โดยทั่วไป Excel สามารถตรวจหาข้อความที่คั่นด้วยแท็บได้โดยอัตโนมัติ (คั่นด้วยแท็บ) และวางข้อมูลลงในคอลัมน์แยกกันอย่างเหมาะสม หากไม่ได้ผล และทุกสิ่งที่คุณวางปรากฏในคอลัมน์เดียว ตัวคั่นของ Excel จะถูกตั้งค่าเป็นอักขระอื่น หรือข้อความของคุณใช้ช่องว่างแทนแท็บ เครื่องมือ Text to Columns ใน Excel สามารถเลือกตัวคั่นที่เหมาะสมและแบ่งข้อมูลออกเป็นคอลัมน์ได้อย่างถูกต้อง
ขั้นตอน
ขั้นตอนที่ 1 คัดลอกข้อความที่คั่นด้วยแท็บทั้งหมดของคุณ
ข้อความคั่นด้วยแท็บเป็นรูปแบบสำหรับการจัดเก็บข้อมูลจากสเปรดชีตเป็นไฟล์ข้อความ แต่ละเซลล์จะถูกคั่นด้วยแถบหยุด และแต่ละระเบียนจะอยู่ในบรรทัดที่แยกจากกันในไฟล์ข้อความ เลือกข้อความทั้งหมดที่คุณต้องการคัดลอกไปยัง Excel และคัดลอกไปยังคลิปบอร์ดของคุณ
ขั้นตอนที่ 2 เลือกเซลล์ใน Excel ที่คุณต้องการวาง
เลือกเซลล์บนซ้ายสุดที่คุณต้องการให้ข้อมูลที่วางของคุณปรากฏ ข้อมูลที่วางของคุณจะเติมเซลล์ด้านล่างและทางด้านขวาของเซลล์เริ่มต้นของคุณ
ขั้นตอนที่ 3 วางข้อมูล
ใน Excel เวอร์ชันใหม่กว่า และถ้าข้อมูลของคุณถูกคั่นด้วยแท็บหยุดอย่างเหมาะสม เซลล์ควรกรอกข้อมูลที่ถูกต้องอย่างเหมาะสม แท็บแต่ละแท็บควรแปลเป็นเซลล์ใหม่สำหรับข้อมูลโดยตรง ถ้าข้อมูลทั้งหมดของคุณปรากฏในคอลัมน์เดียว มีโอกาสดีที่ตัวคั่นของ Excel จะเปลี่ยนจากแท็บเป็นอย่างอื่น เช่น เครื่องหมายจุลภาค คุณสามารถเปลี่ยนกลับเป็นแท็บได้โดยใช้เครื่องมือ Text to Columns
ขั้นตอนที่ 4 เลือกคอลัมน์ข้อมูลทั้งหมด
ถ้าข้อมูลที่คั่นด้วยแท็บของคุณวางไม่ถูกต้อง คุณสามารถใช้เครื่องมือ Text to Column ของ Excel เพื่อจัดรูปแบบได้อย่างถูกต้อง ในการดำเนินการนี้ คุณจะต้องเลือกทั้งคอลัมน์ที่มีข้อมูลทั้งหมดที่คุณวาง
- คุณสามารถเลือกทั้งคอลัมน์ได้อย่างรวดเร็วโดยคลิกที่ตัวอักษรที่ด้านบน
- คุณสามารถใช้ Text to Columns ได้ครั้งละคอลัมน์เท่านั้น
ขั้นตอนที่ 5 เปิดแท็บข้อมูลแล้วคลิก "ข้อความเป็นคอลัมน์"
คุณจะพบสิ่งนี้ในกลุ่มเครื่องมือข้อมูลในแท็บข้อมูล
หากคุณกำลังใช้ Office 2003 ให้คลิกเมนูข้อมูล แล้วเลือก "ข้อความเป็นคอลัมน์"
ขั้นตอนที่ 6. เลือก "ตัวคั่น" และคลิก "ถัดไป"
สิ่งนี้จะบอก Excel ว่าจะมองหาอักขระเฉพาะเพื่อทำเครื่องหมายการแบ่งเซลล์
ขั้นที่ 7. เลือกอักขระที่ข้อมูลของคุณถูกคั่นด้วย
หากข้อมูลของคุณคั่นด้วยแท็บ ให้เลือกช่อง "แท็บ" และยกเลิกการเลือกช่องอื่นๆ คุณสามารถตรวจสอบอักขระต่างๆ ได้หากข้อมูลของคุณถูกคั่นด้วยอย่างอื่น หากข้อมูลของคุณถูกแบ่งโดยเว้นวรรคหลายช่องแทนที่จะเป็นแท็บหยุด ให้เลือกช่อง "เว้นวรรค" และช่อง "ถือว่าตัวคั่นที่ต่อเนื่องกันเป็นหนึ่ง" โปรดทราบว่านี่อาจทำให้เกิดปัญหาหากคุณมีช่องว่างในข้อมูลของคุณซึ่งไม่ได้ระบุถึงการแบ่งคอลัมน์
ขั้นตอนที่ 8 เลือกรูปแบบของคอลัมน์แรก
หลังจากเลือกตัวคั่นแล้ว คุณจะสามารถกำหนดรูปแบบข้อมูลสำหรับแต่ละคอลัมน์ที่กำลังสร้างได้ คุณสามารถเลือกระหว่าง "ทั่วไป" "ข้อความ" และ "วันที่"
- เลือก "ทั่วไป" สำหรับตัวเลขหรือตัวเลขและตัวอักษรผสมกัน
- เลือก "ข้อความ" สำหรับข้อมูลที่เป็นเพียงข้อความ เช่น ชื่อ
- เลือก "วันที่" สำหรับข้อมูลที่เขียนในรูปแบบวันที่มาตรฐาน
ขั้นตอนที่ 9 ทำซ้ำสำหรับคอลัมน์เพิ่มเติม
เลือกแต่ละคอลัมน์ในกรอบที่ด้านล่างของหน้าต่างและเลือกรูปแบบ คุณยังสามารถเลือกที่จะไม่รวมคอลัมน์นั้นเมื่อแปลงข้อความ
ขั้นตอนที่ 10. เสร็จสิ้นตัวช่วยสร้าง
เมื่อคุณจัดรูปแบบแต่ละคอลัมน์แล้ว ให้คลิก เสร็จสิ้น เพื่อใช้ตัวคั่นใหม่ ข้อมูลของคุณจะถูกแบ่งออกเป็นคอลัมน์ตามการตั้งค่าข้อความเป็นคอลัมน์
