Microsoft Project คือแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์การจัดการโครงการภายใต้ชุดโปรแกรม Microsoft Office แอปพลิเคชันนี้อนุญาตให้ผู้ใช้ควบคุมทุกแง่มุมของการจัดการโครงการ รวมถึงการจัดทำงบประมาณ การจัดกำหนดการ และการจัดการทรัพยากร ด้วยเหตุนี้ ซอฟต์แวร์จึงถูกใช้อย่างมากในอุตสาหกรรมการก่อสร้างและวิศวกรรม หนึ่งในส่วนที่สำคัญที่สุดแต่มักถูกมองข้ามของกระบวนการจัดการโครงการคือการจัดสรรทรัพยากรอย่างเหมาะสม เมื่อสร้างกำหนดการของโครงการแล้ว โดยปกติจะต้องมีการเปลี่ยนแปลงเพื่อหลีกเลี่ยงการจัดสรรทรัพยากรเฉพาะมากเกินไป (เช่น ผู้รับเหมาช่วง) ซึ่งจะทำให้กำหนดการหยุดชะงัก การรู้วิธีจัดสรรทรัพยากรใน Microsoft Project จะช่วยให้คุณควบคุมโครงการได้ตั้งแต่ต้นจนจบ
ขั้นตอน
ขั้นตอนที่ 1 พิจารณาความพร้อมใช้งานของทรัพยากรเมื่อประเมินระยะเวลางาน
ขั้นตอนนี้มีความสำคัญแต่มักถูกมองข้าม ทรัพยากรต้องได้รับการพิจารณาระหว่างการสร้างกำหนดการ ไม่ใช่แค่หลังจากนั้น ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับงานที่เกิดขึ้นพร้อมกัน (ที่เกิดขึ้นพร้อมกัน) ที่ใช้ทรัพยากรเดียวกัน ตัวอย่างเช่น คุณอาจคิดอย่างถูกต้องว่าผนังภายในและภายนอกของอาคารสามารถใส่กรอบได้ในเวลาเดียวกัน หากคุณมีช่างไม้เพียง 1 คนในโครงการนี้ เป็นไปไม่ได้
เริ่มต้นการประมาณระยะเวลางานของคุณโดยการประเมินจำนวนชั่วโมงการทำงานทั้งหมดที่ต้องการเพื่อให้งานเสร็จสมบูรณ์ การมุ่งเน้นที่ชั่วโมงการทำงานมากกว่าจำนวนวันทำงานทั้งหมด คุณจะต้องคำนึงถึงจำนวนทรัพยากรที่จำเป็นต้องใช้
ขั้นตอนที่ 2 สร้างและจัดระเบียบทรัพยากรทั้งหมดของคุณ
วิธีที่ดีที่สุดในการจัดระเบียบทรัพยากรของคุณคือการใช้แผ่นทรัพยากร ในการเข้าถึงแผ่นงานนี้ ให้คลิกที่เมนู "มุมมอง" และเลือก "แผ่นทรัพยากร" ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทรัพยากรทั้งหมดของคุณมีชื่อที่ชัดเจน และตรวจสอบว่าคุณระบุประเภททรัพยากรเป็นอย่างน้อย
- ทรัพยากร "งาน" มีประโยชน์มากที่สุด และควรใช้เพื่อจัดหมวดหมู่คนที่จะใช้เวลาทำงาน ในโครงการขนาดเล็ก ทรัพยากรประเภทนี้สามารถอ้างถึงสมาชิกในทีมแต่ละคนตามชื่อ ในโครงการขนาดใหญ่ ทรัพยากรนี้อาจ ระบุผู้รับเหมาช่วงที่แตกต่างกัน
- ทรัพยากรด้านวัสดุควรหมายถึงวัสดุที่ใช้หมดระหว่างการทำงาน เช่น ไม้ ตะปู และน้ำมันเบนซิน
- ควรใช้ทรัพยากร "ต้นทุน" เพื่อติดตามทรัพยากรที่มีอัตราต้นทุนที่ชัดเจน อัตรารายวันสำหรับการเช่าเครนหรือรถเทรลเลอร์ภาคสนามสามารถติดตามเป็นทรัพยากรต้นทุนได้
ขั้นตอนที่ 3 มอบหมายงานแต่ละงานให้กับทรัพยากร
หลังจากสร้างกำหนดการในมุมมองแผนภูมิแกนต์ คุณจะต้องระบุทรัพยากรที่เกี่ยวข้องกับงานแต่ละงาน ในการดำเนินการนี้ ให้ค้นหาบรรทัดของงานในแผงด้านซ้าย แล้วคลิกเซลล์ในคอลัมน์ "ทรัพยากร" เมนูแบบเลื่อนลงจะแสดงรายการทรัพยากรทั้งหมดที่คุณสร้างขึ้น เลือกทรัพยากรที่เหมาะสม ตัวอย่างเช่น งานที่ชื่อว่า "โคมไฟลวด" สามารถมอบหมายให้ "ช่างไฟฟ้า" ได้
ขั้นตอนที่ 4 ตรวจสอบการจัดสรรทรัพยากรในมุมมองกราฟทรัพยากร
หลังจากสร้างกำหนดการและกำหนดทรัพยากรแล้ว คุณสามารถตรวจสอบการจัดสรรเกินได้ ในการดำเนินการนี้ ให้คลิกที่ "ดู" และเลือก "กราฟทรัพยากร" คุณจะได้รับอนุญาตให้เลือกทรัพยากรแต่ละรายการและดูการจัดสรรตลอดทั้งโครงการ แต่ละวันทำงานจะแสดงตามแกนนอน และการใช้ทรัพยากรจะแสดงเป็นเปอร์เซ็นต์ตามแกนตั้ง
- จุดใดก็ตามที่การใช้ทรัพยากรเกิน 100 เปอร์เซ็นต์แสดงถึงการจัดสรรเกิน (หมายความว่าทรัพยากรไม่สามารถทำงานทั้งหมดที่ได้รับมอบหมายได้ในเวลาที่กำหนด) การจัดสรรเกินจะแสดงเป็นสีแดง ในการแก้ไขปัญหานี้ ให้เพิ่มระยะเวลาของงาน มอบหมายทรัพยากรให้กับงานมากขึ้น หรือเปลี่ยนงานที่เกิดขึ้นพร้อมกันเพื่อสร้างการทับซ้อนกันน้อยลง
- จุดใด ๆ ที่มีการใช้ทรัพยากรน้อยมากอาจชี้ไปที่การจัดสรรไม่เพียงพอ พิจารณาลดระยะเวลาของงานหรือใช้ทรัพยากรทั้งหมดให้น้อยลง
