ตาราง Pivot คือตารางเชิงโต้ตอบที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถจัดกลุ่มและสรุปข้อมูลจำนวนมากในรูปแบบตารางที่กระชับเพื่อให้การรายงานและการวิเคราะห์ง่ายขึ้น พวกเขาสามารถจัดเรียง นับ และรวมข้อมูล และมีอยู่ในโปรแกรมสเปรดชีตที่หลากหลาย Excel ช่วยให้คุณสร้างตารางสาระสำคัญได้อย่างง่ายดายด้วยการลากและวางข้อมูลที่เกี่ยวข้องลงในช่องที่เหมาะสม จากนั้นคุณสามารถกรองและจัดเรียงข้อมูลของคุณเพื่อค้นหารูปแบบและแนวโน้ม
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: การสร้าง Pivot Table
ขั้นตอนที่ 1 โหลดสเปรดชีตที่คุณต้องการสร้าง Pivot Table
Pivot Table ช่วยให้คุณสร้างรายงานแบบภาพของข้อมูลจากสเปรดชีต คุณสามารถคำนวณได้โดยไม่ต้องป้อนสูตรหรือคัดลอกเซลล์ใดๆ คุณจะต้องมีสเปรดชีตที่มีหลายรายการเพื่อสร้าง Pivot Table
คุณยังสามารถสร้าง Pivot Table ใน Excel โดยใช้แหล่งข้อมูลภายนอก เช่น Access คุณสามารถแทรกตาราง Pivot ในสเปรดชีต Excel ใหม่ได้
ขั้นตอนที่ 2 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลของคุณตรงตามความต้องการของตารางเดือย
ตารางเดือยไม่ใช่คำตอบที่คุณต้องการเสมอไป เพื่อใช้ประโยชน์จากคุณลักษณะตารางสาระสำคัญ สเปรดชีตของคุณควรตรงตามเกณฑ์พื้นฐานบางประการ:
- สเปรดชีตของคุณควรมีอย่างน้อยหนึ่งคอลัมน์ที่มีค่าที่ซ้ำกัน โดยพื้นฐานแล้วหมายความว่าอย่างน้อยหนึ่งคอลัมน์ควรมีข้อมูลซ้ำ ในตัวอย่างที่กล่าวถึงในส่วนถัดไป คอลัมน์ "ประเภทผลิตภัณฑ์" มีสองรายการ: "โต๊ะ" หรือ "เก้าอี้"
- ควรมีข้อมูลที่เป็นตัวเลข นี่คือสิ่งที่จะเปรียบเทียบและรวมในตาราง ในตัวอย่างในส่วนถัดไป คอลัมน์ "การขาย" มีข้อมูลตัวเลข
ขั้นตอนที่ 3 เริ่มตัวช่วยสร้าง Pivot Table
คลิกแท็บ "แทรก" ที่ด้านบนของหน้าต่าง Excel คลิกปุ่ม "PivotTable" ที่ด้านซ้ายของ Ribbon แทรก
หากคุณกำลังใช้ Excel 2003 หรือเก่ากว่า ให้คลิกที่ ข้อมูล เมนูและเลือกรายงาน PivotTable และ PivotChart…
ขั้นตอนที่ 4 เลือกข้อมูลที่คุณต้องการใช้
ตามค่าเริ่มต้น Excel จะเลือกข้อมูลทั้งหมดในสเปรดชีตที่ใช้งานอยู่ คุณสามารถคลิกและลากเพื่อเลือกส่วนใดส่วนหนึ่งของสเปรดชีต หรือคุณสามารถพิมพ์ช่วงเซลล์ด้วยตนเอง
หากคุณกำลังใช้แหล่งข้อมูลภายนอก ให้คลิกตัวเลือก "ใช้แหล่งข้อมูลภายนอก" แล้วคลิกเลือกการเชื่อมต่อ…. เรียกดูการเชื่อมต่อฐานข้อมูลที่บันทึกไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณ
ขั้นตอนที่ 5. เลือกตำแหน่งสำหรับ Pivot Table ของคุณ
หลังจากเลือกช่วงของคุณแล้ว ให้เลือกตัวเลือกตำแหน่งของคุณจากหน้าต่างเดียวกัน ตามค่าเริ่มต้น Excel จะวางตารางบนเวิร์กชีตใหม่ ทำให้คุณสามารถสลับไปมาได้โดยคลิกที่แท็บต่างๆ ที่ด้านล่างของหน้าต่าง คุณยังสามารถเลือกวาง Pivot Table บนแผ่นงานเดียวกันกับข้อมูล ซึ่งจะทำให้คุณสามารถเลือกเซลล์ที่คุณต้องการวางได้
เมื่อคุณพอใจกับตัวเลือกของคุณแล้ว ให้คลิกตกลง Pivot Table ของคุณจะถูกวางและอินเทอร์เฟซจะเปลี่ยนไป
ส่วนที่ 2 จาก 3: การกำหนดค่า Pivot Table
ขั้นตอนที่ 1 เพิ่มฟิลด์แถว
เมื่อสร้าง Pivot Table คุณจะต้องจัดเรียงข้อมูลตามแถวและคอลัมน์ สิ่งที่คุณเพิ่มจะกำหนดโครงสร้างของตาราง ลากเขตข้อมูลจากรายการเขตข้อมูลทางด้านขวาไปยังส่วนเขตข้อมูลแถวของ Pivot Table เพื่อแทรกข้อมูล
- ตัวอย่างเช่น บริษัทของคุณขายสินค้าสองอย่าง: โต๊ะและเก้าอี้ คุณมีสเปรดชีตที่มีหมายเลข (การขาย) ของแต่ละผลิตภัณฑ์ (ประเภทผลิตภัณฑ์) ที่จำหน่ายในร้านค้าห้าแห่งของคุณ (ร้านค้า) คุณต้องการดูว่าแต่ละผลิตภัณฑ์ขายได้เท่าไหร่ในแต่ละร้าน
- ลากฟิลด์ Store จากรายการฟิลด์ไปยังส่วน Row Fields ของ Pivot Table รายชื่อร้านค้าของคุณจะปรากฏขึ้น โดยแต่ละร้านจะมีแถวเป็นของตัวเอง
ขั้นตอนที่ 2 เพิ่มฟิลด์คอลัมน์
เช่นเดียวกับแถว คอลัมน์ช่วยให้คุณจัดเรียงและแสดงข้อมูลได้ ในตัวอย่างข้างต้น ฟิลด์ Store ถูกเพิ่มไปยังส่วน Row Fields หากต้องการดูว่าสินค้าแต่ละประเภทขายได้มากเพียงใด ให้ลากช่องประเภทสินค้าไปที่ส่วนช่องคอลัมน์
ขั้นตอนที่ 3 เพิ่มฟิลด์ค่า
เมื่อคุณจัดวางองค์กรแล้ว คุณสามารถเพิ่มข้อมูลที่จะแสดงในตารางได้ คลิกและลากฟิลด์ Sales ไปยังส่วน Value Fields ของ Pivot Table คุณจะเห็นตารางของคุณแสดงข้อมูลการขายสำหรับผลิตภัณฑ์ทั้งสองของคุณในแต่ละร้านค้าของคุณ โดยมีคอลัมน์ผลรวมทางด้านขวา
สำหรับขั้นตอนข้างต้นทั้งหมด คุณสามารถลากเขตข้อมูลลงในกล่องที่เกี่ยวข้องด้านล่างรายการเขตข้อมูลทางด้านขวาของหน้าต่างแทนการลากลงตาราง
ขั้นตอนที่ 4 เพิ่มหลายฟิลด์ในส่วน
ตาราง Pivot ช่วยให้คุณสามารถเพิ่มฟิลด์ได้หลายฟิลด์ในแต่ละส่วน ทำให้สามารถควบคุมวิธีการแสดงข้อมูลได้ละเอียดยิ่งขึ้น จากตัวอย่างข้างต้น สมมติว่าคุณทำโต๊ะหลายประเภทและเก้าอี้หลายประเภท สเปรดชีตของคุณจะถูกบันทึกว่าสินค้านั้นเป็นโต๊ะหรือเก้าอี้ (ประเภทผลิตภัณฑ์) แต่ยังรวมถึงรุ่นที่แน่นอนของโต๊ะหรือเก้าอี้ที่ขาย (รุ่น)
ลากฟิลด์ Model ไปยังส่วน Column Fields คอลัมน์จะแสดงรายละเอียดการขายต่อรุ่นและประเภทโดยรวม คุณสามารถเปลี่ยนลำดับการแสดงป้ายกำกับเหล่านี้ได้โดยคลิกปุ่มลูกศรถัดจากฟิลด์ในกล่องที่มุมล่างขวาของหน้าต่าง เลือก "เลื่อนขึ้น" หรือ "เลื่อนลง" เพื่อเปลี่ยนลำดับ
ขั้นตอนที่ 5. เปลี่ยนวิธีการแสดงข้อมูล
คุณสามารถเปลี่ยนวิธีการแสดงค่าได้โดยคลิกที่ไอคอนลูกศรถัดจากค่าในกล่องค่า เลือก "การตั้งค่าฟิลด์ค่า" เพื่อเปลี่ยนวิธีการคำนวณค่า ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแสดงค่าในรูปของเปอร์เซ็นต์แทนที่จะเป็นผลรวม หรือหาค่าเฉลี่ยของค่าต่างๆ แทนที่จะรวมเข้าด้วยกัน
คุณสามารถเพิ่มฟิลด์เดียวกันลงในกล่องค่าได้หลายครั้งเพื่อใช้ประโยชน์จากสิ่งนี้ ในตัวอย่างข้างต้น ยอดขายรวมของแต่ละร้านค้าจะแสดงขึ้น โดยการเพิ่มฟิลด์การขายอีกครั้ง คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่ามูลค่าเพื่อแสดงยอดขายที่สองเป็นเปอร์เซ็นต์ของยอดขายทั้งหมด
ขั้นตอนที่ 6 เรียนรู้วิธีจัดการค่าต่างๆ
เมื่อเปลี่ยนวิธีคำนวณค่า คุณมีตัวเลือกมากมายให้เลือกขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ
- ผลรวม - นี่เป็นค่าเริ่มต้นสำหรับฟิลด์ค่า Excel จะรวมค่าทั้งหมดในฟิลด์ที่เลือก
- Count - จะนับจำนวนเซลล์ที่มีข้อมูลในฟิลด์ที่เลือก
- ค่าเฉลี่ย - จะใช้ค่าเฉลี่ยของค่าทั้งหมดในฟิลด์ที่เลือก
ขั้นตอนที่ 7 เพิ่มตัวกรอง
พื้นที่ "ตัวกรองรายงาน" ประกอบด้วยฟิลด์ที่ช่วยให้คุณสามารถเลื่อนดูข้อมูลสรุปที่แสดงในตารางสาระสำคัญได้โดยการกรองชุดข้อมูลออก ทำหน้าที่เป็นตัวกรองสำหรับรายงาน ตัวอย่างเช่น การตั้งค่าฟิลด์ร้านค้าของคุณเป็นตัวกรองแทนที่จะเป็นป้ายชื่อแถว จะทำให้คุณสามารถเลือกร้านค้าแต่ละแห่งเพื่อดูยอดรวมของยอดขายแต่ละรายการ หรือดูร้านค้าหลายร้านพร้อมกันได้
ส่วนที่ 3 จาก 3: การใช้ Pivot Table
ขั้นตอนที่ 1 จัดเรียงและกรองผลลัพธ์ของคุณ
คุณลักษณะหลักอย่างหนึ่งของ Pivot Table คือความสามารถในการจัดเรียงผลลัพธ์และดูรายงานแบบไดนามิก แต่ละป้ายกำกับสามารถจัดเรียงและกรองได้โดยคลิกปุ่มลูกศรลงที่อยู่ถัดจากส่วนหัวของป้ายกำกับ จากนั้นคุณสามารถจัดเรียงรายการหรือกรองรายการเพื่อแสดงเฉพาะรายการที่ต้องการได้
ขั้นตอนที่ 2 อัปเดตสเปรดชีตของคุณ
ตารางสาระสำคัญของคุณจะอัปเดตโดยอัตโนมัติเมื่อคุณแก้ไขสเปรดชีตพื้นฐาน นี่เป็นสิ่งที่ดีสำหรับการตรวจสอบสเปรดชีตและการติดตามการเปลี่ยนแปลงของคุณ.
ขั้นตอนที่ 3 เปลี่ยนตารางเดือยของคุณไปรอบๆ
ตาราง Pivot ทำให้ง่ายต่อการเปลี่ยนตำแหน่งและลำดับของฟิลด์ ลองลากฟิลด์ต่างๆ ไปยังตำแหน่งต่างๆ เพื่อสร้างตารางเดือยที่ตรงกับความต้องการของคุณ
นี่คือที่มาของชื่อตารางเดือย การย้ายข้อมูลไปยังตำแหน่งต่างๆ เรียกว่า "การหมุน" เนื่องจากคุณกำลังเปลี่ยนทิศทางที่จะแสดงข้อมูล
ขั้นตอนที่ 4 สร้าง Pivot Chart
คุณสามารถใช้ Pivot Chart เพื่อแสดงรายงานภาพแบบไดนามิก คุณสามารถสร้างแผนภูมิ Pivot ได้โดยตรงจาก Pivot Table ที่เสร็จสมบูรณ์ ทำให้ขั้นตอนการสร้างแผนภูมิเป็นเรื่องง่าย
เคล็ดลับ
- ถ้าคุณใช้คำสั่งนำเข้าข้อมูลจากเมนูข้อมูล คุณจะมีตัวเลือกเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการนำเข้าข้อมูลตั้งแต่การเชื่อมต่อฐานข้อมูล Office, ไฟล์ Excel, ฐานข้อมูล Access, ไฟล์ข้อความ, ODBC DSN, หน้าเว็บ, OLAP และ XML/XSL คุณสามารถใช้ข้อมูลของคุณเหมือนกับรายการ Excel
- หากคุณกำลังใช้ตัวกรองอัตโนมัติ (ภายใต้ "ข้อมูล", "ตัวกรอง") ให้ปิดใช้งานสิ่งนี้เมื่อสร้างตารางสาระสำคัญ คุณสามารถเปิดใช้งานอีกครั้งได้หลังจากที่คุณสร้างตารางสาระสำคัญแล้ว
