หัวเรื่องอีเมลมักเป็นสิ่งที่ผู้อ่านใช้ในการตัดสินใจว่าจะเปิดอีเมลของคุณหรือไม่ ช่องว่างเหล่านี้ต้องเต็มไปด้วยภาษาที่สั้น ตรงประเด็น และเน้นรายละเอียดเพื่อป้องกันไม่ให้ผู้รับลบอีเมลของคุณโดยไม่ได้อ่านด้วยซ้ำ หากคุณระบุอย่างชัดเจนว่าเหตุใดผู้อ่านจึงต้องการเห็นสิ่งที่คุณต้องพูดโดยใช้รายละเอียดในหัวเรื่อง คุณควรเพลิดเพลินไปกับการตอบกลับอีเมลของคุณอย่างรวดเร็วและบ่อยขึ้น
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: การจัดรูปแบบหัวเรื่องของคุณ
ขั้นตอนที่ 1 หลีกเลี่ยงการเว้นบรรทัดหัวเรื่องว่างไว้
เมื่อคุณเลือกที่จะไม่ใส่หัวเรื่อง แสดงว่าคุณไม่ได้ใช้ประโยชน์จากโอกาสที่มีให้เพื่อดึงดูดผู้อ่านของคุณ การมีหัวเรื่องว่างจะทำให้คุณดูขี้เกียจ ที่สำคัญที่สุด จะไม่ทำให้ผู้อ่านรู้สึกว่าจำเป็นต้องเปิดหรือตอบกลับอีเมลของคุณอย่างรวดเร็ว
ขั้นตอนที่ 2 เขียนหัวเรื่องของคุณก่อนที่จะเขียนอีเมลของคุณ
หัวเรื่องของคุณอาจรู้สึกเหมือนเป็นการคิดภายหลังที่ไม่สำคัญเท่ากับเนื้อหาจริงของอีเมลของคุณ เนื่องจากเป็นสิ่งแรกที่ผู้อ่านของคุณเห็น จึงมีความสำคัญพอๆ กัน ถ้าไม่เช่นนั้น! - สิ่งที่อยู่ภายใน เพื่อให้แน่ใจว่าคุณอุทิศเวลาและความสนใจให้กับหัวเรื่องของคุณมากพอ ให้เขียนมันก่อนที่คุณจะเขียนอย่างอื่น
ขั้นตอนที่ 3 ปฏิบัติตามกฎการใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่มาตรฐานเพื่อหลีกเลี่ยงความเลอะเทอะ
คุณควรปฏิบัติต่ออีเมลของคุณเหมือนกับการสื่อสารที่เป็นทางการ เว้นแต่ว่าคุณจะส่งข้อความสั้นๆ ถึงคนที่คุณรู้จักเป็นอย่างดี ทำให้หัวเรื่องของคุณเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ในลักษณะเดียวกับที่คุณจะใช้ชื่อเรื่องของงานนำเสนอเป็นตัวพิมพ์ใหญ่
จำกฎพื้นฐานสองสามข้อเพื่อช่วยให้คุณใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ได้อย่างถูกต้อง ตัวอย่างเช่น ใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ในคำแรกและคำสุดท้ายของหัวเรื่องของคุณ คุณควรใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่กับคำนาม (ภูเขา การเสนอ สิ่งก่อสร้าง) คำสรรพนาม (เขา เธอ พวกเขา) กริยา (ไป เปลี่ยน) คำวิเศษณ์ (อย่างรวดเร็ว ช้า) และคำคุณศัพท์ (เลอะเทอะ ยอดเยี่ยม) คุณไม่ควรใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ในบทความ (a, an, the) คำบุพบท (เข้า ออก) หรือคำสันธานที่ประสานกัน (และ แต่)
ขั้นตอนที่ 4 หลีกเลี่ยงการปฏิบัติต่อหัวเรื่องของคุณเหมือนประโยคที่สมบูรณ์
แม้ว่าหัวเรื่องของคุณควรถูกต้องตามหลักไวยากรณ์ ให้มองว่าหัวเรื่องนั้นเป็นชื่อแทนที่จะเป็นประโยคที่ต้องใช้เครื่องหมายวรรคตอนเสมอ หัวเรื่องของคุณไม่จำเป็นต้องต่อท้ายด้วยจุด เครื่องหมายคำถาม หรือเครื่องหมายอัศเจรีย์
- โปรดทราบว่าตัวกรองสแปมบางตัวจะแบ่งกลุ่มอีเมลที่มีหัวเรื่องคั่นลงในตัวกรองอีเมลขยะโดยอัตโนมัติ
- คุณอาจต้องการใช้เครื่องหมายคำถามเป็นครั้งคราวเพื่อดึงดูดความสนใจของผู้อ่าน อย่าใช้กลยุทธ์นี้มากเกินไป
- เชื่อมโยงหลายวลีในหัวเรื่องด้วยขีดกลาง ตัวอย่างเช่น บรรทัดหัวเรื่อง: “Scheduled Meeting for Tuesday - Your Attendance Required,” ประกอบด้วยวลีที่แตกต่างกันสองวลีที่เชื่อมโยงกับเส้นประ
ขั้นตอนที่ 5. เก็บหัวเรื่องของคุณไว้ไม่เกิน 50 อักขระ
หัวเรื่องของคุณควรสั้นที่สุด การทำเช่นนี้อาจทำให้คุณต้องละทิ้งรายละเอียดบางอย่างเพื่อประโยชน์ของผู้อื่น สิ่งสำคัญที่สุดคือผู้อ่านของคุณต้องรู้ว่าต้องทำอะไรทันทีที่อ่านหัวเรื่องของคุณ
อาจไม่สามารถรักษาหัวเรื่องของคุณให้มีความยาวไม่เกิน 50 อักขระได้เสมอไป บางครั้ง คุณจะมีอักขระมากกว่าสิบตัว อย่างไรก็ตาม หากคุณเริ่มถ่ายทำด้วยกฎ 50 อักขระ คุณจะเริ่มเขียนหัวเรื่องที่สั้นลงโดยอัตโนมัติ
ขั้นตอนที่ 6 ใส่คำสำคัญก่อนเพื่อดึงดูดความสนใจของผู้อ่าน
คำเหล่านี้จะแตกต่างกันอย่างไรขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของอีเมลของคุณ อีเมลบางฉบับอาจต้องมาก่อนชื่อและชื่อเรื่อง ในขณะที่การดำเนินการที่คุณหรือผู้อ่านอาจต้องทำก่อนในอีเมลอื่นๆ ลองนึกถึงสิ่งที่ทำให้ผู้อ่านของคุณมักจะเปิดอีเมลของคุณมากที่สุด และใส่คำที่สอดคล้องกับหัวข้อนั้นไว้ที่ตอนต้นของหัวเรื่อง
โดยทั่วไป คุณควรเริ่มหัวเรื่องด้วยคำที่ระบุว่าเหตุใดคุณจึงติดต่อผู้อ่าน หากคุณเพิ่งเปลี่ยนระเบียบข้อบังคับของสำนักงาน เช่น เขียนว่า “ข้อบังคับของบริษัทที่เปลี่ยนแปลง - ต้องการการตรวจสอบของคุณวันนี้”
ขั้นตอนที่ 7 เลือกคำนามและกริยาเฉพาะเพื่อสื่อสารวัตถุประสงค์ของอีเมล
อย่าใส่คำนามและกริยาที่คลุมเครือหรือไม่ชัดเจนในหัวเรื่องของคุณ ให้ใช้คำที่ระบุว่าคุณต้องการอะไรจากผู้อ่านโดยเฉพาะ สิ่งนี้จะลดความยาวของหัวเรื่องของคุณในขณะที่ยังให้รายละเอียดที่คุณต้องการในหัวเรื่องของคุณ
แทนที่จะ: "ติดต่อคุณเพื่อตรวจสอบข้อมูลใหม่" ให้เขียนว่า "กฎ HR ฉบับแก้ไข - ต้องการการอนุมัติภายในวันพุธ" ในเวอร์ชันที่สองของหัวเรื่อง คุณได้ชี้แจงอย่างชัดเจนว่า "ข้อมูลใหม่" คืออะไร และเหตุใดคุณจึงติดต่อผู้อ่าน คุณได้แก้ไขความสับสนว่าผู้รับจำเป็นต้องอ่านอีเมลหรือไม่และต้องทำอย่างไรเมื่อเปิดอีเมล
ส่วนที่ 2 จาก 3: ให้รายละเอียดในหัวเรื่องของคุณ
ขั้นตอนที่ 1 ระบุวัตถุประสงค์ของอีเมลของคุณ
บอกผู้อ่านว่าเหตุใดคุณจึงติดต่อพวกเขา มีความเฉพาะเจาะจงมากที่สุด ซึ่งจะช่วยให้ผู้อ่านทราบได้ทันทีว่าควรเปิดข้อความของคุณหรือไม่
- หัวเรื่องขอจดหมายแนะนำหรืออ้างอิงอาจมีลักษณะดังนี้: "ขออ้างอิงสำหรับ Tamara G. ภายในวันศุกร์ที่ 6/2"
- หากคุณกำลังเสนอผลประโยชน์ให้กับผู้อ่าน ให้ลองทำดังนี้: “เปลี่ยนน้ำมันของคุณที่ส่วนลด 50% ของจิมในสัปดาห์นี้เท่านั้น”
ขั้นตอนที่ 2 เขียนสิ่งที่คุณต้องการให้ผู้อ่านดำเนินการ
ทันทีที่พวกเขาเห็นอีเมลของคุณ ผู้อ่านของคุณจะต้องการทราบว่าพวกเขาต้องทำอะไร การมีความรู้นี้ในทันทีจะช่วยเตรียมผู้อ่านของคุณให้พร้อมค้นหารายละเอียดเพิ่มเติมในเนื้อหาของบันทึกย่อของคุณ
แทนที่จะเขียนว่า “เอื้อมออกไปเพื่อความโปรดปราน” ให้เขียนหัวเรื่องของคุณ: “ต้องการความช่วยเหลือจากคุณในการเขียนข้อเสนอโครงการในสัปดาห์หน้า” สิ่งนี้ทำให้ผู้อ่านรู้ว่าคุณไม่เพียงแต่ขอความช่วยเหลือ แต่ยังอธิบายอย่างชัดเจนว่าคุณหวังว่าผู้อ่านจะทำอะไรให้คุณ
ขั้นตอนที่ 3 ระบุกำหนดเวลาเพื่อให้ผู้อ่านรู้ว่าต้องตอบกลับเมื่อใด
ถ้าคุณไม่แจ้งให้ผู้อ่านทราบเมื่อคุณต้องการให้พวกเขาดำเนินการหรือตอบกลับ พวกเขาอาจไม่เปิดอีเมลของคุณจนกว่าจะถึงพรุ่งนี้ สัปดาห์หน้า หรือแม้แต่เดือนหน้า ไม่ใช่เพราะผู้อ่านไม่ต้องการช่วยคุณ คนส่วนใหญ่ได้รับอีเมลนับสิบหรือหลายร้อยฉบับต่อวัน ดังนั้นอีเมลที่ไม่มีกำหนดเส้นตายที่ชัดเจนจึงสูญหายไปได้ง่ายในฝูง
หากอีเมลของคุณมีความสำคัญเป็นพิเศษและต้องการการตอบกลับทันที คุณสามารถใช้คำว่า “ด่วน” “สำคัญ” หรือ “จำเป็นต้องตอบกลับทันที” เพื่อให้ผู้อ่านของคุณทราบว่าควรให้ความสนใจเป็นพิเศษกับบันทึกย่อนี้
ขั้นตอนที่ 4 ระบุว่าคุณเป็นใครหากผู้อ่านไม่รู้จักคุณ
บางครั้ง คุณจะส่งอีเมลถึงคนที่คุณไม่เคยพบมาก่อน ในกรณีเหล่านี้ อาจเป็นสิ่งสำคัญสำหรับคุณที่จะให้ชื่อ บริษัท หรือชื่อของคุณแก่ผู้อ่าน เพื่อให้พวกเขามีเหตุผลในการเปิดบันทึกย่อของคุณ มิฉะนั้น คุณอาจดูเหมือนเป็นเพียงคนสุ่มที่มีอีเมลตรงไปที่ถังขยะ!
บางทีคุณอาจเป็นนักเรียนที่ติดต่อกับนักการเมืองท้องถิ่นสำหรับโครงการโรงเรียน เขียน: “มัธยมปลายขอสัมภาษณ์สำหรับโครงการ, ครบกำหนด 6/24”
ขั้นตอนที่ 5. พูดถึงการพบปะผู้อ่านหากพวกเขาเพิ่งรู้จัก
คุณอาจติดต่อกับบุคคลนี้เพราะคุณเพิ่งพบและหวังว่าจะพัฒนาความสัมพันธ์ที่ใกล้ชิดยิ่งขึ้นกับพวกเขา เขย่าความทรงจำของพวกเขาในหัวเรื่องเพื่อให้พวกเขาจำได้ว่าพบคุณ พวกเขาจะมีแนวโน้มมากขึ้นที่จะตั้งค่าการติดตามหากพวกเขาจำการเผชิญหน้าครั้งก่อนของคุณ
บางทีคุณอาจมีการสนทนาสั้น ๆ ในการประชุมใหญ่หรือการกินอาหารค่ำเกี่ยวกับความสนใจที่มีส่วนร่วมกันบางอย่าง. สร้างหัวเรื่องของคุณ: “ติดตามการแชทของเราที่ Conf ของนักเขียน 4/30”
ขั้นตอนที่ 6 ตั้งชื่อผู้ติดต่อร่วมกันของคุณหากคุณได้รับการแนะนำให้รู้จักกับผู้อ่าน
หากมีคนอื่นติดต่อคุณกับผู้รับ คุณต้องชี้แจงข้อเท็จจริงนั้นให้กระจ่าง ผู้อ่านของคุณมักจะเปิดอีเมลที่มีหัวเรื่องที่มีชื่อของบุคคลที่พวกเขารู้จัก มากกว่าที่จะเปิดเป็นบุคคลนิรนามที่พวกเขาไม่เคยพบ ผู้อ่านของคุณอาจเลือกที่จะติดต่อผู้ติดต่อของคุณเพื่อยืนยันการแนะนำ
เช่น เขียนว่า “ดร. นักเรียนของ Smith @ Hopkins ขอประชุมในเดือนหน้า”
ส่วนที่ 3 ของ 3: การทำให้เพรียวลมและพิสูจน์อักษรหัวเรื่องของคุณ
ขั้นตอนที่ 1 ใช้ภาษาง่าย ๆ เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน
คุณไม่ต้องการให้ผู้อ่านมีปัญหาในการทำความเข้าใจหัวเรื่องของคุณ หลีกเลี่ยงการใช้คำที่ยาวเกินไปและคำศัพท์ที่ซับซ้อน แกล้งทำเป็นว่าคุณกำลังส่งอีเมลถึงนักเรียนมัธยมต้น และถามตัวเองว่าพวกเขาเข้าใจแต่ละคำในหัวเรื่องหรือไม่
หลีกเลี่ยงการใช้คำศัพท์ที่คลุมเครือเมื่อคำที่ง่ายกว่าจะทำ เลือก: “กฎสำนักงานใหม่ - ทบทวนและตอบสนองอย่างรวดเร็ว” แทน “กฎสำนักงานใหม่ - ตรวจสอบและตอบสนองด้วยความกระตือรือร้น” “อย่างรวดเร็ว” และ “ด้วยความกระฉับกระเฉง” หมายถึงสิ่งเดียวกัน แต่ตัวเลือกแรกนั้นไม่น่าเชื่อถือและสับสนน้อยกว่า
ขั้นตอนที่ 2 ใช้สัญลักษณ์และตัวย่อเพื่อย่อหัวเรื่อง
สามารถย่อคำได้หลายคำโดยไม่ทำให้ผู้อ่านสับสน ใช้เฉพาะตัวย่อและสัญลักษณ์ทั่วไป และอ่านหัวเรื่องเพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่เกิดความสับสนเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของอีเมลของคุณ
ตัวอย่างเช่น วันในสัปดาห์สามารถย่อให้สั้นลงได้ “@” เป็นสัญลักษณ์ทั่วไปของ “at” คุณยังสามารถใช้ “RE:” เพื่อหมายถึง “เกี่ยวกับ” "EOM" อาจใช้สำหรับ "end of message" และ "EOD" อาจใช้แทน "end of day"
ขั้นตอนที่ 3 ตรวจสอบการสะกดและข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์
เช่นเดียวกับส่วนอื่นๆ ของอีเมล หัวเรื่องของคุณจะต้องไม่มีข้อผิดพลาด วิธีนี้จะช่วยให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ดูไม่เป็นมืออาชีพหรือขี้เกียจตั้งแต่แรก ก่อนที่ผู้อ่านจะมีโอกาสเปิดบันทึกของคุณด้วยซ้ำ
- เครื่องตรวจตัวสะกดในอีเมลอาจไม่ครอบคลุมหัวเรื่อง ดังนั้นควรระมัดระวังเป็นพิเศษกับการสะกดคำผิด หากคุณกังวลใจ ให้คัดลอกและวางหัวเรื่องในเอกสาร Word หรือ Google และทำการตรวจตัวสะกดที่นั่น
- หัวเรื่องของคุณไม่จำเป็นต้องเป็นประโยคที่สมบูรณ์ อย่างไรก็ตาม ให้หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ทั่วไป เช่น ความสับสน "พวกเขา" "พวกเขา" และ "ที่นั่น" หรือ "คุณ" และ "ของคุณ"
ขั้นตอนที่ 4 อ่านหัวข้อของคุณออกมาดัง ๆ เพื่อตรวจสอบความชัดเจน
วิธีที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าหัวเรื่องของคุณนั้นเรียบง่าย กระชับ และเขียนอย่างถูกต้องคือการอ่านออกเสียงให้ตัวคุณเองฟัง เมื่อคุณได้ยินคำพูดของคุณ คุณจะจับข้อผิดพลาดที่คุณจะไม่ได้ยินหากคุณเพิ่งตรวจสอบบนหน้าจอ
หากคุณอยู่ในที่สาธารณะ ให้อ่านคำพูดเบาๆ ใต้ลมหายใจของคุณ
คำเตือน
- อย่าพิมพ์หัวเรื่องอีเมลที่มีเครื่องหมายอัศเจรีย์!!! หรือตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด คุณจะสูญเสียความน่าเชื่อถือ
- อย่าเริ่มประโยคในหัวเรื่องที่คุณจบในเนื้อหาของอีเมลของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณคงไม่อยากเขียนว่า "ขอความกรุณาที่ฉันอยากให้คุณทำ…" ในหัวเรื่อง แล้วเปิดอีเมลว่า "ทำภายในวันศุกร์"
