การทักทายข้อความเสียงที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญ มันสามารถสร้างความประทับใจให้ผู้โทรได้เป็นครั้งแรก ดังนั้นการทักทายอย่างสุภาพและเป็นมืออาชีพเป็นสิ่งสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าผู้มีโอกาสเป็นนายจ้างกำลังโทรหาคุณ กำจัดวอยซ์เมลเรื่องตลกเก่าๆ ที่กวนใจแม่ของคุณ แล้วบันทึกคำทักทายที่เป็นมิตรและให้ข้อมูลที่ทำให้คุณดูดี
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: วางแผนสิ่งที่คุณต้องการจะพูด
ขั้นตอนที่ 1 เขียนรายการข้อมูลที่คุณต้องการรวมไว้ในคำทักทายข้อความเสียงของคุณ
การเขียนรายการประเด็นที่จะรวมไว้อาจฟังดูลำบาก แต่เมื่อข้อความเสียงของคุณอาจเป็นความประทับใจแรกที่มีคนมีต่อคุณ ทางที่ดีที่สุดคือหากไม่มีเสียง "เอ่อ เอ่อ" และเสียงหยุดชั่วคราวที่น่าอึดอัดใจ
- คุณต้องการให้วอยซ์เมลของคุณมีข้อมูลพื้นฐานบางอย่างในลักษณะที่สุภาพ ซึ่งจะช่วยให้ผู้โทรรู้ว่าเป็นคุณ และข้อมูลที่ต้องทิ้ง เพื่อให้คุณสามารถโทรกลับโดยเร็วที่สุด
- ระบุชื่อของคุณ (และบริษัทหากเป็นข้อความเสียงสำหรับธุรกิจ) ข้อความที่แจ้งให้ผู้โทรทราบว่าคุณขอโทษที่ไม่ได้รับสาย และข้อมูลที่คุณต้องการจากผู้โทร เช่น ชื่อ หมายเลขโทรศัพท์ และข้อความสั้นๆ เกี่ยวกับวัตถุประสงค์ ของการโทร
ขั้นตอนที่ 2 เขียนสคริปต์สำหรับคำทักทายของคุณ
คุณต้องการสร้างสคริปต์ที่คุณสามารถอ่านได้ในขณะที่บันทึกข้อความเสียงของคุณ การมีอะไรให้อ่านจะทำให้คุณรู้สึกผ่อนคลายและฟังดูสุภาพและมั่นใจ
- เริ่มต้นด้วยการทักทายอย่างสุภาพ แจ้งผู้โทรว่าเป็นใคร และขออภัยที่ไม่ได้รับสาย
- จบสคริปท์ของคุณโดยขอให้ผู้โทรฝากชื่อและเบอร์ติดต่อไว้พร้อมข้อความสั้นๆ แจ้งผู้โทรว่าคุณจะติดต่อกลับโดยเร็วที่สุด คุณยังสามารถลงชื่อออกด้วยคำว่า "ขอให้เป็นวันที่ดี" ที่เป็นมิตร หากคุณต้องการ
ขั้นตอนที่ 3 อ่านสคริปต์ของคุณ
คุณต้องการให้แน่ใจว่ามันฟังดูเป็นมืออาชีพและเป็นมิตรในขณะที่ได้รับข้อความที่ชัดเจน ลองนึกถึงประเภทของคนที่อาจจะฝากข้อความเสียงถึงคุณ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความเสียงของคุณมีความเหมาะสมและให้ข้อมูล
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสคริปต์ของคุณมีข้อมูลจากรายการของคุณ หลีกเลี่ยงการทักทายธรรมดาๆ เช่น “การโทรของคุณสำคัญกับฉันมาก” หากการโทรมีความสำคัญ คุณจะต้องพยายามโทรกลับโดยเร็วที่สุด
- หากคุณกำลังตั้งค่าข้อความเสียงสำหรับที่ทำงาน แม้ว่าจะอยู่ในมือถือของคุณ ให้พิจารณาให้วิธีอื่นแก่ผู้โทรในการติดต่อคุณ ระบุที่อยู่อีเมลหรือที่อยู่ให้กับเว็บไซต์ของคุณซึ่งอาจพบข้อมูลเพิ่มเติม
- เมื่อคุณอ่านออกเสียงข้อความเสียงแล้วรู้สึกว่าข้อมูลดังกล่าวให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องอย่างเป็นมิตรและเป็นมืออาชีพ คุณก็พร้อมที่จะบันทึก
ส่วนที่ 2 จาก 3: การบันทึกข้อความเสียงของคุณ
ขั้นตอนที่ 1 จำกัดเสียงรบกวนรอบข้าง
คุณต้องการให้เสียงของคุณออกมาคมชัด ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีเสียงรบกวนในพื้นหลัง เช่น วิทยุ ทีวี หรือผู้คนกำลังพูด
- สถานที่ที่ดีที่สุดในการบันทึกวอยซ์เมลของคุณคือในห้องที่เงียบสงบซึ่งไม่มีเสียงรบกวน
- ห้องขนาดเล็กก็จะทำงานได้ดีขึ้นเช่นกัน เนื่องจากจะไม่มีเสียงรอบข้างมากเท่ากับในห้องเปิดโล่งขนาดใหญ่
ขั้นตอนที่ 2 เข้าสู่ฟังก์ชั่นการตั้งค่าวอยซ์เมลบนโทรศัพท์ของคุณ
มีหลายวิธีในการบันทึกคำทักทายใหม่ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการและโทรศัพท์ของคุณ
- หากคุณใช้ iPhone และมี iOS 8 หรือใหม่กว่า คุณสามารถไปที่แอป "โทรศัพท์" และกดปุ่ม "ข้อความเสียง" ซึ่งจะนำคุณไปยังหน้าจอที่แสดงข้อความเสียงของคุณ และที่มุมซ้ายบนจะมีตัวเลือกสำหรับ "ทักทาย" ให้คลิกที่รายการนั้น จากนั้นคุณสามารถฟังหรือแก้ไขคำทักทายของคุณได้
- ผู้ใช้ Android สามารถกดแป้น 1 ในแป้นโทรศัพท์ค้างไว้จนกว่าโทรศัพท์ของคุณจะเชื่อมต่อกับบริการวอยซ์เมล ป้อน PIN ของคุณเมื่อได้รับแจ้งหรือตั้งค่ากล่องข้อความเสียงของคุณในครั้งแรก จากนั้นทำตามคำแนะนำเพื่อบันทึกคำทักทายใหม่ อุปกรณ์ Android บางรุ่นอาจมาพร้อมกับแอปข้อความเสียง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการของคุณ
- ลองกดหมายเลขโทรศัพท์ของคุณเอง หากคุณประสบปัญหาในการเข้าถึงบริการวอยซ์เมล
ขั้นตอนที่ 3 อ่านสคริปต์ของคุณ
คุณพร้อมที่จะบันทึกแล้ว อยู่ในที่เงียบๆ สบายๆ และมีสคริปต์อยู่ในมือ เพียงอ่านสคริปต์ที่ยอดเยี่ยมของคุณเมื่อคุณได้รับแจ้งให้บันทึก
- พยายามอย่าใช้เสียงโมโนโทนทั้งหมด คุณต้องการพูดด้วยน้ำเสียงที่เป็นมิตร
- หากคุณมีปัญหาในการเพิ่มการแสดงออกในน้ำเสียงหรือการพูดให้ชัดเจน ให้ลองฝึกทักทายต่อหน้าเพื่อนเพื่อรับคำติชมและรู้สึกสบายใจมากขึ้น
ขั้นตอนที่ 4 ดูตัวอย่างการบันทึกของคุณ
หลังจากที่คุณได้บันทึกคำทักทายข้อความเสียงของคุณแล้ว คุณจะมีตัวเลือกในการแสดงตัวอย่างก่อนบันทึก ฟังข้อความเสียงของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้พูดอย่างชัดเจนและสุภาพ และคุณได้รวมข้อมูลสำคัญทั้งหมดไว้
- จำไว้ว่าคุณต้องการรวมชื่อของคุณหรือชื่อครอบครัวของคุณ
- แจ้งผู้โทรว่าคุณขอโทษที่ไม่ได้รับสายและจะโทรกลับโดยเร็วที่สุด
- ให้ชุดคำแนะนำสั้นๆ เกี่ยวกับข้อมูลที่คุณต้องการให้ผู้โทรแจ้ง เพื่อที่คุณจะได้รับแจ้งเมื่อคุณโทรกลับ
ขั้นตอนที่ 5. ให้เพื่อนโทรหาคุณ
ให้คนที่คุณไว้วางใจฟังคำทักทายข้อความเสียงของคุณและให้ข้อเสนอแนะแก่คุณ
การมีเพื่อนโทรหาคุณและฟังข้อความเสียงทักทายเป็นวิธีที่ดีในการดูว่าคุณได้บันทึกคำทักทายที่เป็นมิตรและเหมาะสมซึ่งผู้โทรจริงๆ จะได้ยินและเข้าใจได้สำเร็จหรือไม่
ส่วนที่ 3 จาก 3: การแก้ไขปัญหา
ขั้นตอนที่ 1 ลองรีสตาร์ทโทรศัพท์ของคุณหากวอยซ์เมลไม่ทำงาน
การรีสตาร์ทโทรศัพท์เป็นการแก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็วสำหรับปัญหาข้อความเสียงทั่วไปจำนวนมาก หากคุณไม่สามารถเชื่อมต่อกับบริการข้อความเสียงหรือประสบปัญหาข้อความเสียงอื่นๆ ให้ลองรีสตาร์ทโทรศัพท์ก่อนดำเนินการต่อ
ขั้นตอนที่ 2 ตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าข้อความเสียงได้รับการตั้งค่าในโทรศัพท์ของคุณ
หากคุณกำลังใช้โทรศัพท์เครื่องใหม่หรือเพิ่งเปลี่ยนซิมการ์ด คุณจะต้องตั้งค่าข้อความเสียงสำหรับบัญชีของคุณก่อนจึงจะสามารถบันทึกคำทักทายใหม่ได้ คุณสามารถเข้าถึงคุณลักษณะข้อความเสียงได้หลายวิธี ขึ้นอยู่กับบริการและอุปกรณ์ของคุณ:
- กด 1 บนแป้นหมุนของโทรศัพท์ค้างไว้ ใช้งานได้กับอุปกรณ์และบริการส่วนใหญ่
- แตะปุ่มวอยซ์เมลบนแป้นโทรศัพท์ของ iPhone
- กด *86 (Verizon) หรือ 123 (T-Mobile)
- กดหมายเลขของคุณเองจากโทรศัพท์ของคุณ สำหรับบริการจำนวนมาก การดำเนินการนี้จะเรียกข้อความเสียงของคุณ
ขั้นตอนที่ 3 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแผนของคุณมีข้อความเสียง
แม้ว่าแผนบริการส่วนใหญ่จะรวมบริการวอยซ์เมลพื้นฐานในปัจจุบัน แต่ก็ยังเป็นไปได้ที่คุณอาจมีแผนที่ไม่มีฟีเจอร์วอยซ์เมล ตรวจสอบใบแจ้งยอดรายเดือนของคุณหรือติดต่อผู้ให้บริการของคุณหากคุณไม่แน่ใจ
ขั้นตอนที่ 4 ติดต่อผู้ให้บริการของคุณหากคุณลืมรหัสผ่านข้อความเสียงหรือไม่สามารถใช้งานข้อความเสียงได้
หากคุณเคยตั้งค่าวอยซ์เมลแต่จำรหัสผ่านไม่ได้ คุณจะต้องติดต่อสายบริการลูกค้าของผู้ให้บริการ ตัวแทนบริการจะสามารถรีเซ็ตรหัสผ่านข้อความเสียงให้คุณได้ ฝ่ายบริการลูกค้าควรสามารถช่วยคุณผ่านปัญหาอื่น ๆ ที่คุณอาจมีเกี่ยวกับข้อความเสียง
เคล็ดลับ
- บันทึกคำทักทายอีกครั้งหากจำเป็น ใช้เวลาของคุณและอย่ารีบร้อน
- คุณยังสามารถใช้คำทักทายหลายภาษาได้หากคุณหรือใครก็ตามที่พูดภาษานั้นได้ ภาษาที่สองอาจเป็นไปตามคำทักทายภาษาอังกฤษ
- เมื่อคุณบันทึกคำทักทายข้อความเสียง ให้ยืนขึ้นและแม้แต่เดินไปรอบๆ เล็กน้อย
- เก็บบันทึกของคุณสั้นและหวาน
- หากคุณกำลังบันทึกคำทักทายข้อความเสียงสำหรับธุรกิจ ให้พูดว่าใครอยู่ในบริษัทของคุณและชื่อบริษัท คุณยังสามารถรวมวิธีอื่นในการติดต่อคุณด้วย
- หากคุณกำลังบันทึกคำทักทายข้อความเสียงที่อยู่ชั่วคราวเพราะคุณไม่อยู่ อย่าให้ผู้โทรรู้ว่าคุณกำลังจะไปไหนหรือคุณไม่อยู่บ้าน
