นามสกุลไฟล์.pdf (Portable Document Format) ที่พัฒนาโดย Adobe Systems เป็นรูปแบบทั่วไปสำหรับเอกสารดิจิทัล รูปแบบนี้ใช้กันอย่างแพร่หลายเนื่องจากมีความเข้ากันได้แบบกว้างและชุดคุณลักษณะที่ยืดหยุ่น แม้ว่าการดำเนินการง่ายๆ บางอย่าง เช่น การดู การผสาน และการเซ็นชื่อแบบดิจิทัลของไฟล์ pdf สามารถทำได้โดยใช้ซอฟต์แวร์ฟรี แต่การแก้ไขที่ซับซ้อนกว่านั้นจะต้องซื้อ Adobe Acrobat คู่มือนี้จะครอบคลุมกรณีการใช้งานพื้นฐานบางส่วนสำหรับการอ่าน การสร้าง และแก้ไขไฟล์.pdf
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 4: การสร้างและแก้ไขไฟล์ PDF
ขั้นตอนที่ 1 กำหนดว่าคุณจะใช้งานไฟล์ PDF อย่างไร
สำหรับการแก้ไขและจัดการไฟล์ PDF ที่ซับซ้อน คุณจะต้องซื้อ Adobe Acrobat หากคุณต้องการเปิดหรือส่งออกไฟล์ที่มีอยู่เป็นไฟล์ PDF ก็มีตัวเลือกฟรี
- Acrobat Reader, Foxit Reader หรือ Windows Reader App คือตัวเลือกฟรีบางส่วนสำหรับการดูไฟล์.pdf
- คุณสามารถสร้างเอกสารในโปรแกรมประมวลผลคำ เช่น Word หรือ Google Docs และบันทึกเป็นไฟล์.pdf แต่การจัดการเพิ่มเติมของ PDF นั้นจะไม่สามารถทำได้หากไม่มี Acrobat
ขั้นตอนที่ 2 สร้างไฟล์ PDF จากไฟล์ที่มีอยู่
เปิด Adobe Acrobat แล้วกด เครื่องมือ > สร้าง PDF. นี่คือจุดเริ่มต้นเมื่อคุณนำเข้าไฟล์เพื่อเปลี่ยนเป็น PDF หรือเริ่ม PDF ใหม่ตั้งแต่ต้น
-
มีตัวเลือกการนำเข้ามากมายให้เลือก รวมถึงการนำเข้าไฟล์เดียวหรือหลายไฟล์ ไฟล์ที่สแกน หน้าเว็บ หรือเนื้อหาของคลิปบอร์ดของคุณ
Adobe จำกัดการรองรับไฟล์ไว้ที่ Microsoft Office (2007 และใหม่กว่า) หรือประเภทไฟล์ OpenOffice เช่นเดียวกับข้อความพื้นฐาน (.txt,.rtf) ไฟล์รูปภาพ หรือผลิตภัณฑ์ Adobe อื่นๆ
- การเลือกไฟล์จะสร้างสำเนา PDF ของไฟล์นั้นในตำแหน่งเดียวกันบนคอมพิวเตอร์ของคุณกับไฟล์ต้นฉบับ
ขั้นตอนที่ 3 แก้ไขข้อความในไฟล์ที่นำเข้า
เมื่อเปิดไฟล์แล้ว ให้กด "แก้ไข PDF" และเลือกกล่องข้อความที่ไฮไลต์ คุณสามารถพิมพ์การเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการหรือใช้ตัวเลือกในส่วนรูปแบบ
ขั้นตอนที่ 4. แก้ไขรูปภาพในไฟล์ที่นำเข้า
กด "แก้ไข PDF" และเลือกภาพที่ไฮไลต์ ใช้ตัวเลือกในส่วน Objects เพื่อจัดการรูปภาพ
ส่วนที่ 2 จาก 4: การจัดระเบียบไฟล์ PDF ใน Adobe Acrobat
ขั้นตอนที่ 1 เลือกเอกสารที่จะจัดระเบียบใหม่
เปิดไฟล์ PDF ใน Acrobat แล้วกด "Organize Pages" ในแผงด้านขวามือ อินเทอร์เฟซจะเปลี่ยนเพื่อแสดงตัวอย่างภาพขนาดย่อของทุกหน้า แถบเครื่องมือใหม่ปรากฏขึ้นพร้อมตัวเลือกมากมาย: "หมุน", "ลบ", "แยก", "แทรก", "แทนที่"
ขั้นตอนที่ 2 หมุนหน้า
เลือกภาพขนาดย่อของหน้าที่ต้องการแล้วกดปุ่มลูกศร "หมุนซ้าย" หรือ "หมุนขวา" เพื่อหมุนหน้า 90 องศา
ขั้นตอนที่ 3 ลบเพจที่ไม่ต้องการ
เลือกภาพขนาดย่อของหน้าที่ต้องการแล้วกด "ลบ" (ไอคอนถังขยะ) แล้วกด "ตกลง" เพื่อยืนยัน
คุณสามารถเลือกหลายหน้าเพื่อลบพร้อมกันด้วย Ctrl + คลิก (⌘ Cmd + คลิกบน Mac)
ขั้นตอนที่ 4 แทรกหน้าใหม่
การกดเครื่องมือแทรกจะแสดงเมนูที่มีตัวเลือกคล้ายกับการสร้าง PDF ใหม่: "แทรกจากไฟล์", "หน้าเว็บ", "สแกนเนอร์", "คลิปบอร์ด" หรือ "หน้าว่าง" การเลือกใดๆ จะเพิ่มหน้าใหม่ต่อท้ายเอกสาร
- เมนูนี้สามารถเข้าถึงได้จากปุ่ม "+" ถัดจากภาพขนาดย่อของหน้าใดก็ได้ วิธีนี้จะแทรกหน้าใหม่ในตำแหน่งนี้
- คุณสามารถแทรกไฟล์ประเภทใดก็ได้ที่ Acrobat รองรับ มันจะถูกรวมเข้ากับ.pdf เหมือนกับการนำเข้าไฟล์อื่นๆ
-
ผู้ใช้ฟรียังสามารถรวมไฟล์ PDF โดยใช้บริการออนไลน์ที่หลากหลาย โดยทั่วไป กระบวนการจะเกี่ยวข้องกับการอัปโหลดแต่ละไฟล์ไปยังไซต์ การเลือกลำดับ และการดาวน์โหลดไฟล์ที่ผสาน
ในกรณีนี้ โดยปกติไฟล์ทั้งหมดจะต้องอยู่ในรูปแบบ PDF อยู่แล้วจึงจะสามารถรวมได้
ขั้นตอนที่ 5. แทนที่หน้าที่มีอยู่
คลิกภาพขนาดย่อของหน้าที่คุณต้องการแทนที่แล้วกดปุ่ม "แทนที่" เรียกดูตำแหน่งของหน้าเปลี่ยนที่ต้องการ เลือกแล้วกด "ตกลง" เพื่อยืนยันการเปลี่ยนหน้า
- หลายหน้าสามารถแทนที่ด้วยการเลือกหน้าของคุณโดยการเลือกช่วงหน้าจากช่องก่อนการยืนยัน
- หมายเหตุ หน้าแทนที่ต้องเป็นประเภทไฟล์ที่รองรับ Acrobat
ขั้นตอนที่ 6 จัดเรียงหน้าใหม่
เลือกภาพขนาดย่อของหน้าที่คุณต้องการย้าย แล้วลากและวางไปยังตำแหน่งที่ต้องการใน PDF เส้นสีน้ำเงินจะระบุพื้นที่ที่คุณเลือกที่จะวางก่อนที่จะวาง
คุณยังสามารถเลือกช่วงหน้าเฉพาะ หรือตัวเลือกอื่นๆ เช่น หน้าคู่/คี่ทั้งหมดได้จากเมนู "เลือกช่วงหน้า"
ขั้นตอนที่ 7 แยกหน้าจาก PDF
เลือกหน้าที่ต้องการแยก กดปุ่มแถบเครื่องมือ "แยก" จากนั้นเลือกปุ่ม "แยก" ที่ปรากฏด้านล่าง การดำเนินการนี้จะแยกหน้าที่เลือกเป็นไฟล์ PDF ใหม่แยกต่างหาก หน้าเหล่านี้จะไม่ถูกลบออกจากเอกสารต้นฉบับ
สองตัวเลือกปรากฏทางด้านซ้ายของปุ่ม "แยก" ก่อนการเลือก: "ลบหน้าหลังจากแยก" และ "แยกหน้าเป็นไฟล์แยก" ไฟล์แรกจะลบหน้าที่แยกจากเอกสารต้นฉบับหลังจากการแตกไฟล์ และไฟล์ที่สองจะสร้างไฟล์ PDF แยกต่างหากสำหรับแต่ละหน้าที่แยกออกมา
ส่วนที่ 3 จาก 4: การสร้างแบบฟอร์มที่กรอกได้ด้วย Adobe Acrobat
ขั้นตอนที่ 1. สแกนและ/หรือนำเข้าเอกสาร
ใน Acrobat ให้เลือก เครื่องมือ > เตรียมแบบฟอร์ม. จากที่นี่ ให้เลือกเพื่อเปิดหรือสแกนเอกสารแล้วกด Start เมื่อนำเข้าแล้ว Acrobat จะวิเคราะห์เอกสารโดยอัตโนมัติเพื่อหาช่องว่างและแทรกช่องว่างที่กรอกได้
ขั้นตอนที่ 2 สร้างหรือแก้ไขฟิลด์แบบฟอร์ม
มีเครื่องมือมากมายในการจัดการฟิลด์ของฟอร์มเพื่อให้แน่ใจว่าฟอร์มดิจิทัลนั้นแม่นยำพอๆ กับสำเนาจริง
- หากคุณต้องการเพิ่มฟิลด์เพิ่มเติม คุณสามารถเลือกพื้นที่และเลือกประเภทฟิลด์ที่ต้องการจากแผงด้านขวา
- ฟิลด์ลายเซ็นที่ไม่ได้กำหนดไว้อย่างชัดเจนอาจพลาดโดยการสแกนอัตโนมัติของ Acrobat ในแถบเครื่องมือให้กดปุ่ม "ลายเซ็นดิจิทัล" เพื่อเพิ่มด้วยตนเอง คลิกและลากเพื่อเลือกพื้นที่ของแบบฟอร์มที่คุณต้องการเพิ่มฟิลด์ลายเซ็นดิจิทัล
- ฟิลด์ที่มีอยู่สามารถแก้ไขได้ง่ายโดยคลิกขวา (ctrl-click บน Mac) ที่ฟิลด์และเลือก คุณสมบัติ… > ตัวเลือก.
- ฟิลด์ที่ไม่ต้องการสามารถลบออกได้ด้วยการคลิกขวา > ลบ
ขั้นตอนที่ 3 ดูตัวอย่างการเปลี่ยนแปลง
คุณสามารถทดสอบการเปลี่ยนแปลงของคุณได้ตลอดเวลาโดยกดปุ่มแสดงตัวอย่างและกรอกแบบฟอร์ม
โปรดสังเกตว่าปุ่มแสดงตัวอย่างจะเปลี่ยนเป็นแก้ไขเมื่อคุณกด เนื่องจากคุณได้ออกจากโหมดแก้ไขแล้ว คุณต้องเข้าสู่โหมดแก้ไขอีกครั้งเพื่อทำการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติมหรือกรอกแบบฟอร์มของคุณ
ขั้นตอนที่ 4 กรอกแบบฟอร์มของคุณ
เมื่อทำการเปลี่ยนแปลงเสร็จแล้ว ให้กด แก้ไข > แจกจ่าย เพื่อส่งแบบฟอร์มดิจิทัลของคุณ
ขั้นตอนที่ 5. กรอกแบบฟอร์มที่กรอกได้
ผู้รับแบบฟอร์มที่กรอกได้จะต้องมีซอฟต์แวร์การดู PDF บางประเภทเพื่อที่จะเปิดแบบฟอร์มที่กรอกได้ ตัวเลือกฟรีส่วนใหญ่ รวมถึง Adobe Reader จะอนุญาตให้ผู้ใช้กรอกแบบฟอร์มที่กรอกได้
สำหรับลายเซ็น Adobe Reader โซลูชันที่ครอบคลุมที่สุด เมื่อเปิดไฟล์ Adobe Reader จะตรวจหาฟิลด์ลายเซ็นและแจ้งให้ผู้ใช้เพิ่มลายเซ็น ผู้ใช้สามารถสแกนหรือจับภาพลายเซ็นดิจิทัล วาดลายเซ็นด้วยเมาส์ หรือพิมพ์ชื่อและอนุญาตให้ซอฟต์แวร์ทำการประมาณแบบดิจิทัล
ส่วนที่ 4 จาก 4: การทำงานกับ PDF Security
ขั้นตอนที่ 1 เพิ่มรหัสผ่านเพื่อจำกัดการเข้าถึงการดู
หากคุณไม่ต้องการให้ใครเข้าถึง PDF ของคุณ ให้ไปที่ เครื่องมือ > ป้องกัน > เข้ารหัส > เข้ารหัสด้วยรหัสผ่าน และเลือก “ต้องใช้รหัสผ่านเพื่อเปิดเอกสารนี้” ป้อนรหัสผ่านที่คุณต้องการและยืนยัน
จากเมนูนี้ คุณยังสามารถตั้งค่าขั้นสูง เช่น ระดับการเข้ารหัสและความเข้ากันได้กับ Acrobat เวอร์ชันก่อนหน้า เพื่อให้แน่ใจว่าผู้ใช้เดิมจะไม่สามารถเข้าถึงได้
ขั้นตอนที่ 2 เพิ่มรหัสผ่านเพื่อจำกัดการเข้าถึงการแก้ไข
หากคุณต้องการให้ผู้อื่นสามารถดู PDF ของคุณได้ แต่ให้แน่ใจว่าไม่มีการเปลี่ยนแปลงใดๆ เกิดขึ้น คุณสามารถจำกัดการเข้าถึงการแก้ไขได้ นำทางไปยัง เครื่องมือ > ป้องกัน > จำกัดการแก้ไข. ป้อนรหัสผ่านที่คุณต้องการแล้วกด "ตกลง" เพื่อยืนยัน
ขั้นตอนที่ 3 ลบรหัสผ่าน
หากต้องการยกเลิกการรักษาความปลอดภัยใน PDF ของคุณ ให้ไปที่ เครื่องมือ > ป้องกัน > เข้ารหัส > ลบความปลอดภัย. กด "ตกลง" เพื่อยืนยันและบันทึกการเปลี่ยนแปลง
