สเปรดชีตคำมาจากกระดาษแผ่นใหญ่ที่นักบัญชีใช้สำหรับการเงินธุรกิจ นักบัญชีจะกระจายข้อมูล เช่น ค่าใช้จ่าย การชำระเงิน ภาษี รายได้ ฯลฯ ลงในกระดาษแผ่นเดียวขนาดใหญ่ เพื่อให้ได้ภาพรวมทางการเงินที่สมบูรณ์
สเปรดชีตในปัจจุบันมีการใช้งานมากขึ้นเรื่อยๆ ตัวอย่างบางส่วนคือ:
- สเปรดชีตทำหน้าที่เหมือนเครื่องคิดเลขโดยทำการคำนวณโดยอัตโนมัติ
- สเปรดชีตใช้สำหรับติดตามการลงทุนส่วนบุคคล การจัดทำงบประมาณ ใบแจ้งหนี้ การติดตามสินค้าคงคลัง การวิเคราะห์ทางสถิติ การสร้างแบบจำลองเชิงตัวเลข สมุดที่อยู่ สมุดโทรศัพท์ การพิมพ์ฉลาก ฯลฯ
- สเปรดชีตใช้ในเกือบทุกอาชีพในการคำนวณ จัดทำกราฟ วิเคราะห์ และจัดเก็บข้อมูล
- สเปรดชีตใช้สำหรับการคำนวณแบบ What-if เปลี่ยนตัวเลขหนึ่งตัวในสเปรดชีต และการคำนวณทั้งหมดในสเปรดชีตขนาดใหญ่จะคำนวณใหม่ และจะเปลี่ยนแปลงโดยอัตโนมัติ
ด้วยวิกินี้ เรียนรู้วิธีใช้ OpenOffice Calc เพื่อเรียนรู้วิธีใช้งานซอฟต์แวร์อันทรงพลัง (และฟรี) นี้
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: เปิดสเปรดชีต
ขั้นตอนที่ 1 หากคุณอยู่ในโปรแกรม OpenOffice ให้คลิก ไฟล์ > ใหม่ > สเปรดชีต
-
ไม่ว่าในกรณีใด สเปรดชีตชื่อ Untitled1 จะปรากฏบนหน้าจอของเรา
เรียนรู้พื้นฐานสเปรดชีตด้วย OpenOffice.org Calc ขั้นตอนที่ 1 Bullet 1
วิธีที่ 2 จาก 3: แถบเครื่องมือ Calc
แถบเครื่องมือ Calc สี่แถบต่อไปนี้จะปรากฏที่ด้านบนของหน้าจอ Calc ทั้งหมด
ขั้นตอนที่ 1 ตรวจสอบแถบเครื่องมือเมนูหลัก
-
แถบเครื่องมือแรกคือแถบเครื่องมือเมนูหลักที่ให้คุณเข้าถึงคำสั่งพื้นฐานต่างๆ ที่ใช้ใน Calc
เรียนรู้พื้นฐานสเปรดชีตด้วย OpenOffice.org Calc ขั้นตอนที่ 2 Bullet 1
ขั้นตอนที่ 2 ดูแถบเครื่องมือฟังก์ชัน
-
แถบเครื่องมือที่สองด้านล่างคือแถบเครื่องมือฟังก์ชัน แถบเครื่องมือฟังก์ชันประกอบด้วยไอคอน (รูปภาพ) เพื่อให้เข้าถึงคำสั่งได้อย่างรวดเร็ว เช่น ใหม่ เปิด พิมพ์ คัดลอก วาง ฯลฯ เมื่อคุณวางเคอร์เซอร์เมาส์ไว้เหนือองค์ประกอบใดๆ ของแถบเครื่องมือ ชื่อขององค์ประกอบจะปรากฏบน หน้าจอ.
เรียนรู้พื้นฐานสเปรดชีตด้วย OpenOffice.org Calc ขั้นตอนที่ 3 Bullet 1 -
เลื่อนเคอร์เซอร์ไปที่ไอคอน (คำว่า "ใหม่" ปรากฏขึ้น การคลิกที่จะเปิดสเปรดชีตใหม่)
เรียนรู้พื้นฐานสเปรดชีตด้วย OpenOffice.org Calc ขั้นตอนที่ 3 Bullet 2
ขั้นตอนที่ 3 ตรวจสอบแถบเครื่องมือการจัดรูปแบบ
-
แถบเครื่องมือที่สามด้านล่างคือแถบเครื่องมือการจัดรูปแบบ แถบเครื่องมือการจัดรูปแบบมีไอคอนและเมนูแบบเลื่อนลงที่ช่วยให้คุณสามารถเลือกแบบอักษร สีแบบอักษร การจัดตำแหน่ง รูปแบบตัวเลข ตัวเลือกเส้นขอบ และสีพื้นหลัง
เรียนรู้พื้นฐานสเปรดชีตด้วย OpenOffice.org Calc ขั้นตอนที่ 4 Bullet 1
ขั้นตอนที่ 4 ดูว่าแถบเครื่องมือสูตรสามารถทำอะไรได้บ้าง
-
แถบเครื่องมือที่สี่ด้านล่างคือแถบเครื่องมือสูตร แถบเครื่องมือสูตรประกอบด้วยเมนูดรอปดาวน์กล่องชื่อและกล่องยาวสีขาวที่เรียกว่าบรรทัดอินพุต
เรียนรู้พื้นฐานสเปรดชีตด้วย OpenOffice.org Calc ขั้นตอนที่ 5 Bullet 1 -
หมายเหตุ: หาก Toolbars ของคุณดูแตกต่างออกไป เป็นเพราะแถบเครื่องมือเหล่านี้มีความละเอียดหน้าจอ 800x600 และไอคอนแปดตัวสุดท้ายจะไม่แสดง แต่จะพร้อมใช้งานโดยคลิกที่ด้านขวาสุดของแถบเครื่องมือ
เรียนรู้พื้นฐานสเปรดชีตด้วย OpenOffice.org Calc ขั้นตอนที่ 5 Bullet 2
วิธีที่ 3 จาก 3: สเปรดชีตเอง
ส่วนที่เหลือของหน้าต่างจะมีสเปรดชีต สเปรดชีตจะแบ่งออกเป็นแถวที่มีตัวเลขทางด้านซ้ายของแต่ละแถว และแบ่งออกเป็นคอลัมน์ที่มีตัวอักษรอยู่ด้านบนสุดของแต่ละคอลัมน์
ขั้นตอนที่ 1 เรียนรู้คำจำกัดความของเซลล์ในสเปรดชีต
-
เซลล์เป็นองค์ประกอบพื้นฐานของเวิร์กชีต นี่คือที่ที่สิ่งต่าง ๆ ถูกเพิ่มเข้ามาและที่ซึ่งสิ่งต่าง ๆ ถูกมองเห็น ที่อยู่เซลล์ในสเปรดชีตจะระบุตำแหน่งของเซลล์ในสเปรดชีต ที่อยู่ของเซลล์คือการรวมกันของตัวอักษรประจำคอลัมน์และหมายเลขแถวของเซลล์ เช่น A2 หรือ B16.etc เมื่อระบุเซลล์ตามที่อยู่ ตัวอักษรของคอลัมน์จะแสดงก่อนเสมอตามด้วยหมายเลขแถว ที่อยู่เซลล์ของตัวอย่างด้านล่างคือ A5
เรียนรู้พื้นฐานสเปรดชีตด้วย OpenOffice.org Calc ขั้นตอนที่ 6 Bullet 1
ขั้นตอนที่ 2. ป้อนข้อมูล
-
คลิกที่เซลล์ A1 (เซลล์ที่ด้านบนซ้ายสุดของสเปรดชีต)
เรียนรู้พื้นฐานสเปรดชีตด้วย OpenOffice.org Calc ขั้นตอนที่ 7 Bullet 1 -
สังเกตขอบสีดำหนารอบเซลล์ A1 ขอบสีดำหนาแสดงว่า A1 เป็นเซลล์ที่ใช้งานอยู่ (A อยู่ที่ด้านบนสุดของคอลัมน์แรกและ 1 อยู่ที่แถวแรก ทั้งสองถูกไฮไลต์ การไฮไลต์ยังระบุว่า A1 เป็นเซลล์ที่ใช้งานอยู่)
เรียนรู้พื้นฐานสเปรดชีตด้วย OpenOffice.org Calc ขั้นตอนที่ 7 Bullet 2 -
พิมพ์ Hello World แล้วกด Enter
เรียนรู้พื้นฐานสเปรดชีตด้วย OpenOffice.org Calc ขั้นตอนที่ 7 Bullet 3 เซลล์ที่ใช้งานอยู่ตอนนี้คือ A2 (คำว่า “สวัสดีชาวโลก” อยู่ใน A1)
-
เมื่อคุณพิมพ์บางอย่างในเซลล์แล้วกด Enter สิ่งที่คุณพิมพ์จะปรากฏในเซลล์นั้น และเซลล์ด้านล่างจะกลายเป็นเซลล์ที่ใช้งานอยู่ถัดไป
เรียนรู้พื้นฐานสเปรดชีตด้วย OpenOffice.org Calc ขั้นตอนที่ 7 Bullet 4 ขั้นตอนที่ 3 ลบข้อมูล
-
คลิกที่ A1 อีกครั้ง
เรียนรู้พื้นฐานสเปรดชีตด้วย OpenOffice.org Calc ขั้นตอนที่ 8 Bullet 1 -
กดปุ่ม Delete หรือคลิกขวาที่เซลล์แล้วเลือกลบเนื้อหา (หน้าต่าง “ลบเนื้อหา” จะปรากฏขึ้น)
เรียนรู้พื้นฐานสเปรดชีตด้วย OpenOffice.org Calc ขั้นตอนที่ 8 Bullet 2 -
ทำเครื่องหมายที่ช่อง ลบทั้งหมด จากนั้นคลิก ตกลง (“Hello World” ถูกลบออกจาก A1)
เรียนรู้พื้นฐานสเปรดชีตด้วย OpenOffice.org Calc ขั้นตอนที่ 8 Bullet 3 ขั้นตอนที่ 4. จัดรูปแบบข้อมูล
-
แยกหลักพัน ทศนิยมสองตำแหน่ง ตัวเลขติดลบสีแดง คลิกเซลล์ A1 > พิมพ์หมายเลข -9999.129 > กด Enter (เคอร์เซอร์ย้ายไปยังเซลล์ A2)
เรียนรู้พื้นฐานสเปรดชีตด้วย OpenOffice.org Calc ขั้นตอนที่ 9 Bullet 1 -
คลิกขวาที่เซลล์ A1 (เมนูขนาดเล็กปรากฏขึ้น) > คลิกจัดรูปแบบเซลล์ (หน้าต่าง "จัดรูปแบบเซลล์" จะปรากฏขึ้น)
เรียนรู้พื้นฐานสเปรดชีตด้วย OpenOffice.org Calc ขั้นตอนที่ 9 Bullet 2 -
คลิกแท็บตัวเลข ภายใต้ "หมวดหมู่" ให้คลิกที่หมายเลข ภายใต้ "รูปแบบ" ให้คลิกที่ -1, 234.12 คลิก ในช่องเล็กๆ ก่อน “ตัวเลขติดลบสีแดง” (เครื่องหมายถูกจะปรากฏในกล่อง) > คลิกตกลง (ตัวเลข '-9, 999.13” ปรากฏในเซลล์ A1
เรียนรู้พื้นฐานสเปรดชีตด้วย OpenOffice.org Calc ขั้นตอนที่ 9 Bullet 3 -
จัดชิดซ้าย คลิกแท็บการจัดตำแหน่ง ในเมนูแบบเลื่อนลง "แนวนอน" ให้เลือกซ้าย คลิกตกลง (ตัวเลขจะย้ายไปที่ขอบด้านซ้ายของเซลล์)
เรียนรู้พื้นฐานสเปรดชีตด้วย OpenOffice.org Calc ขั้นตอนที่ 9 Bullet 4 เคล็ดลับ
-
มีสองวิธีในการเลือกแถวหรือคอลัมน์ที่อยู่ติดกัน:
- คลิกที่ส่วนหัวของแถวหรือคอลัมน์แล้วลากเพื่อเลือกแถวหรือคอลัมน์ที่อยู่ติดกัน
- หรือเลือกแถวหรือคอลัมน์แรกแล้วเลือกแถวหรือคอลัมน์สุดท้ายโดยกด shift
-
-
-
