เอกสารการประมวลผลจะนำผู้อ่านไปสู่ลำดับเชิงตรรกะของขั้นตอนที่จำเป็นเพื่อให้กระบวนการเสร็จสมบูรณ์ ตัวอย่างเช่น บทความ wikiHow เป็นเอกสารกระบวนการประเภทหนึ่ง เนื้อหาของเอกสารกระบวนการอาจซับซ้อนหรือเรียบง่าย แต่คุณจะต้องพิจารณาว่าต้องทำตามขั้นตอนใด ลำดับทางลอจิคัลสำหรับขั้นตอนเหล่านั้น และลำดับใดจะสำเร็จหากดำเนินการสำเร็จ เมื่อคำนึงถึงพื้นฐานเหล่านี้แล้ว คุณสามารถสร้างเอกสารกระบวนการสำหรับทุกอย่างได้ตั้งแต่การต้มไข่ไปจนถึงการดำเนินการแคมเปญการตลาดระหว่างประเทศ
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: การเริ่มต้นเอกสารกระบวนการ
ขั้นตอนที่ 1. ระบุกระบวนการ
เกือบทุกอย่างสามารถแบ่งออกเป็นกระบวนการและเปลี่ยนเป็นเอกสารกระบวนการได้ ตัวอย่างบางส่วน ได้แก่:
- ทำพาสต้า
- เรียนขับรถ
- กำลังเขียนจดหมาย
- การแสดงกลองม้วน
ขั้นตอนที่ 2 พิจารณาว่าผู้อ่านของคุณต้องการทรัพยากรใดบ้าง
นึกถึงแหล่งข้อมูลทั้งหมดที่ผู้อ่านของคุณจำเป็นต้องใช้เพื่อดำเนินการตามกระบวนการที่คุณต้องการอธิบายให้เสร็จสิ้น การทำความเข้าใจแหล่งข้อมูลที่เกี่ยวข้องจะมีประโยชน์เมื่อตัดสินใจว่าจะอธิบายแต่ละขั้นตอนอย่างไร ตัวอย่างของทรัพยากรที่จำเป็น ได้แก่:
- การทำพาสต้า: น้ำ, พาสต้า, เกลือ, หม้อหุงต้ม, กระชอน, ความร้อน, เวลา
- หัดขับรถ: รถครู เวลา (ทั้งการเรียนรู้และฝึกฝน) ความรู้เรื่องกฎจราจร
- การเขียนจดหมาย: ทักษะการเขียนและการสะกดคำ กระดาษ ปากกา หรือดินสอ
- การแสดงกลองกลอง: กลองชุด, ไม้กลอง, ประสบการณ์การเล่นกลอง, เวลา
ขั้นตอนที่ 3 พิจารณาผู้ชมของคุณ
ก่อนที่คุณจะดำเนินการใดๆ ต่อไป คุณควรใช้เวลาสักครู่เพื่อคิดว่าใครคือผู้ฟังของคุณและสิ่งที่พวกเขารู้อยู่แล้วเกี่ยวกับหัวข้อของคุณ ความรู้นี้สามารถช่วยให้คุณกำหนดได้ว่าข้อมูลใดที่คุณต้องการรวมและข้อมูลใดบ้างที่คุณอาจละทิ้งได้
ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียนเอกสารขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีการปรุงพาสต้าสำหรับผู้ชมทั่วไปที่อาจหรือไม่รู้วิธีทำอาหาร คุณอาจต้องการกำหนดคำศัพท์เช่น “al dente” และอธิบายความหมายของคำว่า “ต้มกลิ้ง”
ขั้นตอนที่ 4 สร้างชื่อ
เอกสารกระบวนการทุกฉบับต้องมีชื่อที่ชัดเจนซึ่งอธิบายว่าคุณกำลังให้รายละเอียดเกี่ยวกับกระบวนการใด ในการพิจารณาว่าคุณควรเรียกเอกสารกระบวนการของคุณว่าอะไร ให้นึกถึงสิ่งที่คุณต้องการให้ผู้อ่านเรียนรู้วิธีการทำ ตัวอย่างเช่น คุณอาจเรียกเอกสารกระบวนการของคุณว่า “ทำพาสต้า” “เรียนขับรถ” หรือ “เขียนจดหมาย”
ใช้แบบฟอร์มที่จำเป็นสำหรับชื่อและขั้นตอนของคุณ เอกสารขั้นตอนของคุณควรเริ่มต้นด้วยกริยากาลปัจจุบัน เช่น “ทำ” “ทำอาหาร” “เรียนรู้” หรือ “เขียน” คุณควรใช้กาลนี้ต่อไปเพื่ออธิบายขั้นตอนในกระบวนการของคุณ
ขั้นตอนที่ 5. ใช้การแนะนำของคุณเพื่อดึงดูดผู้อ่านของคุณ
การแนะนำเอกสารกระบวนการของคุณจะทำให้คุณมีโอกาสอธิบายสิ่งที่เอกสารจะนำเสนอและดึงดูดความสนใจของผู้อ่านด้วย ในบทนำของคุณ คุณควรสร้างความรู้สึกเร่งด่วนเพื่อให้ผู้อ่านอยากอ่านต่อ พยายามสร้างปัญหาให้กับผู้อ่านของคุณแล้วเสนอวิธีแก้ไข
ตัวอย่างเช่น เมื่อแนะนำเอกสารขั้นตอนที่อธิบายวิธีทำพาสต้า คุณอาจพูดบางอย่างเช่น “การทำพาสต้าอาจดูเหมือนง่าย แต่การทำพาสต้ามากเกินไปหรือปรุงไม่สุกง่าย นี่เป็นปัญหาเพราะพาสต้าที่เคี้ยวหรือนิ่มเกินไปอาจทำให้ไม่น่ากิน ไม่ว่าคุณจะใส่ซอสชนิดใดก็ตาม แต่ถ้าคุณทำพาสต้าอย่างถูกวิธี พาสต้าของคุณจะน่าประทับใจพอๆ กับซอสของคุณ”
ส่วนที่ 2 จาก 3: อธิบายกระบวนการของคุณ
ขั้นตอนที่ 1 แบ่งกระบวนการ
คิดถึงสิ่งที่ต้องเกิดขึ้นซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการที่คุณพยายามจะอธิบาย เขียนส่วนต่างๆ ของกระบวนการให้มากที่สุดเพื่อเริ่มต้น นี่คือกลยุทธ์ก่อนการเขียนที่เรียกว่า "รายการ" ในขณะที่คุณทำเช่นนั้น ให้พยายามแบ่งกระบวนการออกเป็นขั้นตอนเล็กๆ ที่เข้าใจง่าย ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการอธิบายวิธีทำพาสต้า คุณอาจเขียนว่า:
- นำหม้อและเติมน้ำ
- ตั้งหม้อบนเตาแล้วเปิดไฟแรง
- พาสต้าออกมา
- ใส่พาสต้าลงไปในน้ำ.
- ลดความร้อนลงเล็กน้อย
- ปรุงอาหารตามเวลาที่ระบุไว้บนบรรจุภัณฑ์
- ระบายพาสต้าลงในกระชอนในอ่างล้างจาน
ขั้นตอนที่ 2. วางขั้นตอนของคุณตามลำดับ
เมื่อคุณมีรายการขั้นตอนพื้นฐานที่ผู้อ่านของคุณต้องดำเนินการให้เสร็จสิ้นแล้ว ให้ตรวจดูให้แน่ใจว่าขั้นตอนเหล่านั้นอยู่ในลำดับ พิจารณาว่าควรให้ขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งของคุณก่อนหน้านี้หรือภายหลังตามลำดับ
- ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังอธิบายกระบวนการทำพาสต้า คุณอาจคิดว่าควรบอกให้ผู้อ่านเอาพาสต้าออกไปก่อนหรือหลังจากที่น้ำร้อนขึ้น
- หากกระบวนการที่คุณกำลังอธิบายเป็นสิ่งที่ค่อนข้างซับซ้อนหรือคุณสามารถทำได้โดยไม่ต้องคิด คุณอาจต้องใช้เวลามากขึ้นในการพิจารณาตรรกะของขั้นตอนของคุณ ตัวอย่างเช่น หากคุณเป็นมือกลองมากประสบการณ์ที่พยายามอธิบายวิธีการม้วนกลอง คุณอาจต้องนั่งลงที่ชุดกลองของคุณแล้วทำกลองชุดสองสามชุด
- ในขณะที่คุณทำตามขั้นตอนในกระบวนการของคุณ ให้นึกถึงสิ่งที่เกิดขึ้นก่อน ที่สอง สาม ฯลฯ เปรียบเทียบลำดับนี้กับรายการขั้นตอนของคุณ
ขั้นตอนที่ 3 พิจารณาว่าคุณต้องการให้ข้อมูลเพิ่มเติมหรือไม่
คิดเกี่ยวกับกระบวนการอีกครั้งและลองพิจารณาว่ามีข้อมูลใดหายไปจากกระบวนการนี้หรือไม่ ลองพิจารณาดูว่ามีอะไรที่ผู้อ่านต้องทำก่อนที่จะทำขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งของคุณให้เสร็จสิ้น
- ตัวอย่างเช่น คุณอาจแนะนำให้ผู้อ่านตั้งเวลาเมื่อใส่พาสต้าลงไปในน้ำ หรือคุณอาจแนะนำให้ผู้อ่านตรวจสอบพาสต้าสักชิ้นก่อนที่จะระบายทั้งหม้อ
- ลองอ่านขั้นตอนของคุณให้เพื่อนฟังเพื่อดูว่ามีอะไรที่คุณพลาดไปหรือไม่ อย่าอธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับสิ่งที่คุณเขียน แค่อ่านขั้นตอนของคุณให้เพื่อนฟังและขอคำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 4 ขยายขั้นตอนของคุณ
หลังจากที่คุณได้กำหนดลำดับขั้นที่มั่นคงสำหรับขั้นตอนของคุณแล้ว คุณจะต้องขยายในแต่ละขั้นตอนของคุณ แต่ละขั้นตอนในเอกสารกระบวนการของคุณควรมีข้อมูลที่เป็นประโยชน์เพื่อช่วยให้ผู้อ่านของคุณเข้าใจวิธีการทำแต่ละขั้นตอนให้เสร็จสมบูรณ์ พยายามให้ละเอียดที่สุด
ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณแนะนำให้ผู้อ่านนำหม้อออกมาแล้วเติมน้ำ คุณจะต้องบอกว่าควรใช้เครื่องอ่านหม้อประเภทใดและควรเติมน้ำในหม้อเท่าใด คุณอาจบอกให้ผู้อ่านใช้หม้อขนาดใหญ่ในการปรุงพาสต้าและเติมน้ำ 12 ถ้วยลงในหม้อ
ขั้นตอนที่ 5. ให้ตัวอย่าง
ตัวอย่างสามารถช่วยให้ผู้อ่านของคุณมีแนวคิดที่ชัดเจนขึ้นเกี่ยวกับวิธีการทำบางสิ่งที่อาจเข้าใจยาก พยายามใช้ตัวอย่างที่ผู้อ่านของคุณจะเข้าใจได้ง่ายและอธิบายว่าตัวอย่างเกี่ยวข้องกับกระบวนการที่คุณอธิบายอย่างไร
ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังพยายามอธิบายให้ผู้อ่านฟังว่าการถือไม้ตีกลองอย่างแน่นหนาเพื่อทำกลองม้วนนั้นแน่นเพียงใด คุณอาจใช้ตัวอย่างการถือดินสอเพื่ออธิบายว่าต้องใช้แรงกดมากเพียงใด ผู้อ่านจะสามารถเกี่ยวข้องกับการถือปากกาหรือดินสอ และใช้ความรู้นั้นเพื่อช่วยให้พวกเขาถือไม้ตีกลองอย่างถูกวิธี
ขั้นตอนที่ 6 เสนอคำแนะนำในการแก้ไขปัญหา
ลองนึกถึงข้อผิดพลาดทั่วไปที่ผู้อื่นทำเมื่อพยายามทำขั้นตอนนี้ให้เสร็จ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้แก้ไขข้อผิดพลาดทั่วไปเหล่านี้ในเอกสารของคุณแล้ว คุณอาจพบวิธีนำข้อมูลนี้ไปใช้ในขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งของคุณ หรือคุณอาจให้ข้อมูลนี้ที่ส่วนท้ายของเอกสาร
ตัวอย่างเช่น สาเหตุที่ทำให้หลายคนปรุงพาสต้ามากเกินไปอาจเป็นเพราะพวกเขาลืมตั้งเวลา หรือหลายคนอาจมีปัญหากับกลองม้วนเพราะพวกเขาถือไม้ตีกลองแน่นเกินไป
ส่วนที่ 3 จาก 3: การทำเอกสารให้เสร็จ
ขั้นตอนที่ 1 รวมช่วงการเปลี่ยนภาพเมื่อจำเป็น
การเปลี่ยนผ่านคือคำที่ช่วยปรับปรุงขั้นตอนการเขียนของคุณ การเปลี่ยนภาพสามารถช่วยให้คุณชี้แจงได้เมื่อผู้อ่านควรทำสิ่งต่างๆ ในกระบวนการของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณอาจแนะนำให้ผู้อ่านตั้งเวลาให้ถูกต้อง ก่อนที่คุณจะใส่พาสต้าลงในน้ำเดือด หรือคุณอาจแนะนำให้ผู้อ่านสวมถุงมือเตาอบแล้วเทพาสต้าลงในกระชอนในอ่างล้างจาน คำการเปลี่ยนภาพที่ดีอื่นๆ ที่จะใช้ในเอกสารกระบวนการ ได้แก่:
- ต่อไป
- หลังจาก
- แรก
- ล่าสุด
- อีกด้วย
ขั้นตอนที่ 2 ลดความซับซ้อนของภาษาของคุณ
เมื่ออธิบายกระบวนการสำหรับผู้ชมจำนวนมาก สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าคำที่คุณใช้นั้นง่ายพอที่คนส่วนใหญ่จะเข้าใจ การใช้ศัพท์แสงจำนวนมาก (ภาษาทางเทคนิค) อาจทำให้ผู้อ่านเข้าใจคำแนะนำได้ยาก ใช้เวลาสักครู่เพื่ออ่านคำแนะนำของคุณและมองหาวิธีทำให้ภาษาง่ายขึ้น
หากคุณต้องการใช้คำพิเศษเพื่ออธิบายกระบวนการของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้กำหนดไว้สำหรับผู้อ่านของคุณ ตัวอย่างเช่น หากอธิบายวิธีทำพาสต้า คุณจะต้องอธิบายว่า “al dente” หมายถึงอะไร
ขั้นตอนที่ 3 ทดสอบกระบวนการ
สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่ากระบวนการที่คุณอธิบายสามารถดำเนินการได้สำเร็จโดยทำตามคำแนะนำของคุณ พยายามดำเนินการตามที่คุณอธิบายไว้โดยทำตามขั้นตอนตามลำดับที่คุณวางไว้และใช้เฉพาะข้อมูลที่คุณได้รวมไว้เท่านั้น
- ในขณะที่คุณทดสอบกระบวนการของคุณ ให้พยายามระบุข้อมูลที่ขาดหายไปหรืออะไรก็ตามที่อาจไม่ชัดเจนสำหรับผู้อ่านของคุณ
- ขอให้คนอื่นทดสอบกระบวนการของคุณด้วย การให้ผู้อื่นทดสอบกระบวนการของคุณสามารถรับรองความถูกต้องแม่นยำยิ่งขึ้นในเอกสารกระบวนการของคุณ ขอให้เพื่อนหรือสมาชิกในครอบครัวใช้ขั้นตอนของคุณเพื่อดำเนินการตามที่อธิบายไว้
ขั้นตอนที่ 4 จัดรูปแบบเอกสารของคุณ
คุณอาจต้องจัดรูปแบบเอกสาร ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับว่าคุณวางแผนที่จะใช้เอกสารกระบวนการของคุณอย่างไร ตัวอย่างเช่น หากเอกสารกระบวนการของคุณมีไว้เพื่อจัดรูปแบบเป็นเรียงความสไตล์ MLA สำหรับงานในชั้นเรียน คุณจะต้องทบทวนหลักเกณฑ์ของผู้สอนและตรวจดูให้แน่ใจว่าเอกสารของคุณตรงตามหลักเกณฑ์ หากคุณกำลังใช้เอกสารของคุณสำหรับเว็บไซต์ คุณจะต้องจัดรูปแบบเอกสารของคุณให้ตรงกับความต้องการของคุณ
