การส่งอีเมลเป็นส่วนหนึ่งของชีวิตของมืออาชีพ นักศึกษา และคนทำงานเกือบทุกคนในปัจจุบัน แม้ว่าอีเมลบางฉบับอาจดูเหมือนเย็นชา แต่อีเมลอื่นๆ อาจหยาบคายอย่างโจ่งแจ้งและต้องการการจัดการ คุณสามารถจัดการกับอีเมลดังกล่าวได้ด้วยการทำให้เย็นลง ตอบกลับหลังจากที่คุณได้วางแผนแล้ว และด้วยการก้าวไปข้างหน้ากับวันของคุณ
ขั้นตอน
ตอนที่ 1 ของ 3: รักษาความสงบและวางแผน
ขั้นตอนที่ 1 พิจารณาว่าอีเมลมีเจตนาหยาบคายหรือไม่
อาจเป็นเรื่องยากที่จะบอกได้ว่ามีใครหยาบคายผ่านอีเมลหรือไม่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากคุณไม่สามารถมองเห็นการแสดงออกทางสีหน้าของพวกเขาหรือได้ยินเสียงของพวกเขาเพื่อช่วยในการตัดสินใจ ก่อนที่คุณจะตอบสนองต่ออีเมลที่ดูหยาบคายสำหรับคุณ ให้พิจารณาว่าความหยาบคายนั้นอาจเป็นการสื่อสารที่ผิดพลาดหรือไม่
ลองถามคนๆ นั้นโดยตรงว่าพวกเขาหมายถึงอะไรโดยการพูดคุยแบบเห็นหน้ากันหรือทางโทรศัพท์ ซึ่งอาจช่วยขจัดปัญหาอันเนื่องมาจากการสื่อสารที่ผิดพลาดอย่างง่าย
ขั้นตอนที่ 2 อย่าตอบสนองทันที
แม้ว่าการเริ่มรวบรวมคำพูดที่หยาบคายหรือทำร้ายจิตใจหลายคำเพื่อตอบกลับอีเมลฉบับนี้อาจเป็นเรื่องที่น่าดึงดูดใจ แต่ให้หลีกเลี่ยงการทำเช่นนั้นทุกวิถีทาง คุณอาจจะเสียใจในภายหลัง ให้หลีกเลี่ยงอีเมล ปิดเบราว์เซอร์ของคุณ และใช้เวลาสักครู่เพื่อรวบรวมความคิดของคุณ
- เดินสักสองสามนาทีจนกว่าคุณจะรู้สึกสงบ
- หายใจเข้าลึก ๆ และดื่มน้ำ
ขั้นตอนที่ 3 ระบายในอีเมลฉบับร่าง แต่อย่าส่ง
อีกวิธีในการดึงพลังงานเชิงลบออกมาอย่างสร้างสรรค์คือร่างอีเมลถึงบุคคลนั้น แต่อย่าส่งอีเมล ด้วยวิธีนี้ คุณจะสามารถเริ่มรวบรวมความคิดเริ่มต้นของคุณ ไม่ว่าจะเข้มข้นแค่ไหน ในขณะเดียวกันก็ให้เวลากับตัวเองในการขัดเกลา ขัดเกลา และเพิ่มความคิดเหล่านั้นในภายหลัง
- ดึงอีเมลแยกต่างหากและพิมพ์คำตอบโดยไม่ต้องป้อนผู้รับ เพื่อไม่ให้คุณส่งอีเมลออกไปโดยไม่ได้ตั้งใจ หรือคุณสามารถระบุอีเมลของคุณเองเป็นผู้รับ
- คิดถึงทุกครั้งที่คุณตอบสนองต่อบางสิ่งในทันที และหลังจากนั้นก็เสียใจกับสิ่งที่ฉลาดหรือกระตุ้นความคิดทั้งหมดที่คุณพูดได้ในภายหลัง สิ่งนี้จะทำให้คุณมีเวลาพัฒนาและป้องกันความเสียใจ
ขั้นตอนที่ 4 ยอมรับความรับผิดชอบเมื่อจำเป็น
ในการอ่านอีเมล คุณอาจตีความอีเมลว่าหยาบคายเพราะส่วนหนึ่งเป็นความจริง และความจริงอาจทำให้คุณเจ็บปวดได้ แม้ว่าสิ่งนี้จะไม่ช่วยให้พวกเขารู้สึกผิดในสถานการณ์นี้ แต่ก็ให้พื้นที่แก่คุณสำหรับการพัฒนาตนเองและเพื่อความซื่อสัตย์ ทั้งกับตัวเองและกับผู้ส่งอีเมล
ตัวอย่างเช่น บางทีเจ้านายของคุณอาจส่งอีเมลหยาบคายถึงคุณเกี่ยวกับการมาทำงานสาย แม้ว่าถ้อยคำจะไม่จำเป็นต้องหยาบคาย แต่คุณควรรับทราบและแก้ไขความล่าช้าของคุณ
ขั้นตอนที่ 5. อย่าเลียนแบบพฤติกรรมที่ไม่ดีของพวกเขา
เมื่อมีคนหยาบคายกับคุณ อาจเป็นการยั่วยวนใจที่จะตอบแทนคุณ ย้ำอีกครั้งว่าอย่าตอบโต้ในทางลบ แต่ควรงดเว้นจากพฤติกรรมก้าวร้าวหรือหยาบคายที่เฉยเมยหากคุณพบเห็นต่อหน้าก่อนที่จะตอบโต้ อย่าให้สายตาสกปรกหรือเพิกเฉยหากพวกเขาพูดกับคุณ
- ให้ปฏิบัติธรรมแทน ทักทายพวกเขาและเดินต่อไป
- อย่าใช้เวลาอยู่กับพวกเขาเว้นแต่จำเป็น แต่อย่าหลีกเลี่ยงพวกเขาเช่นกัน
ขั้นตอนที่ 6 พิจารณาราก
บางครั้ง อีเมลที่หยาบคายอาจเกี่ยวข้องกับคุณหรือสถานการณ์แวดล้อมเพียงเล็กน้อย การฟาดฟันใส่ใครซักคนไม่เคยโอเค แต่บางครั้งผู้ที่ส่งอีเมลอาจต้องผ่านอะไรมามากกว่าที่เขาจะรับมือได้ และอาจส่งเรื่องนั้นมาให้คุณด้วยความหงุดหงิดที่ไม่เกี่ยวข้องกับคุณ พวกเขาอาจไม่รู้ด้วยซ้ำว่าพวกเขาหยาบคาย สิ่งนี้ไม่ได้แก้ตัว แต่การเข้าใจสถานะปัจจุบันของบุคคลและแรงจูงใจสามารถช่วยในการก้าวไปข้างหน้า
- ตัวอย่างเช่น หากพวกเขากำลังมีปัญหาในชีวิตสมรสหรือหากมีคนในครอบครัวเพิ่งเสียชีวิต สิ่งนี้สามารถอธิบายความหยาบคายของพวกเขาได้
- เป็นไปได้ว่าพวกเขาเพียงแค่มีวันที่ไม่ดี
ส่วนที่ 2 จาก 3: การตอบกลับอีเมล
ขั้นตอนที่ 1. ขอความช่วยเหลือจากเพื่อน
เพื่อนหรือเพื่อนร่วมงานสามารถช่วยคุณได้โดยเฉพาะในการตอบกลับอีเมลที่หยาบคายหรือน่ารังเกียจ และพวกเขายังสามารถให้ความเห็นที่สองเกี่ยวกับสถานการณ์นั้นได้อีกด้วย ในช่วงเวลานี้ อย่าขอให้เพื่อนที่หัวร้อนมาช่วย ยื่นมือไปหาผู้ที่มีความสงบ ฉลาด และมุ่งเน้นการแก้ปัญหาแทน
หากเป็นไปได้ ขอดูการตอบกลับที่ผ่านมาสำหรับอีเมลหยาบคายที่พวกเขาส่งไป
ขั้นตอนที่ 2 รับทราบความหยาบคายของพวกเขา
เมื่อคุณกำลังร่างอีเมล คุณจะต้องรับทราบว่าพวกเขาหยาบคายแค่ไหน อาจเป็นได้ว่าพวกเขาไม่รู้ว่าคำพูดของพวกเขาจะดูไม่สุภาพ แต่ไม่ว่าอย่างไร คุณควรให้ความสนใจกับมัน
- พูดบางอย่างเช่น “ก่อนที่ฉันจะเริ่มต้นด้วยการตอบกลับ ฉันต้องการรับทราบความหยาบคายที่แสดงในอีเมลของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งรอบๆ คำพูดที่กล่าวหาและดูถูกของคุณ”
- การพูดตรงๆ เป็นประโยชน์สำหรับคุณและสำหรับอีกฝ่าย และสามารถช่วยป้องกันไม่ให้สถานการณ์เดิมเกิดขึ้นอีก
ขั้นตอนที่ 3 รับทราบความคับข้องใจของพวกเขา
แม้ว่าอีเมลของพวกเขาจะหยาบคาย แต่บางทีความหงุดหงิดของพวกเขาอาจมาจากสถานที่จริง ถ้าเป็นเช่นนั้น รับทราบความคับข้องใจและแสดงความเข้าใจ หากเป็นเพียงส่วนเล็ก วิธีนี้จะช่วยให้พวกเขารู้สึกถึงความคิดระหว่างคุณกับพวกเขาน้อยลง และขับเคลื่อนคุณทั้งคู่ไปสู่การสร้างสันติภาพที่อาจเกิดขึ้นได้
- พูดบางอย่างเช่น “อีเมลของคุณระบุว่าคุณผิดหวัง”
- อย่าลืมจดจ่อกับสิ่งที่อีเมลของพวกเขาพูด ไม่ใช่พวกเขาเป็นการส่วนตัว
ขั้นตอนที่ 4 ถามว่าทำไม
อย่างไรก็ตาม บางครั้งคุณอาจไม่รู้เลยว่าทำไมบางคนถึงตัดสินใจส่งอีเมลแบบนี้ถึงคุณหลังจากไตร่ตรองตนเองและปรึกษาผู้อื่นมามากแล้ว ในกรณีนี้ คุณควรถามผู้ส่งถึง 'ทำไม' ง่ายๆ เพื่อให้คุณเข้าใจและแก้ไขปัญหาได้ดีขึ้น
คุณอาจพูดว่า “ฉันได้คิดอย่างรอบคอบเกี่ยวกับอีเมลของคุณแล้วและยังสับสนเล็กน้อยในเหตุผลของคุณในการส่งมัน ดังนั้นฉันอยากรู้ว่าเหตุใดจึงเป็นเช่นนั้น”
ขั้นตอนที่ 5. เสนอวิธีแก้ปัญหาหรือคำอธิบาย
เมื่อคุณได้ระบุข้อกังวลและประเด็นเบื้องต้นของคุณในอีเมลแล้ว คุณควรเริ่มค้นหาวิธีแก้ไขและตอบสนองต่อข้อกังวลเหล่านั้น หากมี ให้พวกเขารู้ว่าคุณเต็มใจจะทำอะไร สำรวจพื้นที่เพื่อการประนีประนอม และแสดงความเต็มใจที่จะแก้ไขปัญหานี้
- การจัดประชุมอาจเป็นประโยชน์เช่นกัน ผู้คนมักจะใจดีมากกว่าการซ่อนตัวอยู่หลังหน้าจอคอมพิวเตอร์
- คุณอาจพูดบางอย่างเช่น “คุณแสดงความโกรธที่ฉันกลับมาจากอาหารกลางวันสาย 15 นาทีเมื่อวานนี้ แต่ฉันต้องไปรับลูกสาวที่ป่วยจากโรงเรียน แม้ว่าฉันจะพยายามทำให้มันกลับมาตรงเวลาได้อย่างแน่นอนในอนาคต แต่ก็มีเวลาเช่นนี้ที่หลีกเลี่ยงไม่ได้”
ขั้นตอนที่ 6 กำหนดขอบเขต
หลังจากที่คุณได้เสนอวิธีแก้ปัญหาเรียบร้อยแล้ว ตอนนี้ก็ถึงเวลาสร้างกฎพื้นฐานสำหรับการสนทนาต่อไป ให้พวกเขารู้ว่าคุณจะไม่ต้องทนกับความหยาบคายเช่นนี้อีกในอนาคต และการทำเช่นนี้จะทำให้การทำงานร่วมกันอย่างร่วมมือกันเป็นเรื่องยากมากหากไม่เป็นไปไม่ได้
- บอกพวกเขาว่าคุณจะไม่ยอมรับการดูหมิ่นหรือข้อกล่าวหาที่ไม่เหมาะสม
- ขอให้พวกเขามาหาคุณด้วยความห่วงใยและมีน้ำใจก่อนที่จะกระโดดปืน
ขั้นตอนที่ 7 ลบออก หากจำเป็น
คุณอาจพบว่าคุณอ่านและอ่านอีเมลซ้ำแล้วซ้ำอีกและกำลังจมอยู่กับความรู้สึกด้านลบเกี่ยวกับอีเมล อย่างไรก็ตาม วิธีนี้ไม่ได้ช่วยให้คุณก้าวไปข้างหน้าและอาจจะทำให้คุณโมโหและหงุดหงิดมากขึ้นเท่านั้น หากจำเป็นจริงๆ ให้ลบอีเมลออกจากกล่องขาเข้าของคุณเพื่อไม่ให้คุณเข้าถึงได้
หากคุณคิดว่าคุณอาจต้องการอีเมลนี้อีกในอนาคต ให้ส่งไปให้คนที่คุณไว้ใจแต่ลบออกจากกล่องจดหมายของคุณเอง
ตอนที่ 3 ของ 3: ก้าวต่อไปกับวันของคุณ
ขั้นตอนที่ 1 ดำเนินการผลิตต่อไป
แม้ว่าอีเมลนี้อาจดูเหมือนทำลายวันของคุณ แต่ทำทุกอย่างให้อยู่ในอำนาจของคุณที่จะไม่อนุญาต ทำกิจวัตรประจำวันต่อไป ทำรายการสิ่งที่ต้องทำ และทำงานที่จำเป็นทั้งหมดให้เสร็จ อย่าปล่อยให้สิ่งหนึ่งรบกวนวันหรือความก้าวหน้าของคุณ
การทำตัวให้ยุ่งอยู่เสมอจะช่วยให้คุณจดจ่อกับสิ่งที่สำคัญสำหรับคุณและหลีกเลี่ยงการครุ่นคิดในอีเมลฉบับเดียว
ขั้นตอนที่ 2 ตั้งเป้าหมายเล็กๆ เพื่อรักษาโมเมนตัมของคุณ
ในการรักษากิจวัตรประจำวันของคุณ ให้ตั้งเป้าหมายเล็กๆ ที่ทำได้สำเร็จซึ่งคุณสามารถกระทำได้ในวันนั้น การทำสิ่งเหล่านี้ให้สำเร็จจะช่วยให้คุณรู้สึกสำเร็จมากขึ้น และได้รับผลกระทบน้อยลงในภายหลังจากอีเมลหยาบคายที่คุณได้รับ
ลองตั้งเป้าหมาย เช่น "ตอบกลับอีเมลอื่นๆ ทั้งหมด" หรือ "ไปฟิตเนส"
ขั้นตอนที่ 3 กวนใจตัวเอง
บางครั้ง ในการที่จะก้าวไปข้างหน้าจากบางสิ่ง คุณต้องเบี่ยงเบนความสนใจ พักสมองเพื่อฟังเพลง รับประทานอาหารกลางวัน หรือโทรหาเพื่อนเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับสิ่งอื่นที่ไม่ใช่อีเมล การทำให้จิตใจของคุณหลุดพ้นจากสิ่งต่างๆ จะทำให้คุณได้หยุดพักที่จำเป็นและผ่อนคลายมาก
ขั้นตอนที่ 4 พิจารณารายงานหากจำเป็น
ในท้ายที่สุด บางครั้งวิธีที่ดีที่สุดในการก้าวไปข้างหน้าคือการจัดการกับปัญหาอย่างถาวร หากอีเมลมีการข่มขู่หรือดูหมิ่นใดๆ ที่อาจถือได้ว่าเป็นวาจาสร้างความเกลียดชัง ให้รายงานบุคคลนี้ต่อบุคคลที่เหมาะสม ซึ่งอาจเป็นแผนกทรัพยากรบุคคลที่ทำงานของคุณหรือการดำเนินการของนักเรียนที่โรงเรียนของคุณ คุณยังสามารถบล็อกพวกเขาไม่ให้ส่งอีเมลถึงคุณในอนาคต
- รายงานพวกเขาต่อเจ้าหน้าที่หากพวกเขากำลังคุกคามคุณทางกายภาพ
- ลองส่งอีเมลถึงผู้จัดการของคุณก่อนเพื่อแจ้งให้ทราบว่าเกิดอะไรขึ้น หากพวกเขาไม่แก้ไขปัญหา ให้นำไปที่ HR
