ธุรกิจจ้างผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลเพื่อจัดการทุกอย่างตั้งแต่ประเด็นเรื่องเงินเดือนและนโยบายไปจนถึงการร้องทุกข์ทางกฎหมาย หากคุณมีคำถามทางกฎหมายหรือนโยบาย หรือมีปัญหาร้ายแรงกับเพื่อนร่วมงานของคุณ คุณอาจต้องติดต่อตัวแทนในแผนกทรัพยากรบุคคล ทรัพยากรบุคคลอาจเป็นแผนกแรกที่คุณติดต่อในบริษัทใดบริษัทหนึ่ง เป็นความคิดที่ดีที่จะเริ่มต้นการสนทนานี้ด้วยอีเมลที่เรียบง่ายและเป็นทางการเพื่อแนะนำบุคคลให้รู้จักปัญหาเฉพาะของคุณ
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: การเขียนและส่งอีเมล
ขั้นตอนที่ 1 ระบุอีเมลของคุณไปยังบุคคลที่เหมาะสม
ตรวจสอบไดเรกทอรีทรัพยากรบุคคลและดูว่ามีบุคคลที่ได้รับมอบหมายให้จัดการประเภทปัญหาที่คุณต้องการแก้ไขหรือไม่ อาจมีผู้ติดต่อที่ได้รับมอบหมายให้แผนกของคุณในบริษัท หากคุณกังวลว่าปัญหาของคุณจะถูกดำเนินการอย่างจริงจัง คุณสามารถติดต่อหัวหน้าฝ่ายทรัพยากรบุคคลได้โดยตรง
ตรวจสอบอีกครั้งว่ามีเพียงบุคคลที่คุณต้องการติดต่อเท่านั้นที่อยู่ในอีเมล โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเรื่องนี้เป็นเรื่องส่วนตัวหรือละเอียดอ่อน คุณคงไม่อยากส่งให้ผิดคนโดยไม่ได้ตั้งใจ โปรดใช้ความระมัดระวังเป็นพิเศษในการลบรายการใดๆ ที่จะส่งอีเมลไปยังกลุ่มพนักงานที่ตั้งไว้
ขั้นตอนที่ 2 เขียนหัวเรื่องเฉพาะเพื่อระบุว่าจำเป็นต้องดำเนินการ
หัวเรื่องที่ชัดเจนซึ่งสื่อสารทั้งปัญหาของคุณและระดับความเร่งด่วนที่คุณมอบหมาย จะช่วยให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจัดลำดับความสำคัญของปัญหาได้ หากคุณเว้นบรรทัดนี้ว่างไว้หรือไม่ชัดเจน การติดต่อของคุณอาจถูกฝังอยู่ในกล่องจดหมายของใครบางคน
ใช้บรรทัดเช่น: "ปัญหาทางกฎหมาย - ต้องมีการดำเนินการ" "สถานการณ์ส่วนบุคคลที่เปลี่ยนไป - ต้องการความสนใจในทันที" "คำถามเกี่ยวกับนโยบายเร่งด่วน" หรือ "การสัมภาษณ์ล่าสุด - ขอบคุณ"
ขั้นตอนที่ 3 ใช้คำทักทายอย่างเป็นทางการในตอนต้นและท้ายอีเมลของคุณ
คุณต้องการกำหนดน้ำเสียงที่เป็นทางการและเป็นมืออาชีพในช่วงต้นของการสนทนานี้ ซึ่งจะช่วยให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลทราบว่าคุณกำลังจัดการกับปัญหาอย่างจริงจัง แม้ว่าคุณจะรู้จักตัวแทนเป็นการส่วนตัว จำไว้ว่านี่เป็นการพูดคุยอย่างมืออาชีพ ไม่ใช่แค่การพูดคุยที่เป็นมิตร
เริ่มต้นด้วย “เรียน [ชื่อเต็มของตัวแทน]” และลงท้ายด้วย “ขอแสดงความนับถือ” หรือ “ขอบคุณที่สละเวลา [ชื่อเต็มของคุณ]”
ขั้นตอนที่ 4 เขียนเนื้อหาที่ชัดเจน ตรงไปตรงมา และเฉพาะเจาะจง
เก็บประโยคของคุณให้สั้นและตรงประเด็น อย่าให้ข้อมูลมากเกินความจำเป็น เนื่องจากคุณไม่ต้องการให้ผู้อ่านเข้าไปยุ่งกับอีเมล อย่าใส่รายละเอียดใดๆ ที่อาจทำให้ทรัพยากรบุคคลสับสนเกี่ยวกับปัญหาของคุณ คุณสามารถระบุรายละเอียดที่ซับซ้อนได้ด้วยตนเอง
ขั้นตอนที่ 5. อธิบายปัญหาอย่างแม่นยำ
อธิบายลักษณะที่แท้จริงของปัญหาของคุณ ระบุระยะเวลาที่ปัญหาเริ่มต้นหรือจะเริ่ม ชี้แจงว่าคุณคิดว่านี่เป็นปัญหาทางกฎหมายหรือปัญหาที่บริษัทจัดการเองได้
หากคุณกำลังติดต่อฝ่ายทรัพยากรบุคคลเพื่อสอบถามเกี่ยวกับโอกาสในการทำงาน คุณจะไม่มีปัญหา ให้แนะนำตัวเองและอธิบายการติดต่อกับบริษัทในอดีตของคุณ มีความชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่คุณคาดหวังหรือต้องการให้ตัวแทนดำเนินการ
ขั้นตอนที่ 6 สังเกตว่าคุณมีเอกสารเกี่ยวกับปัญหาของคุณหรือไม่
ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะต้องการทราบวิธีการแก้ไขปัญหาทางกฎหมายหรือนโยบายทันที เอกสารของคุณอาจส่งผลต่อการตอบสนอง เนื่องจากจะช่วยชี้แจงทั้งความร้ายแรงของปัญหาและผลกระทบทางกฎหมายที่พนักงานอาจเผชิญ ทำให้ตัวแทนของคุณตระหนักถึง "หลักฐาน" ใด ๆ และทั้งหมดที่คุณมีอยู่ในความครอบครองของคุณและเสนอให้นำไปที่การประชุมแบบตัวต่อตัว
- ถ้าเป็นไปได้ คุณจะต้องการหลักฐานของปัญหาทางกฎหมายที่จะนำเสนอต่อฝ่ายทรัพยากรบุคคล น่าเสียดายที่แผนกทรัพยากรบุคคลส่วนใหญ่จะพยายามปกป้องบริษัทหากทำได้
- หากคุณกำลังประสบกับการล่วงละเมิดหรือการเลือกปฏิบัติ ให้เก็บบันทึกวันที่ของเหตุการณ์และบันทึกจดหมายโต้ตอบใดๆ ที่มีภาษากล่าวโทษ
- เก็บทั้งสำเนาอิเล็กทรอนิกส์และกระดาษของเอกสารใด ๆ ที่คุณให้กับฝ่ายทรัพยากรบุคคล คุณควรเก็บต้นฉบับและจัดเตรียมสำเนาให้กับทรัพยากรบุคคล
ขั้นตอนที่ 7 อธิบายสิ่งที่คุณได้ทำเพื่อแก้ไขปัญหา
คุณอาจได้พยายามแก้ไขปัญหานี้แล้วก่อนที่คุณจะติดต่อฝ่ายทรัพยากรบุคคล บางทีคุณอาจได้พูดคุยกับเจ้านายหรือเพื่อนร่วมงานของคุณ หรือแม้แต่แจ้งพวกเขาว่าคุณกำลังติดต่อฝ่ายทรัพยากรบุคคล ตัวแทนจะยินดีที่มีข้อมูลนี้ เนื่องจากจะช่วยให้พวกเขาเข้าใจว่าใครทราบถึงปัญหาแล้ว
สำหรับประเด็นที่เปลี่ยนแปลงสถานการณ์ส่วนตัว การสื่อสารนี้อาจดูเป็นทางการน้อยลง ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังจะลาคลอดหรือลาเพื่อความเป็นพ่อ คุณน่าจะได้แจ้งสถานะของคุณให้เจ้านายทราบแล้วและกำลังดำเนินการโดยใช้ทรัพยากรบุคคล
ขั้นตอนที่ 8 ขอการประชุมแบบตัวต่อตัว
การประชุมที่คุณนั่งเผชิญหน้ากับตัวแทนของคุณจะช่วยให้คุณหารือเกี่ยวกับปัญหาโดยละเอียด ซึ่งจะทำให้ตัวแทนมีโอกาสที่จะถามคำถามติดตามผลหรือคำชี้แจงใด ๆ อีเมลของคุณเป็นที่ที่เหมาะที่สุดในการเริ่มกำหนดเวลาการประชุมที่สำคัญนั้น แจ้งให้พวกเขาทราบถึงช่วงบล็อกในตารางเวลาของคุณและขอให้พวกเขาวางแผนตามนั้น
ขั้นตอนที่ 9 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมข้อมูลการติดต่อของคุณแล้ว
ฝ่ายทรัพยากรบุคคลอาจต้องการติดต่อคุณทางโทรศัพท์ ดังนั้นให้ระบุวิธีการติดต่อต่างๆ ที่ด้านล่างของอีเมล ข้อมูลนี้อาจอยู่ใต้ชื่อของคุณโดยตรงหลังจากที่คุณลงชื่อออกจากจดหมายโต้ตอบ ตรวจสอบความถูกต้องของหมายเลขโทรศัพท์และอีเมลที่คุณให้ไว้อีกครั้ง
ขั้นตอนที่ 10. แก้ไขอีเมลของคุณสำหรับความผิดพลาดในการพิมพ์ การสะกด และไวยากรณ์
บริการอีเมลส่วนใหญ่มีบริการตรวจตัวสะกด ถัดไป อ่านอีเมลของคุณเพื่อหาข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ คำที่หายไป และความชัดเจน
วิธีที่ 2 จาก 3: ติดตามอีเมลที่ส่ง
ขั้นตอนที่ 1 ขอบคุณทรัพยากรบุคคลสำหรับการตอบกลับที่พวกเขาส่ง
ก่อนอื่น ขอขอบคุณตัวแทนที่สละเวลาตรวจสอบกรณีของคุณ เนื่องจากจะทำให้การสนทนาของคุณมีความสุภาพขึ้นในทันที อย่าลืมตอบกลับการตอบสนองใด ๆ ที่ทรัพยากรบุคคลส่งไปอย่างรวดเร็ว นี่จะบ่งบอกว่าคุณยังคงกังวลเกี่ยวกับปัญหา และควรสื่อสารความปรารถนาของคุณที่จะแก้ไขปัญหานี้ให้เร็วกว่านี้ในภายหลัง
ขั้นตอนที่ 2 จัดระเบียบเอกสารที่จำเป็นสำหรับการประชุมแบบตัวต่อตัว
เตรียมตัวสำหรับการประชุมด้วยการสร้างโฟลเดอร์ไฟล์พิเศษที่มีเอกสารใดๆ ที่คุณวางแผนจะนำมา หากคุณมีคำถามเกี่ยวกับนโยบาย ให้นำคู่มือพนักงานที่มีนโยบายเฉพาะที่คั่นหน้าไว้ ซึ่งจะช่วยให้การประชุมดำเนินไปอย่างราบรื่นเมื่อคุณมาถึง
ขั้นตอนที่ 3 พิจารณาจ้างที่ปรึกษากฎหมายหากคุณกำลังพูดถึงประเด็นทางกฎหมาย
หากคุณกังวลเกี่ยวกับการปกป้องตัวเองจากการกระทำใดๆ ที่บริษัทอาจทำกับคุณ ให้ปรึกษากับทนายความ พวกเขาสามารถให้ข้อมูลเกี่ยวกับสิทธิ์ของคุณ และคุณอาจตัดสินใจนำพวกเขาไปประชุมด้วยตนเอง คุณอาจต้องการแจ้งทรัพยากรบุคคลเกี่ยวกับแผนการจ้างทนายความหากคุณเลือกเส้นทางนี้
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณทราบถึงค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการจ้างทนายความ ส่วนใหญ่จะมีค่าใช้จ่ายสูง ดังนั้น คุณจะต้องชั่งน้ำหนักข้อกังวลด้านงบประมาณเหล่านี้กับความต้องการการคุ้มครองทางกฎหมายของคุณ
ขั้นตอนที่ 4 ส่งอีเมลเป็นครั้งที่สอง หากคุณรอหนึ่งสัปดาห์โดยไม่มีการตอบกลับ
โดยทั่วไป หนึ่งสัปดาห์ถือเป็นระยะเวลาที่เหมาะสมในการรอก่อนที่จะส่งอีเมลติดตามผล หากคุณกำลังเผชิญกับปัญหาเร่งด่วนเป็นพิเศษ คุณสามารถส่งการติดตามผลหลังจาก 24 ชั่วโมง แทนที่จะกังวลว่าคุณกำลังจู้จี้ตัวแทนของคุณ จำไว้ว่าพวกเขามีหน้าที่รับผิดชอบมากมาย พวกเขาอาจต้องการการเตือนความจำว่าคุณเป็นหนึ่งในนั้น
วิธีที่ 3 จาก 3: ตัดสินใจว่าจะติดต่อ HR. หรือไม่
ขั้นตอนที่ 1 แก้ปัญหาด้วยตัวเองถ้าทำได้
หากคุณมีปัญหาง่ายๆ และไม่ใช่ปัญหาทางกฎหมายที่ไม่เกี่ยวข้องกับนโยบายของบริษัท คุณอาจแก้ไขได้ด้วยตัวเอง ถ้าเป็นไปได้ ปรึกษาปัญหากับหัวหน้าหรือเพื่อนร่วมงานของคุณเพื่อแก้ไขปัญหากับพวกเขา ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะประทับใจเมื่อทราบขั้นตอนใดๆ ที่คุณทำเพื่อหาวิธีแก้ไขก่อนดำเนินการ
ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณรู้สึกว่าเจ้านายของคุณจัดตารางงานให้คุณเป็นเวลาช่วงสุดสัปดาห์มากเกินไป ให้คุยกับเจ้านายของคุณก่อน คุณยังไม่ต้องการไปที่ทรัพยากรบุคคลด้วยการร้องเรียนที่ไม่สำคัญเช่น "ฉันไม่ชอบพื้นที่สำนักงานของฉัน"
ขั้นตอนที่ 2 ทบทวนคู่มือพนักงานของคุณเพื่อตรวจสอบนโยบายของบริษัท
คุณอาจรู้สึกว่าคุณกำลังประสบกับการละเมิดนโยบายของบริษัท ก่อนที่คุณจะติดต่อฝ่ายทรัพยากรบุคคล โปรดอ่านนโยบายเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับปัญหาของคุณอีกครั้ง คุณจะต้องสามารถยกตัวอย่างเหล่านี้ในการสนทนาใดๆ ที่คุณมีกับฝ่ายทรัพยากรบุคคล
ตัวอย่างเช่น หากคุณกังวลว่าคุณได้รับช่วงพักไม่เพียงพอระหว่างชั่วโมงทำงาน ให้ตรวจสอบกฎที่เขียนไว้เกี่ยวกับเวลาพัก เป็นไปได้ว่าบริษัทของคุณมีนโยบายการละเมิดที่ไม่เป็นทางการมากกว่าประมวล ซึ่งหมายความว่าทรัพยากรบุคคลไม่สามารถช่วยเหลือคุณได้มากในฐานะที่เป็นทางการ
ขั้นตอนที่ 3 ติดต่อฝ่ายทรัพยากรบุคคลทันทีหากคุณถูกล่วงละเมิดในที่ทำงาน
อย่าลังเลที่จะติดต่อหากคุณกำลังประสบกับการล่วงละเมิดทางวาจา ทางร่างกาย หรือทางเพศจากแหล่งใดก็ตามในที่ทำงาน คุณได้รับการคุ้มครองตามกฎหมายจากพฤติกรรมประเภทนี้ และทรัพยากรบุคคลมีหน้าที่ต้องช่วยเหลือและปกป้องคุณ
อย่างไรก็ตาม อย่าคาดหวังว่าฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะมีการสนทนาที่ไม่คุ้นเคยเกี่ยวกับประเด็นเหล่านี้ เมื่อคุณรายงานแล้ว พวกเขาจะต้องดำเนินการ
ขั้นตอนที่ 4 ติดต่อฝ่ายทรัพยากรบุคคลหากสถานการณ์ส่วนบุคคลของคุณมีการเปลี่ยนแปลง
ทรัพยากรบุคคลสามารถช่วยคุณวางแผนสำหรับการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นในสถานการณ์การทำงานของคุณได้ เช่น หากคุณพร้อมที่จะลาเพื่อคลอดบุตร พวกเขาจะสามารถมั่นใจได้ว่าคุณจะได้รับผลประโยชน์และความคุ้มครองทั้งหมดของคุณ พวกเขายังสามารถติดต่อผู้คนในบริษัทที่จำเป็นต้องรับทราบถึงสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงของคุณ
ขั้นตอนที่ 5 ติดต่อฝ่ายทรัพยากรบุคคลหากคุณต้องการการคุ้มครองจากรัฐบาล
สถานการณ์บางอย่างอาจเกิดขึ้นในที่ทำงานที่ให้คุณได้รับการคุ้มครองหรือค่าชดเชยจากรัฐบาล ตัวอย่างเช่น หากคุณได้รับบาดเจ็บจากการทำงาน ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถช่วยประสานงานค่ารักษาพยาบาลของคุณได้
ซึ่งอาจจะทำให้คุณต้องกรอกเอกสารเกี่ยวกับทรัพยากรบุคคล ดังนั้นควรเตรียมพร้อมสำหรับกระบวนการนี้
ขั้นตอนที่ 6 ติดต่อฝ่ายทรัพยากรบุคคลหากคุณต้องการเข้าถึงการฝึกอบรมงาน
อาจมีโปรแกรมการฝึกอบรมหรือให้คำปรึกษาที่จะช่วยให้คุณก้าวหน้าในบริษัทของคุณ ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถให้ข้อมูลที่จำเป็นเกี่ยวกับตัวเลือกเหล่านี้แก่คุณและอาจประสานงานการเข้าสู่โปรแกรมเหล่านี้ นี่อาจเป็นโอกาสที่ดีในการยกระดับอาชีพของคุณไปอีกระดับ
ขั้นตอนที่ 7 ขอความช่วยเหลือจากฝ่ายทรัพยากรบุคคลในเรื่องที่พักที่จำเป็น
ทรัพยากรบุคคลสามารถช่วยคุณตอบสนองความต้องการส่วนบุคคลที่คุณอาจมีในที่ทำงาน สภาพแวดล้อมการทำงานของคุณควรมีทรัพยากรที่ช่วยให้คุณได้รับโอกาสในการประสบความสำเร็จเช่นเดียวกับพนักงานคนอื่นๆ
หากคุณรู้สึกว่าไม่มีทรัพยากรสำหรับคนพิการที่เหมาะสม เช่น ทรัพยากรบุคคลจะแก้ไขปัญหานี้ แผนกสามารถทำงานร่วมกับคุณเพื่อให้แน่ใจว่ามีสถานที่ที่กำหนดไว้สำหรับคุณแม่พยาบาล
ขั้นตอนที่ 8 ติดต่อฝ่ายทรัพยากรบุคคลหากคุณกำลังมองหางาน
ในบางครั้ง การติดต่อตัวแทนฝ่ายทรัพยากรบุคคลในบริษัทใดบริษัทหนึ่งอาจทำให้คุณได้รับข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งงานว่างในปัจจุบัน หรือโอกาสในการสัมภาษณ์ "อย่างเป็นข้อมูล" อย่างไม่เป็นทางการกับพนักงานปัจจุบัน คุณยังสามารถติดต่อฝ่ายทรัพยากรบุคคลเพื่อกล่าวขอบคุณสำหรับการสัมภาษณ์ล่าสุดที่คุณเสร็จสิ้นกับบริษัทของพวกเขา
หากคุณไม่ได้รับการตอบกลับหลังจากผ่านไปหนึ่งสัปดาห์ คุณสามารถส่งอีเมลติดตามผลหนึ่งฉบับ หลังจากนั้นคุณอาจต้องปล่อยให้บริษัทนี้ไป
ขั้นตอนที่ 9 หลีกเลี่ยงการติดต่อฝ่ายทรัพยากรบุคคลด้วยความคับข้องใจส่วนบุคคล
จำไว้ว่าทรัพยากรบุคคลทำงานให้กับบริษัทก่อน ดังนั้นพวกเขาจึงไม่ใช่คนที่ต้องไปหากคุณแค่ต้องการระบาย แม้ว่าคุณไม่ควรหลีกเลี่ยงการรายงานสถานการณ์ใดๆ ที่ทำให้คุณรู้สึกไม่สบายใจหรือถูกเลือกปฏิบัติโดยเด็ดขาด แต่ควรระมัดระวังในการแยกแยะระหว่างปัญหาที่อาจสร้างความรำคาญหรือปัญหาเล็กน้อย และปัญหาทางกฎหมายที่ร้ายแรงกว่า