อีเมลเป็นวิธีที่ง่ายและรวดเร็วในการติดต่อกับเพื่อนร่วมงานและผู้ร่วมงานทางธุรกิจอื่นๆ และเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับการจัดกำหนดการประชุมทุกประเภท ไม่ว่าคุณจะพยายามนัดหมายกับเพื่อนร่วมงาน หัวหน้างาน หรือคนแปลกหน้า ก่อนอื่นคุณต้องจัดรูปแบบอีเมลด้วยหัวเรื่องและเนื้อหาที่ชัดเจน เมื่อคุณลงชื่อออกจากอีเมลและส่งข้อความแล้ว ให้รอ 3-5 วันก่อนส่งการตอบกลับติดตามผล
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 2: การจัดรูปแบบอีเมล
ขั้นตอนที่ 1 พูดถึงหัวข้อที่คุณต้องการพบ
ระบุจุดประสงค์ของคุณอย่างชัดเจนในหัวเรื่องของอีเมล เพื่อให้ผู้รับทราบทันทีว่าคุณต้องการพบกับพวกเขา หลีกเลี่ยงการใช้ภาษาที่คลุมเครือ เช่น “การประชุม” หรือ “เวลาประชุมที่เป็นไปได้” ให้ใช้วันที่และกรอบเวลาเฉพาะในหัวเรื่องแทน เพื่อให้ผู้รับรู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้นในทันที
ตัวอย่างเช่น พิมพ์บางอย่างเช่นนี้: “ประชุมคำขอสำหรับ 17/17 เวลา 11.00 น.”
ขั้นตอนที่ 2 ใช้คำทักทายที่เหมาะสมเพื่อเริ่มต้นอีเมลของคุณ
ลองใช้คำทักทายที่เป็นทางการและมาตรฐานเมื่อคุณเริ่มเขียนข้อความ หากคุณกำลังติดต่อกับเจ้าหน้าที่ของรัฐหรือบุคคลที่มีชื่อเสียงอื่นๆ ที่คุณไม่เคยพบ ให้ใช้ชื่อเต็มของพวกเขาในหัวข้อ หากคุณกำลังติดต่อกับเพื่อนร่วมงานหรือหัวหน้างาน ให้ใช้คำให้เกียรติเช่น “คุณ” “นาง” “มx.” หรือ “นางสาว” ตามกฎทั่วไป ลองใช้คำทักทายเช่น "เรียน" "สวัสดี" และ "สวัสดี" เพื่อเริ่มต้นอีเมลของคุณ
- หากคุณกำลังติดต่อกับสำนักงานทั่วไปหรือกลุ่มบุคคลแทนบุคคล ให้ใช้ “ผู้ที่อาจเกี่ยวข้อง” แทน
-
ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังติดต่อหัวหน้าของคุณ ให้ลองร่างคำทักทายแบบนี้:
“เรียน คุณแจ็คสัน
ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณเป็นอย่างดี! ฉันต้องการติดต่อคุณเกี่ยวกับการประชุมที่เป็นไปได้”
ขั้นตอนที่ 3 แนะนำตัวเองหากคุณกำลังพบกับคนแปลกหน้า
อุทิศย่อหน้าแรกของคุณเพื่อแนะนำสั้น ๆ หากคุณกำลังเขียนถึงเจ้าหน้าที่ของรัฐหรือบุคคลอื่นที่คุณไม่เคยพบมาก่อน มุ่งเน้นที่ชื่อ ตำแหน่ง และความสัมพันธ์ทางอาชีพของคุณ เพื่อให้ผู้รับรู้ว่าคุณเป็นใครและทำไมคุณถึงติดต่อพวกเขา หากคุณกำลังติดต่อกับบุคคลที่คุณรู้จักอยู่แล้ว เช่น เจ้านายหรือเพื่อนร่วมงาน ไม่จำเป็นต้องใส่ย่อหน้าเกริ่นนำ
- การแนะนำของคุณไม่ควรใช้เวลานานในการอ่าน
-
ลองเขียนดังนี้
เรียน คุณแอตกินส์
ฉันชื่อ Sarah Clement และฉันทำงานให้กับ Jones County Animal Shelter
ขั้นตอนที่ 4 อธิบายเหตุผลในการประชุมและความสำคัญโดยรวม
ที่ตอนต้นของอีเมล (ตามการแนะนำของคุณ หากคุณเลือกที่จะรวมไว้) ให้ระบุประเภทการประชุมที่คุณต้องการมีกับผู้รับ และไม่ว่าจะเป็นเรื่องที่เป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ เมื่อคุณอธิบายว่าการประชุมมีไว้เพื่ออะไร ให้ขยายว่าทำไมการประชุมจึงมีความสำคัญต่องานที่คุณพยายามทำให้เสร็จ พยายามอธิบายให้กระชับ เพราะผู้รับอาจไม่มีเวลาอ่านอีเมลมากนัก
ตัวอย่างเช่น ลองเขียนอะไรแบบนี้: “คุณพบฉันในสัปดาห์หน้าเพื่อหารือเกี่ยวกับการขับเคลื่อนการรับเลี้ยงบุตรบุญธรรมที่กำลังจะเกิดขึ้นได้ไหม เนื่องจากคุณเป็นที่ปรึกษาทางการเงินในปัจจุบันสำหรับที่พักพิงสัตว์ ฉันเชื่อว่าคุณสามารถให้ข้อมูลเชิงลึกมากมายเกี่ยวกับงบประมาณการทำงานขององค์กรสำหรับงานนี้”
ขั้นตอนที่ 5. แนะนำสถานที่และเวลาที่เป็นไปได้สำหรับการประชุมของคุณ
ลองนึกถึงสถานที่ซึ่งเป็นที่รู้จักและเข้าถึงได้ง่ายสำหรับผู้รับ หากคุณทำงานในอาคารเดียวกันหรือสถานที่ทั่วไปกับบุคคลที่คุณกำลังส่งอีเมลถึง ให้ดูว่าคุณสามารถพบกันในช่วงพักกลางวันได้หรือไม่ หากคุณและผู้รับไม่ได้อาศัยหรือทำงานในบริเวณใกล้เคียง ให้ลองแนะนำร้านอาหารหรือพื้นที่สาธารณะอื่นๆ ที่คุณสามารถพบปะได้ นอกจากนี้ ให้ระบุช่วงระยะเวลาที่เหมาะกับคุณ เพื่อให้ผู้รับแจ้งความพร้อมใช้งานได้ง่ายขึ้น
- หากคุณทั้งคู่มีตารางงานที่ยุ่ง ให้ลองจัดกำหนดการการประชุมทางโทรศัพท์หรือวิดีโอคอนเฟอเรนซ์
- ตัวอย่างเช่น ร่างบางสิ่งเช่นนี้: “สัปดาห์นี้คุณจะไปแกว่งไกวที่ศูนย์เลี้ยงสัตว์ได้ไหม? ฉันจะอยู่ที่แผนกต้อนรับทุกวันตั้งแต่ 9 ถึง 5 โมงเย็น”
ขั้นตอนที่ 6 ขอให้ผู้รับตอบกลับข้อความของคุณ
เนื่องจากคุณกำลังจัดกำหนดการกิจกรรมในทางเทคนิค โปรดขอให้ผู้รับตอบกลับด้วยความสุภาพว่าว่างหรือไม่ หากคุณกำลังติดต่อกับบุคคลที่ยุ่งเป็นพิเศษ จำไว้ว่าพวกเขาอาจใช้เวลาหนึ่งหรือ 2 วันในการตอบกลับ กลับ.
ตัวอย่างเช่น พูดว่า: “หากคุณสามารถแจ้งให้เราทราบความพร้อมของคุณในสัปดาห์หน้า ฉันจะขอบคุณมาก!”
ขั้นตอนที่ 7 ใช้ภาษาปิดอย่างจริงใจเมื่อสิ้นสุดอีเมล
ร่างประโยคปิดที่ปรับปรุงวัตถุประสงค์ของอีเมลของคุณใหม่ เพื่อให้ผู้รับเข้าใจวัตถุประสงค์ของการประชุมอย่างชัดเจน ใช้น้ำเสียงที่เป็นมิตรเพื่อลงชื่อออกจากอีเมลโดยใช้วลีเช่น “ขอแสดงความนับถือ” “ขอบคุณ” หรือ “ความปรารถนาดี” หลังจากเขียนการลงชื่อออกแล้ว ให้ทิ้งลายเซ็นไว้ใต้ชื่อของคุณ ซึ่งจะเป็นการตอกย้ำตำแหน่งหรืออาชีพปัจจุบันของคุณ
- จัดภาษาของคุณให้กับผู้รับ หากคุณกำลังพูดกับเพื่อนร่วมงาน การลงชื่อออกเช่น "เจอกันเร็ว ๆ นี้" จะเหมาะสมกว่า "ด้วยความเคารพของคุณ" หากคุณกำลังติดต่อผู้บังคับบัญชา "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "ความปรารถนาดี" จะเหมาะสมกว่าการบอกลาแบบไม่เป็นทางการเช่น "เจอกัน"
-
ตัวอย่างเช่น เขียนบางอย่างเช่นนี้:
ฉันหวังว่าจะได้พบปะกับคุณเร็วๆ นี้ เพราะฉันต้องการผลักดันให้การนำไปใช้นี้ประสบความสำเร็จมากที่สุด
ขอแสดงความนับถือ, Sarah Clement
ผู้ประสานงานกิจกรรม สถานสงเคราะห์สัตว์โจนส์เคาน์ตี้
ขั้นตอนที่ 8 รวมเอกสารแนบที่เกี่ยวข้องที่เกี่ยวข้องกับการประชุม
แนบเอกสาร สเปรดชีต หรือไฟล์ที่เกี่ยวข้องอื่นๆ ที่อาจช่วยเตรียมผู้รับสำหรับการประชุม หากคุณกำลังติดต่อกับใครบางคนเกี่ยวกับหัวข้อที่ซับซ้อน ให้ใส่แผ่นพับหรือเอกสารข้อมูลใดๆ ที่จำเป็นเพื่อช่วยให้ผู้รับเข้าใจหัวข้อของการประชุม
ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังพูดถึงการเปลี่ยนแปลงงบประมาณสำหรับกิจกรรมที่จะเกิดขึ้น คุณอาจต้องการรวมสเปรดชีตของงบประมาณของปีที่แล้ว
ขั้นตอนที่ 9 ใช้ภาษามืออาชีพและไวยากรณ์ที่เหมาะสมตลอดทั้งอีเมล
ตรวจทานข้อความของคุณเพื่อหาข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ที่ชัดเจนและการสะกดผิด เพื่อให้ร่างสุดท้ายของคุณดูเรียบร้อยและสะอาดที่สุด นอกจากนี้ ให้ลบคำย่อหรือคำสแลงที่ทำให้ข้อความดูเป็นกันเองหรือเข้าใจยากขึ้น หากร่างสุดท้ายของคุณดูไม่เป็นมืออาชีพ ผู้รับอาจไม่ดำเนินการตามคำขอของคุณอย่างจริงจัง
แม้ว่าอิโมจิจะใช้งานได้สนุกในข้อความและอีเมลทั่วไป แต่คุณไม่ควรใช้อิโมจิเพื่อเรียกประชุม
วิธีที่ 2 จาก 2: ติดตามผู้รับ
ขั้นตอนที่ 1 ร่างอีเมลติดตามผลหากผู้รับไม่ติดต่อกลับภายใน 3-5 วัน
ให้เวลาผู้รับสองสามวันในการอ่านและตอบกลับคำขอของคุณ หากคุณไม่ได้รับการตอบกลับภายในหนึ่งสัปดาห์ทำการ ให้ส่งอีเมลด่วนถึงบุคคลนั้นเพื่อเตือนพวกเขาว่าคุณกำลังรอการตอบกลับ ย้ำว่าคุณรู้สึกขอบคุณสำหรับโอกาสที่จะได้พบพวกเขา และคุณรู้สึกขอบคุณสำหรับเวลาของพวกเขา
- ติดตามการโทรยังเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการเช็คอินกับคนที่คุณพยายามจะพบด้วย
- ตัวอย่างเช่น ร่างบางอย่างเช่นนี้: “ฉันแค่อยากจะติดตามผลกับคุณเกี่ยวกับการเรียกประชุมของฉัน เมื่อคุณมีเวลาว่าง บอกฉันว่าคุณพร้อมสำหรับการประชุมในสัปดาห์หน้าได้ไหม”
ขั้นตอนที่ 2 อธิบายรายละเอียดการประชุมในอีเมลเพิ่มเติม
เจรจาต่อรองกับกำหนดการของบุคคลอื่นเมื่อพวกเขาตอบกลับ จดบันทึกความว่างของอีกฝ่ายหนึ่ง และยืนยันเวลานัดพบในวันที่คุณทั้งคู่ว่าง พยายามยืนยันวันที่และเวลาภายใน 1-2 อีเมลเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนและความยุ่งเหยิงในกล่องจดหมายของคุณ
- พยายามยืดหยุ่นให้มากที่สุด หากคุณกำลังติดต่อคนที่ไม่ว่าง พวกเขาอาจไม่สามารถพบคุณได้ทันที
- อย่ากำหนดเวลาการประชุมในนาทีสุดท้าย หากผู้รับไม่ว่าง คุณอาจไม่สามารถตกลงนัดพบได้
ขั้นตอนที่ 3 ส่งการแจ้งเตือนหรือการยืนยันสองสามวันก่อนการประชุม
หากคุณต้องการเตรียมพร้อมเป็นพิเศษก่อนการประชุมตามกำหนดการ ให้ลองส่งอีเมลยืนยันไปยังผู้รับเพื่อเป็นการเตือนความจำ อย่าทำให้อีเมลนี้ยาวเกินไปแทน ให้ระบุวัน เวลา และสถานที่ที่คุณวางแผนจะประชุมเพื่อตรวจสอบอีกครั้งว่าการประชุมยังคงเปิดตามกำหนดการ
-
ตัวอย่างเช่น เขียนบางอย่างเช่นนี้:
ฉันแค่ต้องการยืนยันว่าเรายังพบกันในวันที่ 17 พฤษภาคม เวลา 11.00 น. ที่ศูนย์พักพิงสัตว์โจนส์เคาน์ตี้
