หากคุณทำงานในสำนักงาน คุณอาจพบปัญหาเครื่องพิมพ์ที่มีปัญหาอย่างน้อยหนึ่งครั้ง หรือไม่ก็หลายครั้ง น่าเสียดายที่เครื่องพิมพ์มีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดที่ทำให้เครื่องพิมพ์ไม่สามารถพิมพ์ได้อย่างถูกต้องหรือปล่อยให้ไม่สามารถพิมพ์ได้ทั้งหมด อย่างไรก็ตาม ปัญหาดังกล่าวโดยปกติเป็นผลมาจากปัญหาทั่วไปอย่างน้อย 1 ปัญหา ซึ่งโชคดีที่มีวิธีแก้ไขที่ง่ายมากที่คุณสามารถนำไปใช้เพื่อให้การพิมพ์ของคุณทำงานได้อย่างถูกต้องอีกครั้ง
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: แก้ไขปัญหาทางกล
ขั้นตอนที่ 1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เสียบปลั๊กเครื่องพิมพ์แล้ว และไม่มีข้อความแสดงข้อผิดพลาด
อาจดูเรียบง่าย แต่บ่อยครั้งปัญหาหลักของเครื่องพิมพ์ก็คือการเสียบปลั๊กไม่ถูกต้อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ต่อสายไฟเข้ากับผนังและสายเคเบิลอื่นๆ ทั้งหมดแน่นหนา จากนั้นให้ยืนยันว่าไม่มีข้อความแสดงข้อผิดพลาดบนตัวเครื่องพิมพ์เอง
หากเครื่องพิมพ์แจ้งข้อความแสดงข้อผิดพลาด ข้อความนี้จะชี้ให้คุณทราบถึงสาเหตุที่แท้จริงของปัญหา หากคุณไม่สามารถตีความข้อความแสดงข้อผิดพลาดได้ โปรดอ่านคู่มือการใช้งานของเครื่องพิมพ์หรือโทรติดต่อฝ่ายสนับสนุนด้านเทคนิค
ขั้นตอนที่ 2 ตรวจสอบว่ามีกระดาษอยู่ในถาดและมีขนาดที่เหมาะสม
บ่อยครั้งเหตุผลที่เครื่องพิมพ์ของคุณไม่พิมพ์เพราะไม่มีกระดาษให้พิมพ์! เปิดถาดเครื่องพิมพ์และตรวจสอบว่ามีกระดาษที่มีขนาดเหมาะสมอยู่ข้างใน
กระดาษในถาดควรวางราบไปกับถาด เมื่อใส่กระดาษลงในถาดแล้ว ไม่ควรมีแนวหรือรอยกระแทกใดๆ ในกระดาษ และไม่จำเป็นต้องฝืนดันเข้าไป
ขั้นตอนที่ 3 นำกระดาษติดที่อาจอุดตันเครื่องพิมพ์ออก
กระดาษติดเป็นปัญหาทั่วไปที่เครื่องพิมพ์ส่วนใหญ่มักพบเจอ ทำตามคำแนะนำของผู้ผลิต เปิดเครื่องพิมพ์และค่อยๆ นำกระดาษที่ติดอยู่ด้านในออก หลีกเลี่ยงการฉีกกระดาษและปล่อยให้ชิ้นเล็กๆ ติดอยู่ข้างใน
- ตรวจสอบขนาดและประเภทกระดาษที่ถูกต้องในคู่มือเครื่องพิมพ์ของคุณ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้เติมกระดาษในถาดป้อนกระดาษมากเกินไป เพื่อหลีกเลี่ยงกระดาษติดและอาจหยุดปัญหาการพิมพ์เลอะหรือไม่สม่ำเสมอ
- เครื่องพิมพ์บางประเภทอาจมีปัญหาในการพิมพ์บนกระดาษพิเศษ เช่น แผ่นเคลือบมันหรือกระดาษการ์ดหนา การใช้กระดาษเครื่องพิมพ์/เครื่องถ่ายเอกสารที่สะอาด น้ำหนักเบา ขนาด 8 นิ้ว (20.3 ซม.) คูณ 10 นิ้ว (25.4 ซม.) ที่เล็กกว่าเล็กน้อยเล็กน้อยจะช่วยหลีกเลี่ยงปัญหากระดาษติดที่ยุ่งเหยิงได้
ขั้นตอนที่ 4. เช็ดฝุ่นและวัสดุที่ก่อให้เกิดปัญหาอื่นๆ ออกจากเครื่องพิมพ์
กระดาษติดมักเป็นผลมาจากฝุ่นและสิ่งสกปรกที่สะสมอยู่ด้านบนของเครื่องพิมพ์และเข้าสู่ด้านใน เพื่อป้องกันกระดาษติด ให้ปัดฝุ่นเครื่องพิมพ์ของคุณเป็นประจำและป้องกันไม่ให้สารอันตรายเหล่านี้สะสม
เพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุด ให้ปัดฝุ่นเครื่องพิมพ์ของคุณอย่างน้อยสัปดาห์ละครั้ง
วิธีที่ 2 จาก 3: การแก้ไขปัญหาเกี่ยวกับซอฟต์แวร์
ขั้นตอนที่ 1. อัปเดตหรือติดตั้งไดรเวอร์ของคุณใหม่
ไปที่เว็บไซต์ของผู้ผลิตเครื่องพิมพ์ของคุณ และเลือกรุ่นเครื่องพิมพ์และระบบปฏิบัติการคอมพิวเตอร์ที่เหมาะสม จากนั้นทำตามคำแนะนำบนหน้าจอเพื่ออัปเดตหรือติดตั้งไดรเวอร์ใหม่ โปรดทราบว่าคุณอาจต้องถอนการติดตั้งไดรเวอร์ก่อน
- เว็บไซต์ของผู้ผลิตเครื่องพิมพ์ของคุณจะอยู่ในคู่มือเครื่องพิมพ์
- บุ๊คมาร์คและตรวจสอบเว็บไซต์เป็นประจำเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่พลาดการอัปเดตไดรเวอร์ที่สำคัญในอนาคต!
ขั้นตอนที่ 2 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องพิมพ์ของคุณเชื่อมต่อกับเครือข่าย Wi-Fi ของคุณ
หากคุณกำลังพยายามพิมพ์จากคอมพิวเตอร์แบบไร้สายผ่าน Wi-Fi คุณจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องพิมพ์ของคุณเข้าสู่ระบบเครือข่ายเดียวกันกับคอมพิวเตอร์ของคุณ เพื่อให้ทั้งสองสามารถเชื่อมต่อและสามารถส่งงานพิมพ์ได้ จากคอมพิวเตอร์ของคุณไปยังเครื่องพิมพ์
- หากเครื่องพิมพ์ของคุณอยู่ใกล้เราเตอร์อินเทอร์เน็ต คุณสามารถเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ตได้โดยเชื่อมต่อกับเราเตอร์ผ่านสายอีเทอร์เน็ต
- คุณยังสามารถเชื่อมต่อเครื่องพิมพ์ของคุณเข้ากับคอมพิวเตอร์ได้โดยตรงด้วยสาย USB หากคุณต้องการหลีกเลี่ยงการเชื่อมต่อ Wi-Fi ทั้งหมด
ขั้นตอนที่ 3 ใช้แอพมือถือที่เหมาะสมเพื่อพิมพ์ด้วยอุปกรณ์มือถือของคุณ
หากคุณต้องการพิมพ์บางสิ่งจากอุปกรณ์มือถือของคุณ คุณจะต้องดาวน์โหลดและใช้แอพที่ผู้ผลิตเครื่องพิมพ์ของคุณพัฒนาขึ้นเพื่อใช้กับผลิตภัณฑ์และประเภทโทรศัพท์ของคุณโดยเฉพาะ
- หากคุณมีอุปกรณ์ Apple หรือ Mac ที่ต่อกับเครื่องพิมพ์ คุณอาจต้องใช้ AirPrint หรือ Printer Pro เพื่อพิมพ์โดยตรงจาก iPhone, iPad หรือ iPod Touch
- แอพหรือซอฟต์แวร์ทั่วไปอื่นๆ ที่ใช้ในการพิมพ์จากอุปกรณ์พกพา ได้แก่ PrinterShare, Epson Connect, Mopria Print Services และ Google Cloud Print
ขั้นตอนที่ 4 หันไปใช้เครื่องมือแก้ปัญหาของคุณ หากคุณไม่สามารถแก้ปัญหาด้วยตนเองได้
ในท้ายที่สุด หากคุณไม่สามารถระบุปัญหากับเครื่องพิมพ์ของคุณได้ด้วยตัวเอง การใช้ตัวแก้ไขปัญหาเครื่องพิมพ์บนคอมพิวเตอร์ที่เชื่อมต่อกับเครื่องพิมพ์จะเป็นโอกาสสุดท้ายของคุณในการระบุและแก้ไขปัญหา หากไม่ได้ผล คุณอาจต้องปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ
วิธีที่ 3 จาก 3: การจัดการปัญหาด้านคุณภาพ
ขั้นตอนที่ 1. ทำความสะอาดหัวพิมพ์ของคุณเพื่อหลีกเลี่ยงข้อความและรูปภาพที่พร่ามัว
คุณสามารถเข้าถึงตัวเลือกการบำรุงรักษาเครื่องพิมพ์ส่วนใหญ่ได้โดยเลือกพิมพ์จากหน้าต่างใดก็ได้ และคลิกเมนูคุณสมบัติที่อยู่ถัดจากชื่อเครื่องพิมพ์ที่ต้องการ เลือกแท็บการบำรุงรักษาและค้นหาตัวเลือกเพื่อตรวจสอบหัวฉีด หากเส้นที่พิมพ์ไม่ชัดเจนหรือขาด ให้เลือกไอคอนตัวทำความสะอาดหัวพิมพ์เพื่อทำความสะอาดหมึกแห้ง สิ่งสกปรก และฝุ่นละออง
- หากจำเป็น คุณสามารถถอดหัวพิมพ์ออกและทำความสะอาดด้วยน้ำเล็กน้อยหรือไอโซโพรพิลแอลกอฮอล์ได้
- อย่าลืมทดสอบและทำความสะอาดหัวพิมพ์บ่อยๆ (เช่น ทุกๆ 2-3 เดือน) เพื่อหลีกเลี่ยงการสะสม
ขั้นตอนที่ 2 เปลี่ยนตลับหมึกของคุณเมื่อไม่สามารถพิมพ์ได้เลย
หากคุณมีการแจ้งเตือน "ระดับหมึกเหลือน้อย" และมีข้อความขาดหายไปหรือไม่มีอยู่ คุณอาจต้องเปลี่ยนตลับหมึกของคุณ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถรอสองสามสัปดาห์จนกว่าเครื่องพิมพ์ของคุณจะไม่สามารถพิมพ์ได้อย่างสมบูรณ์ ก่อนที่จะติดตั้งตลับหมึกใหม่เพื่อใช้งานหมึกที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์สูงสุด
- เครื่องพิมพ์แต่ละเครื่องต้องใช้ตลับหมึกเฉพาะประเภท ดังนั้นโปรดปฏิบัติตามคำแนะนำในคู่มือเครื่องพิมพ์ของคุณเพื่อเปลี่ยนตลับหมึกเฉพาะของคุณอย่างเหมาะสม
- โดยทั่วไปจะพบคำแนะนำเหล่านี้ได้โดยการเปิดฝาครอบเครื่องพิมพ์ บนหรือในตลับหมึกหรือบรรจุภัณฑ์โทนเนอร์ หรือบนหน้าจอเมื่อคอมพิวเตอร์เตือนคุณถึงระดับหมึกเหลือน้อย
- โปรดจำไว้ว่าการใช้เครื่องพิมพ์ไม่บ่อยอาจทำให้หน้าพิมพ์ไม่ถูกต้องหรือไม่เลย เนื่องจากหมึกหรือตลับหมึกแห้งที่ "ตกลง"
ขั้นตอนที่ 3 เปลี่ยนตลับหมึกหากเหลือน้อยเกินไป
เช่นเดียวกับหมึก ในที่สุดระดับผงหมึกของคุณก็จะลดลงเช่นกัน ซึ่งคุณจะต้องเปลี่ยนใหม่ อย่างไรก็ตาม เช่นเดียวกับหมึก คุณไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนผงหมึกทันที หากเครื่องพิมพ์ของคุณแสดงคำเตือน "ผงหมึกเหลือน้อย" หรืองานพิมพ์ของคุณซีดจาง ให้รอจนกว่างานพิมพ์ของคุณจะว่างเปล่าก่อนที่จะเปลี่ยนตลับหมึก
บางครั้ง คุณสามารถ "บีบ" ผงหมึกออกจากตลับหมึกได้อีกเล็กน้อยโดยเปิดช่องใส่ตลับผงหมึกของเครื่องพิมพ์ นำตลับหมึกออก แล้วเขย่าไปมาเพื่อคลายผงหมึกที่ยังอยู่ในตลับหมึก
ขั้นตอนที่ 4. ใช้หมึกและโทนเนอร์ที่แนะนำ
โดยทั่วไป ผู้ผลิตเครื่องพิมพ์ของคุณจะตั้งใจให้เครื่องพิมพ์ใช้กับผงหมึกบางประเภทและหมึกพิมพ์บางประเภท ใช้เฉพาะประเภทที่แนะนำเหล่านี้เพื่อให้แน่ใจว่าเครื่องพิมพ์ของคุณทำงานในลักษณะที่สร้างขึ้นและเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาใดๆ ที่อาจเกิดขึ้นจากการใช้หมึกที่ไม่ถูกต้อง
- เมื่อซื้อตลับหมึก ให้มองหาตลับหมึกที่มีเครื่องหมาย “OEM” ซึ่งย่อมาจากผู้ผลิตอุปกรณ์ดั้งเดิม ตลับหมึกเหล่านี้สร้างขึ้นโดยบริษัทเดียวกันกับที่สร้างเครื่องพิมพ์เองและนำเสนอหมึกคุณภาพดีที่สุด
- “คาร์ทริดจ์ที่เข้ากันได้” ในขณะเดียวกันคือคาร์ทริดจ์ที่สร้างขึ้นโดยบริษัทบุคคลที่สามเพื่อใช้ในเครื่องพิมพ์ที่ทันสมัยหลากหลายประเภท แม้ว่าสิ่งเหล่านี้มักจะถูกกว่าตลับหมึก OEM แต่คุณภาพหมึกก็มีแนวโน้มที่จะเชื่อถือได้น้อยกว่า
ขั้นตอนที่ 5. จับคู่ประเภทกระดาษกับสิ่งที่คุณกำลังพิมพ์
ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังพิมพ์ภาพถ่ายคุณภาพสูง ให้ใช้กระดาษมันแทนกระดาษคุณภาพแบบร่าง คุณควรใช้ประเภทกระดาษที่ผู้ผลิตเครื่องพิมพ์แนะนำให้คุณใช้กับเครื่องพิมพ์เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาด้านคุณภาพที่คาดไม่ถึง
หากคุณไม่แน่ใจว่าควรใช้กระดาษหรือหมึกประเภทใด ให้ปรึกษาเว็บไซต์ของผู้ผลิตหรือติดต่อฝ่ายบริการลูกค้าสำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับรุ่นเครื่องพิมพ์เฉพาะของคุณ
ขั้นตอนที่ 6. ปรับแต่งคุณภาพการพิมพ์ในการตั้งค่าเครื่องพิมพ์ของคอมพิวเตอร์ของคุณตามต้องการ
ในระดับหนึ่ง คุณภาพของงานพิมพ์แต่ละงานจะพิจารณาจากการตั้งค่าที่คุณตั้งค่าโดยตรงบนเครื่องพิมพ์หรือบนคอมพิวเตอร์ของคุณ
- ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังพยายามพิมพ์ภาพถ่ายคุณภาพสูง การเลือกการตั้งค่ากระดาษธรรมดาบนคอมพิวเตอร์ของคุณจะส่งผลให้งานพิมพ์คุณภาพต่ำมาก
- โดยปกติแล้ว คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าเครื่องพิมพ์บนคอมพิวเตอร์ของคุณในหน้าต่างป๊อปอัปเมื่อคุณพิมพ์บางอย่าง แม้ว่าการตั้งค่าบางอย่างสามารถเปลี่ยนแปลงได้ในเครื่องพิมพ์เอง
วิดีโอ - การใช้บริการนี้ อาจมีการแบ่งปันข้อมูลบางอย่างกับ YouTube
เคล็ดลับ
- เก็บคู่มือเครื่องพิมพ์ของคุณไว้ในที่ที่สะดวกใกล้คอมพิวเตอร์หรือเวิร์กสเตชันของคุณ หากคุณทิ้งไปแล้ว หรือเครื่องพิมพ์ของคุณไม่มีเครื่องพิมพ์ คุณสามารถค้นหาได้ทางออนไลน์โดยค้นหายี่ห้อและหมายเลขรุ่นที่เหมาะสม
- ขั้นตอนส่วนใหญ่จะใช้สำหรับการแก้ไขปัญหาเครื่องถ่ายเอกสารในสำนักงาน
- หลังจากใช้ตัวเลือกเหล่านี้หมดแล้ว อาจถึงเวลา: โทรหาช่างซ่อมหากเป็นเครื่องพิมพ์ระดับไฮเอนด์ ติดต่อผู้ผลิตเครื่องพิมพ์หากเครื่องพิมพ์ยังอยู่ภายใต้การรับประกัน หรือพิจารณาเปลี่ยนเครื่องพิมพ์เครื่องเก่าเป็นเครื่องใหม่
- หากต้องการแก้ไขเครื่องพิมพ์ที่ออฟไลน์ ให้รีสตาร์ทเครื่องพิมพ์และล้างคิวเป็นขั้นตอนง่ายๆ สองสามขั้นตอนที่มักจะแก้ปัญหาและอาจประหยัดเวลาได้ หากไม่ได้ผล คุณสามารถทำตามขั้นตอนเพิ่มเติมเพื่อแก้ไขปัญหาได้