ไม่ว่าคุณจะเป็นมือใหม่ที่ PowerPoint หรือมืออาชีพในการนำเสนอ มีคำถามสำคัญเสมอเมื่อพัฒนาสไลด์โชว์ของคุณ: คุณควรใส่สไลด์กี่สไลด์ การคิดถึงระยะเวลาที่คุณมีและอัตราที่คุณพูดเป็นวิธีที่น่าเชื่อถือในการคำนวณจำนวนสไลด์ที่เหมาะสม การทำความเข้าใจตัวเลือกการออกแบบที่ดีและเรียนรู้ที่จะยอมรับการนำเสนอของคุณในฐานะผลิตภัณฑ์ที่ไม่เหมือนใคร จะทำให้คุณไม่ต้องรู้สึกว่าติดอยู่กับกฎเกณฑ์ที่เข้มงวดและรวดเร็วเกี่ยวกับจำนวนสไลด์ที่ "ถูกต้อง"
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: การเลือกจำนวนสไลด์ที่เหมาะสมตามตัวเลือกการออกแบบ
ขั้นตอนที่ 1 ระบุข้อมูลในปริมาณที่เหมาะสม
การนำเสนอ PowerPoint มีประโยชน์ในการให้ภาพรวม คำอธิบายทั่วไปของหัวข้อที่กำหนด งานนำเสนอของคุณไม่ควรเป็นสารานุกรม อย่าไปลงน้ำรวมถึงทุกรายละเอียดเล็กน้อย การอ้างอิง หรือข้อเท็จจริงที่อาจแจ้งการสนทนาในประเด็นที่คุณกำลังนำเสนอ ข้อมูลมากเกินไปจะเผาผลาญผู้ชมของคุณ และคุณจะเหลือกลุ่มคนที่สนใจในมื้อกลางวันมากกว่าสิ่งที่คุณต้องพูด
เก็บการนำเสนอเกี่ยวกับตัวคุณ ไม่ใช่สไลด์โชว์ สไลด์มีไว้เพื่อรองรับสิ่งที่คุณต้องพูด ควรเป็นเพียงส่วนหนึ่งของการนำเสนอ ไม่ใช่ทั้งหมด
ขั้นตอนที่ 2 แบ่งสไลด์ที่ซับซ้อนออกเป็นสไลด์ง่ายๆ หลายๆ สไลด์
งานนำเสนอ PowerPoint มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุดเมื่อนำสไตล์ที่เรียบง่ายสะอาดตามาใช้ ตัวอย่างเช่น หากคุณมีสไลด์หนึ่งแผ่นที่มีหัวข้อคือ "ที่อยู่อาศัย" โดยมีสัญลักษณ์ย่อยสามจุดอยู่ใต้คำว่า "ป่า" "ทะเลทราย" และ "มหาสมุทร" โดยมีคำอธิบายของที่อยู่อาศัยแต่ละแห่งตามมา คุณควรจัดสรรสามส่วนแยกกัน สไลด์ไปยังแหล่งที่อยู่อาศัยที่แตกต่างกันสามแห่ง และรวมบทสรุปและรูปภาพของแต่ละแห่งไว้ในสไลด์ที่เหมาะสม
ขั้นตอนที่ 3 รวมการสนับสนุนภาพและเสียงเท่าที่จำเป็นเท่านั้น
สไลด์โชว์ PowerPoint ของคุณควรได้รับการออกแบบเพื่อเสริมคำอธิบายด้วยวาจาด้วยภาพที่มองเห็นได้เสมอ บางครั้งการใส่คำบนหน้าจอก็ทำได้ แต่โดยทั่วไป ข้อความของคุณควรมีการจำกัด คุณต้องการกราฟิกเป็นจุดเริ่มต้นในการอธิบายผลลัพธ์ แนวโน้ม การคาดการณ์ หรือผลลัพธ์ที่เฉพาะเจาะจงหรือไม่? คุณใช้ภาพเพียงเพื่อให้ผู้ชมของคุณมีส่วนร่วม สร้างอารมณ์ขัน และ/หรือเพื่อรองรับรูปแบบการเรียนรู้ที่หลากหลายหรือไม่? คำถามเหล่านี้และคำถามอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องควรเป็นแนวทางในกระบวนการตัดสินใจของคุณ เมื่อเลือกจำนวนสไลด์ที่เหมาะสมสำหรับการนำเสนอของคุณ
ดูงานนำเสนอทั้งหมดของคุณและถามตัวเองว่าคุณต้องการสไลด์ที่กำหนดจริงๆ หรือไม่ หากคำตอบคือไม่ หรือหากคุณพบว่าคุณสามารถส่งข้อมูลด้วยวาจาแทนได้ ให้กำจัดทิ้งไป
วิธีที่ 2 จาก 3: ใช้เวลากำหนดจำนวนสไลด์ที่เหมาะสม
ขั้นตอนที่ 1 ฝึกการนำเสนอของคุณต่อหน้ากระจกหรือกลุ่มเพื่อนและครอบครัวก่อนที่จะลงมือทำจริง
ในระหว่างการฝึกซ้อม หากคุณพบว่าเวลาของคุณผ่านไปก่อนที่คุณจะสามารถผ่านการนำเสนอทั้งหมดได้ คุณจะรู้ว่างานนำเสนอของคุณมีสไลด์มากเกินไป กลับไปที่กระดานวาดภาพเพื่อแก้ไขตามนั้น
- ถ้างานนำเสนอของคุณจบลงด้วยดีก่อนถึงกำหนดเวลาที่คุณได้รับ ให้ลองขยายระยะเวลาที่คุณใช้ในแต่ละสไลด์ หรือเพิ่มสไลด์พิเศษเพื่อขยายข้อมูลที่แนะนำในงานนำเสนอ
- ขอคำแนะนำจากครอบครัวและเพื่อน ๆ ในระหว่างการนำเสนอแบบฝึกหัดของคุณ ถ้ารู้สึกว่ามีสไลด์มากเกินไปหรือน้อยเกินไป หรือหากรู้สึกว่าบางส่วนของการนำเสนอรู้สึกเร่งหรือช้า ให้ปรับงานนำเสนอของคุณเพื่อแก้ไขข้อบกพร่องเหล่านี้
ขั้นตอนที่ 2 คิดถึงความเร็วที่คุณพูด
หากคุณพูดได้ค่อนข้างเร็ว คุณจะสามารถผ่านสไลด์จำนวนมากได้ ในทางกลับกัน ถ้าคุณพูดช้ากว่านั้น คุณอาจต้องใช้สไลด์จำนวนน้อยลง ใช้อัตราการพูดของคุณเพื่อกำหนดว่างานนำเสนอของคุณสามารถรองรับสไลด์ได้กี่สไลด์
ขั้นตอนที่ 3 อย่าใช้สไลด์มากเกินไป
หากคุณมีเวลานำเสนอสิบนาที คุณอาจต้องใช้มากกว่า 60 สไลด์ ในทางกลับกัน คุณอาจต้องการเพียงแค่สิบสไลด์ ไม่ว่าคุณจะเลือกหมายเลขอะไร อย่าใส่สไลด์มากเกินกว่าที่คุณจะทำได้ในเวลานำเสนอที่กำหนด
ขั้นตอนที่ 4 อย่าใช้สไลด์น้อยเกินไป
หากคุณมีข้อมูลจำนวนมากที่จะใช้ใน PowerPoint ของคุณ หรือมีกราฟ ตาราง หรือรูปภาพที่สามารถปรับปรุงการนำเสนอของคุณได้ ให้ใช้ข้อมูลเหล่านี้ แม้ว่าคุณจะไม่ต้องการใส่สไลด์จำนวนมากจนไม่สามารถอ่านทั้งหมดได้ในเวลาที่กำหนด แต่คุณไม่ควรรู้สึกว่าถูกจำกัดจนคุณไม่ได้ใส่ข้อมูลหรือกราฟิกอันมีค่าไว้ในสไลด์โชว์ของคุณ
วิธีที่ 3 จาก 3: ก้าวข้ามคำตอบของสูตรเพื่อค้นหาจำนวนสไลด์ที่เหมาะสม
ขั้นตอนที่ 1 อย่าฟังผู้เชี่ยวชาญ
ทุกคนดูเหมือนจะมีความคิดของตัวเองว่ากี่สไลด์ก็เพียงพอ บางคนคิดว่าห้าสไลด์ก็เพียงพอสำหรับสามสิบนาที บางคนคิดว่าสิบสไลด์ก็เพียงพอสำหรับยี่สิบนาที และคนอื่นๆ คิดว่าเก้าสิบหรือมากกว่านั้นอาจเหมาะสำหรับยี่สิบนาที อันที่จริง การนำเสนอแต่ละครั้งมีความแตกต่างกัน และจำเป็นต้องได้รับการพิจารณาด้วยตัวของมันเอง
- สูตรหนึ่งที่รู้จักกันดีสำหรับงานนำเสนอ PowerPoint คือกฎ 10/20/30 กฎนี้กำหนดว่าคุณควรใช้สไลด์ประมาณ 10 สไลด์สำหรับการนำเสนอ 20 นาที และแต่ละสไลด์ควรใช้ฟอนต์ขนาด 30 พอยต์ กล่าวคือ แต่ละสไลด์ควรมีความยาวประมาณสองนาที บางทีกฎ 10/20/30 อาจใช้ได้ผลสำหรับคุณ หากไม่เป็นเช่นนั้น อย่ารู้สึกเหมือนว่าคุณกำลังใช้สไลด์ผิดจำนวน
- คนอื่นๆ โต้แย้งว่าสไลด์โดยเฉลี่ยควรอยู่บนหน้าจอไม่เกินสองนาที และสามารถแสดงบนหน้าจอได้เพียง 15 วินาที
ขั้นตอนที่ 2 จับคู่จำนวนสไลด์กับหัวข้อ
บางหัวข้อต้องใช้สไลด์ไม่กี่สไลด์และอธิบายมาก หัวข้ออื่นๆ ต้องการสไลด์จำนวนมากพร้อมคำอธิบายเพียงเล็กน้อย ตัวอย่างเช่น หากงานนำเสนอของคุณอยู่บนผลิตภัณฑ์ใดผลิตภัณฑ์หนึ่งหรือทิวทัศน์ที่สวยงามเพียงภาพเดียว สไลด์จำนวนมากที่มีรูปถ่ายอาจมีประสิทธิภาพมากกว่าสไลด์สองสามสไลด์ที่มีข้อความ ลองนึกดูว่าคุณจะรวมสไลด์แบบข้อความจำนวนหนึ่งเป็นสไลด์แบบรูปภาพสองสามสไลด์พร้อมข้อความประกอบได้อย่างไร และในทางกลับกัน
ขั้นตอนที่ 3 ปรับแต่งสไลด์โชว์ของคุณให้เหมาะกับผู้ชมของคุณ
หากคุณกำลังนำเสนอข้อมูลที่มีรายละเอียดสูงหรือข้อมูลทางเทคนิคแก่กลุ่มคนที่คุ้นเคยกับคำศัพท์และเมตริกของอุตสาหกรรมที่คุณนำเสนอ คุณอาจรวมสไลด์จำนวนมากที่คุณดำเนินการได้ค่อนข้างเร็ว แต่จำเป็นสำหรับ จัดเตรียมเอกสารสนับสนุนและแสดงให้เห็นว่าคุณรู้ว่าคุณกำลังพูดถึงอะไร หากคุณกำลังนำเสนอข้อมูลเดียวกันกับชั้นธุรกิจระดับมัธยมปลาย คุณอาจต้องย่อสไลด์ที่คุณกำลังนำเสนอและแก้ไขงานนำเสนอเพื่อให้คุณสามารถอธิบายแต่ละแนวคิดในภาษาที่คนธรรมดาจะเข้าใจ
ขั้นตอนที่ 4 คิดถึงสถานที่ที่คุณนำเสนอ
หากคุณกำลังนำเสนอในสถานที่ขนาดใหญ่ เช่น หอประชุม แต่คุณมีเพียงจอฉายภาพขนาดเล็กสำหรับสไลด์ PowerPoint ของคุณ คุณควรลดความสำคัญและจำนวนสไลด์ของคุณให้น้อยที่สุด และเน้นที่ด้านการพูดของงานนำเสนอของคุณแทน ในทำนองเดียวกัน หากคุณกำลังนำเสนอภายนอกหรือในสภาพแวดล้อมที่มีแสงสว่างเพียงพอ คุณอาจต้องการพิจารณารักษาจำนวนสไลด์ในงานนำเสนอของคุณให้น้อยที่สุด เนื่องจากอาจมองเห็นได้ยากในแสงสะท้อน
ในทางกลับกัน หากคุณอยู่ในสภาพแวดล้อมที่ใกล้ชิดมากขึ้นและสามารถควบคุมแสงได้ คุณอาจมีแนวโน้มที่จะใช้สไลด์จำนวนมากขึ้น และเช่นเคย อย่ารู้สึกผูกพันที่จะใช้สไลด์จำนวนมากเพียงเพราะคุณทำได้
เคล็ดลับ
- ปฏิบัติต่อสไลด์แต่ละอันด้วยข้อดีของมันเอง ถ้าสไลด์หนึ่งต้องแสดงบนหน้าจอเป็นเวลาสองนาที ก็ให้เป็นเช่นนั้น หากจำเป็นต้องแสดงบนหน้าจอเป็นเวลาสิบวินาทีก็ไม่เป็นไร
- ถ้าคุณมีสไลด์ที่ไม่มีรูปภาพแต่มีหัวข้อย่อยหลายจุด ซึ่งแต่ละหัวข้อที่คุณตั้งใจจะพูดถึงเป็นเวลาสิบห้าถึงยี่สิบวินาที คุณอาจใช้เวลามากกว่าหนึ่งนาทีในสไลด์นั้น
- ถ้าสไลด์ของคุณมีวิดีโอที่ฝังอยู่ หรือคุณไม่ได้ใช้สไลด์เดียวสำหรับแต่ละจุดของงานนำเสนอ คุณสามารถใช้แต่ละสไลด์ได้นานขึ้น
- อย่าลืมฝึกใช้อุปกรณ์โสตทัศนูปกรณ์ก่อนการนำเสนอเพื่อให้แน่ใจว่าคุณคุ้นเคยกับวิธีใช้งานและใช้งานได้อย่างเหมาะสม
- การสนับสนุนด้วยภาพไม่ได้ทำให้การนำเสนอของคุณดีขึ้นเสมอไป ถามตัวเองว่างานนำเสนอของคุณอาจเป็นแค่คำพูดหรือต้องใช้สไลด์โชว์
