การใช้คุณสมบัติตัวกรองอัตโนมัติของ Microsoft Excel เป็นวิธีที่ง่ายและรวดเร็วในการจัดเรียงข้อมูลปริมาณมากขึ้น ตัวกรองสนับสนุนเกณฑ์ต่างๆ ในการจัดเรียงข้อมูลของคุณ ในการเริ่มต้น คุณจะต้องสร้างชุดข้อมูล เหลือเพียงการเลือกเป้าหมายและเปิดใช้งานตัวกรองอัตโนมัติโดยกดปุ่ม "ตัวกรอง" ที่อยู่บนแท็บ "ข้อมูล" และปรับแต่งตัวกรองตามที่คุณต้องการ กระบวนการนี้สามารถเข้าใจได้ในเวลาไม่กี่นาที ซึ่งจะเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพ Excel ของคุณในที่สุด
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 2: เริ่มต้นใช้งานตัวกรองอัตโนมัติ
ขั้นตอนที่ 1. สร้างตาราง
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลของคุณมีส่วนหัวของคอลัมน์เพื่อระบุข้อมูลด้านล่าง ส่วนหัวคือตำแหน่งที่จะวางตัวกรองและจะไม่รวมอยู่ในข้อมูลที่จัดเรียง แต่ละคอลัมน์สามารถมีชุดข้อมูลที่ไม่ซ้ำกันได้ (เช่น วันที่ ปริมาณ ชื่อ ฯลฯ) และมีรายการได้มากเท่าที่คุณต้องการจัดเรียง
คุณสามารถตรึงหัวเรื่องของคุณไว้ได้โดยเลือกแถวที่มีและไปที่ "ดู > ตรึงบานหน้าต่าง" ซึ่งจะช่วยติดตามหมวดหมู่ที่กรองในชุดข้อมูลขนาดใหญ่
ขั้นตอนที่ 2 เลือกข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการกรอง
คลิกและลากเพื่อเลือกเซลล์ทั้งหมดที่คุณต้องการรวมไว้ในตัวกรอง เนื่องจากตัวกรองอัตโนมัติเป็นกระบวนการอัตโนมัติตามชื่อ คุณจึงไม่สามารถใช้เพื่อกรองคอลัมน์ที่ไม่อยู่ติดกันได้ คอลัมน์ทั้งหมดในระหว่างจะถูกตั้งค่าให้กรองด้วย
ขั้นตอนที่ 3 เปิดใช้งานตัวกรองอัตโนมัติ
ไปที่แท็บ "ข้อมูล" จากนั้นกด "ตัวกรอง" เมื่อเปิดใช้งานแล้ว ส่วนหัวของคอลัมน์จะมีปุ่มแบบเลื่อนลง คุณสามารถใช้ปุ่มเหล่านี้เพื่อตั้งค่าตัวเลือกตัวกรองของคุณ
ขั้นตอนที่ 4 เลือกเกณฑ์การกรอง
ตัวเลือกตัวกรองอาจแตกต่างกันไปตามประเภทของข้อมูลภายในเซลล์ เซลล์ข้อความจะกรองตามเนื้อหา ในขณะที่เซลล์ตัวเลขจะมีตัวกรองทางคณิตศาสตร์ มีตัวกรองบางตัวที่ทั้งคู่ใช้ร่วมกัน เมื่อตัวกรองทำงาน ไอคอนตัวกรองขนาดเล็กจะปรากฏในส่วนหัวของคอลัมน์
- เรียงลำดับจากน้อยไปมาก: เรียงลำดับข้อมูลในลำดับจากน้อยไปมากตามข้อมูลในคอลัมน์นั้น ตัวเลขจะถูกจัดเรียง 1, 2, 3, 4, 5 เป็นต้น และคำต่างๆ จะถูกจัดเรียงตามตัวอักษรโดยขึ้นต้นด้วย a, b, c, d, e เป็นต้น
- เรียงลำดับจากมากไปน้อย: จัดเรียงข้อมูลตามลำดับจากมากไปหาน้อยตามข้อมูลในคอลัมน์นั้น ตัวเลขจะถูกจัดเรียงตามลำดับย้อนกลับ 5, 4, 3, 2, 1 ฯลฯ และคำจะถูกจัดเรียงตามลำดับตัวอักษรย้อนกลับ e, d, c, b, a เป็นต้น
- 10 อันดับแรก: ข้อมูล 10 แถวแรกในสเปรดชีตหรือข้อมูล 10 แถวแรกจากการเลือกที่กรอง
- เงื่อนไขเฉพาะ: พารามิเตอร์ตัวกรองบางตัวสามารถตั้งค่าได้โดยใช้ตรรกะของค่า เช่น การกรองค่าที่มากกว่า น้อยกว่า เท่ากับ ก่อน หลัง ระหว่าง ที่มี ฯลฯ หลังจากเลือกหนึ่งในค่าเหล่านี้ คุณจะได้รับแจ้งให้ป้อนขีดจำกัดของพารามิเตอร์ (เช่น หลังวันที่ 1/1/2011 หรือมากกว่า 1,000)
- หมายเหตุ: ข้อมูลที่ถูกกรองจะถูกซ่อนไม่ให้มองเห็น ไม่ถูกลบ คุณจะไม่สูญเสียข้อมูลใด ๆ โดยการกรอง
ส่วนที่ 2 จาก 2: การปรับแต่งและปิดใช้งานตัวกรองอัตโนมัติ
ขั้นตอนที่ 1 ใช้ AutoFilter แบบกำหนดเองสำหรับการเรียงลำดับที่ซับซ้อนมากขึ้น
ตัวกรองแบบกำหนดเองอนุญาตให้ใช้ตัวกรองหลายตัวโดยใช้ตรรกะ "และ/หรือ" ตัวเลือก “ตัวกรองแบบกำหนดเอง…” แสดงอยู่ที่ด้านล่างของเมนูแบบเลื่อนลงตัวกรอง และเปิดหน้าต่างแยกต่างหาก ที่นี่คุณสามารถเลือกตัวเลือกตัวกรองได้สูงสุดสองตัวเลือก จากนั้นเลือกปุ่ม "และ" หรือ "หรือ" เพื่อทำให้ตัวกรองเหล่านั้นเป็นแบบพิเศษหรือรวม
ตัวอย่างเช่น คอลัมน์ที่มีชื่อสามารถกรองโดยคอลัมน์ที่มี "A" หรือ "B" ซึ่งหมายความว่าทั้ง Andrew และ Bob จะปรากฏขึ้น แต่จะไม่ปรากฏในชุดตัวกรองสำหรับผู้ที่มีทั้ง "A" และ "B"
ขั้นตอนที่ 2 ล้างตัวกรองของคุณ
หากต้องการล้างตัวกรองเดียว ให้เลือกเมนูแบบเลื่อนลงสำหรับคอลัมน์ที่กรองแล้วเลือก "ล้างตัวกรองจาก [ชื่อ]" หากต้องการล้างตัวกรองทั้งหมด ให้เลือกเซลล์ใดก็ได้ในตารางและไปที่แท็บ "ข้อมูล" แล้วกด "ล้าง" (ถัดจากปุ่มสลับตัวกรอง)
ขั้นตอนที่ 3 ปิดใช้งานตัวกรองอัตโนมัติ
หากคุณต้องการปิดใช้งานตัวกรองทั้งหมด ให้ยกเลิกการเลือกตัวเลือกตัวกรองอัตโนมัติขณะเลือกตาราง
เคล็ดลับ
- คุณสามารถดูส่วนหัวของคอลัมน์ที่มีตัวกรองที่ใช้โดยดูที่ปุ่มเมนูแบบเลื่อนลง หากลูกศรบนปุ่มเป็นสีน้ำเงิน แสดงว่ามีการใช้ตัวกรองในเมนูนั้นแล้ว หากลูกศรบนปุ่มเป็นสีดำ แสดงว่าไม่ได้ใช้ตัวกรองในเมนูนั้น
- ตัวกรองอัตโนมัติจัดเรียงข้อมูลในแนวตั้ง ซึ่งหมายความว่าตัวเลือกตัวกรองสามารถใช้ได้เฉพาะกับส่วนหัวของคอลัมน์แต่ไม่สามารถใช้กับแถวได้ อย่างไรก็ตาม การป้อนหมวดหมู่สำหรับแต่ละแถว แล้วกรองเฉพาะคอลัมน์นั้น คุณจะได้รับผลเช่นเดียวกัน
- ตัวกรองจะไม่ทำงานเกินเซลล์ว่างใดๆ ถ้าคุณปล่อยเซลล์ใดๆ ว่างไว้
- สำรองข้อมูลของคุณก่อนใช้ตัวกรองอัตโนมัติ แม้ว่าตัวกรองอัตโนมัติสามารถปิดได้ การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่ทำกับข้อมูลอาจเขียนทับข้อมูลที่มีอยู่ของคุณ
คำเตือน
- การกรองข้อมูลของคุณทำให้คุณไม่ได้ลบแถว แต่เป็นการซ่อนแถวนั้น แถวที่ซ่อนอยู่สามารถยกเลิกการซ่อนได้โดยการเลือกแถวด้านบนและด้านล่างของแถวที่ซ่อนอยู่ คลิกขวาที่แถวเหล่านั้นแล้วเลือก "เลิกซ่อน"
- บันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณบ่อยๆ เว้นแต่คุณจะสำรองข้อมูลไว้และไม่ได้วางแผนที่จะเขียนทับข้อมูลของคุณ
