คนส่วนใหญ่เขียนอีเมลนับไม่ถ้วนและสงสัยว่าทำไมพวกเขาต้องรอเป็นเวลานานสำหรับการตอบกลับ การทำให้อีเมลมีความเร่งด่วนเป็นเรื่องง่าย แต่คุณต้องเลือกคำพูดอย่างระมัดระวัง พึ่งพาคำที่อ่อนไหวต่อเวลาในขณะที่เรียกร้องให้ผู้อ่านดำเนินการทันที ตราบใดที่คุณรักษาอีเมลของคุณให้กระชับและสอดคล้องกัน คุณสามารถทำให้อีเมลดูเหมือนเป็นเรื่องเร่งด่วนได้
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: การสร้างหัวเรื่อง
ขั้นตอนที่ 1 อ้างถึงผู้รับในหัวเรื่องของคุณ
หากคุณพูดกับบุคคลอื่นโดยตรง อีเมลของคุณจะมีความโดดเด่นมากขึ้น คุณสามารถทำได้โดยเอ่ยชื่อของบุคคลนั้นหรือใช้คำว่า "คุณ" และ "ของคุณ" คำเหล่านี้ตรงไปตรงมา สนทนา และกระตุ้นให้ผู้รับเปิดอีเมล
- ตัวอย่างเช่น เริ่มบรรทัดเรื่องด้วยวลีเช่น “เฮ้ บิล!” หรือ “คุณโทรมายัง”
- หากคุณไม่ทราบชื่อบุคคล คุณสามารถอ้างอิงรายละเอียดส่วนบุคคล เช่น ตำแหน่งของผู้รับ ตัวอย่างเช่น พูดว่า “ร้านอาหารที่ดีที่สุดในเมืองของคุณ”
ขั้นตอนที่ 2 ใช้ภาษาเร่งด่วนในหัวเรื่อง
สิ่งสำคัญคือต้องแจ้งความเร่งด่วนโดยเร็วที่สุด ส่งเสริมให้ผู้อ่านคลิกที่อีเมลโดยใส่คำกระตุ้นการตัดสินใจหรือการอ้างอิงถึงความขาดแคลน กลวิธีเหล่านี้แนะนำว่าผู้อ่านจำเป็นต้องดำเนินการทันทีเพื่อรับประโยชน์จากอีเมล
- ตัวอย่างเช่น ใช้คำและวลีเช่น “เร็วเข้า!” หรือ “เหลือ 24 ชั่วโมง” เพื่อเรียกผู้อ่านให้ดำเนินการทันที
- บอกใบ้ว่ามีบางอย่างจำกัด เช่น การพูดว่า “สินค้าชิ้นนี้กำลังลอยออกจากชั้นวาง”
ขั้นตอนที่ 3 คำแนะนำสิ่งที่อยู่ภายในอีเมล
ติดตามคำเร่งด่วนด้วยภาพที่ชัดเจนว่าผู้อ่านควรคาดหวังอะไรจากอีเมล ใช้คำที่เน้นการกระทำเพื่อแนะนำว่าผู้อ่านควรตอบสนองอย่างไร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้หัวเรื่องชัดเจนและรัดกุมเพื่อไม่ให้หัวเรื่องสับสน
- ตัวอย่างเช่น คุณสามารถพูดว่า “เร็วเข้า! มันเป็นการขาย”
- คุณยังสามารถอธิบายอีเมลผ่านตัวเลขได้ ตัวอย่างเช่น พูดว่า “5 วิธีในการลดค่าไฟฟ้าของคุณ”
ขั้นตอนที่ 4 ถามคำถามผู้อ่านเพื่อหาวิธีอื่นในการมีส่วนร่วม
คำถามอาจเป็นวิธีที่ดีในการบอกใบ้ถึงสิ่งที่อยู่ในอีเมลของคุณ คำถามจะต้องเกี่ยวข้องกับผู้อ่าน ควรอ้างอิงถึงเหตุการณ์เร่งด่วนหรือเรื่องที่ผู้อ่านต้องการทราบ กระตุ้นให้พวกเขาอ่านอีเมลทันที
- ตัวอย่างเช่น คุณสามารถพูดบางอย่างเช่น "โอกาสสุดท้าย - คุณสั่งซื้อตั๋วแล้วหรือยัง"
- อีกตัวอย่างหนึ่งคือ “วันนี้คุณจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้อย่างไร”
ส่วนที่ 2 จาก 3: การจัดโครงสร้างข้อความของอีเมล
ขั้นตอนที่ 1 นำไปสู่การแก้ปัญหาที่เกี่ยวข้อง
ในข้อความ ให้อธิบายว่าเหตุใดคุณจึงส่งอีเมล แสดงให้ผู้อ่านเห็นสิ่งที่ทำให้อีเมลนี้เร่งด่วนและเหตุใดจึงควรตอบกลับโดยเร็วที่สุด จงเจาะจงให้มากที่สุดเพื่อแนะนำสิ่งที่อีกฝ่ายได้รับจากการอ่านอีเมลของคุณ
- ตัวอย่างเช่น คุณสามารถพูดบางอย่างเช่น “เบื่อที่จะเดินไปมาโดยสวมรองเท้าที่สึกหรอ? การขายของเรามีรองเท้าแบรนด์เนมในราคาที่ต่ำที่สุด”
- คุณอาจเขียนว่า “โทรหาลูกค้าวันนี้เพื่อเข้ามาภายในกำหนดเวลา”
ขั้นตอนที่ 2 อธิบายวัตถุประสงค์ของอีเมลด้วยประโยคที่กระชับ
หลีกเลี่ยงการสร้างอีเมลด่วนที่ยาวและสับสน จำกัด ตัวเองให้อยู่สองสามประโยคหรือย่อหน้าสั้น ๆ ถ่ายทอดข้อความของคุณในแบบที่เข้าใจง่ายและถูกต้องตามหลักไวยากรณ์
- เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้ข้อความยาวเกินไป ให้ลองทำรายการประเด็นที่สำคัญที่สุดที่คุณต้องทำ
- ธุรกิจจำนวนมากรวมรูปภาพไว้ในอีเมล โฆษณาขายอธิบายวัตถุประสงค์ของอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพ
ขั้นตอนที่ 3 ใช้น้ำเสียงที่อ่อนโยนและไม่เผชิญหน้า
การพยายามพูดอย่างเร่งด่วน คุณอาจดูเหมือนเป็นคนเร่งเร้าหรือข่มขู่ หลีกเลี่ยงการเรียกร้องให้ผู้อ่านให้ความสนใจและตอบสนอง เนื่องจากสิ่งนี้จะส่งผลย้อนกลับบ่อยกว่าไม่ ให้จับคู่คำที่เกี่ยวข้องกับเวลากับคำแนะนำในการดำเนินการที่ผู้อ่านควรทำ
- ตัวอย่างเช่น พูดว่า “เหลืออีก 5 จุดบนเครื่องบิน กรุณาโทรจองที่นั่งวันนี้”
- เพื่อหลีกเลี่ยงเสียงข่มขู่ ให้อยู่ทางอ้อมเล็กน้อย ตัวอย่างเช่น พูดว่า "การขโมยข้อมูลประจำตัวเพิ่มขึ้น 5% ทุกปี ทำให้การปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลของคุณมีความสำคัญมากกว่าที่เคย"
ขั้นตอนที่ 4 รวมคำกระตุ้นการตัดสินใจในตอนท้าย
ใช้ประโยคสุดท้ายของอีเมลเพื่อเป็นแนวทางให้ผู้อ่านดำเนินการตามที่คุณต้องการ ข้อมูลนี้ต้องมีความเฉพาะเจาะจง ดังนั้นให้ระบุข้อมูลที่จำเป็นในการตอบกลับอีเมลของคุณ นี่อาจเป็นปุ่มสำหรับกด ลิงค์เว็บไซต์ หรือหมายเลขโทรศัพท์
- ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการให้ใครสักคนโทรออก ให้พูดว่า "โปรดโทรหาฉันวันนี้" แล้วตามด้วยหมายเลขโทรศัพท์ของคุณ
- ระบุลิงค์เว็บไซต์ที่แน่นอน หากคุณต้องการให้คนเห็นผลิตภัณฑ์เฉพาะ ให้โพสต์ลิงก์ไปยังหน้าผลิตภัณฑ์ ไม่ใช่เว็บไซต์โดยรวม
- หากคุณต้องการแนะนำใครไปยังสถานที่ทางกายภาพ การระบุเส้นทาง แผนที่ และข้อมูลอ้างอิงอื่นๆ จะช่วยได้
ส่วนที่ 3 จาก 3: การปรับแต่งอีเมล
ขั้นตอนที่ 1 ใช้ที่อยู่อีเมลที่จดจำได้ง่าย
ผู้คนจำนวนมากเห็นที่อยู่อีเมลเป็นอันดับแรก และหากจำไม่ได้ พวกเขาอาจข้ามอีเมลไป ตรวจสอบให้แน่ใจว่าที่อยู่อีเมลของคุณแนะนำสิ่งที่บุคคลอื่นคาดหวังจะได้เห็นในอีเมล ปรับแต่งที่อยู่อีเมลของคุณเพื่อทำให้อีเมลของคุณมองเห็นได้ชัดเจนยิ่งขึ้น
- ตัวอย่างเช่น ใช้ชื่อของคุณ อีเมลควรมีลักษณะดังนี้ “John Smith, wikiHow” หรือ “[email protected]”
- หลีกเลี่ยงการใช้ตัวเลขและสัญลักษณ์แบบสุ่ม เนื่องจากวิธีนี้ไม่เป็นมืออาชีพและทำให้อีเมลของคุณดูเหมือนสแปม
ขั้นตอนที่ 2 สร้างกำหนดเวลาสำหรับการตอบกลับอีเมล
เพื่อให้ฟังดูเร่งด่วน ให้รู้สึกว่าผู้อ่านต้องดำเนินการตอนนี้ แม้ว่าคุณจะไม่มีกำหนดเวลาที่แน่นอน ให้แสร้งทำเป็นว่ามี ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้อ้างอิงถึงกำหนดส่งนี้ให้บ่อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ตลอดทั้งอีเมล
- ตัวอย่างเช่น คุณสามารถพูดว่า "ดีลนี้สิ้นสุดในวันพรุ่งนี้"
- หากคุณไม่มีกำหนดเวลาที่แน่นอน ให้ลองพูดว่า "โปรดตอบกลับภายในวันอังคาร" หรือ "ฉันจะขอบคุณมากถ้าคุณตอบกลับภายในเวลา 17.00 น."
ขั้นตอนที่ 3 อ่านอีเมลซ้ำเพื่อให้แน่ใจว่ามีจุดประสงค์ที่สอดคล้องกัน
ข้อมูลทั้งหมดในอีเมลควรเกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ในการส่ง จุดประสงค์นี้คือสิ่งที่ต้องเน้นในหัวเรื่องและตลอดทั้งข้อความ ทุกรายละเอียดต้องนำไปสู่จุดประสงค์นั้น โดยบอกผู้อ่านถึงสิ่งที่พวกเขาจำเป็นต้องรู้เพื่อดำเนินการตามนั้น แก้ไขรายละเอียดใด ๆ ที่ไม่เหมาะสมเนื่องจากจะเบี่ยงเบนความสนใจจากน้ำเสียงที่เร่งด่วน
- หากคุณกำลังขายสินค้า คุณจะต้องรวมคุณลักษณะของผลิตภัณฑ์และประโยชน์สูงสุดไว้ด้วย เรื่องยาวหรือรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ อาจทำให้เสียสมาธิ
- ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังติดต่อกับลูกค้า คุณอาจต้องการบอกพวกเขาว่า “ประหยัด 20% เมื่อคุณซื้อสินค้าที่เว็บไซต์ใหม่ของฉัน”
- คิดถึงสิ่งที่บุคคลต้องการทราบ หากคุณได้ติดต่อกับใครสักคนแล้ว คุณไม่จำเป็นต้องพูดซ้ำสิ่งที่คุณพูดก่อนหน้านี้
ขั้นตอนที่ 4 หลีกเลี่ยงการพิมพ์อักษรตัวพิมพ์ใหญ่หรือชวเลข
เทคนิคการพิมพ์ที่ดีและความหมายทางไวยากรณ์ที่ดีทำให้อีเมลของคุณเข้าใจง่ายขึ้นมาก หลีกเลี่ยงการใช้เครื่องหมายตกใจหรือตัวพิมพ์ใหญ่ที่ไม่จำเป็นจำนวนมาก ใช้ภาษาที่เหมาะสมและให้เกียรติ
- หลีกเลี่ยงการใช้คำย่อ เช่น “u” “ur” “plz” และอิโมจิ
- เครื่องหมายอัศเจรีย์ ตัวพิมพ์ใหญ่ หรือตัวเลขจำนวนมากสามารถเรียกใช้ตัวกรองสแปมได้ ซึ่งหมายความว่าอีเมลของคุณอาจไม่ปรากฏให้เห็นเลย
เคล็ดลับ
- รักษาอีเมลของคุณให้สอดคล้องและดำเนินการได้ตั้งแต่หัวเรื่องจนถึงประโยคสุดท้าย
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลเน้นที่สิ่งที่คุณต้องการแสดง ลบทุกอย่างที่ขัดกับข้อความของคุณ
- อ่านและแก้ไขอีเมลของคุณก่อนส่งทุกครั้ง คุณมักจะพบจุดที่ต้องกระชับและเร่งด่วนมากขึ้น
