Excel นั้นยอดเยี่ยมสำหรับตารางข้อมูล แต่คุณจะจัดการและจัดระเบียบได้อย่างไรเพื่อให้ตรงกับความต้องการของคุณ เครื่องมือจัดเรียงช่วยให้คุณจัดเรียงคอลัมน์ได้อย่างรวดเร็วตามรูปแบบต่างๆ หรือสร้างการจัดเรียงแบบกำหนดเองของคุณเองสำหรับคอลัมน์และประเภทต่างๆ ของข้อมูล ใช้ฟังก์ชัน Sort เพื่อจัดระเบียบข้อมูลของคุณอย่างมีตรรกะ และทำให้เข้าใจและใช้งานได้ง่ายขึ้น
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: การเรียงลำดับตามตัวอักษรหรือตัวเลข
ขั้นตอนที่ 1. เลือกข้อมูลของคุณ
คุณสามารถคลิกและลากเพื่อเลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการเรียงลำดับ หรือคุณสามารถคลิกเซลล์ใดเซลล์หนึ่งในคอลัมน์เพื่อให้ใช้งานได้ และให้ Excel เลือกข้อมูลโดยอัตโนมัติ
ข้อมูลทั้งหมดในคอลัมน์จะต้องอยู่ในรูปแบบเดียวกันจึงจะจัดเรียงได้ (เช่น ข้อความ ตัวเลข วันที่)
ขั้นตอนที่ 2 ค้นหาปุ่มจัดเรียง
สามารถพบได้ในแท็บข้อมูลในส่วน "จัดเรียงและกรอง" ในการเรียงลำดับอย่างรวดเร็ว คุณจะต้องใช้ปุ่ม "AZ↓" และ "AZ↑"
ขั้นตอนที่ 3 จัดเรียงคอลัมน์ของคุณโดยคลิกปุ่มที่เหมาะสม
หากคุณกำลังเรียงลำดับตัวเลข คุณสามารถเรียงลำดับจากต่ำสุดไปสูงสุด ("AZ↓") หรือสูงสุดไปต่ำสุด ("AZ↑") หากคุณกำลังจัดเรียงข้อความ คุณสามารถเรียงลำดับจากน้อยไปหามาก ("AZ↓") หรือเรียงลำดับตัวอักษรและตัวเลขจากมากไปน้อย ("AZ↑") หากคุณกำลังเรียงลำดับวันที่หรือเวลา คุณสามารถเรียงลำดับจากก่อนหน้าไปภายหลัง ("AZ↓") หรือใหม่กว่าเป็นก่อนหน้า ("AZ↑")
หากมีคอลัมน์ข้อมูลอื่นถัดจากคอลัมน์ที่คุณกำลังเรียงลำดับ คุณจะถูกถามว่าคุณต้องการรวมข้อมูลนั้นในการจัดเรียงหรือไม่ การเรียงลำดับจะยังคงเป็นคอลัมน์ที่คุณเลือกไว้ตั้งแต่แรก แต่คอลัมน์ที่เกี่ยวข้องของข้อมูลจะถูกจัดเรียงตามไปด้วย
ขั้นตอนที่ 4 แก้ไขปัญหาคอลัมน์ที่ไม่เรียงลำดับ
หากคุณพบข้อผิดพลาดขณะพยายามเรียงลำดับ ผู้กระทำผิดที่น่าจะเป็นไปได้มากที่สุดคือการจัดรูปแบบปัญหากับข้อมูล
- หากคุณกำลังเรียงลำดับตัวเลข ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเซลล์ทั้งหมดมีรูปแบบเป็นตัวเลข ไม่ใช่ข้อความ สามารถนำเข้าตัวเลขโดยไม่ได้ตั้งใจเป็นข้อความจากโปรแกรมบัญชีบางโปรแกรม
- หากคุณกำลังจัดเรียงข้อความ ข้อผิดพลาดอาจเกิดขึ้นจากการเว้นวรรคนำหน้าหรือการจัดรูปแบบที่ไม่ถูกต้อง
- หากคุณกำลังเรียงลำดับวันที่หรือเวลา ปัญหามักจะเกิดจากการจัดรูปแบบข้อมูลของคุณ เพื่อให้ Excel จัดเรียงตามวันที่ได้สำเร็จ คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดถูกจัดเก็บเป็นวันที่
ส่วนที่ 2 จาก 3: การเรียงลำดับด้วยเกณฑ์หลายเกณฑ์
ขั้นตอนที่ 1. เลือกข้อมูลของคุณ
สมมติว่าคุณมีสเปรดชีตที่มีรายชื่อลูกค้าและเมืองที่พวกเขาตั้งอยู่ เพื่อให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้น คุณต้องการจัดเรียงตามตัวอักษรก่อนตามเมือง แล้วจึงจัดเรียงลูกค้าแต่ละรายตามตัวอักษรภายในแต่ละเมือง การสร้างการเรียงลำดับแบบกำหนดเองสามารถทำได้
ขั้นตอนที่ 2 คลิกปุ่มจัดเรียง
สามารถพบได้ในส่วน "จัดเรียงและกรอง" ของแท็บข้อมูล หน้าต่างการจัดเรียงจะเปิดขึ้น ให้คุณสร้างการจัดเรียงแบบกำหนดเองที่มีเกณฑ์หลายเกณฑ์
หากคอลัมน์ของคุณมีส่วนหัวในเซลล์แรก เช่น "เมือง" และ "ชื่อ" ให้ทำเครื่องหมายในช่อง "ข้อมูลของฉันมีส่วนหัว" ที่มุมซ้ายบนของหน้าต่างจัดเรียง
ขั้นตอนที่ 3 สร้างกฎข้อแรกของคุณ
คลิกเมนู "จัดเรียงตาม" เพื่อเลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการ ในตัวอย่างนี้ ก่อนอื่นคุณจะต้องจัดเรียงตามเมือง ดังนั้นให้เลือกคอลัมน์ที่เหมาะสมจากเมนู
- ตั้งค่า "Sort on" เป็น "Values"
- ตั้งค่าลำดับเป็น "A ถึง Z" หรือ "Z ถึง A" ขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการเรียงลำดับอย่างไร
ขั้นตอนที่ 4 สร้างกฎข้อที่สองของคุณ
คลิกปุ่ม "เพิ่มระดับ" สิ่งนี้จะเพิ่มกฎภายใต้กฎข้อแรก เลือกคอลัมน์ที่สอง (คอลัมน์ชื่อในตัวอย่างของเรา) จากนั้นเลือกลำดับการจัดเรียง (เพื่อความสะดวกในการอ่าน ให้เลือกลำดับเดียวกับกฎข้อแรกของคุณ)
ขั้นตอนที่ 5. คลิกตกลง
รายการของคุณจะถูกจัดเรียงตามกฎของคุณ คุณควรเห็นรายชื่อเมืองเรียงตามตัวอักษร จากนั้นชื่อลูกค้าจะเรียงตามตัวอักษรภายในแต่ละเมือง
ตัวอย่างนี้เป็นแบบง่ายๆ และมีเพียงสองคอลัมน์เท่านั้น อย่างไรก็ตาม คุณสามารถจัดเรียงของคุณให้ซับซ้อนเท่าที่คุณต้องการ และรวมคอลัมน์จำนวนมากได้
ส่วนที่ 3 จาก 3: การจัดเรียงตามเซลล์หรือสีแบบอักษร
ขั้นตอนที่ 1. เลือกข้อมูลของคุณ
คุณสามารถคลิกและลากเพื่อเลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการจัดเรียง หรือคุณสามารถคลิกเซลล์ใดเซลล์หนึ่งในคอลัมน์เพื่อให้ใช้งานได้ และให้ Excel เลือกข้อมูลโดยอัตโนมัติ
ขั้นตอนที่ 2 คลิกปุ่มจัดเรียง
ปุ่มจัดเรียงอยู่ในแท็บข้อมูลในส่วน "จัดเรียงและกรอง" ซึ่งจะเปิดหน้าต่างการเรียงลำดับ หากคุณมีคอลัมน์ข้อมูลอื่นถัดจากคอลัมน์ที่คุณกำลังเรียงลำดับ ระบบจะถามว่าคุณต้องการรวมข้อมูลนั้นในการจัดเรียงหรือไม่
ขั้นตอนที่ 3 เลือก "Cell Color" หรือ "Font Color" ในเมนู "Sort On"
ซึ่งจะทำให้คุณสามารถเลือกสีแรกที่คุณต้องการจัดเรียงได้
ขั้นตอนที่ 4. เลือกสีที่คุณต้องการเรียงลำดับก่อน
ในคอลัมน์ "คำสั่งซื้อ" คุณสามารถใช้เมนูแบบเลื่อนลงเพื่อเลือกสีที่คุณต้องการใส่เป็นอันดับแรกหรือสุดท้ายในการจัดเรียง คุณสามารถเลือกสีที่มีอยู่ในคอลัมน์เท่านั้น
ไม่มีลำดับเริ่มต้นสำหรับการเรียงลำดับสี คุณจะต้องกำหนดลำดับด้วยตัวเอง
ขั้นตอนที่ 5. เพิ่มสีอื่น
คุณจะต้องเพิ่มกฎอื่นสำหรับแต่ละสีในคอลัมน์ที่คุณกำลังเรียงลำดับ คลิก "เพิ่มระดับ" เพื่อเพิ่มกฎอื่นในการจัดเรียง เลือกสีถัดไปที่คุณต้องการเรียงลำดับ จากนั้นลำดับที่คุณต้องการเรียงลำดับ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำสั่งซื้อแต่ละรายการเหมือนกันสำหรับแต่ละกฎ ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังจัดเรียงจากบนลงล่าง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าส่วน "คำสั่งซื้อ" สำหรับแต่ละกฎระบุว่า "อยู่ด้านบน"
ขั้นตอนที่ 6 คลิกตกลง
กฎแต่ละข้อจะถูกนำไปใช้ทีละรายการ และคอลัมน์จะถูกจัดเรียงตามสีที่คุณกำหนด
เคล็ดลับ
- ลองเรียงลำดับข้อมูลด้วยวิธีต่างๆ มุมมองใหม่เหล่านี้สามารถให้ความกระจ่างในแง่มุมต่างๆ ของข้อมูล
- ถ้าสเปรดชีตของคุณมีผลรวม ค่าเฉลี่ย หรือข้อมูลสรุปอื่นๆ ด้านล่างข้อมูลที่คุณต้องการจัดเรียง โปรดระวังอย่าจัดเรียงข้อมูลเหล่านั้นด้วย