เมื่อพิจารณาจากข้อเท็จจริงที่ว่าในแต่ละวันมีการส่งและรับอีเมลมากกว่า 3 แสนล้านฉบับ จึงไม่น่าแปลกใจที่ผู้คนจะพัฒนา การเขียนอีเมลที่มีประสิทธิภาพและเข้าใจประเด็นของคุณได้ชัดเจนและรัดกุมจึงเป็นสิ่งสำคัญมาก คุณไม่ต้องการให้คนอื่นไม่อ่านอีเมลคำเชิญเข้าร่วมการประชุมของคุณอย่างเต็มที่เพราะมันยาวเกินไปหรือไม่ชัดเจน ไม่ต้องกังวลไป - บทความวิกิฮาวนี้จะแนะนำคุณเกี่ยวกับทุกสิ่งที่ควรทำเมื่อเขียนอีเมลเชิญประชุม เช่น วิธีเขียนหัวเรื่องที่ชัดเจน สิ่งที่คุณควรพูดในเนื้อหาอีเมล และวิธีใช้ แอพปฏิทินเพื่อทำให้สิ่งต่าง ๆ ง่ายขึ้น
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: การเขียนหัวเรื่องที่ชัดเจน
ขั้นตอนที่ 1 เขียนหัวเรื่องสั้น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับวันที่และหัวข้อของการประชุม
การรวมรายละเอียดเหล่านี้หมายความว่าผู้คนจะรู้ว่าเมื่อใดและจะพูดถึงอะไรโดยไม่ต้องเปิดอีเมล ตัวอย่างเช่น คุณอาจเขียนว่า "การประชุม 12/8: หลักเกณฑ์การรายงานใหม่"
คำเตือน:
การออกจากหัวข้อของการประชุมอาจทำให้ผู้คนตอบกลับ โดยถามว่าเกี่ยวข้องกับแผนกของตนหรือไม่ หรือจำเป็นต้องเข้าร่วมประชุมหรือไม่ ดังนั้นโปรดระบุหัวข้อด้วย!
ขั้นตอนที่ 2 ขอยืนยันการเข้าร่วมประชุมในหัวเรื่อง
หากท่านต้องการทราบว่าใครจะมาประชุม ให้ขอการยืนยันในหัวเรื่อง ด้วยวิธีนี้ พวกเขาจะรู้ว่าพวกเขาต้องการตอบกลับโดยเร็วที่สุด แม้กระทั่งก่อนที่จะเปิดอีเมล คุณอาจเขียนว่า “วันศุกร์ที่ 10/6 การประชุม HR โปรดยืนยันโดยเร็ว”
คุณยังสามารถเขียนว่า “Please RSVP: HR meeting 10/6.”
ขั้นตอนที่ 3 แจ้งให้พวกเขาทราบว่าเป็นการประชุมฉุกเฉินในหัวข้อเรื่องหรือไม่
หากเป็นปัญหาเร่งด่วนหรือละเอียดอ่อนซึ่งรับประกันการประชุมทันที ให้เพิ่มความเร่งด่วนในหัวข้อเรื่อง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเขียนบางสิ่งตาม "การประชุมฉุกเฉินวันจันทร์ที่ 2/31: การรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์"
สิ่งสำคัญคือต้องจดหัวข้อของการประชุมไว้ด้วยเพื่อให้พวกเขาทราบว่าจะเกิดอะไรขึ้น
ขั้นตอนที่ 4 ระบุว่าจำเป็นต้องเข้าร่วมประชุมหรือไม่
หากคุณทำงานในบริษัทขนาดใหญ่ การประชุมแต่ละครั้งอาจไม่จำเป็นต้องมีผู้เข้าร่วมประชุมบางคน ระบุแผนกที่เกี่ยวข้องในหัวเรื่องหรือแจ้งให้ผู้รับทราบว่าต้องเข้าร่วมหรือไม่ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเขียนว่า “การประชุมการตลาดบังคับ 10/6”
หากไม่จำเป็นต้องมีการประชุม คุณสามารถเขียนว่า “แนะนำให้ประชุม 10/6 เกี่ยวกับกลยุทธ์การวิจัยที่มีประสิทธิภาพ”
ขั้นตอนที่ 5. ใช้คำเต็มในหัวเรื่องเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน
คำย่ออาจดูเหมือนมีประสิทธิภาพ แต่ไม่เฉพาะเจาะจงเท่าคำเต็มและอาจทำให้เกิดความสับสน ตัวอย่างเช่น “SAP” อาจหมายถึง “ระบบและการประมวลผล” หรือ “แผนการสุ่มตัวอย่างและการวิเคราะห์” ขึ้นอยู่กับว่าใครเป็นใครและไม่คุ้นเคยกับศัพท์แสงของคุณ
อย่างไรก็ตาม คุณสามารถใช้คำย่อทั่วไป เช่น “RSVP” “HR” และ “Wed” ได้
วิธีที่ 2 จาก 3: การสร้างเนื้อหาอีเมลของคุณ
ขั้นตอนที่ 1 เขียนคำนำที่เป็นมิตรและสั้น ๆ
การแนะนำตัวเองเป็นสิ่งจำเป็นหากคุณทำงานในบริษัทใหญ่ๆ หรือถ้าคุณยังไม่รู้จักทุกคน สิ่งสำคัญคือต้องกล่าวถึงในบทนำสั้นๆ นี้ด้วยว่าเอกสารหรืออุปกรณ์ใด ๆ ที่ต้องกรอกและ/หรือนำไปที่การประชุม
ทำให้การแนะนำตัวของคุณมีความเหมาะสมกับงาน ตัวอย่างเช่น “สวัสดีทีม ฉันตั้งตารอโปรแกรมใหม่ที่จะออกในสัปดาห์หน้า!”
เคล็ดลับ:
เตือนผู้รับว่าจำเป็นต้องทำงานใดๆ ให้เสร็จหรือนำอะไรติดตัวไปด้วยในการประชุม ตัวอย่างเช่น “โปรดนำสำเนารายชื่อผู้ติดต่อของผู้จัดจำหน่ายของคุณมา 4 ชุด เพื่อเป็นการเตือนความจำ”
ขั้นตอนที่ 2 ระบุวันและเวลาการประชุมในบรรทัดของตัวเองเพื่อให้โดดเด่น
นี่เป็นข้อมูลที่จำเป็นสำหรับผู้เข้าร่วมการประชุม คุณจึงต้องการให้ชัดเจนและโดดเด่นกว่าข้อความที่เหลือ เยื้อง 2 บรรทัดด้านบนและด้านล่าง และ/หรือใส่เป็นตัวหนา
- ตัวอย่าง: “6 ตุลาคม 10:30 - 11:45 น.”
- หากการประชุมออนไลน์ ให้ระบุเขตเวลาเพื่อให้ผู้คนในเขตเวลาต่างๆ ไม่พลาดเนื่องจากการสื่อสารที่ผิดพลาด ตัวอย่างเช่น คุณอาจเขียนว่า “6 ตุลาคม 10:30 - 11:45 น. (PST)”
ขั้นตอนที่ 3 ระบุสถานที่หลังวันที่และเวลา
ทำให้สถานที่นั้นโดดเด่นพอๆ กับวันที่และเวลา โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณกำลังประชุมกันในที่ใหม่ หากหาได้ยาก หรือถ้าคุณรู้ว่าผู้รับบางคนไม่คุ้นเคยกับสถานที่นั้น สำหรับการประชุมเสมือน (ไม่ว่าจะผ่านฟอรัมสดหรือวิดีโอแชท) ให้ลิงก์ไปยังฟอรัมหรือแฮงเอาท์วิดีโอเพื่อให้เข้าถึงได้ง่าย
ในการบอกทาง ให้ลงรายละเอียดให้มากที่สุด ตัวอย่างเช่น: “โปรดมาที่ห้องประชุม 592 ในอาคาร Timaren (209 Nix St.) ห้อง 592 ตั้งอยู่ที่ชั้น 2 ของอาคาร ดังนั้นคุณจะต้องขึ้นลิฟต์จากชั้นล่าง ออกที่ 12 และใช้ลิฟต์ที่อยู่ทางด้านทิศใต้ของอาคาร (ทางซ้ายของคุณ) เพื่อขึ้นไป ไปที่ชั้น 59”
ขั้นตอนที่ 4 แบ่งปันวัตถุประสงค์ของการประชุม
ให้ผู้รับรู้ว่าการประชุมจะสำเร็จลุล่วงไปได้อย่างไร การเสนอวาระการประชุมสั้นๆ จะช่วยให้พวกเขารู้ว่างานใดที่ต้องทำล่วงหน้า คุณสามารถระบุหัวข้อ (เช่น “Cybersecurity Update”) หรือระบุไทม์ไลน์:
- 10:30 - 10:45 น. แชร์การอัปเดตสถานะสำหรับโครงการ
- 10:45 - 11:10 น. เปรียบเทียบและเลือกข้อเสนอที่ใช้งานได้
- 11:10 - 11:30 น. ระดมสมองและตั้งเป้า
ขั้นตอนที่ 5 พิสูจน์อักษรอีเมลของคุณสำหรับข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์และข้อเท็จจริง
สิ่งสำคัญที่สุดในการพิสูจน์อักษรคือวันที่ เวลา และสถานที่ของการประชุม ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้อ่านถูกต้อง! คุณยังสามารถตรวจทานคำนำ วาระการประชุม หรือบันทึกอื่นๆ ที่คุณอาจรวมไว้เพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้ครอบคลุมพื้นฐานทั้งหมดแล้ว
อ่านออกเสียงอีเมลเพื่อให้แน่ใจว่างานเขียนของคุณชัดเจนและรัดกุมก่อนส่งออก
วิธีที่ 3 จาก 3: การใช้ Outlook หรือแอปพลิเคชันปฏิทินแบบรวม
ขั้นตอนที่ 1 คลิกที่ "การประชุมใหม่" ใต้แท็บหน้าแรกใน Outlook
ถ้าบริษัทของคุณใช้ฐานข้อมูลการสื่อสารที่มีปฏิทินแบบรวม เช่น Outlook ให้ใช้ฐานข้อมูลนั้นเพื่อตั้งค่าการประชุมของคุณ โดยทั่วไปแล้วจะเป็นจุดติดต่อที่ต้องการสำหรับคนที่คุณทำงานด้วย
ถ้าบริษัทของคุณไม่ได้ใช้ Outlook หรืออะไรทำนองนั้น คุณสามารถใช้อีเมลที่เกี่ยวข้องกับงานเพื่อส่งคำเชิญได้
ขั้นที่ 2. เลือกเวลาและวันที่จากหน้าต่าง “Scheduling Assistant”
หลังจากสร้างการประชุมใหม่ หน้าต่างปฏิทินจะปรากฏขึ้น คลิกที่ "ผู้ช่วยจัดกำหนดการ" และไฮไลต์เวลาและวันที่สำหรับการประชุมของคุณ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าถึงเวลาที่คุณและผู้เข้าร่วมประชุมที่ตั้งใจไว้จะพร้อมใช้งาน คุณอาจต้องปรับการตั้งค่าการดูเพื่อแสดงกำหนดการของทุกคน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับแอปพลิเคชันของบริษัทคุณ (นอกเหนือจากของคุณเอง)
ขั้นตอนที่ 3 เพิ่มผู้เข้าร่วมโดยพิมพ์ชื่อของพวกเขาหรือใช้สมุดที่อยู่ของคุณ
คลิกที่แถบข้อความเพื่อป้อนชื่อด้วยตนเองหรือเลื่อนดูในสมุดที่อยู่และเลือกชื่อจากรายการ ใช้ฟังก์ชัน “Scheduling Assistant” เพื่อตรวจสอบความพร้อมของผู้อื่น
หากไม่มีผู้คน ชื่อของพวกเขาจะถูกเน้น ผู้ช่วยจะแสดงช่วงเวลาที่แนะนำเพื่อให้เหมาะกับคุณและตารางเวลาของผู้เข้าร่วม
ขั้นตอนที่ 4 กำหนดเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดสำหรับการประชุม
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าวันที่ของการประชุมเป็นวันที่ที่คุณเลือกไว้ก่อนหน้านี้ และคลิกที่ปุ่มปฏิทินเพื่อทำการเปลี่ยนแปลงหากจำเป็น จากนั้นใช้ลูกศรแบบเลื่อนลงทางด้านขวาของรายการเวลาเพื่อเลือกเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดที่ถูกต้อง
การเพิ่มเวลาสิ้นสุดเป็นการเคารพเวลาของผู้คนมากที่สุด ดังนั้นพวกเขาจึงรู้ว่าควรคาดหวังอะไรและสามารถวางแผนการเดินทางหรือทำงานรอบการประชุมได้
ขั้นตอนที่ 5. คลิก “การนัดหมาย” ใต้แท็บ “การประชุม” ที่ด้านบนของหน้าจอ
การคลิกปุ่มนี้จะนำคุณกลับสู่หน้าจอการนัดหมายทั่วไป และคุณควรเห็นกำหนดการของคุณ จากที่นี่ คุณจะสามารถเพิ่มเรื่อง สถานที่ และบันทึกย่อได้
หากคุณไม่เห็นรายการของคุณตามกำหนดการในหน้าจอการนัดหมาย ให้ย้อนกลับไปและทำขั้นตอนซ้ำจนกว่าจะปรากฏขึ้น
ขั้นตอนที่ 6 ระบุเมื่อป้อนเรื่อง สถานที่ และบันทึกย่อ
ให้ผู้รับทราบว่าการประชุมเกี่ยวกับอะไรโดยใช้คำสั้นๆ สองสามคำ (เช่น “การทดสอบผลิตภัณฑ์ที่กำลังจะมีขึ้น”) ระบุสถานที่ให้เฉพาะเจาะจง ระบุเส้นทางหากไม่ใช่สถานที่นัดพบทั่วไปหรือหากเดินทางไปได้ยาก เพิ่มหมายเหตุเพิ่มเติม (เช่น งานเตรียมการ) ที่เกี่ยวข้องกับการประชุม
- ให้ที่อยู่ของสถานที่นั้น แม้ว่าคุณจะคิดว่าพวกเขารู้อยู่แล้วก็ตาม
- คลิก "ส่ง" เมื่อดำเนินการเสร็จ
เคล็ดลับ:
หลีกเลี่ยงหัวข้อที่กว้างเกินไป เช่น "การระดมความคิด" เพราะนั่นไม่ได้บอกผู้คนมากเกี่ยวกับจุดประสงค์ของการประชุม คุณอาจจะพูดว่า "ระดมสมองผู้ขายสำหรับผลิตภัณฑ์ใหม่"
เคล็ดลับ
- เมื่อตรวจทานอีเมลหรือคำเชิญ ให้กระชับและตรงประเด็น
- ใช้น้ำเสียงในการเขียนที่เป็นมิตรและเป็นมืออาชีพ
- ตรวจสอบรายชื่อผู้รับอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนที่ต้องการได้รับเชิญ
- พิมพ์ที่อยู่ในบรรทัด "bcc" หากคุณต้องการให้ที่อยู่ทั้งหมดถูกซ่อนจากผู้รับ
คำเตือน
- อย่าส่งคำเชิญหรืออีเมลโดยไม่มีวันที่ เวลา และสถานที่ อาจทำให้ผู้ได้รับเชิญของคุณผิดหวังและคุณจะได้รับคำตอบมากมายเพื่อขอข้อมูลนั้น
- อย่าเขียนตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด เพราะจะตีความว่าเป็นการตะโกนและไม่เป็นมืออาชีพอย่างมาก