ถ้าคุณต้องการย้ายรายการหรือตารางข้อมูลจาก Word ไปยัง Excel คุณไม่จำเป็นต้องคัดลอกและวางข้อมูลแต่ละส่วนลงในเซลล์ของตนเองในสเปรดชีต ด้วยการจัดรูปแบบเอกสาร Word ของคุณอย่างถูกต้องก่อน คุณสามารถนำเข้าเอกสารทั้งหมดไปยัง Excel ได้อย่างง่ายดายด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 2: การแปลงรายการ
ขั้นตอนที่ 1 ทำความเข้าใจว่าเอกสารจะถูกแปลงอย่างไร
เมื่อคุณนำเข้าเอกสารไปยัง Excel จะมีการใช้อักขระบางตัวเพื่อกำหนดว่าข้อมูลใดบ้างที่จะเข้าไปในแต่ละเซลล์ในสเปรดชีต Excel เมื่อดำเนินการตามขั้นตอนการจัดรูปแบบสองสามขั้นตอนก่อนนำเข้า คุณจะสามารถควบคุมลักษณะที่สเปรดชีตสุดท้ายจะปรากฏขึ้น และลดปริมาณการจัดรูปแบบด้วยตนเองที่คุณต้องดำเนินการ ซึ่งจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณกำลังนำเข้ารายการขนาดใหญ่จากเอกสาร Word ไปยัง Excel
วิธีนี้ใช้ได้ผลดีที่สุดเมื่อคุณมีรายการหลายรายการ โดยแต่ละรายการมีรูปแบบเหมือนกัน (รายการที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ ที่อยู่อีเมล ฯลฯ)
ขั้นตอนที่ 2 สแกนเอกสารเพื่อหาข้อผิดพลาดในการจัดรูปแบบ
ก่อนเริ่มกระบวนการแปลง คุณจะต้องแน่ใจว่าแต่ละรายการมีรูปแบบในลักษณะเดียวกัน ซึ่งหมายถึงการแก้ไขข้อผิดพลาดของเครื่องหมายวรรคตอนหรือจัดระเบียบรายการใหม่ที่ไม่ตรงกับส่วนที่เหลือ นี้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าการถ่ายโอนข้อมูลอย่างถูกต้อง
ขั้นตอนที่ 3 แสดงอักขระการจัดรูปแบบในเอกสาร Word ของคุณ
การแสดงอักขระการจัดรูปแบบที่ซ่อนอยู่ตามปกติจะช่วยคุณกำหนดวิธีที่ดีที่สุดในการแยกรายการ คุณสามารถแสดงได้โดยคลิกปุ่ม "แสดง / ซ่อนเครื่องหมายย่อหน้า" ในแท็บหน้าแรกหรือกด Ctrl+⇧ Shift+*
รายการส่วนใหญ่จะมีเครื่องหมายย่อหน้าที่ท้ายแต่ละบรรทัด หรือหนึ่งย่อหน้าที่ท้ายบรรทัด และอีกหนึ่งบรรทัดในบรรทัดว่างระหว่างรายการ คุณจะใช้เครื่องหมายเพื่อแทรกอักขระที่ใช้โดย Excel เพื่อแยกความแตกต่างระหว่างเซลล์
ขั้นตอนที่ 4 แทนที่เครื่องหมายย่อหน้าระหว่างแต่ละรายการเพื่อกำจัดพื้นที่พิเศษ
Excel จะใช้ช่องว่างระหว่างรายการเพื่อกำหนดแถว แต่คุณจะต้องกำจัดมันก่อนเพื่อช่วยในกระบวนการจัดรูปแบบ ไม่ต้องกังวล คุณจะเพิ่มกลับเข้าไปอีกเล็กน้อย วิธีนี้ใช้ได้ผลดีที่สุดเมื่อคุณมีเครื่องหมายย่อหน้าที่ท้ายรายการและอีกหนึ่งรายการในช่องว่างระหว่างรายการ (สองรายการในแถว)
- กด Ctrl+H เพื่อเปิดหน้าต่างค้นหาและแทนที่
- พิมพ์ ^p^p ในช่องค้นหา นี่คือรหัสสำหรับเครื่องหมายสองย่อหน้าในแถว หากแต่ละรายการเป็นบรรทัดเดียวและไม่มีบรรทัดว่างระหว่างกัน ให้ใช้ ^p เดียวแทน
- ป้อนอักขระคั่นลงในช่องแทนที่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่ใช่อักขระที่ปรากฏที่ใดก็ได้ในเอกสาร เช่น ~
- คลิกแทนที่ทั้งหมด คุณจะสังเกตเห็นว่ารายการอาจรวมเข้าด้วยกัน แต่นั่นไม่ใช่ข้อกังวลในขณะนี้ ตราบใดที่อักขระคั่นอยู่ในตำแหน่งที่ถูกต้อง (ระหว่างแต่ละรายการ)
ขั้นตอนที่ 5 แยกแต่ละรายการออกเป็นช่องแยก
ขณะนี้รายการของคุณถูกแยกออกเพื่อให้ปรากฏในแถวถัดไป คุณจะต้องกำหนดว่าข้อมูลใดจะปรากฏในแต่ละฟิลด์ ตัวอย่างเช่น หากแต่ละรายการเป็นชื่อในบรรทัดแรก ที่อยู่บรรทัดที่สอง และรัฐและรหัสไปรษณีย์ในบรรทัดที่สาม คุณสามารถ
- กด Ctrl+H เพื่อเปิดหน้าต่างค้นหาและแทนที่
- ลบเครื่องหมาย ^p อันใดอันหนึ่งในช่องค้นหา
- เปลี่ยนอักขระในฟิลด์ Replace เป็นลูกน้ำ,.
- คลิกแทนที่ทั้งหมด การดำเนินการนี้จะแทนที่สัญลักษณ์ย่อหน้าที่เหลือด้วยตัวคั่นจุลภาค ซึ่งจะแยกแต่ละบรรทัดออกเป็นฟิลด์
ขั้นตอนที่ 6 แทนที่ตัวคั่นเพื่อสิ้นสุดกระบวนการจัดรูปแบบ
เมื่อคุณทำสองขั้นตอนในการค้นหาและแทนที่ข้างต้นเสร็จแล้ว รายการของคุณจะไม่เป็นรายการอีกต่อไป ทุกอย่างจะอยู่ในบรรทัดเดียวกัน โดยมีเครื่องหมายจุลภาคคั่นระหว่างข้อมูลทุกชิ้น ขั้นตอนสุดท้ายในการค้นหาและแทนที่นี้จะส่งคืนข้อมูลของคุณไปยังรายการโดยคงเครื่องหมายจุลภาคที่กำหนดฟิลด์ไว้
- กด Ctrl+H เพื่อเปิดหน้าต่างค้นหาและแทนที่
- ป้อน ~ (หรืออักขระใดก็ตามที่คุณเลือกในตอนแรก) ลงในช่องค้นหา
- ป้อน ^p ลงในช่องแทนที่
- คลิกแทนที่ทั้งหมด การดำเนินการนี้จะแบ่งรายการของคุณกลับเป็นกลุ่มแต่ละกลุ่มโดยคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค
ขั้นตอนที่ 7 บันทึกไฟล์เป็นไฟล์ข้อความธรรมดา
เมื่อการจัดรูปแบบของคุณเสร็จสมบูรณ์แล้ว คุณสามารถบันทึกเอกสารเป็นไฟล์ข้อความได้ วิธีนี้จะทำให้ Excel อ่านและแยกวิเคราะห์ข้อมูลของคุณเพื่อให้อยู่ในช่องที่ถูกต้อง
- คลิกแท็บไฟล์และเลือก "บันทึกเป็น"
- คลิกเมนูแบบเลื่อนลง "บันทึกเป็นประเภท" และเลือก "ข้อความธรรมดา"
- ตั้งชื่อไฟล์ตามที่คุณต้องการแล้วคลิกบันทึก
- หากหน้าต่างการแปลงไฟล์ปรากฏขึ้น ให้คลิกตกลง
ขั้นตอนที่ 8 เปิดไฟล์ใน Excel
เมื่อคุณบันทึกไฟล์เป็นข้อความธรรมดาแล้ว คุณสามารถเปิดไฟล์นั้นใน Excel ได้
- คลิกแท็บ ไฟล์ แล้วเลือก เปิด
- คลิกเมนูแบบเลื่อนลง "ไฟล์ Excel ทั้งหมด" และเลือก "ไฟล์ข้อความ"
- คลิก ถัดไป > ในหน้าต่างตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ
- เลือก "จุลภาค" ในรายการตัวคั่น คุณสามารถดูวิธีการแยกรายการในตัวอย่างที่ด้านล่าง คลิกถัดไป >
- เลือกรูปแบบข้อมูลสำหรับแต่ละคอลัมน์แล้วคลิกเสร็จสิ้น
วิธีที่ 2 จาก 2: การแปลงตาราง
ขั้นตอนที่ 1 สร้างตารางใน Word ด้วยข้อมูลของคุณ
ถ้าคุณมีรายการข้อมูลใน Word คุณสามารถแปลงเป็นรูปแบบตารางใน Word แล้วคัดลอกตารางนั้นไปยัง Excel ได้อย่างรวดเร็ว หากข้อมูลของคุณอยู่ในรูปแบบตารางอยู่แล้ว ให้ข้ามไปยังขั้นตอนถัดไป
- เลือกข้อความทั้งหมดที่คุณต้องการแปลงเป็นตาราง
- คลิกแท็บ แทรก แล้วคลิกปุ่ม ตาราง
- เลือก "แปลงข้อความเป็นตาราง"
- ป้อนจำนวนบรรทัดต่อระเบียนในช่อง "จำนวนคอลัมน์" หากคุณมีบรรทัดว่างระหว่างแต่ละระเบียน ให้เพิ่มหนึ่งรายการในผลรวม
- คลิกตกลง
ขั้นตอนที่ 2 ตรวจสอบการจัดรูปแบบของตารางของคุณ
Word จะสร้างตารางตามการตั้งค่าของคุณ ตรวจสอบอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างอยู่ในตำแหน่งที่ควรจะเป็น
ขั้นตอนที่ 3 คลิกปุ่ม "+" เล็กๆ ที่ปรากฏที่มุมซ้ายบนของตาราง
สิ่งนี้จะปรากฏขึ้นเมื่อคุณวางเมาส์เหนือโต๊ะ การคลิกจะเป็นการเลือกข้อมูลทั้งหมดในตาราง
ขั้นตอนที่ 4. กด
Ctrl+C เพื่อคัดลอกข้อมูล
คุณยังสามารถคลิกปุ่ม "คัดลอก" ในแท็บหน้าแรกได้อีกด้วย
ขั้นตอนที่ 5. เปิด Excel
เมื่อคัดลอกข้อมูลแล้ว คุณสามารถเปิด Excel ได้ หากคุณต้องการใส่ข้อมูลในสเปรดชีตที่มีอยู่ ให้โหลดขึ้น วางเคอร์เซอร์ในเซลล์ที่คุณต้องการให้เซลล์ด้านซ้ายบนของตารางปรากฏขึ้น
ขั้นตอนที่ 6. กด
Ctrl+V เพื่อวางข้อมูล
แต่ละเซลล์จากตาราง Word จะถูกวางลงในเซลล์ที่แยกจากกันในสเปรดชีต Excel
ขั้นตอนที่ 7 แยกคอลัมน์ที่เหลือ
คุณอาจมีการจัดรูปแบบเพิ่มเติมบางอย่างที่ต้องทำ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทของข้อมูลที่คุณกำลังนำเข้า ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังนำเข้าที่อยู่ เมือง ตัวย่อของรัฐ และรหัสไปรษณีย์ อาจอยู่ในเซลล์เดียวกันทั้งหมด คุณสามารถให้ Excel แยกสิ่งเหล่านี้โดยอัตโนมัติ
- คลิกส่วนหัวของคอลัมน์ของคอลัมน์ที่คุณต้องการแยกเพื่อเลือกทั้งคอลัมน์
- เลือกแท็บ "ข้อมูล" และคลิกปุ่ม "ข้อความเป็นคอลัมน์"
- คลิกถัดไป > จากนั้นเลือก "จุลภาค" ในฟิลด์ตัวคั่น หากคุณกำลังใช้ตัวอย่างข้างต้น การดำเนินการนี้จะแยกเมืองออกจากตัวย่อและรหัสไปรษณีย์ของรัฐ
- คลิก เสร็จสิ้น เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง
- เลือกคอลัมน์ที่ยังคงต้องแยกและทำขั้นตอนซ้ำ โดยเลือก "Space" แทน "Comma" เป็นตัวคั่น สิ่งนี้จะแยกตัวย่อของรัฐออกจากรหัสไปรษณีย์
