ธุรกิจและบุคคลจำนวนมากขึ้นเลือกใช้เครื่องทำลายกระดาษ การใช้เครื่องทำลายเอกสารช่วยป้องกันการโจรกรรมข้อมูลประจำตัวและอาชญากรรมอื่นๆ ตอนนี้เครื่องหั่นย่อยใช้งานง่ายขึ้นและมีคุณลักษณะด้านความปลอดภัยและความปลอดภัยที่ได้รับการปรับปรุง การทำความเข้าใจคุณลักษณะที่มีอยู่จะช่วยคุณในการเลือกเครื่องทำลายเอกสารที่เหมาะกับความต้องการของคุณ
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: การเลือกระดับความปลอดภัย
ขั้นตอนที่ 1 ลองใช้เครื่องทำลายเอกสารความปลอดภัยระดับต่ำ
เครื่องทำลายเอกสารแบบแถบตัดจะตัดกระดาษขนาด Letter มาตรฐานเป็นแผ่นประมาณ 40-50 แผ่น เครื่องทำลายเอกสารประเภทนี้มักผลิตแถบกระดาษขนาดใหญ่ที่สุด
- Strip-cut เป็นรูปแบบดั้งเดิมของเครื่องทำลายเอกสารและมีระดับความปลอดภัยต่ำที่สุด ยังคงเป็นก้าวที่ยิ่งใหญ่เหนือการฉีกบางสิ่งบางอย่างและโยนมันลงในถังขยะ
- เครื่องทำลายเอกสารแบบ Strip-cut บางครั้งราคาถูกกว่าเครื่องทำลายเอกสารแบบอื่นๆ
- ในการตัดสินใจว่าเครื่องทำลายเอกสารแบบตัดแถบจะเพียงพอหรือไม่ ให้พิจารณาว่าคุณต้องหั่นอะไร ข้อมูลมีความละเอียดอ่อนแค่ไหน? เครื่องทำลายเอกสารแบบ Strip-cut เหมาะสำหรับผู้ที่ไม่ทิ้งเอกสารความปลอดภัยระดับสูง
ขั้นตอนที่ 2 พิจารณาเครื่องทำลายเอกสารความปลอดภัยระดับกลาง
เครื่องทำลายเอกสารแบบตัดขวางเรียกอีกอย่างว่าเครื่องทำลายเอกสารแบบตัดกระดาษ เครื่องทำลายเอกสารประเภทนี้เป็นที่นิยมมากที่สุด มีระดับความปลอดภัยที่สูงกว่าแบบแถบตัด กระดาษขนาด Letter มาตรฐานถูกตัดเป็นชิ้นสี่เหลี่ยมเล็กๆ กว่า 200 ชิ้น
- เป็นการยากที่จะดึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนจากเอกสารที่ป้อนผ่านเครื่องทำลายกระดาษปา เหมาะสำหรับข้อมูลที่ละเอียดอ่อน เช่น บัญชีธนาคารและหมายเลขบัตรเครดิต
- โปรแกรมคอมพิวเตอร์บางโปรแกรมจะรวมเอกสารที่หั่นเป็นชิ้นๆ เข้าด้วยกัน แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะถอดรหัสสิ่งที่หั่นเป็นชิ้นเล็กๆ ขนาดลูกปา
- เนื่องจากเศษกระดาษมีขนาดเล็กมาก คุณจึงเปลี่ยนถุงกระดาษฝอยได้ไม่บ่อยนักโดยไม่เสี่ยงต่อความปลอดภัย
- มีเครื่องทำลายเอกสารแบบตัดขวางพิเศษที่จะตัดกระดาษขนาด Letter มาตรฐานออกเป็นกว่า 400 ชิ้น
ขั้นตอนที่ 3 เลื่อนไปยังเครื่องทำลายเอกสารความปลอดภัยระดับสูง
เครื่องทำลายเอกสารแบบไมโครคัทมอบความปลอดภัยสูงสุดระดับหนึ่งที่มี นี่คือเครื่องทำลายเอกสารประเภทที่ดีที่สุดหากคุณต้องการทำลายเอกสารที่มีความละเอียดอ่อนและเป็นความลับสูง กระดาษขนาด Letter มาตรฐานถูกตัดเป็นชิ้นเล็ก ๆ กว่า 2,000 ชิ้น
- เป็นไปไม่ได้ที่จะดึงข้อมูลจากเอกสารที่ป้อนผ่านเครื่องทำลายเอกสารขนาดเล็ก นี่เป็นเหตุผลหนึ่งที่เครื่องหั่นย่อยแบบไมโครคัทได้รับความนิยมจากหน่วยงานราชการและองค์กรขนาดใหญ่
- เครื่องทำลายเอกสารเหล่านี้มีไว้สำหรับผู้ที่เสี่ยงต่อการถูกขโมยข้อมูลลับหรือข้อมูลลับ
- เนื่องจากชิ้นส่วนที่หั่นฝอยมีขนาดเล็กมาก คุณจึงสามารถเปลี่ยนถุงกระดาษฝอยได้น้อยลงโดยไม่ทำให้เกิดความเสี่ยงด้านความปลอดภัย
- ภายในตระกูลเครื่องทำลายเอกสารขนาดเล็กคือเครื่องทำลายเอกสารขนาดเล็กพิเศษ ซึ่งจะตัดกระดาษขนาด Letter มาตรฐานออกเป็น 6, 200 ชิ้น นอกจากนี้ยังมีเครื่องทำลายเอกสารความปลอดภัยสูงที่ตัดกระดาษขนาด Letter มาตรฐานเป็นชิ้นเล็กๆ กว่า 13,000 ชิ้น ซึ่งไม่ลดความปลอดภัยระดับสูงของเครื่องทำลายเอกสารไมโครคัทมาตรฐาน
ขั้นตอนที่ 4 ค้นหาเครื่องทำลายเอกสารราคาไม่แพงในทุกระดับความปลอดภัย
ไม่ว่าคุณจะเลือกเครื่องทำลายเอกสารแบบตัดเส้น แบบตัดขวาง หรือแบบไมโครคัท คุณก็มีตัวเลือกในราคาประหยัด แม้ว่าเครื่องหั่นย่อยแบบไมโครจะมีราคาแพงกว่า แต่คุณสามารถหารุ่นขนาดเล็กสำหรับใช้ในบ้านซึ่งมีราคาไม่แพงนักได้ที่ประมาณ 100 ถึง 200 ดอลลาร์
เครื่องทำลายเอกสารขนาดเล็กระดับสูงมักเป็นเครื่องทำลายเอกสารที่มีราคาแพงที่สุด มักเริ่มต้นที่ประมาณ 300 ดอลลาร์และเพิ่มขึ้นเป็นหลายพันดอลลาร์ ความหลากหลายทางการค้าสามารถใช้เงินดอลลาร์สูงสุด
วิธีที่ 2 จาก 3: การเลือกคุณสมบัติขั้นสูง
ขั้นตอนที่ 1. เลือกความเร็วของฉีก
ขนาดของชิ้นส่วนที่หั่นเป็นชิ้นเป็นปัจจัยที่สำคัญที่สุดในการพิจารณาว่าจะซื้อเครื่องทำลายเอกสารอะไร แต่ความเร็วของฉีกก็มีความสำคัญเช่นกัน หากคุณมีกระดาษจำนวนมากที่จะทำลาย อาจใช้เวลานานด้วยความเร็วในการทำลายต่ำ ความเร็วของเครื่องทำลายเอกสารที่คุณควรซื้อขึ้นอยู่กับว่าคุณกำลังใช้เครื่องทำลายเอกสารที่บ้านหรือที่ทำงาน
- หากคุณเพียงแค่ใช้เครื่องทำลายเอกสารเพื่อทำลายกระดาษที่บ้าน เครื่องทำลายเอกสารที่บ้านก็ควรตอบสนองความต้องการของคุณ โดยปกติ เครื่องทำลายเอกสารที่บ้านจะทำลายกระดาษ 5 ถึง 12 แผ่นใน 2 ถึง 8 นาที
- หากคุณฉีกกระดาษบ่อยๆ คุณอาจต้องการความเร็วของเครื่องทำลายเอกสารที่สูงขึ้น หากคุณมีโฮมออฟฟิศ ตัวอย่างเช่น เครื่องทำลายเอกสารโฮมออฟฟิศอาจใช้ได้ผลสำหรับคุณ เครื่องทำลายเอกสารประเภทนี้มักจะทำลายกระดาษ 10 ถึง 18 แผ่นใน 7 ถึง 30 นาที
- หากคุณกำลังซื้อเครื่องทำลายเอกสารสำหรับสำนักงานขนาดใหญ่ คุณจะต้องการความเร็วในการทำลายเอกสารที่สูงมาก ไปสำหรับเครื่องทำลายเอกสารหนัก สิ่งเหล่านี้สามารถทำลายได้อย่างต่อเนื่องเป็นเวลา 45 นาที ในช่วงเวลานี้ สามารถทำลายกระดาษได้ 13 ถึง 38 แผ่น
ขั้นตอนที่ 2 ระบุการใช้งานรายวัน
เลือกเครื่องทำลายเอกสารตามปริมาณการใช้งานรายวันที่คุณคิดว่าจำเป็น นี้มักจะขึ้นอยู่กับว่าเครื่องทำลายเอกสารจะอยู่ในบ้านหรือในที่ทำงาน หลีกเลี่ยงการซื้อเครื่องทำลายเอกสารที่ไม่มีประสิทธิภาพเพียงพอที่จะตอบสนองความต้องการประจำวันของคุณ ในการกำหนดการใช้งาน ให้หาจำนวนคนที่จะใช้เครื่องทำลายเอกสารและความถี่ที่จะทำลายกระดาษ
เครื่องทำลายเอกสารส่วนตัวออกแบบมาสำหรับ 1 คน เครื่องทำลายเอกสารในสำนักงานขนาดเล็กสำหรับผู้ใช้ 1-5 คนต่อวัน สำหรับสำนักงานขนาดใหญ่ เครื่องทำลายเอกสารในสำนักงานทั่วไปสามารถรองรับคนได้ 6-10 คน สำหรับผู้ใช้ 10 คนขึ้นไป ให้เลือกเครื่องทำลายเอกสารเชิงพาณิชย์
ขั้นตอนที่ 3 กำหนดความจุหลายหน้า
ค้นหาว่าเครื่องทำลายเอกสารสามารถจัดการได้กี่แผ่นในคราวเดียว รุ่น 5 แผ่นอาจมีต้นทุนน้อยกว่า หากคุณฉีกกระดาษเกินเป็นครั้งคราว คุณจะต้องป้อนกระดาษทีละสองสามแผ่น หากไม่มีความจุหลายหน้า คุณอาจต้องแกะเครื่องทำลายเอกสารจำนวนมาก เป็นความคิดที่ดีที่จะเลือกเครื่องทำลายเอกสารที่มีความสามารถในการทำลายเอกสารมากกว่าที่คุณจะใช้ได้อย่างสมเหตุสมผล ซึ่งสามารถลดปัญหากระดาษติดและปัญหาอื่นๆ ได้
- เครื่องทำลายเอกสารเชิงพาณิชย์บางเครื่องจะอนุญาตให้คุณทำลายกระดาษได้มากถึงครั้งละ 30 แผ่น เครื่องทำลายเอกสารส่วนบุคคลส่วนใหญ่อนุญาตให้ใช้ครั้งละสองสามแผ่นเท่านั้น
- ความจุของถังขยะก็มีความสำคัญเช่นกัน ควรใช้เครื่องทำลายเอกสารที่มีถังขยะแบบดึงออกได้ เพราะจะถอดและเททิ้งได้ง่ายกว่ามาก ซึ่งช่วยลดปัญหากระดาษติดได้
- สอบถามเวลาทำงานของเครื่องทำลายเอกสาร หากคุณรวบรวมเอกสารและทำลายเอกสารจำนวนมาก คุณจะต้องใช้เครื่องทำลายเอกสารที่สามารถทำงานได้เป็นระยะเวลานานขึ้น รอบการวิ่งสามารถอยู่ในช่วงตั้งแต่ประมาณ 2 นาทีถึงประมาณ 40 นาที
ขั้นตอนที่ 4 พิจารณาเทคโนโลยีป้องกันการติดขัด
ไม่ว่าคุณจะป้อนเอกสารหนึ่งหรือหลายเอกสารลงในเครื่องทำลายเอกสาร มีความเป็นไปได้ที่กระดาษจะติด คุณสมบัติป้องกันการรบกวนช่วยจำกัดปัญหานี้และลดความยุ่งยากที่ไม่จำเป็น
- อาจเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องเลือกใช้เครื่องทำลายเอกสารที่มีเทคโนโลยีป้องกันการติดขัดหากคุณทำลายกระดาษเป็นจำนวนมาก ยิ่งคุณทำลายกระดาษมากเท่าไหร่ เครื่องทำลายเอกสารของคุณก็จะยิ่งติดขัดมากขึ้นเท่านั้น
- เครื่องหั่นบาง ๆ อ้างว่าสามารถป้องกันการติดขัดได้ 100% แม้ว่าเครื่องทำลายเอกสารจะไม่มีทางติดขัด แต่เครื่องทำลายเอกสารที่ป้องกันการติดขัดอาจช่วยลดเวลาการติดขัดได้อย่างมาก
- เครื่องทำลายเอกสารบางประเภทออกแบบมาเพื่อทำลายบัตรเครดิต คลิปหนีบกระดาษ และรายการอื่นๆ อีกมากมาย
วิธีที่ 3 จาก 3: หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปด้วยเครื่องทำลายเอกสาร
ขั้นตอนที่ 1 ค้นหาการรับประกัน
ยิ่งประกันนานยิ่งดี แม้ว่าการรับประกันส่วนใหญ่จะมีระยะเวลาหนึ่งปี แต่คุณอาจพบการรับประกันที่นานกว่า การรับประกันโดยทั่วไปจะครอบคลุมส่วนกลไกของเครื่องทำลายเอกสารในกรณีที่เครื่องทำลายเอกสารของคุณเสียก่อนเวลาอันควร
- พยายามรักษาการรับประกันให้นานที่สุดเท่าที่จะทำได้ และถือเครื่องทำลายเอกสารของคุณไว้จนกว่าการรับประกันจะหมดอายุ ในการติดตามระยะเวลาการรับประกันของคุณ ให้จดวันหมดอายุของการรับประกันในปฏิทินของคุณ
- ถามในร้านเกี่ยวกับการรับประกัน การรับประกันบางอย่างอาจมาจากบริษัทที่ผลิตเครื่องทำลายเอกสารเอง อย่างไรก็ตาม หากคุณซื้อเครื่องทำลายเอกสารผ่านเครือข่ายค้าปลีกขนาดใหญ่ เช่น Best Buy ร้านค้าเหล่านี้อาจมีการรับประกันเช่นกัน
ขั้นตอนที่ 2 จดบันทึกคุณสมบัติการประหยัดพลังงาน
ในระยะยาว คุณสมบัติการประหยัดพลังงานสามารถประหยัดเงินค่าสาธารณูปโภคได้ หากคุณไม่ได้วางแผนที่จะใช้เครื่องทำลายเอกสารบ่อยๆ นี่อาจไม่ใช่ปัจจัยสำคัญ อย่างไรก็ตาม หากคุณกำลังทำลายเอกสารทุกวัน ให้มองหาเทคโนโลยีประหยัดพลังงาน การใช้พลังงานของเครื่องทำลายเอกสารประมาณ 80% มาจากกระดาษทำลายเอกสาร คุณจึงสามารถเก็บค่าพลังงานได้อย่างรวดเร็วหากคุณใช้เครื่องทำลายเอกสารบ่อยๆ
- เครื่องหั่นย่อยบางเครื่องอ้างว่าลดการใช้พลังงานได้ถึง 70% คนอื่นอ้างว่ามีประสิทธิภาพด้านพลังงาน 100%
- เพื่อการประหยัดที่ดีที่สุด ให้มองหาเครื่องทำลายเอกสารที่สัญญาว่าจะประหยัดพลังงานได้สูงสุด 100% ตลอดเวลา ไม่ว่าจะใช้งานอยู่หรือไม่ก็ตาม
ขั้นตอนที่ 3 ให้ความสำคัญกับความปลอดภัย
เครื่องทำลายเอกสารบางเครื่องมีเซ็นเซอร์ที่จะหยุดเครื่องทำลายเอกสารหากมือหรือสิ่งของอื่นๆ เข้ามาใกล้ช่องเปิดมากเกินไป คุณลักษณะด้านความปลอดภัยมีความสำคัญหากคุณมีลูกหรือสัตว์
- ตามหลักการแล้วเครื่องทำลายเอกสารควรมีคุณสมบัติปิดเครื่องอัตโนมัติ หากนิ้วเข้าใกล้ใบมีดของเครื่องทำลายเอกสารมากเกินไป ก็ควรปิด
- เลือกกล่องเครื่องทำลายเอกสารเพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับคุณลักษณะด้านความปลอดภัย หากคุณกำลังซื้อในร้านค้า คุณสามารถพูดคุยกับพนักงานเกี่ยวกับข้อกังวลด้านความปลอดภัยได้
ขั้นตอนที่ 4 ลดระดับเสียงลง
เครื่องทำลายเอกสารบางเครื่องมีคุณสมบัติที่ช่วยลดเสียงรบกวนได้ 10 เดซิเบล หากคุณอาศัยอยู่ในอพาร์ตเมนต์ เพื่อนบ้านของคุณอาจรู้สึกรำคาญถ้าคุณมีเครื่องทำลายเอกสารที่ทำงานอยู่ตลอดเวลา เครื่องทำลายเอกสารที่ส่งเสียงดังมากอาจทำให้คุณระคายเคืองได้
- มองหาเครื่องทำลายเอกสารที่ให้การทำงานที่เงียบกว่า คุณอาจต้องการอ่านบทวิจารณ์โดยผู้ใช้รายอื่น โดยเฉพาะอย่างยิ่งการมองหาบทวิจารณ์ที่พูดถึงระดับเสียงของเครื่องทำลายเอกสาร
- หากเป็นไปได้ ให้ทดสอบเครื่องทำลายเอกสารในร้านก่อนซื้อเพื่อประเมินว่ามีเสียงรบกวนมากน้อยเพียงใด
เคล็ดลับ
- เพื่อป้องกันการใช้ข้อมูลส่วนบุคคลของคุณโดยฉ้อฉล ให้ทำลายเอกสารทั้งหมดที่มีข้อมูลที่ละเอียดอ่อน เช่น บัตรเครดิตและแอปพลิเคชันทางการแพทย์หรือแบบฟอร์มบ่อยครั้ง
- เครื่องทำลายเอกสารส่วนใหญ่มีถังขยะแบบดึงออกได้ซึ่งช่วยให้เททิ้งได้ง่ายหลังจากคุณหั่นย่อยเสร็จแล้ว เครื่องหั่นบาง ๆ ช่วยให้คุณสามารถจับกระดาษฝอยในถุงพลาสติก
- เขียนคุณสมบัติที่คุณต้องการก่อนไปช้อปปิ้ง รายการของคุณอาจรวมถึงขนาดฉีก ความเร็วทำลาย คุณลักษณะด้านความปลอดภัย เทคโนโลยีปราศจากการติดขัด การลดเสียงรบกวน และการรับประกัน
คำเตือน
- เก็บผมยาวและเสื้อผ้าที่หลวม เช่น เนคไท ให้ห่างจากช่องเปิดของเครื่องทำลายเอกสาร
- เครื่องทำลายเอกสารใช้ฟันและใบมีดโลหะอันทรงพลัง ส่วนประกอบเหล่านี้อาจเป็นอันตรายได้ โดยเฉพาะกับสัตว์เลี้ยงและเด็ก เลือกเครื่องทำลายเอกสารที่มีคุณสมบัติด้านความปลอดภัยที่เหมาะสมและเก็บให้พ้นมือเด็ก
- ห้ามทำลายกระดาษด้วยลวดเย็บกระดาษหรือคลิปหนีบกระดาษ เว้นแต่จะระบุไว้ หากเครื่องของคุณไม่ระบุรายการลวดเย็บกระดาษหรือคลิปหนีบกระดาษ ให้ถอดออกก่อนทำลาย วิธีนี้จะป้องกันไม่ให้เครื่องทำลายเอกสารของคุณเสียหาย
- ถอดปลั๊กเครื่องทำลายเอกสารเสมอเมื่อคุณไม่ได้ใช้งานและเมื่อคุณกำลังล้างเนื้อหาในเครื่อง