หากคุณเคยได้ยินอะไรเกี่ยวกับ Google เอกสาร คุณอาจทราบเกี่ยวกับคุณลักษณะการแบ่งปันที่ยอดเยี่ยมและการบันทึกอัตโนมัติที่เป็นประโยชน์ แต่ถ้าคุณไม่เคยเปิด Google Docs มาก่อน แค่เริ่มต้นก็อาจรู้สึกหนักใจ ด้วยตัวเลือก เทมเพลต และการตั้งค่าการแชร์มากมาย เมื่อทำตามคำแนะนำทีละขั้นตอนเหล่านี้ คุณจะเป็นผู้เชี่ยวชาญที่ Google เอกสารได้ในเวลาไม่นาน!
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 6: การทำความเข้าใจ Google เอกสาร
ขั้นตอนที่ 1 ใช้ Google Docs เพื่อสร้างเอกสารแบบข้อความ
เช่นเดียวกับชื่อที่แนะนำ Google Docs เป็นที่ที่ดีในการเขียนเอกสารเช่นเดียวกับที่คุณทำกับเอกสาร Microsoft Word คุณยังสามารถใช้ Google เอกสารเพื่อแบ่งปันเอกสารของคุณกับผู้อื่นได้อย่างง่ายดาย และคุณจะสามารถเข้าถึง Google เอกสารของคุณได้เสมอ เนื่องจากเอกสารเหล่านั้นถูกจัดเก็บไว้ในระบบคลาวด์ ไม่ใช่บนคอมพิวเตอร์ของคุณ
ส่วนที่ดีที่สุดคือ Google Docs นั้นฟรีโดยสมบูรณ์ คุณเพียงแค่ต้องมีบัญชี Google เพื่อเข้าสู่ระบบ
ขั้นตอนที่ 2 เลือกเทมเพลตที่คุณต้องการใช้ตามเอกสารของคุณ
Google Docs ไม่ได้มีแค่หน้าว่างเท่านั้น คุณยังสามารถเลือกเทมเพลตจดหมาย เทมเพลตเรซูเม่ ข้อเสนอโครงการ และอื่นๆ อีกสองสามแบบ เทมเพลตแต่ละแบบมีชุดสีและเลย์เอาต์ของตัวเอง ดังนั้นคุณจะไม่มีวันเบื่อไม่ว่าจะเลือกอะไร
คุณสามารถลองใช้เทมเพลตต่างๆ ได้จนกว่าคุณจะเห็นเทมเพลตที่คุณชอบ
ขั้นตอนที่ 3 ให้ Google Docs บันทึกเอกสารของคุณโดยอัตโนมัติ
ข้อดีอีกอย่างของ Google เอกสารคือไม่มีปุ่มบันทึก - คอมพิวเตอร์ของคุณทำเพื่อคุณ! ทุกครั้งที่คุณทำการเปลี่ยนแปลง เอกสารของคุณจะบันทึกตัวเองลงใน Google ไดรฟ์ คุณจึงไม่ต้องกังวลว่าข้อมูลจะสูญหายหากคอมพิวเตอร์ของคุณขัดข้อง
คุณสามารถดูการบันทึกอัตโนมัติทำงานโดยมองขึ้นที่มุมซ้ายมือ โดยจะแจ้งให้คุณทราบเมื่อมีการบันทึกเอกสารและเมื่อบันทึกลงในไดรฟ์ของคุณแล้ว
วิธีที่ 2 จาก 6: การใช้คอมพิวเตอร์
ขั้นตอนที่ 1. ไปที่ https://docs.google.com ในเว็บเบราว์เซอร์
คุณสามารถใช้เว็บเบราว์เซอร์ Windows หรือ macOS เพื่อเข้าถึง Google เอกสาร รวมถึง Chrome, Safari และ Microsoft Edge
หากคุณไม่มีบัญชี Google/Gmail คุณจะต้องสร้างบัญชีก่อนจึงจะสามารถเข้าถึง Google เอกสารได้
ขั้นตอนที่ 2 ลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Google ของคุณ
ทำตามคำแนะนำบนหน้าจอเพื่อลงชื่อเข้าใช้ด้วยชื่อบัญชี Google/Gmail และรหัสผ่านของคุณ ซึ่งจะนำคุณไปสู่รายการเอกสารที่คุณเปิด แก้ไข หรือทำงานอย่างอื่น คุณจะเห็นตัวเลือกบางอย่างสำหรับการสร้างเอกสารใหม่ที่ด้านบนของหน้าจอ
ขั้นตอนที่ 3 คลิก Blank + เพื่อสร้างเอกสารเปล่า
ที่ด้านซ้ายบนของหน้า สิ่งนี้จะสร้างเอกสารเปล่าที่คุณสามารถแก้ไขได้ตามที่คุณต้องการ
- หากคุณต้องการสร้างเอกสารใหม่จากเทมเพลต ให้คลิก แกลเลอรี่แม่แบบ ใกล้กับมุมบนขวาของหน้าเพื่อขยายรายการ จากนั้นคลิกเทมเพลตเพื่อสร้างเอกสารใหม่
- ตัวเลือกเทมเพลตยอดนิยม (เช่น ประวัติย่อ และ โบรชัวร์) ปรากฏที่บริเวณกึ่งกลางด้านบนของหน้า
ขั้นตอนที่ 4 คลิก Untitled document เพื่อเปลี่ยนชื่อไฟล์
เอกสารนี้เรียกว่า "เอกสารไม่มีชื่อ" โดยค่าเริ่มต้น เมื่อต้องการเปลี่ยนชื่อเป็นอย่างอื่นที่ไม่ใช่ "เอกสารไม่มีชื่อ " ให้กด Del เพื่อลบข้อความ แล้วพิมพ์ชื่อใหม่สำหรับเอกสารของคุณ กด ↵ Enter หรือ ⏎ Return เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ
- คุณยังสามารถเปลี่ยนชื่อเอกสารของคุณในรายการไฟล์ใน Google เอกสาร คลิกจุด 3 จุดในเส้นแนวตั้งที่ด้านล่างขวาของไฟล์ จากนั้นคลิก “เปลี่ยนชื่อ”
- ตอนนี้คุณได้สร้างเอกสารของคุณแล้ว! จากที่นี่ คุณสามารถแก้ไข แชร์ และปิดเอกสารของคุณได้
ขั้นตอนที่ 5. แก้ไขเอกสารของคุณ
ตราบใดที่คุณเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต Google เอกสารจะบันทึกงานของคุณในขณะที่คุณพิมพ์
- ใช้แถบเครื่องมือที่ด้านบนสุดของเอกสารเพื่อปรับขนาดแบบอักษร ใบหน้า สี และสไตล์
- หากต้องการปรับระยะห่างบรรทัด ให้คลิกที่ รูปแบบ เมนู เลือก ระยะห่างบรรทัด แล้วเลือก เดี่ยว, สองเท่า หรือตัวเลือกที่คุณต้องการ
- NS รูปแบบ เมนูยังมีเครื่องมือสำหรับเพิ่มคอลัมน์ ส่วนหัว ส่วนท้าย ส่วนหัว และอื่นๆ
- ในการแทรกรูปภาพ ตาราง แผนภูมิ หรืออักขระพิเศษ ให้คลิกที่ แทรก เมนู เลือกรายการที่คุณต้องการแทรก จากนั้นทำตามคำแนะนำบนหน้าจอ
- หากต้องการเปลี่ยนเอกสารเป็นมุมมองแนวนอน ให้เปิด "ไฟล์" จากนั้นคลิก "ตั้งค่าหน้ากระดาษ" จากตรงนั้น คุณสามารถเลือก "แนวนอน" หรือ "แนวตั้ง"
- Google เอกสารจะขีดเส้นใต้ข้อผิดพลาดในการสะกดคำที่อาจเกิดขึ้น โดยคลิกที่คำที่ขีดเส้นใต้เพื่อดูคำแนะนำ จากนั้นคลิกคำที่คุณต้องการใช้ หากต้องการตรวจการสะกดทั้งเอกสาร ให้คลิกที่ เครื่องมือ เมนูแล้วเลือกการสะกดคำ
- หากคุณต้องการดาวน์โหลดสำเนาเอกสารของคุณ ให้คลิกที่ ไฟล์ เมนู เลือก ดาวน์โหลดเป็น แล้วเลือกรูปแบบ
ขั้นตอนที่ 6 แชร์เอกสารของคุณ
ถ้าคุณต้องการให้เอกสารเป็นความร่วมมือกับผู้อื่น คุณสามารถแชร์กับบุคคลหรือกลุ่มได้ นี่คือวิธี:
- คลิกที่สีน้ำเงิน แบ่งปัน ปุ่มบริเวณมุมบนขวาของหน้า
- ป้อนที่อยู่อีเมลของคนที่คุณต้องการแชร์ด้วย โดยคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค
- คลิกไอคอนดินสอทางด้านขวาของช่อง "ผู้คน" เพื่อดูรายการสิทธิ์ (ดูได้, แก้ไขได้, สามารถแสดงความคิดเห็น) จากนั้นเลือกตัวเลือก
- คลิก ขั้นสูง ที่มุมขวาล่างของหน้าต่างการแชร์เพื่อดูตัวเลือกเพิ่มเติม และทำการเปลี่ยนแปลงตามต้องการ
- คลิก ส่ง เพื่อส่งลิงค์ไปยังเอกสาร
ขั้นตอนที่ 7 ออกจากเอกสารเมื่อคุณทำเสร็จแล้ว
คลิกไอคอนกระดาษสีน้ำเงินที่มุมซ้ายบนของหน้าเพื่อกลับไปยังรายการเอกสาร การดำเนินการนี้จะนำคุณกลับไปที่ Google เอกสารทั้งหมดของคุณ ดังนั้นคุณจึงสามารถเปิดเอกสารที่มีอยู่หรือสร้างใหม่ได้
ขั้นตอนที่ 8 แก้ไขเอกสารในอนาคต
เมื่อต้องการทำงานในเอกสาร ให้กลับไปที่ https://docs.google.com จากนั้นคลิกชื่อเอกสารในรายการไฟล์
วิธีที่ 3 จาก 6: การใช้โทรศัพท์หรือแท็บเล็ต
ขั้นตอนที่ 1. ติดตั้ง Google เอกสารบนโทรศัพท์หรือแท็บเล็ตของคุณ
หากคุณใช้ iPhone หรือ iPad คุณสามารถดาวน์โหลดแอปได้จาก App Store หากคุณมี Android คุณสามารถดาวน์โหลดได้จาก Play Store
หากคุณไม่มีบัญชี Google/Gmail คุณจะต้องสร้างบัญชีก่อนจึงจะสามารถเข้าถึง Google เอกสารได้
ขั้นตอนที่ 2 เปิด Google เอกสาร
ที่เป็นไอคอนกระดาษสีฟ้า (เขียนว่า "Docs") ปกติจะอยู่ที่หน้า home (iPhone/iPad) หรือใน app drawer (Android) แตะที่แอพเพื่อเปิดขึ้น
ขั้นตอนที่ 3 แตะ +
ในวงกลมมุมขวาล่างของหน้าจอ
ขั้นตอนที่ 4 แตะ เอกสารใหม่ เพื่อสร้างเอกสารเปล่า
หากคุณกำลังใช้ Android จะเป็นการสร้างเอกสารเปล่าใหม่ หากคุณใช้ iPhone หรือ iPad ให้ป้อนชื่อเอกสารแล้วแตะ สร้าง.
- หากคุณต้องการใช้เทมเพลต ให้แตะ เลือกเทมเพลต เพื่อเปิดหน้าต่างเลือกแม่แบบ จากนั้นแตะแม่แบบเพื่อสร้างเอกสารด้วยรูปแบบนั้น
- ตอนนี้คุณได้สร้างเอกสารของคุณแล้ว! จากที่นี่ คุณสามารถแก้ไข เปลี่ยนชื่อ และแชร์เอกสารของคุณได้
ขั้นตอนที่ 5. แก้ไขเอกสารของคุณ
ตราบใดที่คุณเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต Google เอกสารจะบันทึกงานของคุณในขณะที่คุณพิมพ์
- เมื่อต้องการปรับการจัดตำแหน่งย่อหน้าและ/หรือระยะห่างบรรทัด ให้แตะสองครั้งที่ตำแหน่งที่คุณต้องการให้การเปลี่ยนแปลงเริ่มต้น แตะไอคอนรูปแบบ (A ที่มีหลายบรรทัด) เลือก ย่อหน้า แล้วเลือกตัวเลือกของคุณ
- หากต้องการเปลี่ยนเป็นโหมดแนวนอน ให้คลิกที่จุด 3 จุดที่มุมขวาบน จากนั้นกด "ตั้งค่าหน้ากระดาษ" จากที่นี่ คุณสามารถเลือก "แนวนอน" หรือ "แนวตั้ง"
- หากต้องการเปลี่ยนรูปลักษณ์ของข้อความ ให้แตะสองครั้งที่ข้อความเพื่อแสดงเครื่องหมายสีน้ำเงิน จากนั้นลากเพื่อเลือกข้อความที่คุณต้องการแก้ไข แตะไอคอนรูปแบบ (A ที่มีหลายบรรทัด) เลือก ข้อความ แล้วเลือกตัวเลือกที่คุณต้องการ
- คุณสามารถแทรกรูปภาพ ส่วนหัว ส่วนท้าย ตาราง หมายเลขหน้า และอื่นๆ เมื่อคุณอยู่ในโหมดการพิมพ์ หากต้องการเปิดโหมดการพิมพ์ ให้แตะจุดสามจุดที่มุมขวาบน จากนั้นเลื่อนตัวเลือก "รูปแบบการพิมพ์" ไปที่เปิด จากนั้นแตะดินสอที่มุมล่างขวาเพื่อกลับไปที่ตัวแก้ไข แตะ + เพื่อเปิดเมนูแทรก จากนั้นเลือกรายการที่คุณต้องการแทรก
ขั้นตอนที่ 6 แชร์เอกสารของคุณ
ถ้าคุณต้องการให้เอกสารเป็นความร่วมมือกับผู้อื่น คุณสามารถแชร์กับบุคคลหรือกลุ่มได้ นี่คือวิธี:
- แตะปุ่มแชร์ (บุคคลที่มี "+") ที่ด้านบนเพื่อเปิด "หน้าจอแชร์
- พิมพ์อีเมลของคนที่จะแชร์ด้วยในช่อง "People"
- แตะไอคอนดินสอทางด้านขวาของช่อง "ผู้คน" เพื่อดูรายการสิทธิ์ (ดู, แก้ไข, ความคิดเห็น) จากนั้นเลือกตัวเลือก
- แตะไอคอนส่ง (เครื่องบินกระดาษ) ที่มุมบนขวาเพื่อส่งอีเมลลิงก์เอกสาร
ขั้นตอนที่ 7 คลิกปุ่มลูกศรเพื่อออกจากเอกสาร
เมื่อคุณทำงานเอกสารเสร็จแล้ว ให้ไปที่มุมซ้ายบนแล้วคลิกลูกศรย้อนกลับ การดำเนินการนี้จะนำคุณไปยังรายการ Google เอกสารก่อนหน้าของคุณ เพื่อให้คุณสามารถสร้างใหม่หรือแก้ไขเอกสารเก่าได้
คุณยังสามารถกดปุ่มโฮมบนโทรศัพท์เพื่อปิดแอปทั้งหมดได้
ขั้นตอนที่ 8 แก้ไขเอกสารในอนาคต
เมื่อคุณต้องการทำงานในเอกสาร ให้เปิดแอป Google เอกสาร แล้วแตะชื่อเอกสารในรายการไฟล์ หากต้องการเปลี่ยนแปลง ให้แตะไอคอนดินสอที่มุมขวาล่างเพื่อเข้าสู่โหมดแก้ไข
วิธีที่ 4 จาก 6: การสร้าง Google Doc จากไฟล์ Word
ขั้นตอนที่ 1. เปิด Google Drive ของคุณ
ไอคอนนี้ดูเหมือนสามเหลี่ยมที่สร้างจาก 3 สีที่ต่างกัน คุณสามารถเข้าถึงไดรฟ์ของคุณผ่านบัญชี Google โดยไปที่
หากคุณไม่มีบัญชี Google คุณจะต้องสร้างบัญชีก่อนอัปโหลดเอกสาร Word
ขั้นตอนที่ 2 คลิกใหม่
ที่มุมซ้ายมือ ให้คลิกที่ปุ่มใหม่ที่มีเครื่องหมายบวกอยู่ข้างๆ เพื่อเปิดเมนูแบบเลื่อนลง
ขั้นตอนที่ 3 เลือก อัปโหลดไฟล์
ซึ่งจะเป็นการเปิดกล่องโต้ตอบบนคอมพิวเตอร์ของคุณ ซึ่งคุณสามารถเลือกไฟล์ที่จะอัปโหลดได้
คุณยังสามารถอัปโหลดทั้งโฟลเดอร์เพื่อบันทึกจากคอมพิวเตอร์ของคุณไปยัง Google ไดรฟ์
ขั้นตอนที่ 4 เปิดเอกสาร Word ที่บันทึกไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณ
เลือกเอกสาร Word ที่คุณต้องการเปิดโดยดับเบิลคลิก
ขั้นตอนที่ 5. ดับเบิลคลิกที่ไฟล์เพื่อเปิดขึ้น
คอมพิวเตอร์ของคุณอาจใช้เวลาสองสามวินาทีในการอัปโหลดไฟล์ ดังนั้นโปรดระวัง เมื่อพร้อมแล้ว คุณสามารถคลิกที่ไฟล์ใน Google ไดรฟ์เพื่อเปิดไฟล์และเริ่มแก้ไข
ตอนนี้คุณสามารถแก้ไข แบ่งปัน และเปลี่ยนชื่อ Google เอกสารของคุณได้ตามปกติ
วิธีที่ 5 จาก 6: การบังคับให้ผู้ใช้ทำสำเนา Google Doc
ขั้นตอนที่ 1 ใช้เคล็ดลับนี้เพื่อให้ผู้รับทำสำเนาเอกสารของคุณ
เมื่อคุณส่งเอกสารให้ผู้อื่นผ่าน Google Docs อาจมีบางครั้งที่คุณต้องการให้พวกเขาทำสำเนา แก้ไข แล้วส่งกลับมาให้คุณ เนื่องจากการตั้งค่าใน Google เอกสารไม่ได้ถูกตั้งค่าไว้สำหรับสิ่งนี้ คุณสามารถเปลี่ยน URL และบังคับให้ผู้ใช้ทำสำเนาแทนที่จะแก้ไขเอกสารต้นฉบับ
คุณอาจใช้ตัวเลือกนี้หากคุณส่งแผ่นงานให้นักเรียนของคุณ หรือส่งเอกสารให้พนักงานหลายคน
ขั้นตอนที่ 2. เปิดเอกสาร
ไปที่ Google Docs และเปิดเอกสารที่คุณต้องการแชร์
ขั้นตอนที่ 3 คลิกปุ่มแชร์
ที่มุมขวาบนและเป็นสีฟ้าสดใส
ขั้นตอนที่ 4 คลิกเปลี่ยนเป็นใครก็ได้ที่มีลิงก์
ที่ด้านล่างของกล่องป๊อปอัป ให้คลิกที่บรรทัดสุดท้ายของกล่องโต้ตอบ นี่จะเป็นการเปิดกล่องใหม่
ขั้นตอนที่ 5. คัดลอกลิงค์แล้ววางที่อื่น
คุณสามารถไฮไลต์ลิงก์แล้วใช้เมาส์เพื่อคลิกขวา จากนั้นกดคัดลอก หรือกดคัดลอกลิงก์ก็ได้ วางลงใน Google เอกสารเปล่าเพื่อให้คุณสามารถแก้ไขได้
คุณยังสามารถวางลงในช่อง URL ที่ด้านบนของเว็บเบราว์เซอร์
ขั้นที่ 6. แทนที่ “edit” ด้วย “copy” ที่ท้ายลิงค์
เลื่อนไปที่ส่วนท้ายสุดของลิงก์ที่คุณเห็นคำว่า "แก้ไข" ลบคำว่า "แก้ไข" จากนั้นพิมพ์ "คัดลอก" ระวังอย่าเปลี่ยนส่วนอื่น ๆ ของ URL
ขั้นตอนที่ 7 ส่งลิงค์ที่แก้ไขไปยังผู้รับของคุณ
ลิงก์นี้จะเปิดกล่องโต้ตอบโดยอัตโนมัติซึ่งจะถามผู้รับว่าต้องการทำสำเนาหรือไม่ คุณสามารถส่งเอกสารนี้ไปให้คนอื่นๆ ได้มากเท่าที่คุณต้องการ เพื่อให้ทุกคนมีสำเนาเอกสารของคุณได้
วิธีที่ 6 จาก 6: การสร้าง PDF จาก Google Doc
ขั้นตอนที่ 1. เปิด Google Doc
จาก Google ไดรฟ์ ให้เลือกเอกสารที่คุณต้องการบันทึกเป็น PDF
ขั้นตอนที่ 2. คลิก ไฟล์, แล้ว พิมพ์.
ไปที่มุมบนซ้ายแล้วคลิกที่ไฟล์ เลื่อนลงแล้วคลิกพิมพ์
นี่เป็นวิธีที่คุณสามารถพิมพ์ Google Doc ได้โดยตรงจากคอมพิวเตอร์ของคุณ
ขั้นตอน 3. เลือก “บันทึกเป็น PDF” เป็นปลายทาง
ข้าง “ปลายทาง” คลิกช่องรายการแบบเลื่อนลงเพื่อดูตัวเลือกของคุณ กด "บันทึกเป็น PDF"
ขั้นตอนที่ 4 คลิกบันทึก
การดำเนินการนี้จะบันทึกเอกสารลงในคอมพิวเตอร์ของคุณเป็น PDF โดยใช้ชื่อเดียวกับใน Google เอกสาร
เคล็ดลับ
- ไม่ต้องกังวลกับการบันทึก Google เอกสารของคุณ! มันจะบันทึกให้คุณโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่คุณทำการเปลี่ยนแปลง
- หากคุณกำลังใช้ Google เอกสารแบบออฟไลน์ (ไม่มี WiFi หรือการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต) จะไม่บันทึกโดยอัตโนมัติจนกว่าคุณจะเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตอีกครั้ง
- คุณสามารถครอบตัดหรือแก้ไขรูปภาพภายใน Google เอกสารได้เองโดยดับเบิลคลิกที่รูปภาพ
