อีเมลก็เหมือนกับรูปแบบการสื่อสารอื่นๆ ที่มีมารยาทและโปรโตคอลทางสังคมเป็นของตัวเอง หากคุณต้องการเขียนอีเมลเพื่อขอความคิดเห็นในที่ทำงานหรือที่โรงเรียน หรือเป็นลายลักษณ์อักษร คุณควรพิจารณาการใช้ถ้อยคำ เวลา และโครงสร้างในการสร้างอีเมลของคุณเพื่อให้อีเมลมีประสิทธิภาพมากที่สุด ความสุภาพ ตรงต่อเวลา และเฉพาะเจาะจงในอีเมลของคุณจะช่วยให้คุณได้รับคำติชมที่คุณต้องการ
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 4: การขอคำติชมในที่ทำงาน
ขั้นตอนที่ 1 ระบุบุคคลที่มีคุณสมบัติเหมาะสมที่สุดเพื่อแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับงานของคุณ
บ่อยครั้งนี้จะเป็นผู้จัดการที่อยู่เหนือคุณทันที ไม่ว่าในกรณีใด คุณควรเริ่มต้นกับพวกเขา หรือกับเพื่อนร่วมงานที่อาวุโสกว่าหรือเพื่อนร่วมงาน พวกเขาจะมีประสบการณ์ที่จะช่วยคุณและให้ข้อเสนอแนะที่คุณต้องการ
ขั้นตอนที่ 2 สุภาพและอ่อนน้อมถ่อมตนในอีเมล
คุณควรปฏิบัติตามบรรทัดฐานในสำนักงานของคุณสำหรับอีเมล ความอ่อนน้อมถ่อมตนมีผลอย่างมากในการขอความคิดเห็น แต่อย่าถ่อมตัวจนเจ้านายหรือผู้จัดการคิดว่าคุณไม่รู้อะไรเกี่ยวกับงานของคุณ ให้วางกรอบคำถามในลักษณะที่แสดงความคืบหน้าในโครงการหรืองาน วิธีนี้จะทำให้หัวหน้ารู้ว่าคุณไม่ได้นั่งเฉยๆ เพื่อรอความคิดเห็น พึงระลึกไว้เสมอว่าเคล็ดลับต่อไปนี้
- คุณสามารถพูดได้ว่า “ฉันกำลังทำงานในการนำเสนอสำหรับวันพรุ่งนี้ เมื่อพบปัญหาเกี่ยวกับรูปแบบ - ฉันไม่แน่ใจว่าฉันทำตามมาตรฐานของบริษัทหรือไม่ ฉันได้แนบการนำเสนอ คุณมีข้อเสนอแนะสำหรับรูปแบบหรือไม่? ขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือของคุณเกี่ยวกับเรื่องนี้”
- อย่าลืมขอบคุณพวกเขาในอีเมล
ขั้นตอนที่ 3 ระบุคำขอความคิดเห็นของคุณอย่างเจาะจง
วิธีนี้จะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงความคิดเห็นที่กว้างเกินไปซึ่งไม่น่าจะช่วยคุณในงานของคุณได้ หลีกเลี่ยงคำถามใช่หรือไม่ใช่ เว้นแต่จำเป็น แทนที่จะเน้นเฉพาะส่วนเฉพาะของโครงการที่ต้องดำเนินการ พยายามอย่าทิ้งระเบิดใส่เจ้านายหรือเพื่อนร่วมงานด้วยคำถามที่เป็นไปได้ทั้งหมดที่อาจมีเกี่ยวกับงานของคุณทั้งหมดในคราวเดียว
- คุณสามารถพูดเช่น “ฉันไม่แน่ใจว่าจะดำเนินการกับไฟล์ Eastman อย่างไร ลูกค้าไม่ตอบอีเมลของฉัน และเนื่องจากเป็นงานที่มีลำดับความสำคัญสูง ฉันคิดว่าควรส่งอีเมลถึงคุณเพื่อดูว่าฉันควรทำอย่างไรดีที่สุด”
- หากคุณกำลังมองหาข้อเสนอแนะทั่วไปเพิ่มเติมในรูปแบบของการทบทวนหรือรายงาน ร้องขออย่างเฉพาะเจาะจง สุภาพ รัดกุม และเจาะจงเท่าที่คุณจะช่วยได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถขอรายงานเกี่ยวกับประสิทธิภาพหรือความคิดสร้างสรรค์ของคุณ หากคุณกำลังขอความคิดเห็นจากผู้ที่รายงานถึงคุณ คุณอาจต้องดำเนินการสำรวจแบบไม่ระบุชื่อ
เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ
Alyson Garrido, PCC
Workplace Coach Alyson Garrido is an International Coach Federation accredited Professional Certified Coach (PCC), Facilitator, and Speaker. Using a strengths-based approach, she supports her clients with job search and career advancement. Alyson provides coaching for career direction, interview preparation, salary negotiation, and performance reviews as well as customized communication and leadership strategies. She is a Founding Partner of the Systemic Coach Academy of New Zealand.
Alyson Garrido, PCC
โค้ชสถานที่ทำงาน
ลองใช้วิธี KISS เมื่อคุณขอความคิดเห็นทั่วไป
โมเดล KISS เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการช่วยให้ผู้คนแสดงความคิดเห็นที่เหมาะสมและนำไปปฏิบัติได้จริง ถามคนว่า"
เก็บไว้? ฉันควรทำอย่างไร ทำให้ดีขึ้น? ฉันควรทำอย่างไร เริ่ม? และฉันควรทำอย่างไร หยุด?"
ขั้นตอนที่ 4 ส่งอีเมลขอบคุณเมื่อพวกเขาตอบกลับแล้ว
หากผลตอบรับแนะนำว่าคุณต้องปรับปรุงอย่างมากหรืองานของคุณไม่ถึงขั้น ให้ใส่ข้อความสั้นๆ ว่าคุณจะแก้ไขอย่างไร ให้เวลากับตัวเองในการประมวลผลอารมณ์ก่อนที่จะตอบสนองทันที
โปรดตอบกลับภายใน 1-2 วันอย่างมากที่สุด
วิธีที่ 2 จาก 4: การขอความคิดเห็นที่โรงเรียน
ขั้นตอนที่ 1. ระบุตัวเอง
ครูของคุณอาจมีนักเรียนหลายร้อยคน โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าพวกเขาเป็นอาจารย์ของวิทยาลัย คุณจะต้องใส่ชื่อของคุณ (ชื่อและนามสกุล) ชั้นเรียนและส่วนของคุณ หากคุณยังอยู่ในโรงเรียนมัธยม นี่อาจหมายถึงช่วงเวลาหรือช่วงเวลาของคุณ ด้วยวิธีนี้ คุณจะไม่ต้องเสียเวลาของครูในการทำให้พวกเขารู้ว่าคุณเป็นใคร และพวกเขาจะใช้เวลามากขึ้นกับข้อเสนอแนะที่คุณต้องการ
ขั้นตอนที่ 2 ให้มันเป็นทางการ
บางครั้งนักเรียนประสบปัญหานี้เมื่อส่งอีเมลถึงครูเป็นครั้งแรก คุณสามารถพูดว่า “Hi Dr. Smith” หรือ “Dear Ms. Turner” ถ้าครูของคุณส่งอีเมลถึงคุณ อย่าเป็นทางการน้อยกว่าที่เคยเป็นมา ให้โทนเสียงแบบมืออาชีพ แทนที่จะพูดว่า “เฮ้ คุณคิดอย่างไรกับกระดาษของฉัน มันไม่ใช่สิ่งที่ยิ่งใหญ่ที่สุด” พูด “ฉันไม่แน่ใจว่าฉันเข้าใจงานที่ได้รับมอบหมาย ฉันมีคำถามบางอย่างเกี่ยวกับกระดาษ”
ขั้นตอนที่ 3 ให้มันสั้น
อย่ากังวลกับการอธิบายบริบททั้งหมดของคำถามของคุณ เว้นแต่บริบทนั้นจำเป็นสำหรับคำถามเหล่านั้น ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังขอความคิดเห็นเกี่ยวกับการขยายเวลาที่เป็นไปได้ ครูของคุณอาจต้องการบริบท แต่ถ้าคุณเพียงแค่พยายามถามคำถามเกี่ยวกับงาน อย่าบอกพวกเขาว่าสุนัขของคุณทำให้คุณมาสายได้อย่างไร และเพราะเหตุใด คุณกำลังส่งอีเมลอยู่ในขณะนี้ (ยกเว้นกรณีที่ใกล้เวลามอบหมายงานมาก) หรืออย่างอื่นที่อาจไม่เกี่ยวข้องกับงานที่มอบหมาย
ขั้นตอนที่ 4 อย่ารอที่จะขอความคิดเห็นจนถึงคืนก่อนสอบหรือวันครบกำหนด
ไม่เพียงแต่ครูของคุณจะไม่ให้ข้อเสนอแนะแก่คุณที่ใกล้ถึงวันกำหนดเท่านั้น แต่ยังมีแนวโน้มที่จะหงุดหงิดที่คุณรอจนถึงนาทีสุดท้ายเพื่อขอความคิดเห็นจากพวกเขา หากคุณต้องส่งคำถามในนาทีสุดท้าย ให้กระชับ เจาะจง และขอโทษ จะทำให้ครูมีแนวโน้มที่จะตอบกลับโดยสมมติว่าพวกเขาเห็นอีเมลในเวลาที่กำหนด
ขั้นตอนที่ 5. ใช้รูปแบบไฟล์ที่ครูของคุณร้องขอ
บ่อยครั้ง ครูจะบอกคุณในหลักสูตรว่ารูปแบบไฟล์ใดที่พวกเขายอมรับสำหรับงานมอบหมายหรือในอีเมล ตัวอย่างเช่น หากครูของคุณระบุไฟล์.doc อย่าส่งไฟล์.pdf หรือ.pages หากคุณไม่แน่ใจ คุณสามารถส่งไฟล์.rtf หรือ.pdf หรือเพียงแค่ถาม
ขั้นตอนที่ 6 ขอความคิดเห็นเกี่ยวกับกระดาษหรือข้อสอบที่คุณส่งไปแล้ว
คุณเพียงแค่ต้องส่งอีเมลถึงศาสตราจารย์และสุภาพ หากอาจารย์มีเวลาทำการ คุณสามารถเยี่ยมชมหรือทำการนัดหมายได้ คุณสามารถพูดได้ว่า "เรียน ศาสตราจารย์สมิธ ฉันทำได้ไม่ดีเท่าที่ควรในการสอบ คุณช่วยฉันแก้ปัญหาที่ฉันทำพลาดไปบ้างได้ไหม เพื่อที่ฉันจะได้สอบครั้งต่อไปได้ดีขึ้น" อาจารย์ของคุณควรตอบรับคำขอดังกล่าวเป็นอย่างดี
วิธีที่ 3 จาก 4: การขอคำติชมเกี่ยวกับต้นฉบับ
ขั้นตอนที่ 1 ส่งอีเมลถึงคนที่คุณรู้จักก่อน
หากคุณต้องการข้อเสนอแนะที่เอาใจใส่ บุคคลที่ดีที่สุดที่จะให้สิ่งนั้นคือคนที่คุณรู้จัก โดยเฉพาะเพื่อนหรือเพื่อนร่วมงาน เมื่อส่งอีเมลถึงคนที่คุณรู้จักเพื่อขอความคิดเห็น โปรดส่งอีเมลถึงบุคคลที่คุณรู้จักตามปกติ หากคุณมักจะโทรหาพวกเขา คุณน่าจะทำอย่างนั้นแทน อย่าส่งต้นฉบับในอีเมลฉบับแรก เว้นแต่คุณจะรู้ว่าพวกเขามีแนวโน้มที่จะตอบว่าใช่ (คนที่คุณเคยอ่านต้นฉบับหรือคนที่เสนอให้อ่านของคุณ)
คุณสามารถใส่คำอธิบายสั้นๆ หรือบทคัดย่อได้ ขึ้นอยู่กับว่าบุคคลที่คุณกำลังส่งอีเมลถึงนั้นเป็นเพื่อนหรือเพื่อนร่วมงาน
ขั้นตอนที่ 2 ส่งอีเมลถึงผู้เชี่ยวชาญ
หากคุณต้องการคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญจริงๆ ส่งอีเมลถึงผู้เชี่ยวชาญที่คุณรู้จักและอธิบายโครงการของคุณและเหตุผลที่คุณต้องการคำติชม อย่าเร่งเร้า แต่ขอขอบคุณพวกเขาสำหรับการพิจารณาของพวกเขา และพูดว่า "ฉันเข้าใจถ้าคุณไม่มีเวลาให้คำติชมแก่ฉัน" คุณอาจต้องการถามว่าพวกเขารู้จักใครที่มีเวลาและความเชี่ยวชาญที่สามารถช่วยเหลือคุณได้หากไม่สามารถ
ขั้นตอนที่ 3 อย่าส่งอีเมลต้นฉบับถึงใครซักคน
สิ่งนี้มักจะไม่ได้รับคำตอบ เว้นแต่คุณจะบอกพวกเขาโดยเฉพาะว่าคุณจะจ่ายเงินสำหรับความช่วยเหลือของพวกเขา หากพวกเขาเป็นนักเขียนที่มีชื่อเสียง พวกเขาไม่น่าจะตอบกลับอีเมลดังกล่าวเนื่องจากได้รับอีเมลดังกล่าวเป็นจำนวนมาก ให้ถามเพื่อน เพื่อนร่วมงาน อาจารย์ ฯลฯ ก่อน พวกเขามีแนวโน้มที่จะสามารถช่วยคุณได้และมีแนวโน้มที่จะต้องการช่วยคุณมากขึ้น
ขั้นตอนที่ 4 เจาะจงเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการจากคำติชมของพวกเขา
หากคุณต้องการแค่การตอบรับเชิงบวก ให้บอกพวกเขา บอกพวกเขาว่าคุณให้รายละเอียดคำติชม คำติชมในท้องถิ่นหรือทั่วโลก และคุณต้องการคำติชมเกี่ยวกับสุนทรียศาสตร์ ไวยากรณ์ หรือโครงสร้าง วิธีนี้สามารถช่วยให้ผู้อ่านของคุณรู้ว่าคุณต้องการอะไรจากพวกเขา
- ข้อเสนอแนะในเชิงบวกไม่จำเป็นต้องไม่สร้างสรรค์ หากพวกเขาอธิบายว่าทำไมพวกเขาถึงชอบสิ่งที่พวกเขาชอบ คุณสามารถเรียนรู้มากมายเกี่ยวกับต้นฉบับของคุณ
- หากคุณได้รับคำติชมเชิงลบ ให้เวลากับตัวเองในการตอบกลับ หากพวกเขาเป็นเพื่อนของคุณ พวกเขาน่าจะต้องการช่วยเท่านั้น หากพวกเขาเป็นศาสตราจารย์ ไม่ว่าคุณจะรู้สึกโกรธหรืออารมณ์เสียแค่ไหน คุณไม่ควรตอบโต้ในลักษณะนั้น แทนที่จะขอบคุณพวกเขาสำหรับความช่วยเหลือและเดินหน้าต่อไป หลังจากผ่านไประยะหนึ่ง คุณอาจพบว่าความคิดเห็นนั้นมีประโยชน์ แม้ว่าวิธีการส่งจะไม่มีประโยชน์ก็ตาม
ขั้นตอนที่ 5. ให้เวลาผู้อ่านของคุณตอบกลับ
หากคุณขอคำติชมโดยละเอียดเกี่ยวกับต้นฉบับนวนิยาย อย่าคาดหวังความคิดเห็นภายในหนึ่งวันหรือหนึ่งสัปดาห์ ต้องใช้เวลาในการแก้ไขต้นฉบับที่มีความยาวนั้น หากคุณมีกำหนดเส้นตายที่คุณกำลังดำเนินการอยู่ ให้ผู้อ่านของคุณทราบเรื่องนี้ คุณยังสามารถถามพวกเขาว่าสามารถแก้ไขให้เสร็จภายในวันที่กำหนดได้หรือไม่ จำไว้ว่าพวกเขามีชีวิตและภาระหน้าที่ของตัวเอง
ขั้นตอนที่ 6 ขอบคุณพวกเขาสำหรับความช่วยเหลือ
ถ้าเป็นเพื่อนกัน คุณอาจต้องการซื้อของขวัญให้พวกเขา เช่น กล่องช็อคโกแลต หรือเพียงแค่คืนของที่โปรดปรานให้ทันเวลา หากเป็นอาจารย์ คุณอาจต้องการเขียนอีเมลขอบคุณเพื่อให้พวกเขารู้ว่าคุณซาบซึ้งกับการทำงานและเวลาของพวกเขา การลืมขอบคุณผู้อ่านสามารถทำให้พวกเขารู้สึกถูกใช้และ/หรือไม่เห็นคุณค่า และอาจทำให้พวกเขามีโอกาสช่วยเหลือคุณน้อยลงในอนาคต
วิธีที่ 4 จาก 4: การขอคำติชมจากลูกค้า
ขั้นตอนที่ 1 อย่าถามคำถามมากเกินไป
ลูกค้าล้นหลามด้วยการสำรวจจากธุรกิจแทบทุกแห่ง หากคุณต้องการให้แน่ใจว่าลูกค้าจะลบอีเมลของคุณโดยอัตโนมัติเมื่ออ่านอีเมล ให้กรอกด้วยคำถามมากมาย หากคุณต้องการให้ลูกค้าสนใจ ให้ถามคำถามหนึ่งหรือสองข้อแล้วปล่อยไว้ตรงนั้น
ขั้นตอนที่ 2 ถามคำถามปลายเปิด
แทนที่จะใช้คำถามใช่/ไม่ใช่ ให้ถามคำถามที่ให้คำตอบที่สมบูรณ์ยิ่งขึ้น แทนที่จะถามว่า "คุณจะแนะนำเราให้เพื่อนไหม" ให้ถามว่า "คุณจะอธิบายเรากับเพื่อนว่าอย่างไร" คำถามประเภทนี้ให้ข้อมูลเพิ่มเติมแก่คุณในคำตอบมากกว่าคำถามง่ายๆ แบบใช่/ไม่ใช่
ขั้นตอนที่ 3 แจ้งให้ลูกค้าทราบว่าคุณจะติดต่อกลับอย่างรวดเร็ว
สิ่งนี้ทำให้ลูกค้ารู้สึกราวกับว่าความคิดเห็นของพวกเขาไม่ได้เป็นเพียงการไปที่กล่องจดหมายขนาดใหญ่ ซึ่งอาจอ่านหรือพิจารณาหรือไม่ก็ได้ นอกจากนี้ คุณยังจะได้รับคำติชมที่ตรงไปตรงมามากขึ้น หากพวกเขารู้ว่าคุณจะตอบกลับ
เมื่อคุณตอบสนอง ให้ตรงไปตรงมาและเป็นมืออาชีพ ในวัฒนธรรมอินเทอร์เน็ตแบบไวรัลในปัจจุบัน คุณสามารถทำลายชื่อเสียงของบริษัทได้ในเสี้ยววินาที หากคุณตอบโต้ด้วยสิ่งอื่นที่ไม่ใช่ความเป็นมืออาชีพและความจริงใจ
ขั้นตอนที่ 4 อย่าใส่แฟลชหรือฟีเจอร์อื่นๆ ที่โหลดช้า
หากลูกค้ามีการเชื่อมต่อที่ช้า พวกเขามักจะลบอีเมลทันทีเมื่อเห็นว่าไม่สามารถโหลดได้ จำไว้ว่าคำติชมมักจะสำคัญสำหรับคุณมากกว่าพวกเขา
ขั้นตอนที่ 5. ใช้แบบอักษรและรูปแบบที่ออกแบบมาอย่างดี
คุณต้องการให้อีเมลของคุณดูสะอาดตาและเป็นมืออาชีพ อีเมลที่มีกราฟิกต่ำหรือแบบอักษรการ์ตูนไม่น่าดึงดูดให้ลูกค้าของคุณประทับใจ ให้ใช้แบบอักษรมาตรฐานแทน เช่น Times New Roman หรือ Arial หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับแบบอักษร และใช้กราฟิกส่วนเกินให้น้อยที่สุด
ขั้นตอนที่ 6 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลเป็นมิตรกับอุปกรณ์
รูปแบบคอลัมน์เดียวมีความยืดหยุ่นมากกว่าการออกแบบหลายคอลัมน์ คุณจะต้องแน่ใจว่าฟอนต์ของคุณไม่เล็กเกินไป คุณต้องการให้อีเมลปรากฏบนแล็ปท็อป โทรศัพท์ และแท็บเล็ต เนื่องจากผู้คนจำนวนมากกำลังตรวจสอบอีเมลบนโทรศัพท์ จึงจำเป็นต้องจัดรูปแบบอีเมลให้สอดคล้องกัน
ความช่วยเหลือในการเขียนอีเมล
สิ่งที่ต้องรวมในอีเมลขอคำติชม
สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยงในอีเมลขอคำติชม
อีเมลที่มีคำอธิบายประกอบเพื่อขอคำติชม
วิดีโอ - การใช้บริการนี้ อาจมีการแบ่งปันข้อมูลบางอย่างกับ YouTube
เคล็ดลับ
- ไม่แบดเจอร์คนสำหรับข้อเสนอแนะ
- รักษามารยาทอีเมลที่เหมาะสมสำหรับสถานการณ์
- ความอ่อนน้อมถ่อมตนเล็กน้อยไปไกล