วิธีจัดเรียงรายการใน Microsoft Excel: 15 ขั้นตอน (พร้อมรูปภาพ)

สารบัญ:

วิธีจัดเรียงรายการใน Microsoft Excel: 15 ขั้นตอน (พร้อมรูปภาพ)
วิธีจัดเรียงรายการใน Microsoft Excel: 15 ขั้นตอน (พร้อมรูปภาพ)

วีดีโอ: วิธีจัดเรียงรายการใน Microsoft Excel: 15 ขั้นตอน (พร้อมรูปภาพ)

วีดีโอ: วิธีจัดเรียงรายการใน Microsoft Excel: 15 ขั้นตอน (พร้อมรูปภาพ)
วีดีโอ: วิธีการซ่อมเครื่องเล่น VCD DVD MP 3 (ปฏิบัติ 3) บัดกรีแจ็คเสียบแผงวงจร 2024, มีนาคม
Anonim

Excel นั้นยอดเยี่ยมสำหรับตารางข้อมูล แต่คุณจะจัดการและจัดระเบียบได้อย่างไรเพื่อให้ตรงกับความต้องการของคุณ เครื่องมือจัดเรียงช่วยให้คุณจัดเรียงคอลัมน์ได้อย่างรวดเร็วตามรูปแบบต่างๆ หรือสร้างการจัดเรียงแบบกำหนดเองของคุณเองสำหรับคอลัมน์และประเภทต่างๆ ของข้อมูล ใช้ฟังก์ชัน Sort เพื่อจัดระเบียบข้อมูลของคุณอย่างมีตรรกะ และทำให้เข้าใจและใช้งานได้ง่ายขึ้น

ขั้นตอน

ส่วนที่ 1 จาก 3: การเรียงลำดับตามตัวอักษรหรือตัวเลข

เรียงลำดับรายการใน Microsoft Excel ขั้นตอนที่1
เรียงลำดับรายการใน Microsoft Excel ขั้นตอนที่1

ขั้นตอนที่ 1. เลือกข้อมูลของคุณ

คุณสามารถคลิกและลากเพื่อเลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการเรียงลำดับ หรือคุณสามารถคลิกเซลล์ใดเซลล์หนึ่งในคอลัมน์เพื่อให้ใช้งานได้ และให้ Excel เลือกข้อมูลโดยอัตโนมัติ

ข้อมูลทั้งหมดในคอลัมน์จะต้องอยู่ในรูปแบบเดียวกันจึงจะจัดเรียงได้ (เช่น ข้อความ ตัวเลข วันที่)

เรียงลำดับรายการใน Microsoft Excel ขั้นตอนที่2
เรียงลำดับรายการใน Microsoft Excel ขั้นตอนที่2

ขั้นตอนที่ 2 ค้นหาปุ่มจัดเรียง

สามารถพบได้ในแท็บข้อมูลในส่วน "จัดเรียงและกรอง" ในการเรียงลำดับอย่างรวดเร็ว คุณจะต้องใช้ปุ่ม "AZ↓" และ "AZ↑"

เรียงลำดับรายการใน Microsoft Excel ขั้นตอนที่3
เรียงลำดับรายการใน Microsoft Excel ขั้นตอนที่3

ขั้นตอนที่ 3 จัดเรียงคอลัมน์ของคุณโดยคลิกปุ่มที่เหมาะสม

หากคุณกำลังเรียงลำดับตัวเลข คุณสามารถเรียงลำดับจากต่ำสุดไปสูงสุด ("AZ↓") หรือสูงสุดไปต่ำสุด ("AZ↑") หากคุณกำลังจัดเรียงข้อความ คุณสามารถเรียงลำดับจากน้อยไปหามาก ("AZ↓") หรือเรียงลำดับตัวอักษรและตัวเลขจากมากไปน้อย ("AZ↑") หากคุณกำลังเรียงลำดับวันที่หรือเวลา คุณสามารถเรียงลำดับจากก่อนหน้าไปภายหลัง ("AZ↓") หรือใหม่กว่าเป็นก่อนหน้า ("AZ↑")

หากมีคอลัมน์ข้อมูลอื่นถัดจากคอลัมน์ที่คุณกำลังเรียงลำดับ คุณจะถูกถามว่าคุณต้องการรวมข้อมูลนั้นในการจัดเรียงหรือไม่ การเรียงลำดับจะยังคงเป็นคอลัมน์ที่คุณเลือกไว้ตั้งแต่แรก แต่คอลัมน์ที่เกี่ยวข้องของข้อมูลจะถูกจัดเรียงตามไปด้วย

เรียงลำดับรายการใน Microsoft Excel ขั้นตอนที่4
เรียงลำดับรายการใน Microsoft Excel ขั้นตอนที่4

ขั้นตอนที่ 4 แก้ไขปัญหาคอลัมน์ที่ไม่เรียงลำดับ

หากคุณพบข้อผิดพลาดขณะพยายามเรียงลำดับ ผู้กระทำผิดที่น่าจะเป็นไปได้มากที่สุดคือการจัดรูปแบบปัญหากับข้อมูล

  • หากคุณกำลังเรียงลำดับตัวเลข ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเซลล์ทั้งหมดมีรูปแบบเป็นตัวเลข ไม่ใช่ข้อความ สามารถนำเข้าตัวเลขโดยไม่ได้ตั้งใจเป็นข้อความจากโปรแกรมบัญชีบางโปรแกรม
  • หากคุณกำลังจัดเรียงข้อความ ข้อผิดพลาดอาจเกิดขึ้นจากการเว้นวรรคนำหน้าหรือการจัดรูปแบบที่ไม่ถูกต้อง
  • หากคุณกำลังเรียงลำดับวันที่หรือเวลา ปัญหามักจะเกิดจากการจัดรูปแบบข้อมูลของคุณ เพื่อให้ Excel จัดเรียงตามวันที่ได้สำเร็จ คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดถูกจัดเก็บเป็นวันที่

ส่วนที่ 2 จาก 3: การเรียงลำดับด้วยเกณฑ์หลายเกณฑ์

เรียงลำดับรายการใน Microsoft Excel ขั้นตอนที่ 5
เรียงลำดับรายการใน Microsoft Excel ขั้นตอนที่ 5

ขั้นตอนที่ 1. เลือกข้อมูลของคุณ

สมมติว่าคุณมีสเปรดชีตที่มีรายชื่อลูกค้าและเมืองที่พวกเขาตั้งอยู่ เพื่อให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้น คุณต้องการจัดเรียงตามตัวอักษรก่อนตามเมือง แล้วจึงจัดเรียงลูกค้าแต่ละรายตามตัวอักษรภายในแต่ละเมือง การสร้างการเรียงลำดับแบบกำหนดเองสามารถทำได้

เรียงลำดับรายการใน Microsoft Excel ขั้นตอนที่6
เรียงลำดับรายการใน Microsoft Excel ขั้นตอนที่6

ขั้นตอนที่ 2 คลิกปุ่มจัดเรียง

สามารถพบได้ในส่วน "จัดเรียงและกรอง" ของแท็บข้อมูล หน้าต่างการจัดเรียงจะเปิดขึ้น ให้คุณสร้างการจัดเรียงแบบกำหนดเองที่มีเกณฑ์หลายเกณฑ์

หากคอลัมน์ของคุณมีส่วนหัวในเซลล์แรก เช่น "เมือง" และ "ชื่อ" ให้ทำเครื่องหมายในช่อง "ข้อมูลของฉันมีส่วนหัว" ที่มุมซ้ายบนของหน้าต่างจัดเรียง

เรียงลำดับรายการใน Microsoft Excel ขั้นตอนที่7
เรียงลำดับรายการใน Microsoft Excel ขั้นตอนที่7

ขั้นตอนที่ 3 สร้างกฎข้อแรกของคุณ

คลิกเมนู "จัดเรียงตาม" เพื่อเลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการ ในตัวอย่างนี้ ก่อนอื่นคุณจะต้องจัดเรียงตามเมือง ดังนั้นให้เลือกคอลัมน์ที่เหมาะสมจากเมนู

  • ตั้งค่า "Sort on" เป็น "Values"
  • ตั้งค่าลำดับเป็น "A ถึง Z" หรือ "Z ถึง A" ขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการเรียงลำดับอย่างไร
เรียงลำดับรายการใน Microsoft Excel ขั้นตอนที่8
เรียงลำดับรายการใน Microsoft Excel ขั้นตอนที่8

ขั้นตอนที่ 4 สร้างกฎข้อที่สองของคุณ

คลิกปุ่ม "เพิ่มระดับ" สิ่งนี้จะเพิ่มกฎภายใต้กฎข้อแรก เลือกคอลัมน์ที่สอง (คอลัมน์ชื่อในตัวอย่างของเรา) จากนั้นเลือกลำดับการจัดเรียง (เพื่อความสะดวกในการอ่าน ให้เลือกลำดับเดียวกับกฎข้อแรกของคุณ)

เรียงลำดับรายการใน Microsoft Excel ขั้นตอนที่9
เรียงลำดับรายการใน Microsoft Excel ขั้นตอนที่9

ขั้นตอนที่ 5. คลิกตกลง

รายการของคุณจะถูกจัดเรียงตามกฎของคุณ คุณควรเห็นรายชื่อเมืองเรียงตามตัวอักษร จากนั้นชื่อลูกค้าจะเรียงตามตัวอักษรภายในแต่ละเมือง

ตัวอย่างนี้เป็นแบบง่ายๆ และมีเพียงสองคอลัมน์เท่านั้น อย่างไรก็ตาม คุณสามารถจัดเรียงของคุณให้ซับซ้อนเท่าที่คุณต้องการ และรวมคอลัมน์จำนวนมากได้

ส่วนที่ 3 จาก 3: การจัดเรียงตามเซลล์หรือสีแบบอักษร

เรียงลำดับรายการใน Microsoft Excel ขั้นตอนที่ 10
เรียงลำดับรายการใน Microsoft Excel ขั้นตอนที่ 10

ขั้นตอนที่ 1. เลือกข้อมูลของคุณ

คุณสามารถคลิกและลากเพื่อเลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการจัดเรียง หรือคุณสามารถคลิกเซลล์ใดเซลล์หนึ่งในคอลัมน์เพื่อให้ใช้งานได้ และให้ Excel เลือกข้อมูลโดยอัตโนมัติ

เรียงลำดับรายการใน Microsoft Excel ขั้นตอนที่ 11
เรียงลำดับรายการใน Microsoft Excel ขั้นตอนที่ 11

ขั้นตอนที่ 2 คลิกปุ่มจัดเรียง

ปุ่มจัดเรียงอยู่ในแท็บข้อมูลในส่วน "จัดเรียงและกรอง" ซึ่งจะเปิดหน้าต่างการเรียงลำดับ หากคุณมีคอลัมน์ข้อมูลอื่นถัดจากคอลัมน์ที่คุณกำลังเรียงลำดับ ระบบจะถามว่าคุณต้องการรวมข้อมูลนั้นในการจัดเรียงหรือไม่

เรียงลำดับรายการใน Microsoft Excel ขั้นตอนที่ 12
เรียงลำดับรายการใน Microsoft Excel ขั้นตอนที่ 12

ขั้นตอนที่ 3 เลือก "Cell Color" หรือ "Font Color" ในเมนู "Sort On"

ซึ่งจะทำให้คุณสามารถเลือกสีแรกที่คุณต้องการจัดเรียงได้

เรียงลำดับรายการใน Microsoft Excel ขั้นตอนที่13
เรียงลำดับรายการใน Microsoft Excel ขั้นตอนที่13

ขั้นตอนที่ 4. เลือกสีที่คุณต้องการเรียงลำดับก่อน

ในคอลัมน์ "คำสั่งซื้อ" คุณสามารถใช้เมนูแบบเลื่อนลงเพื่อเลือกสีที่คุณต้องการใส่เป็นอันดับแรกหรือสุดท้ายในการจัดเรียง คุณสามารถเลือกสีที่มีอยู่ในคอลัมน์เท่านั้น

ไม่มีลำดับเริ่มต้นสำหรับการเรียงลำดับสี คุณจะต้องกำหนดลำดับด้วยตัวเอง

เรียงลำดับรายการใน Microsoft Excel ขั้นตอนที่ 14
เรียงลำดับรายการใน Microsoft Excel ขั้นตอนที่ 14

ขั้นตอนที่ 5. เพิ่มสีอื่น

คุณจะต้องเพิ่มกฎอื่นสำหรับแต่ละสีในคอลัมน์ที่คุณกำลังเรียงลำดับ คลิก "เพิ่มระดับ" เพื่อเพิ่มกฎอื่นในการจัดเรียง เลือกสีถัดไปที่คุณต้องการเรียงลำดับ จากนั้นลำดับที่คุณต้องการเรียงลำดับ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำสั่งซื้อแต่ละรายการเหมือนกันสำหรับแต่ละกฎ ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังจัดเรียงจากบนลงล่าง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าส่วน "คำสั่งซื้อ" สำหรับแต่ละกฎระบุว่า "อยู่ด้านบน"

เรียงลำดับรายการใน Microsoft Excel ขั้นตอนที่ 15
เรียงลำดับรายการใน Microsoft Excel ขั้นตอนที่ 15

ขั้นตอนที่ 6 คลิกตกลง

กฎแต่ละข้อจะถูกนำไปใช้ทีละรายการ และคอลัมน์จะถูกจัดเรียงตามสีที่คุณกำหนด

เคล็ดลับ

  • ลองเรียงลำดับข้อมูลด้วยวิธีต่างๆ มุมมองใหม่เหล่านี้สามารถให้ความกระจ่างในแง่มุมต่างๆ ของข้อมูล
  • ถ้าสเปรดชีตของคุณมีผลรวม ค่าเฉลี่ย หรือข้อมูลสรุปอื่นๆ ด้านล่างข้อมูลที่คุณต้องการจัดเรียง โปรดระวังอย่าจัดเรียงข้อมูลเหล่านั้นด้วย

แนะนำ: