Windows 7 สร้างความไม่สะดวกในการปกป้องข้อมูลของคุณโดยไม่อนุญาตให้คุณปกป้องไฟล์แต่ละไฟล์ด้วยรหัสผ่านที่แตกต่างจากการทำซ้ำครั้งก่อนๆ เช่น Windows XP ระบบปฏิบัติการมีวิธีแก้ปัญหาและทางเลือกอื่นจะทำให้ผู้โจมตีเข้าถึงไฟล์ได้ยาก วิธีการเหล่านี้จะช่วยแก้ปัญหาที่คล้ายกันในการส่งข้อมูลสำคัญทางอินเทอร์เน็ตและเพิ่มระดับการรักษาความปลอดภัยให้กับผู้ที่สามารถเข้าถึงคอมพิวเตอร์ของคุณได้
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: การป้องกันด้วยรหัสผ่านในเอกสาร Microsoft Office
ขั้นตอนที่ 1 เปิดใช้งานการป้องกันด้วยรหัสผ่านสำหรับเอกสารของคุณ
คุณสามารถเปิดใช้งานการป้องกันด้วยรหัสผ่านสำหรับเอกสาร Word, PowerPoint หรือ Excel การดำเนินการนี้จะจำกัดความสามารถในการเปิดไฟล์โดยกำหนดให้ต้องป้อนรหัสผ่าน กระบวนการอาจแตกต่างกันเล็กน้อยขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของ Microsoft Office ที่คุณมี
- ใน Microsoft Office 2007 ให้คลิกที่โลโก้ Microsoft Office คลิก "เตรียม" ในเมนู จากนั้นเลือก "เข้ารหัสเอกสาร"
- ใน Microsoft Office 2010 และอื่น ๆ ให้คลิกที่แท็บ "ไฟล์" จากนั้นคลิกที่ "ข้อมูล" คลิกที่ "ปกป้องเอกสาร" และคลิกที่ "เข้ารหัสด้วยรหัสผ่าน"
ขั้นตอนที่ 2 สร้างรหัสผ่านสำหรับเอกสารของคุณ
ในหน้าต่างใหม่นี้ ให้พิมพ์รหัสผ่านแล้วคลิก "ตกลง" ยืนยันรหัสผ่านโดยพิมพ์รหัสผ่านใหม่ จากนั้นคลิก "ตกลง" บันทึกเอกสารของคุณเพื่อเปิดใช้งานรหัสผ่าน
ในการเปิดใช้ทั้งความสามารถในการเปิดเอกสารและแก้ไขเอกสารเพื่อขอรหัสผ่าน คุณจะต้องสร้างรหัสผ่านสองชุดแยกกัน คุณสามารถตั้งค่าให้เป็นรหัสผ่านเดียวกันหรือใช้รหัสผ่านแยกกันได้
ขั้นตอนที่ 3 เปิดใช้งานการป้องกันด้วยรหัสผ่านเพื่อแก้ไขเอกสาร
คุณจะต้องตั้งรหัสผ่านแยกต่างหากสำหรับผู้ใช้ที่ต้องการเปลี่ยนแปลงเอกสาร กระบวนการจะแตกต่างกันไปตามเวอร์ชันของ Microsoft Office ที่คุณใช้ คลิกที่โลโก้ Microsoft Office คลิก "บันทึกเป็น" หรือหากคุณไม่เห็นไอคอน ให้คลิกที่แท็บ "ไฟล์" จากนั้นคลิกที่ "บันทึกเป็น" ที่ด้านล่างของหน้าต่างบันทึกเป็น ให้คลิกที่ "เครื่องมือ" คุณจะเห็นเมนูใหม่ คลิกที่ "ตัวเลือกทั่วไป" ใต้ตัวเลือกการแชร์ไฟล์สำหรับเอกสาร คุณจะเห็น "รหัสผ่านเพื่อแก้ไข" พิมพ์รหัสผ่าน คลิก "ตกลง" จากนั้นยืนยันรหัสผ่านแล้วคลิก "ตกลง" บันทึกเอกสารของคุณเพื่อเก็บรหัสผ่าน
วิธีนี้ไม่จำเป็นหากคุณต้องการจำกัดการเข้าถึงเพื่อเปิดไฟล์
วิธีที่ 2 จาก 3: การใช้ระบบไฟล์เข้ารหัสเพื่อป้องกันไฟล์
ขั้นตอนที่ 1. เข้าถึงคุณสมบัติของไฟล์ของคุณ
อีกทางเลือกหนึ่งในการปกป้องไฟล์คือการใช้ Encrypting File System (EFS) ของ Microsoft ซึ่งฝังคีย์บนไฟล์ที่จำกัดการเข้าถึง เว้นแต่ว่าคอมพิวเตอร์ของคุณจะสามารถถอดรหัสคีย์นั้นได้ คลิกขวาที่ไฟล์ที่คุณต้องการเข้ารหัสเพื่อเปิดเมนู คลิกที่ "คุณสมบัติ" เพื่อเปิดหน้าต่างคุณสมบัติ
ขั้นตอนที่ 2 เปิดใช้งานการเข้ารหัสในไฟล์ของคุณ
ภายใต้แท็บ "ทั่วไป" ให้คลิกที่ "ขั้นสูง" เพื่อเปิดหน้าต่างแอตทริบิวต์ขั้นสูง คลิกที่ "เข้ารหัสเนื้อหาเพื่อรักษาความปลอดภัยข้อมูล" เพื่อทำเครื่องหมายที่ช่องแล้วคลิก "ตกลง"
ขั้นตอนที่ 3 ตั้งค่าระดับการเข้ารหัสของไฟล์ของคุณ
คุณสามารถเลือกเข้ารหัสเฉพาะไฟล์หรือเข้ารหัสไฟล์และไดเร็กทอรีหลัก หลังจากนี้ วิธีเดียวที่จะเปิดไฟล์ได้คือถอดรหัสไฟล์ด้วยใบรับรองในคอมพิวเตอร์ของคุณ คุณจะต้องเปิดไฟล์เพื่อถอดรหัสเท่านั้น หากคุณเข้าสู่ระบบในฐานะผู้ใช้อื่นหรือคุณใช้คอมพิวเตอร์เครื่องอื่น คุณจะต้องส่งออกใบรับรอง
หากระดับการเข้ารหัสถูกกำหนดให้เข้ารหัสโฟลเดอร์หลักด้วย คุณจะจำกัดการเข้าถึงโฟลเดอร์ด้วย
ขั้นตอนที่ 4 เปิดตัวจัดการใบรับรองเพื่อจัดการใบรับรองของคุณ
ในการจัดการใบรับรองการถอดรหัส คุณจะต้องเข้าถึงตัวจัดการใบรับรองซึ่งจำเป็นหากคุณต้องการลบใบรับรอง สร้างข้อมูลสำรอง หรือแชร์กับผู้อื่น คุณไม่จำเป็นต้องสร้างสำเนาสำรองของใบรับรอง แต่ถ้าใบรับรองสูญหายหรือเสียหาย คุณจะไม่สามารถเข้าถึงไฟล์ที่เข้ารหัสของคุณได้ คลิกที่ปุ่ม "เริ่ม" ในช่องค้นหาให้พิมพ์ "certmgr.msc" ในช่องค้นหา จากนั้นกด ↵ Enter เพื่อเปิดหน้าต่างใหม่
ขั้นตอนที่ 5 เปิดใช้งานตัวช่วยสร้างการส่งออกใบรับรองเพื่อส่งออกใบรับรองของคุณ
ในบานหน้าต่างด้านซ้ายของ "Certificate Manager " ให้ดับเบิลคลิก "Personal" คลิกที่ "Certificates" ทางด้านขวามือ ให้คลิกใบรับรองที่แสดงรายการระบบไฟล์เข้ารหัสภายใต้ "วัตถุประสงค์ที่ตั้งใจไว้" บนแถบเมนู ให้คลิกที่ Action>All Tasks>Export เพื่อเปิด "Certificate Export Wizard"
ขั้นตอนที่ 6 สร้างข้อมูลสำรองของใบรับรอง EFS ของคุณ
ทำตามคำแนะนำที่กำหนดโดยตัวช่วยสร้าง ทำเครื่องหมายที่ "ใช่ส่งออกคีย์ส่วนตัว" คลิก “แลกเปลี่ยนข้อมูลส่วนบุคคล” พิมพ์รหัสผ่านที่คุณต้องการใช้และยืนยันรหัสผ่าน ใบรับรองของคุณจะถูกส่งออกและคุณจะได้รับแจ้งให้ตั้งชื่อ พิมพ์ชื่อไฟล์และตำแหน่ง (พร้อมทั้งเส้นทาง) หรือคุณสามารถคลิก "เรียกดู" จากนั้นไปที่ตำแหน่ง จากนั้นพิมพ์ชื่อไฟล์ จากนั้นคลิก "บันทึก"
- หากคุณต้องการเปิดไฟล์บนคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีใบรับรองและไฟล์ที่ส่งร่วมกันเพื่อให้สามารถเปิดไฟล์ได้
- คุณสามารถบันทึกใบรับรองลงในที่จัดเก็บข้อมูลแบบถอดได้ เช่น ไดรฟ์ USB หรือสื่อบันทึกข้อมูลอื่นๆ
ขั้นตอนที่ 7 เปิดใช้งานตัวช่วยสร้างการนำเข้าใบรับรองบนคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น
เมื่อคุณเปิดไฟล์ที่ฝังด้วยคีย์ EFS ในฐานะผู้ใช้อื่นหรือบนคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น คุณสามารถใช้ "Certificate Manager" เพื่อนำเข้าใบรับรองได้ เพื่อให้สามารถเปิดไฟล์ได้ ให้ไปที่ "Certificate Manager" คลิกที่โฟลเดอร์ "Personal" จากนั้นในแถบเมนูให้คลิกที่ Action>All Tasks>Import เพื่อเปิด "Certificate Import Wizard" ทำตามคำแนะนำในตัวช่วยสร้าง จากนั้นค้นหาใบรับรองบนคอมพิวเตอร์ คุณจะได้รับแจ้งให้ใส่รหัสผ่าน เลือก "ทำเครื่องหมายคีย์นี้เป็นส่งออกได้" คลิก "วางใบรับรองทั้งหมดในร้านค้าต่อไปนี้" และเลือก "ส่วนบุคคล"
วิธีที่ 3 จาก 3: การจำกัดการเข้าถึงไฟล์บนเครือข่าย
ขั้นตอนที่ 1 เปิดใช้งานการแชร์ไฟล์บนเครือข่ายของคุณ
แทนที่จะใช้รหัสผ่านป้องกันตัวไฟล์เอง คุณสามารถจำกัดการเข้าถึงไฟล์ให้กับผู้ใช้เฉพาะได้ การดำเนินการนี้กำหนดให้ผู้ใช้ที่ได้รับมอบหมายต้องเข้าสู่ระบบด้วยชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน หากพยายามเข้าถึงไฟล์บนฮาร์ดดิสก์ของคุณจากคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น ไปที่แผงควบคุมโดยคลิกที่ "เริ่ม" จากนั้นคลิกที่ "แผงควบคุม" ในหน้าต่าง "แผงควบคุม" ค้นหา "ดูสถานะเครือข่ายและงาน" และคลิกที่ผลการค้นหา คลิกขวาที่ประเภทการเชื่อมต่อที่ใช้งานอยู่ ซึ่งอาจเป็นอะแดปเตอร์อีเทอร์เน็ตหรืออแด็ปเตอร์ไร้สาย เพื่อเปิดเมนู จากนั้นเลือก "คุณสมบัติ" ในหน้าต่างนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแท็บ "เครือข่าย" แสดงขึ้น และตรวจสอบให้แน่ใจว่า "การแชร์ไฟล์และเครื่องพิมพ์สำหรับเครือข่าย Microsoft" มีเครื่องหมายถูกอยู่ข้างๆ จากนั้นคลิก "ตกลง"
ขั้นตอนที่ 2 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคอมพิวเตอร์ของคุณอยู่ในประเภทเครือข่ายและเวิร์กกรุ๊ปเดียวกัน
กลับไปที่ "แผงควบคุม" และค้นหา "ศูนย์เครือข่ายและการใช้ร่วมกัน" และคลิกที่ผลลัพธ์ หากคอมพิวเตอร์ของคุณไม่ได้อยู่ในเครือข่ายเดียวกันกับคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น พวกเขาจะไม่เห็นกันหรือทำการเชื่อมต่อ นอกจากนี้ คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าประเภทเวิร์กกรุ๊ปเหมือนกัน เนื่องจากความคลาดเคลื่อนจะทำให้คอมพิวเตอร์ของคุณไม่สามารถเชื่อมต่อกับคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นได้ คลิกที่ชื่อเวิร์กกรุ๊ปเพื่อเปลี่ยนการตั้งค่านี้ หากไม่ตรงกับกลุ่มงานของเพียร์ของคุณ
ขั้นตอนที่ 3 เปิดใช้งานการตั้งค่าการแชร์ขั้นสูง
ใน "ศูนย์เครือข่ายและการแบ่งปัน" ให้ค้นหา "เปลี่ยนการตั้งค่าการแชร์ขั้นสูง" ที่คอลัมน์ด้านซ้ายของหน้าต่างแล้วคลิก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทั้ง “เปิดไฟล์และแชร์เครื่องพิมพ์” และ “เปิดการแชร์ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่าน” เปิดใช้งานอยู่
ขั้นตอนที่ 4 แชร์ไฟล์บนเครือข่าย
คลิกขวาที่ไฟล์ที่คุณต้องการอนุญาตการเข้าถึง นี้จะแสดงเมนู คลิกที่ "แบ่งปันกับ … " และเลือก "เฉพาะบุคคล" พิมพ์ชื่อผู้ใช้ที่คุณต้องการให้อนุญาตและคลิก "เพิ่ม" จากนั้นคลิกที่ "ตกลง" ทุกครั้งที่ผู้ใช้พยายามเข้าถึงไฟล์ที่แชร์ พวกเขาจะได้รับแจ้งให้เข้าสู่ระบบด้วยชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านที่อยู่ในเวิร์กกรุ๊ป หากผู้ใช้ไม่ได้รับอนุญาตให้เปิดไฟล์ พวกเขาจะไม่เห็นไฟล์ในเครือข่าย
เคล็ดลับ
- โปรดจำไว้ว่ารหัสผ่านต้องคำนึงถึงตัวพิมพ์เล็กและตัวพิมพ์ใหญ่
- อย่าลืมจำหรือบันทึกรหัสผ่านของคุณในที่ปลอดภัยเพราะไม่สามารถกู้คืนได้
- เมื่อสร้างรหัสผ่านสำหรับเอกสาร Microsoft Office คุณสามารถทำซ้ำขั้นตอนเพื่อลบรหัสผ่านได้เช่นกัน แทนที่จะพิมพ์รหัสผ่าน ให้ลบทุกอย่างในช่องข้อความ ยอมรับข้อความแจ้งและบันทึกเอกสารเพื่อเก็บการเปลี่ยนแปลงของคุณ
- หากคุณสร้างรหัสผ่านสำหรับเอกสาร Microsoft Office โปรดทราบว่าโปรแกรม Microsoft Office จะสร้างไฟล์ชั่วคราวที่ใช้เป็นข้อมูลสำรองในกรณีที่โปรแกรมขัดข้องหรือหากคุณลืมบันทึกไฟล์ อย่าลืมลบไฟล์ชั่วคราวในคอมพิวเตอร์ของคุณ เนื่องจากไฟล์เหล่านี้จะไม่มีการป้องกันด้วยรหัสผ่าน สิ่งเหล่านี้จะอยู่ในโฟลเดอร์เดียวกับเอกสารของคุณ
- คุณสามารถเปิดใช้งาน Encrypting File System ได้ก็ต่อเมื่อคุณใช้ Windows 7 เวอร์ชันที่รองรับ EFS คุณสามารถใช้ Windows 7 Professional, Windows 7 Ultimate และ Windows 7 Enterprise
