้อความของคุณได้จริงๆ
แม้ว่าเครื่องตรวจการสะกดคำส่วนใหญ่จะจับคำที่สะกดผิด แต่พวกเขาจะไม่สามารถจับตัวเลือกคำผิดหรือชื่อที่สะกดผิดของใครบางคนได้ นอกจากนี้ คุณควรอ่านเครื่องหมายวรรคตอนหรือข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ที่ขาดหายไป เนื่องจากสิ่งเหล่านี้อาจทำให้ผู้อ่านคิดว่าคุณไม่สนใจ ใช้เวลา 2 ถึง 3 นาทีในการอ่านอีเมลของคุณก่อนที่จะส่งเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีข้อผิดพลาดที่เห็นได้ชัด
ในสภาพแวดล้อมแบบมืออาชีพ การสะกดชื่อบุคคลอย่างถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญมาก ใช้เวลาสักครู่เพื่อตรวจสอบอีกครั้งว่าคุณมีสิทธิ์หรือไม่ก่อนที่จะส่งออกเพื่อหลีกเลี่ยงความอึดอัดในอนาคต
วิธีที่ 8 จาก 10: อ่านอีเมลของคุณอีกครั้งเพื่อหาเสียง
ขั้นตอนที่ 1. คิดว่าผู้รับจะอ่านข้อความของคุณอย่างไร
บางอย่างเช่น "มาคุยกันทีหลัง" อาจดูเหมือนไร้เดียงสาสำหรับคุณ แต่เพื่อนร่วมงานของคุณที่อ่านอยู่อาจคิดว่าพวกเขากำลังมีปัญหาหรือว่าคุณโกรธ เปลี่ยนเป็นประมาณว่า “คุณมีเวลาพูดคุยภายหลังเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นในรายงานหรือไม่” ให้ชัดเจนขึ้นเล็กน้อย
- อย่าใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดในอีเมลของคุณ! การเขียนประโยคด้วย caps lock มักจะถูกมองว่าเป็นการตะโกนใส่ใครบางคนผ่านหน้าจอคอมพิวเตอร์
- แทนที่จะพูดว่า “ส่งการเปลี่ยนแปลงของคุณภายในพรุ่งนี้เช้า” ลองพูดว่า “เนื่องจากเส้นตายคือพรุ่งนี้บ่าย ฉันจะต้องเปลี่ยนแปลงคุณภายในพรุ่งนี้เช้า แจ้งให้เราทราบว่าไทม์ไลน์นั้นเหมาะกับคุณหรือไม่”
วิธีที่ 9 จาก 10: หยุดชั่วคราวก่อนตอบกลับอีเมลที่ก่อให้เกิดปัญหา
ขั้นตอนที่ 1 หากคุณได้รับอีเมลที่ทำให้คุณรู้สึกโกรธ ให้พักหายใจสักครู่
แทนที่จะสร้างคำตอบ ให้นับถึง 10 (หรือ 1, 000) จนกว่าคุณจะรู้สึกสงบ จากนั้น อ่านอีเมลอีกครั้งเพื่อดูว่าเป็นการดูถูกจริงหรือไม่ เป็นไปได้ว่าคุณอาจตีความข้อความผิดไปเล็กน้อย และจริงๆ แล้วก็ไม่ได้แย่ขนาดนั้น
หากคุณยังรู้สึกว่าจำเป็นต้องสร้างการตอบกลับด้วยความโกรธ ให้รอ 24 ชั่วโมงก่อนที่จะส่ง จากนั้น กลับมาดูคำตอบของคุณอีกครั้งหลังจากผ่านไปหนึ่งวันเพื่อดูว่าคุณยังต้องการส่งหรือไม่
วิธีที่ 10 จาก 10: ให้ประโยชน์ของข้อสงสัยแก่ผู้คน
ขั้นตอนที่ 1 เป็นการยากที่จะสื่อถึงน้ำเสียงในเชิงบวกในอีเมล
หากคุณอ่านบางสิ่งที่เพื่อนร่วมงานส่งมาให้และรู้สึกขุ่นเคืองในทันที ให้ย้อนกลับไปอ่านสิ่งที่พวกเขาเขียนซ้ำ ลองถามตัวเองว่ามีวิธีอื่นที่สามารถตีความน้ำเสียงได้หรือไม่ - อีเมลนี้หยาบคายจริง ๆ หรือแค่พูดไม่ชัด?
ตัวอย่างเช่น บางคนอาจเขียนว่า “ฉันต้องการรายงานนั้นภายในคืนนี้” เมื่อมองแวบแรก มันดูเย็นชาและไร้ความรู้สึกเล็กน้อย อย่างไรก็ตาม ไม่จำเป็นต้องหยาบคายเสมอไป มันเป็นเพียงข้อเท็จจริงและโดยสังเขป
เคล็ดลับ
อีเมลมักถูกมองว่าไม่เร่งด่วน หากคุณต้องการคำตอบในทันที ให้ลองพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานของคุณแบบเห็นหน้าหรือผ่านวิดีโอแชทแทน
คำเตือน
- แม้ว่าอิโมจิและอีโมติคอนจะบ่งบอกถึงน้ำเสียง แต่อย่าใช้สำหรับอีเมลระดับมืออาชีพ
- อย่าส่งอีเมลดูหมิ่นหรือยั่วยุ โดยเฉพาะกับคนที่คุณไม่รู้จักเป็นอย่างดี
