คุณลักษณะจดหมายเวียนของ Microsoft Publisher สามารถใช้เพื่อส่งข้อความอีเมลจำนวนมาก เช่น จดหมายข่าว ไปยังผู้รับหลายรายในรายชื่อผู้ติดต่อ เมื่อต้องการใช้คุณลักษณะจดหมายเวียน คุณต้องสร้างรายการที่อยู่ใน Publisher บทความนี้ให้คำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีการใช้คุณลักษณะจดหมายเวียนของ MS Publisher
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: สร้างรายการที่อยู่ใน Publisher
ขั้นตอนที่ 1 สร้างรายชื่อผู้รับ
ต้องสร้างรายการที่อยู่ MS Publisher เพื่อใช้คุณลักษณะจดหมายเวียน เปิดไฟล์ Publisher ใหม่และเลือกขนาดหน้าว่าง คลิกแท็บเครื่องมือบนแถบเมนู แล้วไฮไลต์ตัวเลือกการส่งจดหมายและแค็ตตาล็อก เลือกสร้างรายการที่อยู่จากเมนูย่อย กล่องโต้ตอบรายการที่อยู่ใหม่จะเปิดขึ้น
ขั้นตอนที่ 2 เพิ่มฟิลด์คอลัมน์
ในการดำเนินการจดหมายเวียน จะต้องมีอย่างน้อย 2 ประเภทคอลัมน์ในรายการที่อยู่สำหรับชื่อและที่อยู่อีเมล คลิกปุ่มคอลัมน์ที่กำหนดเองที่ด้านล่างซ้ายของกล่องโต้ตอบรายการที่อยู่ใหม่ กล่องโต้ตอบปรับแต่งรายการที่อยู่จะเปิดขึ้น
เลือกส่วนหัวของคอลัมน์สำหรับข้อมูลผู้รับ เน้นหมวดหมู่ (ชื่อ นามสกุล ที่อยู่อีเมล ฯลฯ) แล้วคลิก เพิ่ม เมื่อเพิ่มหมวดหมู่ที่ต้องการแล้ว คลิกตกลงเพื่อออกจากกล่องโต้ตอบ
ขั้นตอนที่ 3 ป้อนข้อมูลสำหรับผู้รับคนแรก
คลิกเพื่อเปิดใช้งานช่องว่างใต้ส่วนหัวของคอลัมน์แรก พิมพ์ข้อมูลผู้รับที่เกี่ยวข้องลงในช่องว่างแล้วกดแป้น Tab พิมพ์ข้อมูลผู้รับที่เหลือลงในช่องที่เหมาะสม อย่าลืมระบุชื่อและที่อยู่อีเมลสำหรับผู้รับแต่ละรายเป็นอย่างน้อย
ขั้นตอนที่ 4 ป้อนข้อมูลสำหรับผู้รับที่เหลือ
คลิกปุ่ม New Entry ที่ด้านล่างซ้ายของกล่องโต้ตอบ New Address List เพื่อเพิ่มผู้รับจดหมายเวียนถัดไป สามารถเพิ่มหรือลบรายการได้โดยคลิกปุ่ม รายการใหม่ หรือ ลบรายการ ในกล่องโต้ตอบ รายการที่อยู่ใหม่ เมื่อป้อนข้อมูลของผู้รับที่ต้องการแล้ว คลิกตกลงเพื่อออกจากกล่องโต้ตอบรายการที่อยู่ใหม่ เมื่อได้รับแจ้ง ให้เลือกชื่อสำหรับรายการที่อยู่ใหม่และคลิกบันทึก รายการที่อยู่ของผู้เผยแพร่เสร็จสมบูรณ์
วิธีที่ 2 จาก 3: สร้างข้อความอีเมลใน Publisher
ขั้นตอนที่ 1 เลือกเทมเพลตสำหรับข้อความอีเมลจดหมายเวียน
เปิด Publisher แล้วเลือกอีเมลจากเมนูประเภทสิ่งพิมพ์ในแผงทางด้านซ้ายของหน้าต่างแอปพลิเคชัน เมนูเทมเพลตอีเมลจะเปิดขึ้น เลือกเทมเพลตจากตัวเลือกที่มีอยู่ในเมนูเทมเพลตอีเมล คลิกปุ่มสร้างที่มุมล่างขวาของหน้าต่าง
ขั้นตอนที่ 2 เพิ่มข้อความสำหรับเนื้อหาและลายเซ็น
ในการนำเข้าข้อความจากเอกสารอื่น เพียงเปิดเอกสารบนเดสก์ท็อปของคุณแล้วคัดลอกและวางลงในที่พักข้อความใน Publisher แทรกข้อความสำหรับลายเซ็นในที่พักข้อความถัดไป และพิมพ์ที่อยู่ (ไม่บังคับ) ในที่พักสุดท้าย ข้อความอีเมลเสร็จสมบูรณ์
วิธีที่ 3 จาก 3: สร้าง Mail Merge ใน MS Publisher
ขั้นตอนที่ 1. เชื่อมต่อข้อความกับรายการที่อยู่
เปิดบานหน้าต่างงานจดหมายเวียนโดยคลิกเครื่องมือบนแถบเมนู แล้วเลือกการส่งจดหมายและแค็ตตาล็อก จากนั้นจึงรวมจดหมายเวียน ในบานหน้าต่างงานจดหมายเวียน ให้เลือกตัวเลือกเพื่อใช้รายการที่มีอยู่ ค้นหาไฟล์ที่อยู่ในคอมพิวเตอร์ของคุณและดับเบิลคลิกที่ไฟล์เพื่อเริ่มกระบวนการผสาน กล่องโต้ตอบผู้รับจดหมายเวียนจะเปิดขึ้นโดยแสดงข้อมูลที่ป้อนสำหรับผู้รับแต่ละราย
ทำเครื่องหมายในช่องถัดจากผู้รับที่ต้องการและคลิกตกลง คลิก "ถัดไป: สร้างสิ่งพิมพ์ที่ผสาน" ที่ด้านล่างของบานหน้าต่างงานจดหมายเวียน ข้อความอีเมลและรายการที่อยู่เชื่อมต่อแล้ว
ขั้นตอนที่ 2. ส่งข้อความอีเมล
คลิกแท็บ ไฟล์ บนแถบเมนู แล้วเลือก ส่งอีเมล จากนั้นคลิก ส่งเป็นข้อความ จากเมนูย่อย หน้าต่างแสดงตัวอย่างอีเมลจะเปิดขึ้น คลิกปุ่มส่ง ที่อยู่ใต้ปุ่มงานของผู้เผยแพร่ เพื่อส่งข้อความไปยังผู้รับแต่ละรายที่เลือก จดหมายเวียนเสร็จสมบูรณ์
