อีเมลเป็นรูปแบบหนึ่งของการสื่อสารทั่วไป และการรู้วิธีแนะนำตัวเองกับใครบางคนในอีเมลสามารถช่วยในอาชีพและการทำงานด้านเครือข่ายของคุณได้ การเขียนอีเมลแนะนำตัวที่กระชับและชัดเจนจะเพิ่มโอกาสที่ผู้รับจะใช้เวลาในการอ่านและมีส่วนร่วมกับคุณ หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปบางอย่างเพื่อให้แน่ใจว่าคุณโดดเด่นกว่าคนอื่น
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: การเริ่มต้นอย่างแข็งแกร่ง
ขั้นตอนที่ 1 ทำให้หัวเรื่องของคุณชัดเจน
ผู้รับของคุณควรมีความคิดที่ดีเกี่ยวกับอีเมลนี้ก่อนที่จะเปิดอ่าน ให้สั้นเช่นกัน เรื่องที่ยาวอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก สำหรับอีเมลแนะนำตัว การเขียน "บทนำ - ชื่อของคุณ" เป็นเรื่องปกติ
โดยทั่วไป อุปกรณ์เคลื่อนที่จะแสดงเฉพาะเรื่องประมาณ 25-30 อักขระ ดังนั้นควรย่อให้สั้น
เคล็ดลับ:
อย่าลืมเขียนหัวเรื่องก่อน! ข้อผิดพลาดทั่วไปคือการบันทึกหัวเรื่องไว้เป็นลำดับสุดท้าย ซึ่งอาจทำให้ลืมเขียนได้เลย
ขั้นตอนที่ 2 เปิดด้วยคำทักทายทางธุรกิจ
อย่าเริ่มต้นด้วย "สวัสดี" หรือ "สวัสดี" คุณสามารถใช้คำทักทายแบบนั้นได้เมื่อคุณได้รู้จักเขาแล้ว เริ่มต้นด้วยคำทักทายทางธุรกิจที่พยายามและเป็นจริง หลีกเลี่ยงการใช้ชื่อผู้รับในการทักทาย
- "เรียน คุณ/นาย/นาง" - หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับสถานภาพการสมรสของผู้หญิงที่คุณกำลังส่งอีเมลถึง คุณควรใช้ "นางสาว" เสมอโดยปริยาย เพราะมันเกรงใจน้อยกว่า
- "ผู้ที่อาจกังวล" - ควรใช้เฉพาะเมื่อคุณไม่แน่ใจว่าใครจะได้รับข้อความ
ขั้นตอนที่ 3 แนะนำตัวเอง
ประโยคแรกของคุณควรแนะนำตัวเองกับผู้รับ ซึ่งช่วยให้พวกเขาสามารถเชื่อมโยงชื่อกับข้อความอีเมลที่เหลือได้
- "ชื่อของฉันคือ…"
- ระบุชื่อของคุณถ้ามี หากคุณมีหลายเรื่อง อย่าระบุชื่อทั้งหมด ให้เฉพาะชื่อที่สำคัญหรือเกี่ยวข้องที่สุดเท่านั้น
วิธีที่ 2 จาก 3: กระชับ
ขั้นตอนที่ 1 อธิบายว่าคุณได้รับที่อยู่อีเมลของผู้รับอย่างไร
แจ้งให้ผู้รับทราบว่าคุณค้นพบข้อมูลติดต่อได้อย่างไร ซึ่งช่วยแสดงว่าคุณได้ผ่านช่องทางที่เหมาะสมเพื่อเข้าถึงพวกเขา
- "ผู้จัดการสำนักงานของคุณชี้นำฉันไปยังที่อยู่อีเมลนี้"
- "ฉันพบที่อยู่อีเมลนี้ในเว็บไซต์ของคุณ"
- “ก็บอกแล้วไงว่าฉันจะติดต่อนาย”
ขั้นตอนที่ 2 พูดคุยเกี่ยวกับครั้งสุดท้ายที่คุณพบ (ถ้ามี)
การจ็อกกิ้งหน่วยความจำของบุคคลนั้นสามารถนำไปสู่การมีส่วนร่วมมากขึ้น
- "เราคุยกันสั้นๆ ในการประชุมเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว"
- “เมื่อวานเราคุยโทรศัพท์กัน”
- “ฉันเห็นการนำเสนอของคุณเกี่ยวกับ…”
ขั้นตอนที่ 3 แบ่งปันผลประโยชน์ร่วมกัน
วิธีนี้จะช่วยให้คุณเชื่อมโยงกับผู้รับ และป้องกันไม่ให้อีเมลธุรกิจดูเย็นชาเกินไป เพื่อกำหนดความสนใจร่วมกัน คุณอาจต้องค้นคว้าเกี่ยวกับผู้รับเล็กน้อย พื้นที่การวิจัยที่เป็นไปได้ ได้แก่ Facebook, Twitter และ LinkedIn
- คุณต้องบอกให้เขารู้ว่าคุณสนใจร่วมกันจากจุดไหน ไม่อย่างนั้นคุณจะหลุดพ้นจากการเป็นสตอล์กเกอร์
- ถ้าเป็นไปได้ พยายามรักษาผลประโยชน์ร่วมกันที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ เช่น บางอย่างในสาขาของคุณหรือความหลงใหลในอาชีพที่คุณทั้งคู่มีร่วมกัน
ขั้นตอนที่ 4 ระบุเหตุผลในการติดต่อ
อย่ารอช้ากว่าจะถึงจุดนั้น ไม่มีใครจะอ่านอีเมลที่มีความยาวหลายย่อหน้าก่อนที่เนื้อหาที่คล้ายคลึงกันจะปรากฏขึ้น อธิบายให้ชัดเจนและตรงไปตรงมาว่าคุณต้องการอะไร และเหตุใดคุณจึงติดต่อบุคคลนั้นเกี่ยวกับเรื่องนี้ หากคุณกำลังขอคำแนะนำหรือร้องขออื่นๆ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสามารถจัดการได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้านี่คือการติดต่อครั้งแรกของคุณ
- “ฉันสนใจที่จะเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ…”
- “ฉันอยากพบคุณสักครั้งเพื่อพูดคุย…”
- “ฉันต้องการความคิดเห็นของคุณเกี่ยวกับ…”
ขั้นตอนที่ 5 ให้อีเมลของคุณจดจ่ออยู่กับเรื่องเดียว
การปล่อยให้อีเมลของคุณคดเคี้ยวอาจทำให้ผู้รับของคุณหมดความสนใจหรือลืมว่าทำไมคุณถึงส่งอีเมลตั้งแต่แรก
เคล็ดลับ:
ถามผู้รับเพียงสิ่งเดียวในอีเมลของคุณ
วิธีที่ 3 จาก 3: การลงชื่อออก
ขั้นตอนที่ 1 ขอบคุณผู้รับที่สละเวลา
ไม่มีใครชอบอ่านอีเมลทั้งหมดของพวกเขา ดังนั้นอย่าลืมขอบคุณผู้รับที่สละเวลาอ่านอีเมลของคุณ มารยาทที่เรียบง่ายนี้จะช่วยปรับปรุงอารมณ์ผู้รับของคุณอย่างมากและเพิ่มโอกาสที่คุณจะได้รับคำตอบ
- "ฉันขอขอบคุณที่คุณสละเวลาอ่านอีเมลนี้"
- "ขอบคุณที่สละเวลาจากตารางเวลาของคุณเพื่ออ่านสิ่งนี้"
ขั้นตอนที่ 2 ให้คำกระตุ้นการตัดสินใจ
ขอให้ผู้รับเขียนตอบกลับ โทรหา คิดถึงข้อเสนอของคุณ หรือสิ่งอื่นใดเพื่อให้พวกเขามีส่วนร่วม การถามคำถามเป็นอีกวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเพิ่มการมีส่วนร่วม
- “ว่างก็โทรมา”
- “ไว้เจอกันกินข้าวเย็นนะ”
- “คุณคิดยังไงกับ…?”
- "ฉันรอการตอบกลับจากคุณ"
ขั้นตอนที่ 3 สิ้นสุดอีเมล
เมื่อสิ้นสุดอีเมลแบบมืออาชีพ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตอนจบของคุณนั้นซาบซึ้งแต่กระชับ คำทักทายปิดท้ายง่ายๆ จะทำให้อีเมลของคุณเป็นมืออาชีพในขณะที่แสดงความกตัญญูกตเวที
- "ขอแสดงความนับถือ,"
- "ขอบคุณ,"
- "ขอแสดงความนับถือ /
- "ดีที่สุด,"
- หลีกเลี่ยง "ขอแสดงความนับถือ" "ขอแสดงความนับถือ" "ไชโย!" "สันติภาพ" "ขอบคุณสำหรับการพิจารณาของคุณ"
ขั้นตอนที่ 4 รวมลายเซ็นของคุณ
หากคุณไม่ได้กำหนดค่าบริการอีเมลของคุณให้รวมลายเซ็นของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ลงท้ายด้วยชื่อ ตำแหน่งงาน และข้อมูลติดต่อของคุณ อย่าใช้ส่วนนี้มากเกินไปด้วยหมายเลขโทรศัพท์ห้าหมายเลข ที่อยู่อีเมลสองรายการ และเว็บไซต์สามแห่ง รักษาความเรียบง่ายเพื่อให้ผู้รับทราบวิธีที่ดีที่สุดที่จะติดต่อกลับหาคุณ หลีกเลี่ยงการใส่เครื่องหมายคำพูดในลายเซ็นของคุณ
-
-
- โจ สมิธ
- [email protected]
- (555)555-1234
- www.joesmithswebsite.com
-
ขั้นตอนที่ 5. พิสูจน์อักษรอีเมล
ก่อนคลิกปุ่ม "ส่ง" โปรดใช้เวลาอ่านอีเมลของคุณสองสามครั้ง แก้ไขข้อผิดพลาดที่คุณพบระหว่างทาง เนื่องจากอีเมลนี้น่าจะเป็นการติดต่อครั้งแรกของคุณกับผู้รับ คุณจึงต้องสร้างความประทับใจให้ดีที่สุด การสะกดผิดและข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์จะทำให้อีเมลของคุณดูเป็นมืออาชีพน้อยลงอย่างรวดเร็ว