เมื่อส่งจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ สิ่งสำคัญคือต้องรักษารูปลักษณ์ที่น่าเชื่อถือของจดหมายและซองจดหมายที่ส่งทางไปรษณีย์ ผู้เชี่ยวชาญส่วนใหญ่มักหลีกเลี่ยงซองจดหมายที่เขียนด้วยลายมือเว้นแต่พวกเขาจะมีลายมือที่เรียบร้อยเป็นพิเศษ การพิมพ์ที่อยู่ลงบนซองจดหมายโดยตรงดูสวยงามกว่าและมีแนวโน้มว่าจะต้องดำเนินการอย่างจริงจังในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ อย่างไรก็ตาม การพิมพ์ซองจดหมายอาจเป็นเรื่องท้าทายหากคุณไม่คุ้นเคยกับเครื่องพิมพ์และคอมพิวเตอร์ของคุณ ใส่ซองจดหมายลงในเครื่องพิมพ์อิงค์เจ็ทหลังจากที่คุณเข้าใจวิธีการทำงานและเตรียมซองจดหมายเพื่อป้อนในทิศทางที่ถูกต้อง
ขั้นตอน
ขั้นตอนที่ 1. อ่านหนังสือคำแนะนำหรือคู่มือผู้ใช้ที่มาพร้อมกับเครื่องพิมพ์
อาจมีแนวทางเฉพาะสำหรับเครื่องพิมพ์อิงค์เจ็ตของคุณ ตรวจสอบวัสดุเพื่อให้แน่ใจว่าการตั้งค่าทั้งหมดได้รับการติดตั้งอย่างถูกต้อง มองหาสวิตช์หรือปุ่มบนเครื่องพิมพ์ของคุณที่อาจช่วยให้ซองจดหมายหรือกระดาษหนาป้อนได้ดีขึ้น
ขั้นตอนที่ 2. ใช้ซองจดหมายที่ดี
คุณจะหลีกเลี่ยงกระดาษติดและปัญหาด้านกลไกอื่นๆ หากซองจดหมายของคุณมีคุณภาพสูงและมีรอยพับที่คมชัด
ขั้นตอนที่ 3 ตรวจสอบเพื่อดูว่าคุณใช้เครื่องพิมพ์ฟีดด้านบนหรือเครื่องพิมพ์ฟีดด้านล่าง
ในเครื่องพิมพ์ฟีดด้านบน คุณวางซองจดหมายในตำแหน่งตั้งตรงเหนือเครื่องพิมพ์ ในเครื่องพิมพ์ฟีดด้านล่าง คุณจะใส่ซองจดหมายลงในถาดกระดาษซึ่งมักจะอยู่ใต้เครื่องพิมพ์
ขั้นตอนที่ 4. จัดเรียงซองจดหมายให้ถูกต้อง
เลื่อนตัวกั้นแบบปรับได้บนถาดป้อนกระดาษเพื่อยึดซองจดหมายภายในเครื่องพิมพ์ให้ตรง อย่ากดชิดซองจดหมายแน่นเกินไป เพราะจะทำให้กระดาษติด อย่าให้ตัวกั้นกระดาษหลวมเกินไป มิฉะนั้น มันจะพิมพ์ไม่ตรง
ขั้นตอนที่ 5. เลือกตัวเลือกการพิมพ์แนวนอนหรือแนวตั้ง
คุณจะพบสิ่งนี้ภายในหน้าต่างการพิมพ์ของคุณ และขึ้นอยู่กับขนาดของซองจดหมาย หากซองมีความกว้างน้อยกว่า 8.5 นิ้ว (21.59 ซม.) ให้ใช้การตั้งค่าแนวตั้ง หากกว้างกว่า 8.5 นิ้ว (21.59 ซม.) ให้ใช้การตั้งค่าแนวนอน
วิธีที่ 1 จาก 1: การโหลดเครื่องพิมพ์ฟีดด้านล่าง
ขั้นตอนที่ 1 กำหนดทิศทางที่คุณต้องการป้อนซองจดหมาย
หน้าจอเครื่องพิมพ์ในโปรแกรมที่คุณใช้พิมพ์ควรแสดงไดอะแกรมว่าซองจดหมายควรป้อนเข้าไปในเครื่องพิมพ์อย่างไร หากไม่ ให้ทำการทดสอบสองสามอย่างโดยป้อนซองจดหมายเข้าไปในเครื่องพิมพ์ในทิศทางต่างๆ เพื่อกำหนดวิธีการพิมพ์อย่างถูกต้อง
ขั้นตอนที่ 2 วางแถบกำหนดแนวกระดาษที่ขอบซองจดหมายเพื่อการพิมพ์แบบตรง
ขั้นตอนที่ 3 จำกัดจำนวนซองจดหมายที่คุณพยายามพิมพ์ในครั้งเดียว
ลองพิมพ์ซองจดหมาย 5 ซองในครั้งเดียว วางซ้อนกันหลวม ๆ เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้เครื่องพิมพ์ติด
เคล็ดลับ
- เมื่อซื้อซองจดหมาย ให้มองหารูปแบบกระดาษที่แนะนำสำหรับเครื่องพิมพ์อิงค์เจ็ต ซึ่งจะทำให้คุณภาพการพิมพ์ดีขึ้น
- พิจารณาลงทุนในซอฟต์แวร์การพิมพ์ที่อัปเกรดแล้ว มีโปรแกรมที่จะช่วยให้คุณพิมพ์ซองจดหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็ว
- นำซองจดหมายออกทันทีที่พิมพ์ออกมาเพื่อให้หมึกแห้ง
