ใช้เครื่องมือตรวจตัวสะกดเพื่อตรวจสอบเครื่องหมายวรรคตอนที่ถูกต้องใน Microsoft Word ค้นหาได้โดยกด F7 (บน Windows) คลิกไอคอนหนังสือเล่มเล็กที่ขอบด้านล่างของหน้าจอ หรือคลิก "การสะกดและไวยากรณ์" ใต้แท็บรีวิว คุณยังสามารถเรียกใช้เอกสารด้วยตนเองได้ด้วยการคลิกขวาที่คำที่ขีดเส้นใต้ด้วยตัวย่อสีแดงหรือสีเขียวโดยอัตโนมัติ
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: การตรวจสอบด้วยตนเอง
ขั้นตอนที่ 1 ตรวจดูเอกสารของคุณสำหรับขีดเส้นใต้สีแดงและสีเขียว
หากมีเส้นขยุกขยิกสีแดงใต้คำ แสดงว่าคำนั้นสะกดผิด หากมีเส้นขีดสีเขียวใต้วลีหรือประโยค แสดงว่าวลีนั้นไม่ถูกต้องตามหลักไวยากรณ์หรือทางวากยสัมพันธ์ คุณไม่จำเป็นต้องเรียกใช้เครื่องมือการสะกดและไวยากรณ์ เพราะเครื่องหมายเหล่านี้ควรปรากฏขึ้นตามความเหมาะสมเมื่อคุณทำผิดพลาด Word เวอร์ชันส่วนใหญ่จะแก้ไขคำที่สะกดผิดเล็กน้อยโดยอัตโนมัติ แต่คุณอาจต้องแก้ไขเครื่องหมายวรรคตอนด้วยตนเอง
ควรมีรูปหนังสือเล็กๆ ที่ด้านล่างของหน้า ใกล้มุมซ้ายล่าง หากมีการตรวจสอบแสดงว่าไม่มีข้อผิดพลาดในเอกสาร หากมี X สีแดง ให้คลิกที่หนังสือ โปรแกรมจะดึงข้อผิดพลาดต่าง ๆ และการแก้ไขที่แนะนำ
ขั้นตอนที่ 2 คลิกขวาเพื่อดูคำแนะนำ
เมื่อคุณคลิกขวาที่คำที่ขีดเส้นใต้สีแดงหรือวลีที่ขีดเส้นใต้สีเขียว เมนูจะปรากฏขึ้นเพื่อเสนอการดำเนินการและคำแนะนำ คุณควรเห็นรายการ "ทางเลือกที่ถูกต้อง" ที่แนะนำสำหรับคำหรือวลีของคุณ คุณจะมีตัวเลือกที่จะละเว้นหรือละเว้นทั้งหมด
ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเขียนว่า "อะไร" Word จะให้ตัวเลือกแก่คุณในการแก้ไขคำว่า "อะไร" ควบคู่ไปกับ "อะไร" "อะไร" "อะไร" "สีขาว" และ "ข้าวสาลี"
ขั้นตอนที่ 3 เลือกการแก้ไขที่ถูกต้อง
คลิกที่คำแนะนำที่ดูเหมือนถูกต้อง แล้วโปรแกรมจะแทนที่คำที่สะกดผิดด้วยคำที่สะกดผิดโดยอัตโนมัติ อีกครั้ง หากคุณไม่แน่ใจ ให้ค้นหาเว็บเพื่อค้นหาการสะกดคำที่ถูกต้องสำหรับคำที่โต้แย้ง
ขั้นตอนที่ 4 พยายามเรียนรู้เครื่องหมายวรรคตอนที่ถูกต้อง
สังเกตว่าคำใดที่คุณสะกดผิดอย่างสม่ำเสมอ พยายามเรียนรู้จากความผิดพลาดของคุณ เพื่อให้คุณทำผิดพลาดน้อยลง ตั้งความตั้งใจที่จะฝึกการสะกดคำ และพยายามจับตัวเองเมื่อคุณพลาดพลั้ง หากคุณประสบปัญหาเป็นพิเศษ ให้ลองใช้แฟลชการ์ดหรือแอปบัตรคำศัพท์เพื่อฝึกการใช้เครื่องหมายวรรคตอนอย่างเหมาะสม
วิธีที่ 2 จาก 3: การเปลี่ยนการตั้งค่าไวยากรณ์
ขั้นตอนที่ 1 ไปที่กล่องโต้ตอบการตั้งค่าไวยากรณ์
ใน Word คลิกแท็บ "ไฟล์" จากนั้นคลิก "ตัวเลือก" จากนั้นคลิก "การพิสูจน์อักษร" เลือก "การตั้งค่า" จากรายการด้านล่าง "เมื่อแก้ไขการสะกดและไวยากรณ์ใน Word" เมื่ออยู่ที่นี่ คุณสามารถบอกให้ตรวจการสะกดให้ระวังข้อผิดพลาดเกี่ยวกับเครื่องหมายวรรคตอนทั่วไปหลายประการ: ละเว้นเครื่องหมายจุลภาคก่อนรายการสุดท้ายในรายการ การเขียนเครื่องหมายวรรคตอนนอกเครื่องหมายคำพูด และเว้นวรรคระหว่างประโยคมากเกินไปหรือน้อยเกินไป
ขั้นตอนที่ 2 ตรวจสอบเครื่องหมายจุลภาคก่อนรายการสุดท้าย
ซึ่งมักเรียกว่า Oxford Comma และคุณอาจต้องการหรือไม่ต้องการในรายการของคุณ ในเมนูการตั้งค่าไวยากรณ์ ในส่วน "ต้องใส่เครื่องหมายจุลภาคก่อนรายการสุดท้าย" ให้เลือกการตั้งค่าอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
- อย่าตรวจสอบ: เลือก "ไม่ตรวจสอบ" ถ้าคุณไม่ต้องการให้ตัวตรวจสอบไวยากรณ์ตั้งค่าสถานะประโยคใด ๆ ตามเครื่องหมายจุลภาค
- ไม่เคย: ตัวตรวจสอบไวยากรณ์จะตั้งค่าสถานะประโยคที่มีเครื่องหมายจุลภาคก่อนรายการสุดท้ายในรายการ เช่น. ขณะเดินผ่านป่า ฉันเห็นสิงโต เสือ และนกทูแคน
- เสมอ: Word จะแจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับประโยคที่ไม่มีเครื่องหมายจุลภาคสุดท้าย เช่น ขณะเดินผ่านป่า ฉันเห็นสิงโต เสือ และนกทูแคน
ขั้นตอนที่ 3 มองหาเครื่องหมายวรรคตอนที่อยู่นอกเครื่องหมายคำพูด
ภายใต้ "เครื่องหมายวรรคตอนต้องมีเครื่องหมายคำพูด " ให้เลือกข้อใดข้อหนึ่งต่อไปนี้
- อย่าตรวจสอบ: Word จะไม่ตั้งค่าสถานะวลีใดๆ ตามการโต้ตอบของเครื่องหมายคำพูดและเครื่องหมายวรรคตอน
- ข้างใน: Word จะตั้งค่าสถานะวลีภายในเครื่องหมายคำพูดเมื่อเครื่องหมายจุลภาคที่เกี่ยวข้องอยู่นอกเครื่องหมายคำพูดเหล่านั้น ประโยคนี้จะถูกตั้งค่าสถานะ: จอร์จเรียกนักแสดงหญิงคนนี้ว่า "นักร้อง" แต่เขาแอบชื่นชมการแต่งตัวสวยของเธอ
- ภายนอก: Word จะตั้งค่าสถานะวลีภายในเครื่องหมายคำพูด โดยที่เครื่องหมายจุลภาคที่เกี่ยวข้องจะอยู่ภายในเครื่องหมายคำพูดด้วย ประโยคนี้จะถือว่าไม่ถูกต้อง: จอร์จเรียกนักแสดงหญิงว่า "นักร้อง" แต่เขาแอบชื่นชมการแต่งตัวสวยของเธอ
ขั้นตอนที่ 4 ตรวจสอบช่องว่างระหว่างประโยค
Word สามารถตั้งค่าสถานะประโยคที่มีช่องว่างมากเกินไปหรือสองช่องว่างหลังจากนั้น เลือกหนึ่งในตัวเลือกเหล่านี้:
- อย่าตรวจสอบ: เลือก "ไม่ตรวจสอบ" ถ้าคุณไม่ต้องการให้ตัวตรวจสอบไวยากรณ์ตั้งค่าสถานะวลีใด ๆ สำหรับการเว้นวรรค
- 1 (เว้นวรรค): Word จะตั้งค่าสถานะประโยคใด ๆ ที่มีช่องว่างมากกว่าหนึ่งช่องระหว่างพวกเขากับประโยคต่อไปนี้
- 2 (ช่องว่าง): ตัวตรวจสอบไวยากรณ์จะตั้งค่าสถานะประโยคที่มีช่องว่างเดียวหรือช่องว่างมากกว่าสองช่องหลังจากจุด
วิธีที่ 3 จาก 3: การใช้ตรวจการสะกด
ขั้นตอนที่ 1 เปิดเอกสาร Word ที่คุณต้องการตรวจสอบ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกำลังตรวจสอบเวอร์ชันล่าสุดของเอกสาร หากคุณต้องการตรวจสอบเครื่องหมายวรรคตอนทั้งหมด ให้ไปที่แท็บ "การสะกดและไวยากรณ์" เพื่อเปิดเครื่องมือตรวจตัวสะกดอย่างง่าย หากคุณต้องการตรวจสอบเครื่องหมายวรรคตอนสำหรับส่วนใดส่วนหนึ่งของข้อความ ให้เน้นข้อความนั้นก่อนที่คุณจะใช้เครื่องมือตรวจตัวสะกด
ขั้นตอนที่ 2 ไปที่ "การสะกดและไวยากรณ์"
ขั้นแรก ให้คลิกแท็บ รีวิว ที่ด้านบนของหน้าต่าง Word (ระหว่าง Mailings and View) คุณจะเห็นรายการตัวเลือกการแก้ไขต่างๆ คลิก "การสะกดและไวยากรณ์" – ปุ่มควรปรากฏที่มุมซ้ายบนของหน้าจอ ใต้ "ไฟล์" คลิกที่มันและจะทำงานตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์ของเอกสารทั้งหมด หากมีข้อผิดพลาดของเครื่องหมายวรรคตอน เครื่องมือนี้จะสร้างกล่องป๊อปอัปพร้อมตัวเลือกสำหรับการแก้ไข
- หากคุณกำลังใช้คอมพิวเตอร์ Windows คุณสามารถกดคีย์ลัด F7 ขณะอยู่ใน Word เพื่อเริ่มการตรวจตัวสะกดได้
- คำทั้งหมดที่สะกดไม่ถูกต้องจะแสดงเป็นสีแดง คำนามที่เหมาะสมที่โปรแกรมไม่รู้จักจะแสดงเป็นสีน้ำเงิน และข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์จะปรากฏเป็นสีเขียว
ขั้นตอนที่ 3 ตรวจสอบคำแนะนำการแก้ไขสำหรับแต่ละคำ
สำหรับข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์แต่ละครั้ง กล่องป๊อปอัปจะให้คำแนะนำหลายข้อแก่คุณ นอกจากนี้ คุณจะมีตัวเลือกในการ "ละเว้น" "ละเว้นทั้งหมด" หรือ "เพิ่มในพจนานุกรม" ทำความเข้าใจความหมายของแต่ละตัวเลือกเหล่านี้:
- เพิกเฉยจะส่งสัญญาณไปยังโปรแกรมว่าไม่มีสิ่งใดผิดปกติกับตัวอย่างเฉพาะของคำนี้ แต่จะไม่หยุดอัลกอริทึมตรวจสอบการสะกดไม่ให้อ่านคำนั้นในครั้งต่อไปที่คำปรากฏขึ้น
- ละเว้นทั้งหมดจะส่งสัญญาณไปยังโปรแกรมว่าทุกกรณีของการสะกดคำเฉพาะนี้ถูกต้อง ตราบเท่าที่ปรากฏในเอกสารนี้ ขีดเส้นใต้สีแดงและสีเขียวจะหายไป ซึ่งอาจช่วยให้อ่านและตรวจทานเอกสารของคุณได้ง่ายขึ้น
- Add to Dictionary จะป้อนการสะกดคำนี้ในคลังคำ "ที่รู้จัก" ของ Word อย่างถาวร คุณควรจะสามารถเขียนคำนั้น (ด้วยการสะกดคำที่ถูกต้องนี้) ในเอกสารใดๆ ในอนาคตโดยที่ไม่ถูกตั้งค่าสถานะอีก
ขั้นตอนที่ 4 เลือกการแก้ไขที่ถูกต้องสำหรับข้อผิดพลาดเครื่องหมายวรรคตอนแต่ละรายการ
คุณจะได้รับแจ้งพร้อมตัวเลือกต่างๆ สำหรับแต่ละคำที่ตั้งค่าสถานะ ดังนั้นอย่าลืมเลือกคำที่ถูกต้อง คลิกคำที่แนะนำ จากนั้นคลิกเปลี่ยน หากคุณสะกดคำผิดหลายที่ ให้คลิกเปลี่ยนทั้งหมดเพื่อแก้ไขทั้งหมดพร้อมกัน
หากคุณไม่แน่ใจว่าคำแนะนำใดถูกต้อง ให้ค้นหาคำในเว็บและพยายามแยกแยะว่าผู้คนมักสะกดคำนั้นอย่างไร เครื่องมือค้นหาที่ซับซ้อนจะดึงผลการค้นหาของคุณจากคำที่สะกดถูกต้อง
ขั้นตอนที่ 5. คลิก "ตกลง" เพื่อสิ้นสุดการตรวจสอบ เมื่อได้รับแจ้ง
เมื่อไม่มีข้อผิดพลาดเกี่ยวกับเครื่องหมายวรรคตอนที่ต้องดำเนินการ คุณจะได้รับแจ้งให้ยืนยันว่าการตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์เสร็จสมบูรณ์ เมื่อคุณคลิกปุ่มนี้ คุณจะสามารถบันทึกเอกสารหรือทำงานต่อไปได้ คุณสามารถเรียกใช้การตรวจตัวสะกดอื่นได้ตลอดเวลาหากมีปัญหาเครื่องหมายวรรคตอนอื่นเกิดขึ้น!
