คุณได้เขียนอีเมลที่ยอดเยี่ยม แต่เมื่อถึงเวลาต้องเขียนข้อความปิดท้าย คุณก็ไม่รู้ว่าจะพูดอะไร นั่นเป็นเรื่องปกติอย่างสมบูรณ์ การหาวิธีจบอีเมลที่ชัดเจนและกระชับอาจเป็นเรื่องที่น่าหงุดหงิด แต่ก็ใช่ว่าจะเป็นไปไม่ได้ สิ่งที่คุณต้องทำคือเพิ่มบทสรุปสั้นๆ ของคะแนนของคุณ เสนอการปิดอย่างเป็นมิตร และลงชื่อออกด้วยคำหรือวลีที่ถูกต้อง
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: การสรุปอีเมลอย่างเป็นทางการ
ขั้นตอนที่ 1 ยืนยันวัตถุประสงค์ในการเขียนอีกครั้ง
ไม่จำเป็นสำหรับอีเมลสั้นๆ หรือการตอบคำถามของผู้อื่นอย่างรวดเร็ว หากคุณเขียนอีเมลยาวๆ หรือหากคุณกำลังจัดการกับหัวข้อหรือข้อกังวลหลายเรื่อง ให้เพิ่มประโยคสรุปสั้นๆ เพื่อสรุปข้อมูลหรือคำขอของคุณ
ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังสมัครงาน คุณอาจใส่ข้อมูลเกี่ยวกับข้อมูลประจำตัวและประสบการณ์ของคุณ จากนั้นคุณสามารถสรุปอีเมลของคุณโดยเขียนว่า “จากภูมิหลังและประสบการณ์ของฉัน ฉันเชื่อว่าฉันจะเป็นผู้ที่เหมาะสมสำหรับตำแหน่งนี้”
ขั้นตอนที่ 2 เพิ่มบรรทัดสรุป
ในหนึ่งประโยค ให้สรุปอีเมลของคุณด้วยการแสดงความขอบคุณหรือร้องขอการติดต่อ หากคุณกำลังติดต่อกับคนอื่น คุณอาจเขียนว่า “ขอบคุณที่สละเวลา” หรือ “ฉันหวังว่าจะได้พบคุณ” หากคุณกำลังตอบกลับใครบางคน คุณอาจปิดท้ายด้วย “โปรดติดต่อฉันหากคุณมีคำถามเพิ่มเติม”
การปิดที่แน่นอนที่คุณใช้ควรใช้ขึ้นอยู่กับหัวเรื่องของอีเมลของคุณ อย่าลืมปิดท้ายให้สั้น สุภาพ และเกี่ยวข้องกับอีเมลของคุณ
ขั้นตอนที่ 3 เลือกการลงชื่อออกของคุณ
การลงชื่อออกจากระบบจะเกิดขึ้นเสมอเมื่อสิ้นสุดอีเมลที่เป็นทางการ เมื่อคุณจบอีเมลที่เป็นทางการ คุณต้องการลงชื่อออกจากระบบอย่างสุภาพและให้เกียรติ ลองปิดเช่น “ขอแสดงความนับถือ” “ขอแสดงความนับถือ” “ขอบคุณ” หรือ “ความปรารถนาดี”
- หลีกเลี่ยงการใช้ชวเลขหรือตัวย่อ เป็นการดีที่สุดเสมอที่จะเขียนคำแบบเต็มในการลงชื่อออกอย่างเป็นทางการ
- พยายามหลีกเลี่ยงการปิดที่ใกล้หรือเป็นทางการเกินไป การลงชื่อออกจากระบบ เช่น "ความรัก" นั้นเป็นเรื่องส่วนตัวเกินไปสำหรับอีเมลที่เป็นทางการ ในขณะที่ "ขอแสดงความนับถือ” จะเหมาะสมเมื่อพูดกับเจ้าหน้าที่ของรัฐเท่านั้น
ขั้นตอนที่ 4. พิมพ์ชื่อเต็มของคุณ
เมื่อคุณลงท้ายอีเมลที่เป็นทางการ คุณต้องการใช้ชื่อและนามสกุลของคุณเสมอ คุณไม่รู้ว่าผู้รับรู้จักชื่อจอห์นหรือลิซ่ากี่คน การเพิ่มนามสกุลของคุณช่วยให้พวกเขาจำคุณได้เร็วและชัดเจนยิ่งขึ้น
วิธีที่ 2 จาก 3: การสิ้นสุดอีเมลที่ไม่เป็นทางการ
ขั้นตอนที่ 1 ให้เหตุผลในการสิ้นสุดอีเมล
ค่อยสรุปอีเมลของคุณโดยกล่าวปิดท้ายสั้นๆ ก่อนออกจากระบบ ควรมีความเป็นมิตรและไม่ต้องมีรายละเอียดมากนัก ประโยคเช่น "ยังไงก็ตามฉันต้องตีหนังสือ!" เป็นคำพูดปิดที่ดีอย่างสมบูรณ์
ขั้นตอนที่ 2 เปิดสายการสื่อสารไว้
เพิ่มข้อความสั้นๆ เพื่อให้ผู้รับทราบว่าคุณต้องการรับการติดต่อกลับจากพวกเขา การเขียนว่า “บอกฉันถ้าคุณต้องการอย่างอื่น” หรือ “ฉันรอฟังสิ่งที่คุณทำอยู่ไม่ไหวแล้ว” เป็นมิตรและเป็นกันเอง
ขั้นตอนที่ 3 ออกจากระบบ
การสิ้นสุดอีเมลที่ไม่เป็นทางการอาจเป็นเรื่องสบาย ๆ มากกว่าอีเมลที่เป็นทางการ ขึ้นอยู่กับผู้รับของคุณ การลงชื่อออกอาจรวมถึง:
- ความรัก
- ไชโย
- พบกันใหม่
- ของคุณ
- ลาก่อน
ขั้นตอนที่ 4. เซ็นชื่อของคุณ
เมื่อใช้อีเมลแบบไม่เป็นทางการ คุณไม่จำเป็นต้องเซ็นชื่อเต็ม ผู้รับรู้แล้วว่าคุณเป็นใคร เป็นที่ยอมรับได้อย่างสมบูรณ์ที่จะลงนามในชื่อของคุณ
หากคุณกำลังเขียนถึงคนใกล้ชิด คุณสามารถใช้ชื่อเล่นได้เช่นกัน หากเพื่อนหรือสมาชิกในครอบครัวโทรหาคุณด้วยชื่อเล่น การใช้ชื่อนั้นอาจสนุกและเป็นกันเองเมื่อคุณออกจากระบบ
วิธีที่ 3 จาก 3: การใช้ Signature Block
ขั้นตอนที่ 1 ตัดสินใจว่าจำเป็นต้องมีลายเซ็นหรือไม่
หากคุณกำลังส่งอีเมลส่วนตัว ไม่จำเป็นต้องมีลายเซ็น บล็อกลายเซ็นประกอบด้วยข้อมูลต่างๆ ซึ่งรวมถึงชื่อของคุณ ข้อมูลติดต่อ และข้อมูลบริษัทหรือองค์กรของคุณ ไม่ต้องกังวลกับการใส่ข้อมูลนี้หากคุณกำลังส่งอีเมลที่ไม่เป็นทางการหรือส่วนตัว ให้เซ็นชื่อแทน
- บ่อยครั้ง บริษัทหรือองค์กรของคุณจะต้องมีลายเซ็น และพวกเขาจะแจ้งให้คุณทราบว่าพวกเขาต้องการข้อมูลใดบ้าง ถามบริษัทของคุณว่าพวกเขามีบล็อกลายเซ็นมาตรฐานที่ต้องการให้คุณใช้หรือไม่
- หากบริษัทของคุณไม่มีบล็อกลายเซ็นมาตรฐาน คุณยังสามารถคัดลอกบล็อกจากบุคคลอื่นในองค์กรของคุณและแทนที่รายละเอียดการติดต่อของพวกเขาด้วยของคุณ
ขั้นตอนที่ 2 เพิ่มข้อมูลของคุณ
บล็อกลายเซ็นของคุณควรมีสิ่งพื้นฐานสองสามอย่าง อย่างน้อยที่สุด ควรมีชื่อและนามสกุลของคุณ ตำแหน่ง หมายเลขโทรศัพท์ และที่อยู่อีเมลของคุณ คุณยังสามารถเลือกที่จะรวมโลโก้ เว็บไซต์ และลิงก์ของบริษัทหรือองค์กรของคุณไปยังโซเชียลมีเดีย เช่น LinkedIn, YouTube และ Facebook.
- หากบริษัทหรือองค์กรของคุณไม่มีรูปแบบลายเซ็นมาตรฐาน ให้ทำตามขั้นตอนพื้นฐานนี้: ใส่ชื่อของคุณก่อน ตามด้วยชื่อของคุณในบรรทัดถัดไป จากนั้น ให้เพิ่มอีเมลและหมายเลขโทรศัพท์ของคุณ และใส่ข้อมูลบริษัทหรือกลุ่มของคุณไว้เป็นลำดับสุดท้าย
- พยายามทำให้ลายเซ็นของคุณสั้นและเรียบง่าย ใช้ข้อความสามหรือสี่บรรทัด เพิ่มโลโก้แทนการพิมพ์ชื่อบริษัทของคุณ และใช้ชุดไอคอนเครือข่ายสังคมออนไลน์แทนการพิมพ์ URL
- ระวังการใส่ข้อมูลโซเชียลมีเดียมากเกินไป ลิงค์ควรไปที่ข้อมูลโซเชียลมีเดียของบริษัทของคุณ หากบริษัทของคุณไม่มีบัญชีโซเชียลมีเดีย โดยทั่วไปจะไม่เหมาะสมที่จะเชื่อมโยงกับบัญชีของคุณเอง เว้นแต่จะได้รับคำสั่งอย่างชัดแจ้งให้ทำเช่นนั้น
ขั้นตอนที่ 3 บันทึกลายเซ็นของคุณเพื่อใช้ซ้ำ
โปรแกรมรับส่งเมลส่วนใหญ่รวมถึง Gmail และ Outlook อนุญาตให้คุณบันทึกลายเซ็นของคุณ เพื่อให้คุณสามารถเพิ่มได้ด้วยคลิกเดียวแทนที่จะพิมพ์ ตรวจสอบภายใต้การตั้งค่าอีเมลของคุณเพื่อตั้งค่าลายเซ็นของคุณ