ในยุคของโทรศัพท์มือถือ มารยาทในการใช้โทรศัพท์ได้หายไปอย่างมาก การรู้วิธีรับข้อความยังคงมีประโยชน์เมื่อคุณทำงานในสำนักงานหรือรับสายจากคนอื่น ความสุภาพ จดบันทึกทุกอย่าง และส่งข้อความทันทีเป็นสิ่งสำคัญ!
ขั้นตอน
ขั้นตอนที่ 1. รับโทรศัพท์
คนที่อยู่อีกด้านหนึ่งขอหัวหน้างานหรือเพื่อนร่วมงานของคุณซึ่งไม่ได้อยู่ที่โต๊ะทำงานของเขา/เธอ สิ่งแรกที่คุณควรทำคือพูดว่า "เขา/เธอไม่อยู่ในขณะนี้ ฉันสามารถรับข้อความได้หรือไม่" สมมติว่าพวกเขาตอบว่าใช่ไปยังขั้นตอนต่อไป หากพวกเขาปฏิเสธ โปรดยืนยันว่าอย่างน้อยพวกเขาอนุญาตให้คุณช่วยเหลือพวกเขา หากพวกเขาปฏิเสธอย่างสุภาพ อย่างน้อยขอให้บุคคลนั้นให้ชื่อและชื่อบริษัทแก่คุณ อย่าลืมจดหมายเลขโทรออกและแจ้งให้บุคคลนั้นทราบเวลาที่เหมาะสมที่จะลองกลับ อย่าลืมถามว่าคุณสามารถทำอะไรได้อีก พวกเขาอาจต้องการโทรกลับและฝากข้อความไว้ที่เครื่องตอบรับอัตโนมัติ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ให้ใครก็ตามที่โทรหาใครโทรมาและเมื่อไหร่ที่พวกเขาอาจลองกลับ
ขั้นตอนที่ 2 จดทุกสิ่งที่พวกเขาพูด
คุณอาจไม่คิดว่าสิ่งที่พวกเขาพูดนั้นสำคัญ แต่คนที่คุณเขียนข้อความถึงอาจคิดว่าสิ่งนั้นสำคัญ หากจำเป็นขอให้พวกเขาทำซ้ำข้อมูล
ขั้นตอนที่ 3 บอกลา (และ "ด้วยความยินดี" หากมี)
ขั้นตอนที่ 4 ส่งข้อความถึงบุคคลนั้นโดยเร็วที่สุดหรือทิ้งไว้ที่ไหนสักแห่งที่พวกเขาจะพบ
เคล็ดลับ
- สุภาพ.
- เขียนด้วยลายมือเรียบร้อย
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้เขียนสิ่งผิดลงไป คุณไม่ต้องการให้ผู้ที่ได้รับข้อความเข้าใจผิด
