กล่องจดหมายที่ไม่เป็นระเบียบอาจทำให้ผู้ใช้ค้นหาอีเมลที่ต้องการได้ยาก Microsoft Outlook ได้จัดเตรียมเครื่องมือที่มีประโยชน์ซึ่งช่วยให้คุณกรองอีเมลและจัดระเบียบข้อความของคุณในลักษณะที่สามารถจัดการได้มากขึ้น Outlook สามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิภาพให้กับคุณได้ ไม่ว่าคุณจะใช้ Outlook 2010, Outlook 2007 หรือ Outlook 2003 คุณสามารถจัดการอีเมลของคุณได้อย่างง่ายดาย โดยใช้เครื่องมือต่อไปนี้เพื่อล้างกล่องขาเข้าของคุณ รวมทั้งช่วยให้ค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการได้ง่ายขึ้น
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 6: การกรอง
ขั้นตอนที่ 1. กรองข้อความอย่างรวดเร็ว
Outlook 2010 มีฟีเจอร์ใหม่ที่ช่วยจัดเรียงข้อความตามวันที่และจัดเรียงในการสนทนา
- เมื่อใช้คุณสมบัตินี้ ข้อความที่มีธีมเดียวกันจะปรากฏเป็นการสนทนา และผู้ใช้สามารถดู ขยาย หรือย่อขนาดได้โดยคลิกที่ไอคอนทางด้านซ้ายของบรรทัดเรื่อง ข้อความภายในการสนทนาแต่ละครั้งจะถูกจัดประเภทด้วยข้อความใหม่ล่าสุดที่วางไว้ด้านบน เมื่อได้รับข้อความใหม่ การสนทนาทั้งหมดจะย้ายไปที่ด้านบนสุดของรายชื่ออีเมลที่ช่วยให้คุณติดตามโฟลว์ของอีเมลได้อย่างง่ายดาย
- หากต้องการเปิดใช้งานการสนทนา ในแท็บมุมมองของกลุ่มการสนทนา ให้ทำเครื่องหมายที่ช่องแสดงเป็นการสนทนา คุณสามารถลดขนาดการสนทนาด้วยคุณสมบัติการล้างข้อมูล คุณลักษณะนี้จะช่วยลบข้อความที่ซ้ำกันในการสนทนา
- บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ลบ ให้คลิก ล้างข้อมูล จากนั้นคลิกที่ ล้างการสนทนา ใน Outlook ทุกรุ่น ผู้ใช้สามารถค้นหาข้อความในโฟลเดอร์กล่องจดหมายได้เร็วยิ่งขึ้นโดยเปลี่ยนวิธีการจัดประเภทในโฟลเดอร์อีเมล ตัวอย่างเช่น คุณสามารถจัดเรียงอีเมลของคุณตามวันที่ ผู้ส่งและขนาดไฟล์หรือระดับความสำคัญ
ขั้นตอนที่ 2 ใช้หัวเรื่องที่เป็นมาตรฐาน
พลังงานทางจิตที่จำเป็นในการเปลี่ยนโฟกัสระหว่างหัวข้อที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลาทำให้คุณหมดกำลังใจ ไม่ใช่ปริมาณ คุณมักจะอ่านตามลำดับเวลาหรือโดย "บุคคลที่สำคัญที่สุด" นี่คือภาวะสมองเสื่อม ใช้กฎนี้แทน ใช้กับอีเมลจากรายงานโดยตรงและทำงานได้ดีกว่ากลุ่มสนทนา
- ระบุโครงการ 2-5 อันดับแรกที่คุณกังวลมากที่สุด สร้างหัวเรื่องเพื่อสะท้อนสิ่งเหล่านี้
- แจ้งให้ทีมทราบว่าคุณจะให้ความสำคัญกับอีเมลทั้งหมดที่มีหัวเรื่องมาตรฐานเหล่านี้ในขั้นต้น หัวข้อเหล่านี้เป็นโครงการที่มีความสำคัญสูงสุดของคุณในขณะนี้ อีเมลของคุณจะถูกจัดเรียงตามหัวเรื่องและอ่าน/ตอบกลับลำดับความสำคัญสูงสุดก่อน
- ทำให้ชัดเจนว่าอีเมลที่มีชื่อไม่เหมาะสมจะขึ้นบัญชีดำผู้ส่งที่กระทำผิดเป็นเวลา 1 วัน
วิธีที่ 2 จาก 6: การจัดกลุ่ม
ขั้นตอนที่ 1 จัดกลุ่มข้อความเดียวกันในโฟลเดอร์
โดยการสร้างโฟลเดอร์อีเมลใหม่ ผู้ใช้สามารถจัดกลุ่มข้อความที่เกี่ยวข้องกันในโฟลเดอร์ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถจัดกลุ่มข้อความตามหัวเรื่อง โครงการ การสื่อสาร หรือหมวดหมู่อื่นๆ ที่เหมาะสมกับงานหรืองานอดิเรกของคุณ ผู้ใช้ยังสามารถสร้างโฟลเดอร์สำหรับข้อความทั้งหมดที่ส่งจากเจ้านายของคุณหรือบุคคลสำคัญ รวมถึงข้อมูลหลักที่ต้องบันทึก เมื่อต้องการสร้างโฟลเดอร์ใหม่ใน Outlook 2010 บนแท็บ โฟลเดอร์ ใน ใหม่ ให้คลิก โฟลเดอร์ใหม่ ในการสร้างโฟลเดอร์ใหม่ใน Outlook 2007 หรือ Outlook 2003 บนแถบเมนู ให้คลิกที่ File เลือก New จากนั้นเลือก Folder
วิธีที่ 3 จาก 6: ค้นหาโฟลเดอร์
ขั้นตอนที่ 1 สร้างโฟลเดอร์ค้นหาเพื่อค้นหาข้อความ
ค้นหาโฟลเดอร์เป็นวิธีที่สะดวกรวดเร็วในการค้นหาชุดข้อความอีเมล มันไม่ได้บันทึกข้อความใด ๆ แต่มีโฟลเดอร์เสมือนที่แสดงข้อความทั้งหมดในกล่องจดหมายของคุณตามแอตทริบิวต์ที่คุณกำลังมองหา โฟลเดอร์การค้นหาของ Outlook มีฟีเจอร์เริ่มต้น เช่น จดหมายที่ยังไม่ได้อ่าน แต่คุณสามารถสร้างกฎของคุณเองได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้โฟลเดอร์การค้นหาเพื่อช่วยค้นหาข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการหนึ่งๆ ลูกค้าคนสำคัญ หรือการประชุมที่กำลังจะมีขึ้น
- เมื่อต้องการสร้างโฟลเดอร์การค้นหาใน Outlook 2010 ในจดหมายบนแท็บโฟลเดอร์ ในใหม่ คลิกโฟลเดอร์ค้นหาใหม่
- ในการสร้างโฟลเดอร์การค้นหาใน Outlook 2007 หรือ Outlook 2003 ในอีเมลบนเมนูไฟล์ ให้เลื่อนเมาส์ไปที่ New จากนั้นคลิกที่โฟลเดอร์การค้นหา
วิธีที่ 4 จาก 6: ตัวกรองอีเมล
ขั้นตอนที่ 1 ลดอีเมลขยะด้วยตัวกรองอีเมล
เก็บข้อความอีเมลที่ไม่จำเป็นจากกล่องขาเข้าโดยใช้ตัวกรองอีเมลขยะของ Outlook ตัวกรองนี้จะส่งอีเมลที่ติดธงว่าเป็นอีเมลขยะไปยังโฟลเดอร์อื่นในกล่องจดหมาย ผู้ใช้สามารถดูเนื้อหาของโฟลเดอร์นี้เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีอีเมลที่ถูกต้องที่ส่งไปอย่างผิดพลาด ถ้าเป็นเช่นนั้น คุณควรปรับตัวกรองเพื่อหลีกเลี่ยงการทำเครื่องหมายผิดบนข้อความในอนาคต
วิธีที่ 5 จาก 6: หมวดหมู่สี
ขั้นตอนที่ 1 กำหนดหมวดหมู่สี
กำหนดสีให้กับกลุ่มข้อความอีเมลที่ไม่เกี่ยวข้องและประเภทอื่นๆ ใน Outlook เช่น บันทึกย่อ ที่ติดต่อ และการนัดหมาย จากนั้น ผู้ใช้สามารถระบุและจัดเรียงได้อย่างง่ายดาย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถติดตามข้อความ การนัดหมาย และผู้ติดต่อทั้งหมดสำหรับโครงการขายคอมพิวเตอร์โดยการสร้างหมวดหมู่ที่เรียกว่า "การขายคอมพิวเตอร์" และกำหนดข้อความให้กับหมวดหมู่นั้น
วิธีที่ 6 จาก 6: การตั้งค่าสถานะ
ขั้นตอนที่ 1. ตั้งค่าสถานะเพื่อติดตาม
ผู้ใช้สามารถใช้คุณลักษณะตั้งค่าสถานะเพื่อติดตามเพื่อตั้งค่าสถานะข้อความอีเมลและงานเพื่อช่วยจัดเรียงหรือทำเครื่องหมาย ธงจะแจ้งให้คุณติดตามปัญหา ระบุคำขอหรือคำสั่งของผู้อื่นสำหรับข้อความพร้อมท์และการติดต่อ พวกเขายังสามารถจัดเรียงโฟลเดอร์อีเมลของคุณได้อย่างง่ายดายเพราะคุณรู้ว่าต้องทำอะไรและต้องทำเมื่อใด โปรดทราบว่าเมื่อคุณสร้างงานและตั้งวันที่หมดอายุสำหรับงาน งานนั้นจะถูกตั้งค่าสถานะโดยอัตโนมัติ ดังนั้นคุณจะไม่ลืมวันที่หมดอายุของการดำเนินการและดำเนินการให้เสร็จสิ้น
