บทความวิกิฮาวนี้จะแนะนำวิธีการเพิ่มการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขในสเปรดชีต Microsoft Excel ทั้งในคอมพิวเตอร์ Windows และ Mac การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะเน้นเซลล์ที่มีข้อมูลที่ตรงกับพารามิเตอร์ที่คุณตั้งค่าไว้สำหรับการจัดรูปแบบ
ขั้นตอน
ขั้นตอนที่ 1 เปิดเอกสารของคุณใน Excel
คลิกสองครั้งที่สเปรดชีต Excel ที่คุณต้องการจัดรูปแบบ
ถ้าคุณยังไม่ได้สร้างเอกสาร ให้เปิดสเปรดชีตเปล่าใหม่ใน Excel แล้วป้อนข้อมูลของคุณก่อนดำเนินการต่อ
ขั้นตอนที่ 2 เลือกข้อมูลของคุณ
คลิกและลากเมาส์จากเซลล์ด้านซ้ายบนในกลุ่มข้อมูลไปยังเซลล์ด้านขวาล่างของกลุ่มข้อมูล ข้อมูลของคุณควรได้รับการเน้น
ขั้นตอนที่ 3 คลิกแท็บหน้าแรก
ทางด้านบนของหน้าต่าง Excel นี่คือที่ที่คุณจะพบตัวเลือกการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
ขั้นตอนที่ 4 คลิกการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
คุณจะพบสิ่งนี้ในส่วน "สไตล์" ของ บ้าน แถบเครื่องมือ คลิกแล้วเมนูจะขยายลงมา
ขั้นตอนที่ 5. คลิก กฎใหม่…
ทางด้านล่างของเมนูที่ขยายลงมา เพื่อเปิดหน้าต่าง Conditional Formatting
ขั้นตอนที่ 6 เลือกประเภทกฎ
ในส่วน "เลือกประเภทกฎ" ให้คลิกกฎข้อใดข้อหนึ่งต่อไปนี้
- จัดรูปแบบเซลล์ทั้งหมดตามค่าของพวกมัน - ใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขกับทุกเซลล์ในข้อมูลของคุณ นี่เป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับการสร้างการไล่ระดับสีแบบภาพเมื่อจัดระเบียบข้อมูลตามค่าเฉลี่ย ฯลฯ
- จัดรูปแบบเฉพาะเซลล์ที่มี - ใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขกับเซลล์ที่มีพารามิเตอร์ที่คุณระบุเท่านั้น (เช่น ตัวเลขที่มากกว่า 100)
- จัดรูปแบบเฉพาะค่าอันดับสูงสุดหรือต่ำสุด - ใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขกับตัวเลข (หรือเปอร์เซ็นต์) ที่ระบุบนหรือล่างสุดของเซลล์
- จัดรูปแบบเฉพาะค่าที่สูงกว่าหรือต่ำกว่าค่าเฉลี่ย - ใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขกับเซลล์ที่อยู่เหนือหรือต่ำกว่าค่าเฉลี่ยตามที่คำนวณโดย Excel
- จัดรูปแบบเฉพาะค่าที่ไม่ซ้ำหรือซ้ำกัน - ใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขกับค่าที่ไม่ซ้ำหรือค่าที่ซ้ำกัน
- ใช้สูตรเพื่อกำหนดเซลล์ที่จะจัดรูปแบบ - ใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขกับเซลล์ตามสูตรที่คุณต้องป้อน
ขั้นตอนที่ 7 แก้ไขกฎของคุณ
ขั้นตอนนี้จะแตกต่างกันไปตามกฎที่คุณเลือก:
- จัดรูปแบบเซลล์ทั้งหมดตามค่าของพวกมัน - เลือกค่า "ขั้นต่ำ" และ "สูงสุด" โดยใช้ช่องแบบเลื่อนลง คุณยังเปลี่ยนสีที่ใช้สำหรับแต่ละค่าได้ในช่อง "สี" ที่ขยายลงมา
- จัดรูปแบบเฉพาะเซลล์ที่มี - เลือกประเภทเซลล์ที่คุณต้องการจัดรูปแบบ จากนั้นเลือกกฎอื่นๆ ในกล่องดรอปดาวน์ที่ปรากฏขึ้นตามที่คุณเลือก
- จัดรูปแบบเฉพาะค่าอันดับสูงสุดหรือต่ำสุด - เลือกอย่างใดอย่างหนึ่ง สูงสุด หรือ ล่าง จากนั้นป้อนจำนวนเซลล์เพื่อจัดรูปแบบ คุณยังสามารถป้อนตัวเลขเปอร์เซ็นต์และทำเครื่องหมายที่ช่อง "% ของช่วงที่เลือก"
- จัดรูปแบบเฉพาะค่าที่สูงกว่าหรือต่ำกว่าค่าเฉลี่ย - เลือกมูลค่าเฉลี่ยที่สูงหรือต่ำกว่าค่าเฉลี่ย
- จัดรูปแบบเฉพาะค่าที่ไม่ซ้ำหรือซ้ำกัน - เลือกอย่างใดอย่างหนึ่ง ทำซ้ำ หรือ มีเอกลักษณ์ ในกล่องดรอปดาวน์
- ใช้สูตรเพื่อกำหนดเซลล์ที่จะจัดรูปแบบ - ป้อนสูตรที่คุณต้องการในกล่องข้อความ
ขั้นตอนที่ 8 คลิกรูปแบบ…
ที่ด้านขวาล่างของหน้าต่าง หน้าต่างใหม่จะเปิดขึ้น
ขั้นตอนที่ 9 คลิกแท็บ เติม
แท็บนี้จะอยู่ที่ด้านขวาบนของหน้าต่างใหม่
ขั้นตอนที่ 10. เลือกสี
คลิกสีที่คุณต้องการใช้สำหรับการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข นี่คือสีที่เซลล์ที่ตรงกับพารามิเตอร์การจัดรูปแบบของคุณจะแสดง
ข้อผิดพลาดที่ด้านข้างของสีอ่อน (เช่น สีเหลือง สีเขียวอ่อน สีฟ้าอ่อน) เนื่องจากสีที่เข้มกว่ามักจะบดบังข้อความในเซลล์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณพิมพ์เอกสารในภายหลัง
ขั้นตอนที่ 11 คลิกตกลง
ที่ด้านล่างของหน้าต่าง เพื่อปิดหน้าต่าง "Format"
ขั้นตอนที่ 12 คลิกตกลงเพื่อใช้การจัดรูปแบบ
คุณควรเห็นเซลล์ที่ตรงกับเกณฑ์การจัดรูปแบบของคุณจะถูกเน้นด้วยสีที่คุณเลือก
หากคุณตัดสินใจว่าต้องการลบการจัดรูปแบบและเริ่มต้นใหม่ ให้คลิก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข, เลือก กฎที่ชัดเจน และคลิก ล้างกฎจากทั้งแผ่น.
ขั้นตอนที่ 13 บันทึกสเปรดชีตของคุณ
คลิก ไฟล์ จากนั้นคลิก บันทึก เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ หรือกด Ctrl+S (หรือ ⌘ Command+S บน Mac) ถ้าคุณต้องการบันทึกเอกสารนี้เป็นเอกสารใหม่ ให้ทำดังต่อไปนี้:
- Windows - คลิก ไฟล์, คลิก บันทึกเป็น, ดับเบิลคลิก พีซีเครื่องนี้ คลิกตำแหน่งเซฟไฟล์ ทางซ้ายของหน้าต่าง พิมพ์ชื่อเอกสารในช่อง "File name" แล้วคลิก บันทึก.
- Mac - คลิก ไฟล์, คลิก บันทึกเป็น… ป้อนชื่อเอกสารในช่อง "บันทึกเป็น" เลือกตำแหน่งบันทึกโดยคลิกช่อง "ที่ไหน" แล้วคลิกโฟลเดอร์ จากนั้นคลิก บันทึก.
เคล็ดลับ
- NS การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข เมนูแบบเลื่อนลงมีตัวเลือกทางลัดหลายทาง (เช่น เน้นกฎเซลล์) ที่คุณสามารถใช้เพื่อจัดรูปแบบข้อมูลของคุณได้อย่างรวดเร็ว
- การใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขในทางปฏิบัติอย่างหนึ่งคือการใช้เพื่อระบุเซลล์ที่มีตัวเลขติดลบในงบประมาณ (หรือเลขศูนย์ในเอกสารสินค้าคงคลังของร้านค้า ฯลฯ) เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องค้นหาความคลาดเคลื่อนที่ด้วยตนเอง
