คุณสามารถใช้บัญชีทรัพยากรเพื่อกำหนดเวลาและจองอุปกรณ์ ห้องพัก และบริการได้โดยการเชิญพวกเขาเข้าร่วมกิจกรรมผ่านอีเมลใน Microsoft Outlook บัญชีทรัพยากรทำให้เครื่องมือสำรองในที่ทำงานเป็นกระบวนการที่ง่ายและเป็นระเบียบ หากมีการจองทรัพยากรเฉพาะในช่วงเวลาที่กำหนด บัญชีสามารถตั้งค่าให้ยอมรับหรือปฏิเสธคำขอการจัดกำหนดการโดยอัตโนมัติ ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนในการสร้างบัญชีทรัพยากรภายใน Microsoft Outlook
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: สร้างบัญชีอีเมลสำหรับทรัพยากร ระบุบัญชีอีเมลและชื่อที่สื่อความหมายให้กับทรัพยากรของคุณ เช่น "โทรทัศน์" หรือ "ห้องประชุมภาคเหนือ"
วิธีที่ 2 จาก 3: สร้างบัญชีทรัพยากรใน Microsoft Outlook 97
ขั้นตอนที่ 1. จากเมนู "เครื่องมือ" คลิกที่ "ตัวเลือก"
ขั้นตอนที่ 2 คลิกที่แท็บ "อีเมล"
ภายใต้ "การตั้งค่าสำหรับการประมวลผลจดหมายอัตโนมัติ" เลือก "ดำเนินการตามคำขอและการตอบกลับเมื่อมาถึง" จากนั้นคลิก "ตกลง"
ขั้นตอนที่ 3 คลิกที่ "Advanced Scheduling" บนแท็บ "Calendar"
- เลือกตัวเลือกที่คุณต้องการในส่วนที่เรียกว่า "การประมวลผลการเรียกประชุม"
- คลิก "ตกลง" เพื่อปิดกล่องโต้ตอบ
ขั้นตอนที่ 4 คลิกที่แท็บ "ผู้รับมอบสิทธิ์"
คลิก "เพิ่ม" และพิมพ์ชื่อบัญชีผู้รับมอบสิทธิ์
- ในกล่อง "การอนุญาตของผู้รับมอบสิทธิ์" คลิก "ผู้แก้ไขในรายการปฏิทิน" และเลือก "ผู้รับมอบสิทธิ์ได้รับสำเนาข้อความเกี่ยวกับการประชุมที่ส่งถึงฉัน " จากนั้นคลิก "ตกลง"
- คลิก "ส่งการเรียกประชุมและการตอบกลับไปยังผู้รับมอบสิทธิ์ของฉันเท่านั้น ไม่ใช่ให้ฉัน" จากนั้นคลิก "ตกลง"
วิธีที่ 3 จาก 3: สร้างบัญชีทรัพยากรใน Microsoft Outlook 98 และ 2010
ขั้นตอนที่ 1. ไปที่เมนู "เครื่องมือ"
คลิกที่ "ตัวเลือก"
ขั้นตอนที่ 2 คลิกที่ "ตัวเลือกปฏิทิน" จากนั้นคลิกที่ "การตั้งเวลาทรัพยากร
- เลือกตัวเลือกที่คุณต้องการในส่วน "การประมวลผลการเรียกประชุม" จากนั้นคลิก "ตกลง"
- ลบเครื่องหมายถูกข้าง "Default Reminder" ที่จุดเริ่มต้นของส่วนปฏิทิน
ขั้นตอนที่ 3 ไปที่แท็บ "ผู้รับมอบสิทธิ์"
คลิก "เพิ่ม" และพิมพ์ชื่อบัญชีผู้รับมอบสิทธิ์
- ในกล่อง Delegate Permission ให้คลิก "Editor in the Calendar list" และเลือก "Delegate getsสำเนาของข้อความเกี่ยวกับการประชุมที่ส่งถึงฉัน " จากนั้นคลิก "OK"
- คลิกเพื่อเลือก "ส่งการเรียกประชุมและการตอบกลับไปยังผู้รับมอบสิทธิ์ของฉันเท่านั้น ไม่ใช่ฉัน" จากนั้นคลิก "ตกลง"
เคล็ดลับ
- หลังจากสร้างทรัพยากร อาจใช้เวลาสองสามนาทีในการอัปเดต ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความเร็วในการประมวลผลของเซิร์ฟเวอร์ Microsoft Exchange ของคุณ เพื่อให้การประมวลผลเกิดขึ้น ให้คอมพิวเตอร์ในพื้นที่ของคุณไม่ได้ใช้งานเป็นเวลาอย่างน้อย 30 วินาที
- ก่อนที่คุณจะสามารถสร้างทรัพยากรใหม่ใน Outlook คุณต้องมีบัญชีอีเมลที่ตั้งค่าไว้สำหรับผู้รับมอบสิทธิ์แล้ว คุณสามารถใช้บัญชีอีเมลที่มีอยู่หรือตั้งค่าบัญชีเฉพาะสำหรับผู้รับมอบสิทธิ์
- คุณสามารถกำหนดค่าบัญชีทรัพยากรเพื่อตอบสนองต่อการเรียกประชุมโดยอัตโนมัติ สามารถทำได้ในแท็บ "ปฏิทิน" ใต้ "การตั้งเวลาขั้นสูง"
- เพื่อให้การจัดการทรัพยากรหลายอย่างง่ายขึ้น คุณสามารถตั้งค่าคอมพิวเตอร์เฉพาะที่เข้าสู่ระบบบัญชีผู้รับมอบสิทธิ์ใน Microsoft Outlook ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถจัดการการจองของแหล่งข้อมูลต่างๆ ได้พร้อมกัน
